Deze aanbesteding valt onder Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (het Financieel Reglement)1.
De aanbestedende dienst heeft besloten het uit deze aanbesteding voortvloeiende contract te gunnen via een openbare procedure overeenkomstig artikel 164, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement. Bij een openbare procedure kan elke belangstellende ondernemer (elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die de levering van producten, de verrichting van diensten of de uitvoering van werken aanbiedt) een inschrijving indienen.
2.2. Regels inzake de toegang tot aanbestedingen: wie mag een inschrijving indienen?
De deelname aan aanbestedingsprocedures staat onder gelijke voorwaarden open voor alle natuurlijke personen en rechtspersonen die binnen de werkingssfeer van de Verdragen vallen, alsmede voor internationale organisaties.
Deelname staat ook open voor alle natuurlijke personen en rechtspersonen die zijn gevestigd in een derde land dat met de Europese Unie een bijzondere overeenkomst op het gebied van aanbestedingen heeft gesloten, onder de in die overeenkomst bepaalde voorwaarden. Ingeval de in het kader van de Wereldhandelsorganisatie gesloten Overeenkomst inzake overheidsopdrachten2 van toepassing is, staat deze opdracht ook open voor natuurlijke en rechtspersonen die zijn gevestigd in de landen die deze overeenkomst hebben geratificeerd, onder de in die overeenkomst bepaalde voorwaarden.
De regels inzake toegang tot aanbestedingen zijn niet van toepassing op subcontractanten.
Uitbesteding mag niet worden gebruikt om de regels inzake de toegang tot aanbestedingen te omzeilen.
Om de aanbestedende dienst in staat te stellen de toegang te controleren, moet elke inschrijver het land van vestiging (en in het geval van een gezamenlijke inschrijving het land van vestiging van elk lid van de combinatie) aangeven en de bewijsstukken overleggen die volgens de wetgeving van dat land (die landen) gewoonlijk worden aanvaard. Hetzelfde document (dezelfde documenten) kan (kunnen) worden gebruikt ter staving van het land (de landen) van vestiging en de delegatie(s) van machtigingen tot ondertekening van documenten zoals beschreven in afdeling 4.3.
1 Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1).
2 https://www.wto.org/english/tratop_E/gproc_e/gp_gpa_e.htm
2.3. Inschrijving in het deelnemersregister: waarom registreren?
Elke ondernemer die een inschrijving voor deze aanbesteding wil indienen, moet zijn ingeschreven in het deelnemersregister – een onlineregister van organisaties en natuurlijke personen die deelnemen aan aanbestedingen of oproepen tot het indienen van voorstellen van de Europese Commissie (deelnemers).
Bij registratie ontvangt elke deelnemer een Participant Identification Code (PIC-nummer, een 9-cijferig nummer), een unieke code voor identificatie in het deelnemersregister. Een deelnemer hoeft zich slechts één keer te registreren – de informatie kan bij andere aanbestedingen of oproepen tot het indienen van voorstellen van de Europese Commissie door de deelnemer verder worden bijgewerkt of opnieuw worden gebruikt.
Verstrek informatie over de kmo-status van de deelnemer in het deelnemersregister door het onderdeel ‘kmo-verklaring’ in het deelnemersregister in te vullen. Dit onderdeel komt pas beschikbaar bij het actualiseren/wijzigen van de gegevens van de geregistreerde organisatie.
De valideringsdiensten van het Uitvoerend Agentschap onderzoek (hierna “de EU-valideringsdiensten” genoemd) kunnen op elk moment tijdens de aanbestedingsprocedure contact opnemen met de deelnemer en verzoeken om bewijsstukken over het juridische bestaan en het statuut. De verzoeken worden via het berichtensysteem van het register verzonden naar het e-mailadres van de contactpersoon van de deelnemer zoals vermeld in het register. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemer om een geldig e-mailadres te verstrekken en de desbetreffende mailbox regelmatig te controleren. De documenten die door de EU-valideringsdiensten kunnen worden opgevraagd, zijn vermeld in de regels voor EU-subsidies en aanbestedingen betreffende de validering van juridische entiteiten, de aanwijzing van de vertegenwoordiger van de juridische entiteit en de beoordeling van de financiële draagkracht.
Opmerking: een verzoek om bewijsstukken van de EU-valideringsdiensten betekent geenszins dat de opdracht aan de inschrijver zal worden gegund.
2.4. Manieren om een inschrijving in te dienen: hoe kunnen ondernemers zich organiseren om een inschrijving in te dienen?
Ondernemers kunnen een inschrijving indienen als enige ondernemer (enige inschrijver) of als een combinatie van ondernemers (gezamenlijke inschrijving). In beide gevallen is uitbesteding toegestaan.
Om aan de in afdeling 3.2 beschreven selectiecriteria te voldoen, kan de inschrijver zich beroepen op de bekwaamheden of draagkracht van subcontractanten of andere entiteiten die geen subcontractanten zijn.
De rol van elke bij een inschrijving betrokken entiteit (hierna “de betrokken entiteit”
genoemd) moet duidelijk worden omschreven in de toepassing e-Submission: enige inschrijver, ii) leider van een combinatie van inschrijvers, iii) lid van een combinatie van inschrijvers, of iv) subcontractant. Voor een entiteit op de bekwaamheden of draagkracht waarvan de inschrijver zich beroept om aan de selectiecriteria te voldoen (d.w.z. geen subcontractant), wordt deze rol omschreven in de toezeggingsbrief (bijlage 5.2). Dit geldt ook wanneer de betrokken entiteiten tot dezelfde economische groep behoren.
2.4.1. Gezamenlijke inschrijvingen
Een gezamenlijke inschrijving betreft een situatie waarin een inschrijving wordt ingediend door een combinatie (met of zonder rechtsvorm) van ondernemers, ongeacht hun onderlinge verband. De combinatie als geheel wordt als een inschrijver beschouwd3.
Alle leden van de combinatie zijn hoofdelijk aansprakelijk jegens de aanbestedende dienst voor de uitvoering van het gehele contract.
De leden van de combinatie moeten een leider van de combinatie en enig aanspreekpunt aanwijzen, die gemachtigd is namens hen op te treden in verband met de indiening van de inschrijving en met alle relevante vragen, verzoeken om verduidelijking, kennisgevingen enz.
die tijdens de beoordelings- en gunningsfase, en tot het moment van ondertekening van het contract, kunnen worden ontvangen. Hiervoor moet het model van volmacht in bijlage 3 worden gebruikt.
In de gezamenlijke inschrijving moeten de rol en de taken van elk lid duidelijk worden aangegeven, alsmede die van de leider van de combinatie die als aanspreekpunt van de aanbestedende dienst fungeert voor de administratieve of financiële aspecten en het operationele beheer van de opdracht. De leider van de combinatie heeft de volledige bevoegdheid om tijdens de uitvoering van het contract namens de combinatie en elk van haar leden verbintenissen aan te gaan. Indien de gezamenlijke inschrijving wordt geselecteerd, ondertekent de aanbestedende dienst het contract met de leider van de combinatie, die door de andere leden middels een volmacht, opgesteld volgens het model in bijlage 3, is gemachtigd om het contract namens hen te ondertekenen.
Wijzigingen in de samenstelling van de combinatie tijdens de aanbestedingsprocedure (na de indieningstermijn en vóór de ondertekening van het contract) leiden tot afwijzing van de inschrijving, behalve in het geval van een fusie of bedrijfsovername van een lid van de combinatie (rechtsopvolging onder algemene titel), op voorwaarde dat de nieuwe entiteit toegang heeft tot aanbestedingen (zie afdeling 2.2) en niet in een uitsluitingssituatie verkeert (zie afdeling 3.1).
In elk geval moeten de selectiecriteria nog steeds door de combinatie worden vervuld en mogen de voorwaarden van de oorspronkelijk ingediende inschrijving niet wezenlijk worden gewijzigd, d.w.z. alle aan de vorige entiteit toegewezen taken moeten worden overgenomen door het nieuwe lid van de combinatie, de wijziging mag niet leiden tot een inschrijving die niet aan het bestek voldoet, en de beoordeling van de gunningscriteria van de oorspronkelijk ingediende inschrijving mag niet worden gewijzigd.
2.4.2. Uitbesteding
Uitbesteding betreft de situatie waarin de contractant juridische verbintenissen aangaat met andere ondernemers die namens hem een deel van het contract uitvoeren. De contractant blijft
3 Verwijzingen naar de inschrijver of inschrijvers in dit document hebben betrekking op zowel enige inschrijvers als combinaties van ondernemers die een gezamenlijke inschrijving indienen.
volledig aansprakelijk jegens de aanbestedende dienst voor de uitvoering van het gehele contract.
De volgende gevallen worden niet als uitbesteding beschouwd:
a) het gebruik van werknemers die ter beschikking van de contractant zijn gesteld door een andere onderneming die tot hetzelfde concern behoort en gevestigd is in een lidstaat (“intragroepterbeschikkingstelling” als omschreven in artikel 1, lid 3, onder b), van Richtlijn 96/71/EG betreffende de terbeschikkingstelling van werknemers met het oog op het verrichten van diensten);
b) het gebruik van werknemers die door een in een lidstaat gevestigd(e) uitzendbedrijf of onderneming van herkomst ter beschikking zijn gesteld aan de contractant (“terbeschikkingstelling van werknemers” als omschreven in artikel 1, lid 3, onder c), van Richtlijn 96/71/EG betreffende de terbeschikkingstelling van werknemers met het oog op het verrichten van diensten);
c) het gebruik van tijdelijk naar de contractant overgeplaatste werknemers van een buiten het grondgebied van een lidstaat gevestigde onderneming die tot hetzelfde concern behoort (“overplaatsing binnen een onderneming” als omschreven in artikel 3, onder b), van Richtlijn 2014/66/EU betreffende de voorwaarden voor toegang en verblijf van onderdanen van derde landen in het kader van een overplaatsing binnen een onderneming);
d) het gebruik van werknemers zonder arbeidsovereenkomst (“zelfstandigen die werkzaam zijn voor de contractant”), zonder dat de taken van de zelfstandigen specifiek duidelijk omschreven onderdelen van het contract zijn;
e) het gebruik door de contractant van leveranciers en/of vervoerders om het contract op de plaats van uitvoering uit te voeren, tenzij de economische activiteiten van de leveranciers en/of de vervoersdiensten binnen het kader van deze aanbesteding vallen (zie afdeling 1.4);
f) de uitvoering van een deel van het contract door leden van een EESV (Europees economisch samenwerkingsverband), wanneer het EESV zelf een contractant of een lid van de combinatie is.
De in de punten a), b), c) en d) genoemde personen worden beschouwd als “personeel” van de in het contract omschreven contractant.
Alle contractuele taken mogen worden uitbesteed, tenzij de uitvoering van bepaalde kritieke taken krachtens de technische specificaties uitdrukkelijk moet worden voorbehouden aan de enige inschrijver zelf of, in het geval van een gezamenlijke inschrijving, aan een lid van de combinatie.
Door het formulier in bijlage 4 in te vullen, moeten inschrijvers een indicatie geven van het gedeelte van de opdracht dat zij voornemens zijn uit te besteden, alsmede een korte beschrijving van de beoogde contractuele rollen/taken van de subcontractanten die voldoen aan een van de volgende voorwaarden (hierna “geïdentificeerde subcontractanten”
genoemd):
de inschrijver doet een beroep op hun bekwaamheden of draagkracht om te voldoen aan de in afdeling 3.2 vermelde selectiecriteria;
hun individuele aandeel van de opdracht, zoals ten tijde van de indiening bekend, is hoger dan 20 %.
Een dergelijke subcontractant moet aan de inschrijver een toezeggingsbrief verstrekken die is opgesteld volgens het model in bijlage 5.1 en is ondertekend door zijn gemachtigde vertegenwoordiger.
Wijzigingen met betrekking tot de in de inschrijving vermelde subcontractanten (intrekking/vervanging van een subcontractant, aanvullende uitbesteding) tijdens de aanbestedingsprocedure (na de indieningstermijn en vóór de ondertekening van het contract) vereisen de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de aanbestedende dienst, die afhankelijk is van de volgende verificaties:
de nieuwe subcontractant verkeert niet in een uitsluitingssituatie;
de inschrijver voldoet nog steeds aan de selectiecriteria en de nieuwe subcontractant voldoet aan de selectiecriteria die op hem afzonderlijk van toepassing zijn;
de voorwaarden van de oorspronkelijk ingediende inschrijving worden niet wezenlijk gewijzigd, d.w.z. alle aan de voormalige subcontractant toegewezen taken worden door een andere betrokken entiteit overgenomen, de wijziging leidt niet tot een aanbesteding die niet aan het bestek voldoet, en de beoordeling van de gunningscriteria van de oorspronkelijk ingediende inschrijving wordt niet gewijzigd.
Uitbesteding aan subcontractanten die waren geïdentificeerd in een eerdere inschrijving die door de aanbestedende dienst is aanvaard en die tot een ondertekend contract heeft geleid, geldt als toegestaan.
2.4.3. Entiteiten op de bekwaamheden of draagkracht waarvan de inschrijver zich beroept om aan de selectiecriteria te voldoen
Om aan de selectiecriteria te voldoen, kan een inschrijver ook een beroep doen op de bekwaamheden of draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet hij aantonen dat hij over de nodige middelen voor de uitvoering van het contract zal beschikken door een toezeggingsbrief over te leggen volgens het model in bijlage 5.2, ondertekend door de gemachtigde vertegenwoordiger van de desbetreffende entiteit, en de bewijsstukken waaruit blijkt dat die andere entiteiten over de respectieve middelen beschikken.
Indien de opdracht wordt gegund aan een inschrijver die voornemens is een beroep te doen op een andere entiteit om te voldoen aan de minimale niveaus inzake economische en financiële draagkracht, kan de aanbestedende dienst verlangen dat de entiteit het contract ondertekent dan wel een op eerste verzoek opvraagbare hoofdelijke garantie stelt voor de uitvoering van het contract.
Wat de selectiecriteria met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid betreft, mag een inschrijver zich slechts beroepen op de bekwaamheden van andere entiteiten wanneer de laatstgenoemde de werken of diensten uitvoeren waarvoor deze bekwaamheden vereist zijn.
Een beroep op de bekwaamheden of draagkracht van andere entiteiten is alleen nodig als de bekwaamheid of draagkracht van de inschrijver ontoereikend is om aan de vereiste minimale niveaus te voldoen. Abstracte toezeggingen dat andere entiteiten middelen ter beschikking van de inschrijver zullen stellen, worden buiten beschouwing gelaten.