I. ALGEMENE BEPALINGEN
I.9 VERBOD OP CONCURRENTIEBEPERKING
Elke handeling, overeenkomst of afspraak die de normale mededingingsvoorwaarden kan vertekenen, is verboden. Offertes die met zodanige handeling, overeenkomst of afspraak zijn ingediend, worden uitgesloten.
Door eenvoudig deel te nemen aan deze procedure tot gunning van een
overheidsopdracht verklaart de inschrijver geen concurrentiebeperkende handelingen, overeenkomsten of afspraken te hebben gemaakt.
I.10 MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN DE OCMW’S
Indien de leverancier de overeenkomst niet uitvoert overeenkomstig de in het bestek gestelde bepalingen of de leveringstermijnen niet respecteert, zal dit door het
woonzorgcentrum in een proces-verbaal vastgesteld worden.
Hiervan wordt een afschrift per aangetekende brief naar de leverancier gezonden.
Dit proces-verbaal geldt als ingebrekestelling.
De leverancier moet zonder verwijl zijn tekortkomingen herstellen. Hij moet per
aangetekende brief gericht aan het woonzorgcentrum binnen de vijftien dagen volgend op de postdatum van het toezenden van het afschrift van het proces-verbaal, zijn verweermiddelen doen gelden.
Niet antwoorden binnen de gestelde termijn, geldt als erkenning van de vastgestelde feiten.
Wanneer tekortkomingen vanwege de leverancier worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen, bepaald in art. 20, § 4 tot 9 en art. 66 van de bijlage bij het K.B. van 26/9/1996 (algemene
aannemingsvoorwaarden).
Indien het gebruik en of manipulatie van de geleverde producten aanleiding heeft gegeven tot ziekte- of intoxicatieverschijnselen bij de bewoner en/of het personeel van de woonzorgcentra, en er een evident causaal verband bestaat of kan aangetoond worden tussen de kwaliteit van de geleverde producten en de gevolgen voor de
gebruikers, zal de opdracht éénzijdig verbroken worden en de leverancier aansprakelijk gesteld worden voor de schade die hieruit voortvloeit.
II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN
A. KONINKLIJK BESLUIT VAN 8.1.1996 BETREFFENDE
DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN
B. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN
II.1 VERGISSINGEN EN LEEMTEN
Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan het bestuur, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven.
II.2 GUNNINGSCRITERIA
Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:
1. Prijskorting: 50 punten
• korting op niet terugbetaalde geneesmiddelen en parafarmaceutische producten rechtstreeks aan de bewoner 15 punten
De verhouding terugbetaalbare geneesmiddelen en niet terugbetaalbare geneesmiddelen en parafarmaceutische producten wordt geraamd op 30 % terugbetaalbare medicatie en 70 % niet terugbetaalbare producten.
Er wordt geen korting voorzien op de terugbetaalbare medicatie (deze wordt voor 30 % in rekening gebracht ) De apotheek stelt uitsluitend wettelijk toegestane kortingen voor.
Op de niet terugbetaalbare medicatie en parafarmaceutische producten wordt een rechtstreekse korting voorzien voor de bewoner ten belope van: x %.
De punten worden proportioneel toegekend aan de hand van de verschillen in de kortingen.
De korting wordt beoordeeld ten opzichte van de mediaan van alle ingediende kortingen.
Deze mediaan wordt beoordeeld als de helft van de punten. Elke afwijking van deze mediaan met 2% wordt evenredig met 1 punt afwijking verrekend.
De apotheker wordt geacht bij het opgeven van de korting alle kosten en heffingen die op de levering(en) wegen te hebben inbegrepen.
• tussenkomst in administratieve en beheerskosten = 35 punten
Voor de inspanningen die het woonzorgcentrum levert voor de bestelling van de medicatie, betaling van het voorschot, de ICT investeringen en het ICT onderhoud, de bevoorrading, het beheer en de stockage van de geneesmiddelen, stelt de apotheker een vergoedingssysteem voor in de kosten voor het woonzorgcentrum. Deze vergoeding onder de vorm van een kortingspercentage moet volledig beantwoorden aan alle wettelijke voorschriften.
Het ingediende percentage wordt uiteraard beoordeeld op de totale kostprijs (100%) min het percentage dat toegekend werd voor de terugbetaling van geneesmiddelen en farmaceutische producten, verrekend naar 70% van de totale kostprijs.
Deze tussenkomst wordt beoordeeld ten opzichte van de mediaan van alle ingediende procentuele kortingen op de totaalfactuur exclusief BTW na korting voor de bewoners.
Deze mediaan wordt beoordeeld als de helft van de punten. Elke afwijking van deze mediaan met 1% wordt evenredig met 1 punt afwijking verrekend.
2. Plan van aanpak: 50 punten
Bij de beoordeling van dit gunningcriterium kennen de beoordelingsverantwoordelijken aan de inschrijvers een aantal punten toe op basis van hun vrije appreciatie of en in welke mate de offerte aan de beoordeelde eisen voldoet.
De beoordelingsverantwoordelijken kennen bij elk gunningcriterium unaniem punten toe.
De beoordeling per beoordelingsverantwoordelijke is collegiaal, onbetwistbaar en onherroepelijk. De beoordelingsverantwoordelijken zijn:
Dr. Marc Roels, CRA, WZC Ter Meere,
Freddy Schollaert, directeur WZC Ter Meere,
Anja De Bock, hoofdverpleegkundige WZC Ter Meere Van der Jeugt Hilde, secretaris OCMW Berlare,
In verband met de voorgestelde opdrachtaanpak beschrijft de inschrijver minstens de algemene aanpak en methodologie, het aanpassingsvermogen aan de bestaande organisatiecultuur (maatgericht), de waarborgen die kunnen gegeven worden en de methodes die zullen gevolgd worden om de beoogde doelstellingen te realiseren, op te volgen en bij te sturen (resultaatgericht), de opgave van de contactpersonen met hun functie en de wijze van samenwerken tussen de vertegenwoordigers van de firma en de betrokken personeelsleden van het opdrachtgevend bestuur, de wijze en tijdstippen van rapportering.
Volgende punten worden beoordeeld (zie ook technische voorwaarden)
1. De organisatie van de dagelijkse klassieke leveringen met een volledig gedocumenteerde en sluitende bestel- en leveringsprocedure.
2. De organisatie van de leveringen in multidosis met een volledig gedocumenteerde en sluitende bestel- en leveringsprocedure.
3. De controle van de geneesmiddelschema’s: frequentie en rapportage.
4. Overlegmomenten met behandelend geneesheer betreffende aanpassingen in het geneesmiddelschema en substitiuties
5. Frequentie en inhoud van : overlegmomenten met CR-artsen,
overlegmomenten met en opleiding voor verzorgend - en verpleegkundig personeel
6. De gefaseerde aanpak van de opstart + informeren van medewerkers en geneesheren
7. De implementatie van het multi-dose systeem + informeren van medewerkers en geneesheren
8. De ondersteuning in het opstellen van het formularium + informeren van geneesheren en medewerkers
9. Het voorstel van de ter beschikking te stellen software voor de bestellingen en het bijhouden van het gebruik per patiënt en van de integrale link met de medicatiemodule in het elektronisch zorgdossier van de woonzorgcentra ( inclusief koppeling naart facturatie). Beide WZC’s werken heden met het elektronische zorgdossier Geracc.net ( Firma CMS)
10. Organisatie van de noodvoorraad (inclusief zuurstof) en dringende leveringen
Elk van de 10 punten wordt gezien als een subgunningscriterium en staat op 5 punten.
Elk punt wordt volgens onderstaande tabel beoordeeld
Puntenverdeling: excellent 5 pt zeer goed 4 pt
goed 3 pt
minder goed 1 pt onvoldoende 0 pt
II.3 GESTANDDOENINGSTERMIJN
Tot de gunning van de opdracht blijven de inschrijvers gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, ingaande de dag volgend op de opening van de offertes.
II.4 VRIJE VARIANTEN
Vrije varianten worden niet toegestaan.
II.5 KEUZE VAN OFFERTE
Het bestuur kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte.
Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte.
II.6 BETALINGSTERMIJN
Betaling
Het bestuur dat voor de betalingen instaat is het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van het desbetreffende woonzorgcentrum.
De betalingen zullen door de financieel beheerder van het OCMW verricht worden binnen de 30 dagen nadat de levering definitief aanvaard werd, zo het OCMW tezelfdertijd in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur met afzonderlijke vermelding van de belasting over de toegevoegde waarde, alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden.
Kredietnota voor administratieve verwerkingen en medicatiebeheerkosten.
Op basis van een vastgesteld percentage van x % op de totale maandomzet bij de apotheek van het woonzorgcentrum wordt per woonzorgcentrum maandelijks een
kredietnota opgemaakt en doorgemaild voor de twintigste van iedere maand volgend op de facturatiemaand.
II.7 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING2
De leiding en het toezicht op de uitvoering zal geschieden door : Voor het WZC Ter Meere : de heer Freddy Schollaert, directie WZC
Voor het WZC Hof Ten Kouter : Mevrouw Stefanie Van Laere, Directie WZC
2 Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat enkel uit:
a) de technische en administratieve opvolging van de werken, leveringen of diensten tot en met de oplevering;
b) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;
c) het opstellen van de processen-verbaal;
d) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
II.8 BORGTOCHT
De borgtocht is van toepassing op deze opdracht.
Hij wordt bepaald op 5 % van de oorspronkelijke aannemingssom per jaar.
Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger tiental in euro.
De leverancier moet binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht bewijzen dat hij of een derde de borgtocht gesteld heeft op één van de wijzen, die voorzien zijn in art. 5, § 3 van de algemene aannemingsvoorwaarden (bijlage bij het KB van 26/9/1996), aangevuld met de bepalingen van het KB van 4 juli 2001 (BS 10/07/2001).
Zo kan de borgtocht nu o.m. ook gesteld worden via een waarborg toegestaan door een kredietcentrum die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietcentrum en/of door een
verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
Zolang het bewijs van borgstelling aan de het bestuur niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden.
II.9 HERZIENING VAN DE KORTINGSPERCENTAGES
Op deze overheidsopdracht is geen herziening van de opgegeven korting van toepassing.
II.10 LOOPTIJD
Termijn in maanden: 48 maanden
Voorziene begindatum van de leveringen: 1 oktober 2013 Voorziene einddatum van de leveringen: 30 september 2017
Er is een proefperiode van 6 maanden voorzien, deze valt samen met de opstartperiode welke georganiseerd wordt instelling per instelling.
Wanneer de leverancier niet voldoet aan de wettelijke voorschriften en aan de bepalingen van dit bestek, kan het bestuur ten laatste 1 week vóór het verstrijken van de
proefperiode de overeenkomst opzeggen.
II.11 OPZEGGINGSTERMIJN
Ten alle tijden kan deze overeenkomst met een opzeggingstermijn van 3 maanden opgezegd worden door het bestuur na een aangetekend schrijven. Er wordt geen schadevergoeding bij opzeg uitbetaald.
II.12 RECHTSVORDERINGEN
Voor alles wat verband houdt met deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing.
Elk geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of de uitvoering van dit bestek en de daarmee samenhangende overeenkomsten, zal beslecht worden door de rechtbank van het arrondissement van de opdrachtgever. In geval van tegenspraak tussen het contract en onderhavige bestek, heeft dit laatste voorrang.
III. TECHNISCHE BEPALINGEN
III.1 VERPLICHTE UITVOERINGSMODALITEITEN
De apotheker levert niet enkel geneesmiddelen en verzorgingsproducten maar ook de farmaceutische zorg. Dit omvat alle handelingen die de apotheker stelt, alsook alle diensten die hij aan een bewoner verleent, met als doel de levenskwaliteit te verbeteren door het behalen van farmacotherapeutische doelstellingen op preventief, curatief of palliatief vlak.
De apotheker zorgt voor een optimale communicatie met de behandelend geneesheer, coördinerend /raadgevend arts (CRA) en verplegend en verzorgend personeel van het woonzorgcentrum, alsook met de bewoners die er verblijven en hun familie, dit alles met de inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake het medisch geheim en het
voorschrift.
Interacties en antagonistische werking van geneesmiddelen worden gedetecteerd en gemeld aan de hoofdverpleegkundige of voorschrijvende arts. Het apotheekprogramma maakt een link met het ziekteprofiel van de bewoner.
Indien dit nodig is stelt de apotheker een individuele en up to date historiek van de geneesmiddelen ter beschikking van de voorschrijver en het woonzorgcentrum, en de bewoner.
De apotheker adviseert de behandelende geneesheer betreffende goedkopere generieken en substitutiemogelijkheden. De apotheker levert steeds de goedkoopst mogelijke
producten of generieken tenzij anders uitdrukkelijk voorgeschreven.
De apotheker werkt actief mee aan de organisatorische werking binnen we OCMW instellingen tussen de verpleegkundigen, artsen en apothekers.
Gekoeld transport moet mogelijk zijn.
Alle communicatie dient in het Nederlands te verlopen.
Facturatie
De facturatie zal zoals overeengekomen met het woonzorgcentrum geschieden.
o.a. moet worden voorgelegd:
* Een verzamelfactuur vermeldende:
▪ namen van de bewoners / totaal geneesmiddelen / bedrag korting / verschuldigd totaal.
* Individuele factuur per bewoner vermeldende:
▪ lidnummer mutualiteiten
▪ specificatie der geneesmiddelen + prijs + korting + verschuldigd totaal bedrag
* Producten die niet specifiek voor een bewoner individueel zijn bestemd worden apart gefactureerd op naam van de voorziening of desgewenst de afdeling.
De facturen moeten voor de 5e werkdag van de maand, volgend op deze waarin de leveringen gebeuren, aan het woonzorgcentrum per e-mail (OCMW Berlare) of per post (OCMW Laarne) worden overgemaakt.
III.2 WIJZE VAN LEVERING
De levering moet dagelijks individueel verpakt, op naam van de bewoner, afgegeven worden aan een verpleegkundige/verzorgende van het
woonzorgcentrum op de verpleegpost van elke afdeling of op de plaats van levering zoals met het woonzorgcentrum afgesproken.
De leveringen moeten steeds vergezeld zijn van een correcte leveringsnota (per leveringsplaats/afdeling) die minstens volgende gegevens moet bevatten: datum, naam bewoner en afgeleverd geneesmiddel. Bij herhaalde verkeerde leveringen en verkeerde leveringsnota kan, na voorafgaande ingebrekestelling, een
onkostenvergoeding voor het woonzorgcentrum bedongen worden van 1% van de totale maandfactuur.
III.3 OPHALEN VAN VOORSCHRIFTEN/DAGELIJKSE LEVERINGEN
ALGEMEEN
De apotheker verzekert de aflevering van geneesmiddelen/verzorgingsproducten en het ophalen van de voorschriften.
Er worden gezamenlijke en gedocumenteerde afspraken gemaakt per woonzorgcentrum betreffende:
De inzameling en het toezicht op de voorschriften en andere bestellingen
De wijze van bestelling
Het verstrekken van geneesmiddelen in Unidose en in Multidose
Het bewaren van geneesmiddelen in het woonzorgcentrum
Terugname en/of de verwijdering van vervallen en ongebruikte geneesmiddelen
Indien de goedkeuring van de geneesheer adviseur van de verzekeringsinstelling voor het leveren van goedkeuringsplichtige geneesmiddelen dreigt te vervallen, is het de verantwoordelijkheid van de apotheker om het woonzorgcentrum vooraf te verwittigen zodat de procedure voor eventuele verlenging van deze toestemming tijdig kan aangevraagd worden. Ook dient de apotheker bij elke levering van een geneesmiddel waarbij de verhoogde tegemoetkoming van toepassing is en er geen goedkeuring aanwezig is, het woonzorgcentrum hiervan telkens onmiddellijk in kennis te stellen zodat de goedkeuringsattesten nog kunnen afgeleverd worden.
Waar nodig is het de verantwoordelijkheid van de apotheker om contact op te nemen met de behandelend geneesheer (bijvoorbeeld bij onduidelijkheden over het af te leveren geneesmiddel, de dosering of bij een voorstel om een
gelijkwaardig ander product ter beschikking te stellen). Bij dergelijke wijzingen dient ook steeds de desbetreffende afdeling van het woonzorgcentrum hiervan in kennis gesteld te worden.
Indien het woonzorgcentrum nog voorschriften verschuldigd is aan de apotheker, dient hiervan tweewekelijks een lijst voorgelegd te worden teneinde een snelle en correcte opvolging te kunnen verzekeren.
De apotheker voorziet in een systeem waarbij terugnames van teveel of foutief geleverde geneesmiddelen mogelijk is.
De gebroken en/of geschonden goederen zullen op kosten van de leverancier vervangen worden.
KLASSIEKE DAGELIJKSE LEVERINGEN IN VOLLE VERPAKKING
De apotheek levert dagelijks op iedere werkdag aan het woonzorgcentrum en levert dringende noodzakelijke medicatie die niet beschikbaar is in de noodkast ook af op zaterdag, zondag of feestdag.
Indien er voor dringende urgente leveringen op zaterdag, zondag, feestdag of nacht een leveringskost wordt gerekend wordt dit duidelijk in de offerte vermeld.
Producten die gekoeld moeten blijven worden gekoeld getransporteerd. Er zullen regelmatig temperatuurcontroles gebeuren. Wanneer de temperaturen niet gehaald worden kan een zending geweigerd worden.
Voorschriften/bestellingen via elektronische weg verstuurd voor 16 uur vanuit het woonzorgcentrum naar de apotheker worden dezelfde avond geleverd voor 20 uur behoudens een andere overeenkomst met het woonzorgcentrum. Voor dringende medicatie is een spoedprocedure mogelijk met bestelling tot 17u30 uur en
levering dezelfde avond voor 21 uur.
Een dringend geneesmiddel moet 7 op 7 dagen, indien het woonzorgcentrum hierom vraagt, binnen de 3 uur geleverd kunnen worden. Enkel na overleg met de desbetreffende diensthoofden van de verpleging kan hiervan in uitzonderlijke omstandigheden afgeweken worden.
Voorschriften/bestellingen via elektronische weg worden doorgestuurd op basis van een afgesproken protocol tussen woonzorgcentrum en apotheek.
De apotheek verstuurt een bestelbevestiging met eventuele wijzigingen naar het woonzorgcentrum.
De medicatie wordt geleverd in boxen per afdeling, individueel verpakt per bewoner, met zowel op iedere oververpakking als op ieder doosje de identificatiegegevens van de bewoner.
Binnen de maand na levering worden ongeopende volle verpakkingen teruggenomen en niet gefactureerd of ze worden gecrediteerd.
Ook in de klassieke leveringen wordt gestreefd naar substitutie met het goedkoopste geneesmiddel voor de patiënt en wordt zoveel als mogelijk een formularium samen met de CRA’s opgesteld.
Officinale en magistrale bereidingen zijn mogelijk met dezelfde korting.
Voor de residenten is gratis zuurstof ter beschikking op doktersvoorschrift en dit met dezelfde snelle levertijd.
MULTIDOSIS LEVERINGEN
De apotheker garandeert een 100% lotraceerbaarheid voor ieder pilletje.
Normaliter wordt één maal per week de medicatie in multidosis aangeleverd. Op verzoek van het woonzorgcentrum kan overgeschakeld worden naar twee
leveringsmomenten per week. Het formularium voor de multidosis wordt opgesteld in samenspraak met de CRA en de hoofdverpleegkundigen van het woonzorgcentrum en wordt regelmatig in overleg bijgewerkt.
De aanlevering van halve en vierde tabletten in multidosis is mogelijk.
Om een constante levering te verzekeren beschikt de apotheek over minstens
twee herverpakkingsrobots of over een gedocumenteerd gewaarborgd systeem bij uitval van een robot.
De apotheek beschikt over een fotocontrolesysteem waarbij iedere herverpakkingseenheid is gecontroleerd op inhoud, aantal en vorm.
De aanlevering gebeurt per afdeling en per verdiep, per toedieningsmoment en per kamer. Andere wijzigingen zijn mogelijk per woonzorgcentrum en of afdeling.
De zakjes zitten verpakt in een verdeelbox per toedieningsmoment en per afdeling en verdiep, behoudens andere afspraken. De verdeelboxen zitten per dag in een grotere box met een andere kleur dan de boxen die gebruikt worden voor de levering van de klassieke medicatie.
Voorschriften/bestellingen voor leveringen in multidosis via elektronische weg verstuurd voor 12 uur vanuit het woonzorgcentrum naar de apotheker worden dezelfde avond geleverd voor 20 uur behoudens een andere overeenkomst met het woonzorgcentrum. Deze levering betreft de medicatie in multidosis voor de volgende dagen afhankelijk of er één of tweemaal wordt aangeleverd per week.
De bijsluiter van de multidosismedicatie is on-line raadpleegbaar en van ieder medicament in multidosis is een foto met beschrijving beschikbaar.
Restmedicatie blijft beschikbaar voor de bewoner voor later gebruik.
ICT
Er wordt een volledig geïntegreerde koppeling (voor het bestellen van de medicatie) met de medicatiemodule van het geautomatiseerd verpleegdossier voorzien ( Geracc.net – CMS). Ook de integratie naar het facturatieprogramma voor de bewoner wordt voorzien (Geracc.net – CMS).
Voor deze ICT-integratie is er geen meerprijs. Wanneer de apotheek voor deze integratie een bijzondere tegemoetkoming voorziet wordt dit expliciet in de offerte vermeld.
De apotheek stelt een contactpersoon ICT-verantwoordelijke aan met wie de
De apotheek stelt een contactpersoon ICT-verantwoordelijke aan met wie de