OPHALEN VAN VOORSCHRIFTEN/DAGELIJKSE LEVERINGEN

ALGEMEEN

De apotheker verzekert de aflevering van geneesmiddelen/verzorgingsproducten en het ophalen van de voorschriften.

Er worden gezamenlijke en gedocumenteerde afspraken gemaakt per woonzorgcentrum betreffende:

 De inzameling en het toezicht op de voorschriften en andere bestellingen

 De wijze van bestelling

 Het verstrekken van geneesmiddelen in Unidose en in Multidose

 Het bewaren van geneesmiddelen in het woonzorgcentrum

 Terugname en/of de verwijdering van vervallen en ongebruikte geneesmiddelen

Indien de goedkeuring van de geneesheer adviseur van de verzekeringsinstelling voor het leveren van goedkeuringsplichtige geneesmiddelen dreigt te vervallen, is het de verantwoordelijkheid van de apotheker om het woonzorgcentrum vooraf te verwittigen zodat de procedure voor eventuele verlenging van deze toestemming tijdig kan aangevraagd worden. Ook dient de apotheker bij elke levering van een geneesmiddel waarbij de verhoogde tegemoetkoming van toepassing is en er geen goedkeuring aanwezig is, het woonzorgcentrum hiervan telkens onmiddellijk in kennis te stellen zodat de goedkeuringsattesten nog kunnen afgeleverd worden.

Waar nodig is het de verantwoordelijkheid van de apotheker om contact op te nemen met de behandelend geneesheer (bijvoorbeeld bij onduidelijkheden over het af te leveren geneesmiddel, de dosering of bij een voorstel om een

gelijkwaardig ander product ter beschikking te stellen). Bij dergelijke wijzingen dient ook steeds de desbetreffende afdeling van het woonzorgcentrum hiervan in kennis gesteld te worden.

Indien het woonzorgcentrum nog voorschriften verschuldigd is aan de apotheker, dient hiervan tweewekelijks een lijst voorgelegd te worden teneinde een snelle en correcte opvolging te kunnen verzekeren.

De apotheker voorziet in een systeem waarbij terugnames van teveel of foutief geleverde geneesmiddelen mogelijk is.

De gebroken en/of geschonden goederen zullen op kosten van de leverancier vervangen worden.

KLASSIEKE DAGELIJKSE LEVERINGEN IN VOLLE VERPAKKING

De apotheek levert dagelijks op iedere werkdag aan het woonzorgcentrum en levert dringende noodzakelijke medicatie die niet beschikbaar is in de noodkast ook af op zaterdag, zondag of feestdag.

Indien er voor dringende urgente leveringen op zaterdag, zondag, feestdag of nacht een leveringskost wordt gerekend wordt dit duidelijk in de offerte vermeld.

Producten die gekoeld moeten blijven worden gekoeld getransporteerd. Er zullen regelmatig temperatuurcontroles gebeuren. Wanneer de temperaturen niet gehaald worden kan een zending geweigerd worden.

Voorschriften/bestellingen via elektronische weg verstuurd voor 16 uur vanuit het woonzorgcentrum naar de apotheker worden dezelfde avond geleverd voor 20 uur behoudens een andere overeenkomst met het woonzorgcentrum. Voor dringende medicatie is een spoedprocedure mogelijk met bestelling tot 17u30 uur en

levering dezelfde avond voor 21 uur.

Een dringend geneesmiddel moet 7 op 7 dagen, indien het woonzorgcentrum hierom vraagt, binnen de 3 uur geleverd kunnen worden. Enkel na overleg met de desbetreffende diensthoofden van de verpleging kan hiervan in uitzonderlijke omstandigheden afgeweken worden.

Voorschriften/bestellingen via elektronische weg worden doorgestuurd op basis van een afgesproken protocol tussen woonzorgcentrum en apotheek.

De apotheek verstuurt een bestelbevestiging met eventuele wijzigingen naar het woonzorgcentrum.

De medicatie wordt geleverd in boxen per afdeling, individueel verpakt per bewoner, met zowel op iedere oververpakking als op ieder doosje de identificatiegegevens van de bewoner.

Binnen de maand na levering worden ongeopende volle verpakkingen teruggenomen en niet gefactureerd of ze worden gecrediteerd.

Ook in de klassieke leveringen wordt gestreefd naar substitutie met het goedkoopste geneesmiddel voor de patiënt en wordt zoveel als mogelijk een formularium samen met de CRA’s opgesteld.

Officinale en magistrale bereidingen zijn mogelijk met dezelfde korting.

Voor de residenten is gratis zuurstof ter beschikking op doktersvoorschrift en dit met dezelfde snelle levertijd.

MULTIDOSIS LEVERINGEN

De apotheker garandeert een 100% lotraceerbaarheid voor ieder pilletje.

Normaliter wordt één maal per week de medicatie in multidosis aangeleverd. Op verzoek van het woonzorgcentrum kan overgeschakeld worden naar twee

leveringsmomenten per week. Het formularium voor de multidosis wordt opgesteld in samenspraak met de CRA en de hoofdverpleegkundigen van het woonzorgcentrum en wordt regelmatig in overleg bijgewerkt.

De aanlevering van halve en vierde tabletten in multidosis is mogelijk.

Om een constante levering te verzekeren beschikt de apotheek over minstens

twee herverpakkingsrobots of over een gedocumenteerd gewaarborgd systeem bij uitval van een robot.

De apotheek beschikt over een fotocontrolesysteem waarbij iedere herverpakkingseenheid is gecontroleerd op inhoud, aantal en vorm.

De aanlevering gebeurt per afdeling en per verdiep, per toedieningsmoment en per kamer. Andere wijzigingen zijn mogelijk per woonzorgcentrum en of afdeling.

De zakjes zitten verpakt in een verdeelbox per toedieningsmoment en per afdeling en verdiep, behoudens andere afspraken. De verdeelboxen zitten per dag in een grotere box met een andere kleur dan de boxen die gebruikt worden voor de levering van de klassieke medicatie.

Voorschriften/bestellingen voor leveringen in multidosis via elektronische weg verstuurd voor 12 uur vanuit het woonzorgcentrum naar de apotheker worden dezelfde avond geleverd voor 20 uur behoudens een andere overeenkomst met het woonzorgcentrum. Deze levering betreft de medicatie in multidosis voor de volgende dagen afhankelijk of er één of tweemaal wordt aangeleverd per week.

De bijsluiter van de multidosismedicatie is on-line raadpleegbaar en van ieder medicament in multidosis is een foto met beschrijving beschikbaar.

Restmedicatie blijft beschikbaar voor de bewoner voor later gebruik.

ICT

Er wordt een volledig geïntegreerde koppeling (voor het bestellen van de medicatie) met de medicatiemodule van het geautomatiseerd verpleegdossier voorzien ( Geracc.net – CMS). Ook de integratie naar het facturatieprogramma voor de bewoner wordt voorzien (Geracc.net – CMS).

Voor deze ICT-integratie is er geen meerprijs. Wanneer de apotheek voor deze integratie een bijzondere tegemoetkoming voorziet wordt dit expliciet in de offerte vermeld.

De apotheek stelt een contactpersoon ICT-verantwoordelijke aan met wie de informaticadienst van het OCMW de nodige afspraken kan maken.

OPSTART

Dit leveringsysteem wordt in beide instellingen simultaan opgestart voor één afdeling. Na evaluatie en bij tevredenheid van het bestuur worden de andere afdelingen, afdeling per afdeling opgestart en de werking geëvalueerd.

Voor deze opstartperiode en evaluatie is er een maximale termijn van 6 maanden voorzien.

Het volledige systeem moet over beide instellingen werken naar tevredenheid van het bestuur na de proefperiode van 6 maand die tevens als opstartperiode wordt aangeduid.

De volgorde van de op te starten afdelingen wordt in overleg bepaald.

Bij opstart wordt de voorraad aan niet vervallen medicamenten die in het

formularium van de multidosis is voorzien, overgenomen door de apotheek voor hergebruik in de herverpakkingsrobot.

Om de SIS-kaarten in te lezen stelt de apotheek een SIS-kaart lezer ter beschikking van het woonzorgcentrum.