Het VO had voor 2021 de volgende speerpunten voor het bestuur gedefinieerd:
1. Gevolgen van het nieuwe pensioenstelsel voor het pensioenfonds
2. Managen uitbestedingsrelaties inclusief de beheersing van ICT risico’s
3. Communicatie richting deelnemers
4. Werking van risicomanagement binnen het pensioen-fonds
5. Governance van het pensioenfonds
Hierna volgt een korte uitwerking van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen van het VO.
Het VO heeft constructief overleg gehad met Intern Toe-zicht over het jaar 2021. Het VO is van mening dat Intern Toezicht, ondersteund door de werkzaamheden van de sleutelfunctiehouders, goed heeft gefunctioneerd over 2021 en deelt hun belangrijkste bevindingen en aanbe-velingen.
1. Gevolgen van het nieuwe pensioenstelsel voor het pensioenfonds
Het VO is positief over de stappen die het bestuur heeft gezet in 2021 voor de implementatie van het nieuwe pensioenstelsel. Vertegenwoordigers van het bestuur hebben zitting in de Regiegroep Pensi-oenakkoord, waarin de definiëring en implementatie van de nieuwe pensioenregeling wordt voorbereid en de overgang naar het nieuwe stelsel wordt gecoördi-neerd. Tijdens dit traject laat het bestuur zich uitge-breid voorlichten en adviseren door externe adviseurs.
Het VO begrijpt dat de implementatie vertraagd wordt door het feit dat het wetgevingsproces voor het nieuwe pensioenstelsel nog niet is afgerond en dat er een zorgvuldige belangenafweging moet plaatsvinden
> INHOUD VERSLAGVANHETVERANTWOORDINGSORGAAN
tussen de werkgever, gepensioneerden, actieve deel-nemers en slapers. Het VO wijst op het belang om de actieve en gewezen deelnemers en gepensioneerden zo goed mogelijk te informeren en mee te nemen in de complexe transitie naar het nieuwe stelsel.
Aanbevelingen
- Besteed uitgebreid aandacht aan communicatie richting de deelnemers over de inhoud en gevolgen van het nieuwe pensioenstelsel, de keuzes die de sociale partners hebben gemaakt (en wat dit bete-kent voor de deelnemers) alsmede de vorderingen in de implementatie.
- Het VO heeft belangrijke adviesrechten bij de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel. Om deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen, is het essentieel dat het VO tijdig en volledig geïnformeerd wordt door het bestuur over deze overgang en tijdig hierbij betrokken wordt.
2. Managen uitbestedingsrelaties inclusief de beheersing van ICT risico’s
Het VO heeft in het verslag over 2020 uitgebreid stil gestaan bij het beheersen van de uitbestedingsrelaties met onder andere TKP. TKP werkt al geruime tijd aan belangrijke wijzigingen in hun IT platformen en klant-processen. Deze wijzigingen gaan gepaard met hoge kosten voor het pensioenfonds en er blijven – ondanks veel aandringen van het bestuur op meer duidelijk-heid en actie – veel onduidelijkheden bestaan over de functionaliteiten en planning waarop het nieuwe platform beschikbaar komt.
Het VO is van mening dat deze wijzigingen – zeker in combinatie met de overgang naar het nieuwe pen-sioenstelsel – belangrijke risico’s opleveren voor de strategische en operationele doelstellingen van het pensioenfonds en daarmee voor de pensioenvoorzie-ning van alle deelnemers.
Het bestuur volgt de ontwikkelingen rondom de in-voering van bovengenoemde wijzigingen nauwlettend en heeft hierover regelmatig contact met de directie van TKP. De bestuursvoorzitter van het pensioen-fonds neemt daarnaast deel aan de Raad van Advies van TKP, waarin ook de inhoud en voortgang van de wijzigingen worden besproken. Het VO ondersteunt het bestuur in zijn oproep aan TKP en Aegon om de hoogste prioriteit te geven aan de snelle en succes-volle afronding van bovengenoemde wijzigingen, tegen aanvaardbare en proportionele kosten voor de deelnemende pensioenfondsen.
Aanbevelingen
- Zorg voor voldoende fall back scenario’s (“plan B”) voor het geval dat het pensioenfonds toch voor an-dere uitbestedingspartners wil kiezen. Betrek hierbij voldoende contra-expertise van externe deskun-digen en begin vroegtijdig met de voorbereiding en implementatie van eventuele alternatieve oplossin-gen. Borg tevens dat er voldoende ICT kennis in het bestuur en in het bestuursbureau beschikbaar is.
- Maak een uitgebreide risicoanalyse van de belang-rijkste uitbestedingspartners. Besteed hierbij met name aandacht aan TKP en de wijzigingen die TKP doorvoert in hun IT platformen en klantprocessen, de eventuele keuze voor alternatieve pensioenuit-voeringsorganisaties en de mogelijke samenloop hiervan met de overgang naar het nieuwe pensi-oenstelsel.
3. Communicatie richting deelnemers
Het bestuur heeft eind 2020 een reputatie-onderzoek onder de deelnemers uitgevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek zijn in de loop van 2021 met het VO besproken. Belangrijkste uitkomsten van dit onderzoek zijn dat de goede reputatie van het Pensioenfonds verder is verbeterd en dat actieve deelnemers, slapers
> INHOUD
KPN PENSIOENFONDS | JAARVERSLAG 2021 VERSLAGVANHETVERANTWOORDINGSORGAAN
94
en gepensioneerden tevreden zijn over de manier waarop het pensioenfonds met hen communiceert.
De communicatie over het pensioen via de werkgever en de zichtbaarheid van het bestuur zijn echter voor verbetering vatbaar.
Het bestuur heeft in 2021 het strategisch communica-tiebeleid voor de komende drie jaar geactualiseerd. Dit beleid heeft als doel het stimuleren van zelfredzaam-heid van alle deelnemers en dat ze een goede relatie hebben met het Pensioenfonds. Het strategisch com-municatiebeleid is verder uitgewerkt in een jaarstart met operationele doelen, concrete actieplannen en campagnes per doelgroep.
Het bestuur heeft in 2021 drie webinars georgani-seerd. De webinars gingen o.a. in op de inhoud van de pensioenregeling, de keuzes die deelnemers kunnen maken en over de gevolgen van het nieuwe pensioen-stelsel. De webinars zijn informatief en laagdrempelig en werden in hoge mate gewaardeerd door de deelne-mers.
Net als in voorgaande jaren wijst het VO erop dat goede communicatie richting alle deelnemers cruciaal is. Het VO ziet tevens dat de functie van de Pensioen- en Communicatie Commissie steeds breder wordt.
Naast taken zoals communicatie naar de deelnemers over de pensioenuitvoering en de ontwikkelingen in de pensioenvoorzieningen op de langere termijn, horen hier ook taken als de operationele uitvoering van het pensioenbedrijf in thuis. Het VO is er voorstander van om ook deze taken te beleggen in de Pensioen- en Communicatie Commissie.
Aanbevelingen
- Richt de evaluatie van het communicatiebeleid vooral op de deelnemers die frequent contact heb-ben gehad met het Pensioenfonds. Hun ervaringen bieden goede handvatten voor het bestuur om de communicatie met de deelnemers verder te
opti-maliseren.
- Maak gebruik van operationele KPI’s als belangrijke meetinstrumenten om de voortgang van de realisa-tie van het communicarealisa-tiebeleid te monitoren.
- Breid de verantwoordelijkheid van de Pensioen- en Communicatie Commissie uit met ‘operationele uitvoering’, zodat de commissie ‘communicatie en operatie (COO)’ in portefeuille heeft.
4. Werking van risicomanagement binnen het pensioenfonds
Een van de belangrijkste taken van het bestuur van het Pensioenfonds is het adequaat beheersen van risico's. Om deze reden heeft het VO integraal risico-management als speerpunt opgenomen voor 2021.
Het Pensioenfonds past het "three lines of defense"
model toe voor de inrichting van de governance van risicomanagement. Dit model bevat een duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheden: de bestuurscommissies zijn de eigenaren van de risico’s en zijn verantwoordelijk voor het beheersen ervan (eerste lijn), de sleutelfunctiehouder Risicobeheer is verantwoordelijk voor het opstellen van het risicoma-nagementbeleid en het afgeven van risico-opinies bij belangrijke bestuursbesluiten (de sleutelfunctiehou-der Risicobeheer en sleutelfunctiehousleutelfunctiehou-der Actuarieel vormen samen de tweede lijn); de sleutelfunctiehou-der Audit is verantwoordelijk voor het toetsen van de inrichting en werking van risicomanagement binnen het fonds (derde lijn). Het Pensioenfonds heeft een integraal risicomanagement proces ingericht waarmee per doelstelling de risico’s periodiek worden geïnven-tariseerd en gewaardeerd, waarbij tevens de effectieve afdekking van de risico’s wordt gemonitord. Tenslot-te beschikt het Pensioenfonds over gedetailleerde vastleggingen van de risico’s, de risicobereidheid en -toleranties, de beheersmaatregelen alsmede de periodieke evaluaties daarvan. Het VO heeft geen
aan-> INHOUD VERSLAGVANHETVERANTWOORDINGSORGAAN
leiding om te concluderen dat het risicomanagement niet adequaat functioneert binnen het Pensioenfonds.
Aanbevelingen
- Bewaak dat de risicobereidheid van het Pensioen-fonds voldoende in lijn ligt met de risicobereidheid van de deelnemers en gepensioneerden, vooral nu het Pensioenfonds zich voorbereidt op de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel.
- Geef in het jaarverslag een begrijpelijke en beknop-te beschrijving van de risicohouding van het Pen-sioenfonds zodat deelnemers en gepensioneerden hier een goed beeld van krijgen.
5. Governance van het pensioenfonds
Het KPN Pensioenfonds kent sinds 2014 het paritair gemengd bestuursmodel. Het bestuur heeft in 2021 een evaluatie uitgevoerd op de governance van het fonds en het bestuursmodel. Op basis van deze eva-luatie concludeert het bestuur dat het huidige model nog passend is en naar tevredenheid functioneert.
Ook de bestuurscommissies alsmede de sleutelfunc-tiehouders voor Risicomanagement, Actuarieel en Audit functioneren naar behoren en dragen bij aan een goede governance van het Pensioenfonds. Voor het VO is er geen aanleiding tot het maken van verdere opmerkingen over het bestuursmodel, commissies en sleutelfunctiehouders.
Het bestuur en de commissies van het bestuur wor-den ondersteund door het bestuursbureau. Hierin zijn verschillende beleidsmedewerkers werkzaam zoals voor actuariële aangelegenheden, beleggingen en financieel risicomanagement alsmede voor Communi-catie en niet-financieel risicomanagement. Het VO is positief over de samenstelling en toegevoegde waarde van het bestuursbureau voor het Pensioenfonds. Het bestuursbureau is daarnaast gestart met de imple-mentatie van een nieuw archiveringssysteem om de
beschikbaarheid van notulen en beleidsdocumenten e.d. verder te verbeteren.
Aanbevelingen
- Evalueer regelmatig de kwantitatieve en kwalitatie-ve bezetting van het bestuursbureau, mede gelet op de komende invoering van de Wet toekomst pensioenen.