Vastgestelde Verantwoordelijkheden en formele Bevoegdheden bij Ymere Ontwikkeling formele Bevoegdheden bij Ymere Ontwikkeling

In dit hoofdstuk wordt het empirisch onderzoek beschreven, of met andere woorden het praktijkgedeelte van deze scriptie. In hoofdstuk 3 is de methode van Ahaus beschreven hoe theoretisch gezien beoordeeld kan worden of er evenwicht is in verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In dit hoofdstuk wordt de methode Ahaus toegepast om de huidige situatie tussen de verantwoordelijkheden en formele bevoegdheden van een projectmanager in beeld te brengen. Daarmee zal in dit hoofdstuk antwoord worden gegeven op deelvraag 2 van de onderzoeksopzet te weten: Hoe worden de vastgestelde verantwoordelijkheden en formele

bevoegdheden van een projectmanager beoordeeld in het licht van de benoemde aspecten?

§ 4.1 Opzet Empirisch onderzoek

Zoals eerder genoemd is in hoofdstuk 3 de methode van Ahaus, een TVB-sessie, beschreven. De aspecten waarop evenwicht in verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden beoordeelt zijn hiërarchie en bevoegdhedenoverzicht. Een bevoegdhedenoverzicht kan worden gemaakt door iemand met beslissingsbevoegdheid of adviesbevoegdheid toe te kennen aan vastgestelde verantwoordelijkheidsgebieden. De bevindingen en aandachtspunten uit de literatuurstudie zijn ten behoeve van dit onderzoek in de praktijk getoetst. Het empirisch onderzoek binnen Ymere Ontwikkeling bestaat uit 3 onderdelen

1. Documentenonderzoek

2. Bepalen van verantwoordelijkheidsgebieden 3. Interview met hoofd projectmanagement

§ 4.2 Uitvoering

Documentenonderzoek

Voor dit onderzoek heb ik gezocht naar documenten die een beeld geven van de verantwoordelijkheden en formele bevoegdheden van een projectmanager. Documenten die inzicht kunnen geven in de verantwoordelijkheden en formele bevoegdheden van een projectmanager zijn bestudeerd:

- functiebeschrijving projectmanager

- procesbeschrijving per fase (de voorbereidingsfase en uitvoeringsfase) opgesteld door Ymere Ontwikkeling november 2006

Bepalen verantwoordelijkheidsgebieden

De bevindingen van het documentenonderzoek en de beschreven theorie over de TVB-sessie zijn als input gebruikt om verantwoordelijkheidsgebieden te bepalen.

De functiebeschrijving van een projectmanager hebben mij bij de proces-beschrijvingen gebracht te weten de voorbereidingsfase en de uitvoeringsfase. Vanuit deze procesbeschrijving heb eerst procesindicatoren geformuleerd en van daaruit verantwoordelijkheidsgebieden die ik heb besproken met directeur bedrijfsvoering. De uitwerking van het bepalen van verantwoordelijkheidsgebieden is opgenomen in bijlage 7 van dit rapport.

Interview met hoofd projectmanagement

Op basis van de uitwerking van de verantwoordelijkheidsgebieden is met hoofd projectmanagement van Ymere Ontwikkeling een interview gehouden. Tijdens het interview zijn (voor de vooraf vastgestelde verantwoordelijkheidsgebieden) de formele beslissingsbevoegden en adviesbevoegden ingevuld aan de hand van de antwoorden van hoofd projectmanagement. De resultaten zijn opgenomen in bijlage 8; het bevoegdhedenoverzicht.

§ 4.3 Resultaten

De verantwoordelijkheden en formele bevoegdheden bij Ymere Ontwikkeling zullen beoordeeld worden op de aspecten hiërarchie en het bevoegdhedenoverzicht met behulp van de methode van Ahaus. De belangrijkste bevindingen heb ik hieronder weergegeven.

§ 4.3.1 Hiërarchie

Met betrekking tot het onderwerp hiërarchie kan worden opgemerkt dat Ymere Ontwikkeling aangeeft dat zij een organisatie is welke haar organisatievorm inricht rondom het organiseren van haar projecten. Zij geven zelf aan dat er een matrixorganisatie ontstaat door de combinatie van projecten en afdelingen. Hiërarchisch gezien valt een projectmanager onder de afdeling projectmanagement en zijn leidinggevende is hoofd projectmanagement. Voor de inhoudelijkheid van de projecten is de projectmanager verantwoording schuldig aan directeur projectontwikkeling.

De matrixstructuur zoals Ymere Ontwikkeling deze bedoeld wordt weergegeven in figuur 5 (blz. 30). Per project worden operationele taken “ingekocht” bij de verschillende afdelingen. Een projectteam bestaat uit personen afkomstig van verschillende competenties. De projectmanager ontvangt (gedelegeerd) de verantwoordelijkheid over een project.

Een projectmanager is verantwoordelijk voor zijn project en heeft daarvoor bevoegdheden ontvangen waaronder de formele bevoegdheid om het projectteam te coördineren en aan te sturen.

Figuur 5: matrixstructuur volgens Ymere Ontwikkeling

§ 4.3.2 Bevoegdhedenoverzicht

In bijlage 8 is een matrix te zien waarin de formele beslissingsbevoegden en adviesbevoegden zijn ingevuld voor de vooraf vastgestelde verantwoordelijkheids-gebieden. Deze matrix is tot stand gekomen naar aanleiding van het interview met hoofd projectmanagement. Wanneer ik de matrix vergelijk met de methode Ahaus vallen mij de volgende zaken op:

Algemeen

1. Op veel verantwoordelijkheidsgebieden ligt een adviesbevoegdheid bij een externe partij. (bijv. architect, constructeur, makelaar ed.)

2. Op veel verantwoordelijkheidsgebieden zijn relatief veel adviesbevoegden. 3. Op sommige verantwoordelijkheidsgebieden wordt alleen een

beslissingsbevoegdheid toegekend en geen adviesbevoegdheid. Fase 3: Voorbereidingsfase

1. Nummer 3 van het bevoegdhedenoverzicht; Intern projectteam beschikbaar. Projectmanager is verantwoordelijk en directeur projectontwikkeling adviesbevoegd.

2. Nummer 5 van het bevoegdhedenoverzicht; Interne werkbegroting beschikbaar. Projectmanager is verantwoordelijk en directeur projectontwikkeling adviesbevoegd.

3. Nummer 8 van het bevoegdhedenoverzicht; accorderen projectplanning gerealiseerd. Indien er geen afwijkingen zijn is de projectmanager verantwoordelijk en directeur projectontwikkeling adviesbevoegd. Indien de projectplanning afwijkt dan is directeur projectontwikkeling verantwoordelijk voor dit verantwoordelijkheidsgebied en krijgt de projectmanager een adviesbevoegdheid.

4. Nummer 42 van het bevoegdhedenoverzicht; Geactualiseerde projectplanning beschikbaar . Veel mensen zijn adviesbevoegd.

5. Nummer 50 van het bevoegdhedenoverzicht; Erfpachtaanbieding goedgekeurd. Veel mensen zijn adviesbevoegd

Fase 4: Uitvoeringsfase

1. Nummer 8 van het bevoegdhedenoverzicht: directievoerder = gedelegeerd verantwoordelijk.

§ 4.3.3 Functiebeschrijving

De functiebeschrijving van een projectmanager is bestudeerd om de verantwoordelijkheden van een projectmanager in beeld te brengen. De functiebeschrijving wordt niet meegenomen als aspect om te beoordelen of verantwoordelijkheden en bevoegdheden in evenwicht zijn.

Omdat de methode van Ahaus en de aspecten hiërarchie en bevoegdhedenoverzicht, een basis kunnen vormen voor de functiebeschrijving en Ahaus daar in zijn boek ook over schrijft wil ik de analyse die ik daarvoor heb gemaakt niet voor mij zelf houden.

Volgens Ahaus (1994) komen in de meeste functiebeschrijvingen de volgende rubrieken voor:

- doel van de functie

- de plaats in de organisatie

- een omschrijving van de werkzaamheden in hoofd- en neventaken - interne en externe contacten en samenwerking met collega’s - de belangrijkste verantwoordelijkheden en bevoegdheden - eisen aan opleidingsniveau

Wanneer deze rubrieken worden vergeleken met de functiebeschrijving van een projectmanager bij Ymere komen de volgende resultaten naar voren:

Rubriek

functiebeschrijving

Resultaat (vergeleken met functiebeschrijving projectmanager bij Ymere Ontwikkeling

Doel van de functie: : staat omschreven

Plaats in de organisatie : staat niet aan wie verantwoording moet worden afgelegd, alleen dat zij direct onder

projectbegeleiding vallen. In het bedrijfsplan staat dat projectmanagers verantwoording afleggen aan directeur projectontwikkeling??

Geeft functioneel leiding aan de directievoerders, produktieopzichter en overige ingehuurde

adviseurs (en het projectteam dan?? (marketing & vastgoed / tech. projectbegeleiding/

projectadministratie) Omschrijving

werkzaamheden in hoofd- en neventaken

: Er staat een takenpakket omschreven niet uitgesplitst in hoofd- en neventaken

Interne en externe contacten : Staat niet omschreven Verantwoordelijkheden : Staan niet omschreven

Bevoegdheden : Onder beslissingsvaardigheid staat bij punt c: beslissingsvrijheid: beslis, handelt en oordeelt binnen hoofdlijnen

Opleidingsniveau : Onder kopje beslissingsvaardigheid staat de vakkennis vermeld.

In hoofdstuk 5 zullen aan de hand van bovengenoemde resultaten, conclusies en eventuele aanbevelingen worden gedaan richting het MT van Ymere Ontwikkeling.