Uitwerking Interview constructiebedrijf De Wolff (Dhr Henrik Gelijk)
Het bedrijf is gespecialiseerd in het vervaardigen van stalen constructies. Het bedrijf heeft het maken van de onderdelen en het ontwerpen hiervan uitbesteed aan derden. Het bedrijf doet dus puur het samenstellen van subcomponenten tot complete stalen constructies. Het bedrijf levert aan particulieren en overheidsinstellingen. De projecten lopen van enkele weken tot vele jaren. De productiesituatie binnen de onderneming kan het beste getypeerd worden als enkelstuks productie. Alle assemblageprojecten binnen de onderneming worden op order uitgevoerd. Ook wordt het grootste deel van de componenten pas ingekocht als daadwerkelijk een order is ingediend. Wanneer de producten besteld worden is ook al bekend in welke order deze verwerkt zullen worden. Op deze wijze heeft de onderneming praktisch geen voorraad. (zo’n € 50.00,-). Deze voorraad bestaat slechts uit bepaalde producten die in praktisch elke order worden verwerkt en waarvan de voorspelbaarheid hoog is. Binnen de automatisering van het bedrijf is vanwege deze reden ook geen aandacht voor voorraadbeheer. Het voorraadbeheer, wordt zoals ondervraagde het noemt; ‘op het oog’ gedaan. Wanneer de productiemedewerker ziet dat een bepaald product uit voorraad dreigt te raken, maakt deze een nieuwe bestelling aan. Met betrekking tot de logistieke grondvorm kan gesteld worden dat het hier gaat om een grondvorm die het meeste raakvlak vertoont met ETO (engineering to order) dit houdt in dat zowel het ontwerpen, inkopen en produceren geschiedt op basis van een specifieke klantorder. Met betrekking tot de automatisering van de diverse processen binnen de onderneming kan gesteld worden dat deze niet door 1 integraal pakket worden afgedekt. De urenregistratie die op de werkvloer voor bepaalde projecten geschiedt is geautomatiseerd met SWSH. Dit is een pakket wat in samenwerking met de Wolff is ontwikkeld en wat nu in meerdere bedrijven wordt toegepast. Het is een web-based applicatie die vanaf iedere werkplek benaderd kan worden. De medewerkers op de productievloer, vullen hun uren in op een bepaald urenbriefje, welke vervolgens door de administratie worden ingeboekt op een bepaald project. De financiële administratie wordt gedaan Unit4 Multivers.
De calculatie van bepaalde projecten wordt gedaan in “hscalculatie” van aanbieder Hillebrand. Het grote voordeel van dik pakket is dat alle actuele staalprijzen erin zitten. Dit is momenteel van groot belang, aangezien de staalprijzen momenteel sterk fluctueren. Wanneer een bepaald project is gecalculeerd wordt er een order gemaakt, en worden de nodige inkoopoffertes gemaakt, dit gebeurd voornamelijk met word en excel. De ondervraagde beaamt dat de dubbele invoer enigszins inefficiënt is. Momenteel ziet de onderneming echter geen noodzaak om de huidige wijze van automatisering te veranderen. Ondervraagde is wel van mening dat wanneer de onderneming de komende jaren nog verder groeit, de huidige mate van werken te ongestructureerd en te onoverzichtelijk wordt. Bovenstaande kritiekpunten echter achterwege gelaten is de onderneming tevreden over de huidige manier van automatiseren. In het verleden is echter wel de aanschaf van 1 integraal systeem overwogen. Aanbieders die destijds hebben geoffreerd waren: Unispecs (typisch metaal systeem), Vantage(discrete industrie), Ridder en ISAH. (inmiddels overgenomen door Unit4). Ondervraagde heeft echter de ervaring dat de implementatie van dergelijke pakketten teveel tijd en energie van de organisatie vergt. Ondervraagde is van mening dat binnen deze branche veel gebruik wordt gemaakt van software van bovenstaande aanbieders.
Diversificatie bij Prodist
Uitwerking interview Derustit (Dhr Dalma, directie)
De onderneming is gespecialiseerd in het beitsen, dompelen en sproeien van RVS producten. Door deze behandelingen wordt r.v.s. ook echt roestvast. Daarnaast biedt de onderneming een nieuwe wijze van oppervlaktereiniging aan; het betreft hier het stralen van bepaalde producten met ijssplinters. Op de vestiging in Heerenveen werken 16 personen, waarvan 5 over een vaste plaats op kantoor beschikken. De buitendienstmedewerkers hebben geen vaste werkplek en beschikken over laptops. Alle werkstation binnen de onderneming draaien onder windows. Met betrekking tot het productieproces kan gesteld worden dat de productie het meeste raakvlak heeft met enkelstuks productie. Het behandelen van alle producten gaat op klantorder. Er wordt dus helemaal niks op voorraad behandeld. Wanneer er een verzoek tot behandeling binnenkomt, wordt op basis van de grootte van het te behandelen object gekeken naar welke behandelmethode toegepast moet worden. Past het product qua omvang in het dompelbad, dan zal het product gedompeld worden. Mocht dit qua omvang niet mogelijk zijn dan zal ervoor gekozen worden om het product te benevelen. Wat uiteraard een verschil in kostprijs oplevert. De automatisering binnen de onderneming is niet afgedekt door 1 integraal systeem. De financiële administratie wordt gedaan in exact globe. Relatiebeheer , offertes/orders en calculaties worden in een speciaal ontwikkeld maatwerkpakket verwerkt.
In het verleden heette dit specifieke maatwerkpakket D.I.S. (Derustit, Informatie, Systeem) welke speciaal ontwikkeld was voor de activiteiten binnen deze onderneming. Enkele jaren geleden zijn ze overgestapt naar C.I.S.: een pakket wat in de basis meer standaard is, maar waar door middel van maatwerk bepaalde bedrijfspecifieke aanpassingen in kunnen worden gebouwd. Ondervraagde is tevreden over het huidige informatiesysteem. Het contact met de softwareleverancier is ook al jaren prima. Bepaalde activiteiten die niet in C.I.S. kunnen worden verwerkt, heeft men door middel van word en excel sjablonen geautomatiseerd.
Ondervraagde zou graag in de toekomst wel een financiële module in zijn huidige informatiesysteem terug willen zien. Dan kunnen alle personen binnen de organisatie over dezelfde informatie beschikken. Daarnaast zullen bepaalde excel en word automatiseringen in de toekomst steeds meer geïntegreerd worden in het bestaande informatiesysteem. Met betrekking tot de automatisering van branchegenoten is de ondervraagde van mening dat heel veel ondernemingen werken met calculatiesoftware met financiële koppelingen met het boekhoudpakket. Naast deze twee systemen worden een hoop zaken ook nog steeds met behulp van Microsoft Office pakketten geautomatiseerd. Hij denkt wel dat in de toekomst steeds meer bedrijven naar 1 integrale oplossing zullen groeien die steeds meer processen binnen de organisatie afdekken.
Diversificatie bij Prodist
Uitwerking interview Gerrit Abma ( Abma’s jachtwerf)
Abma’s jachtwerf is gespecialiseerd in het bouwen van casco’s, welke zij aangeleverd krijgen door een bedrijf. Zij krijgen snijpakketten binnen en maken vervolgens de schepen. Tevens nemen zij naast de verkoop van hun eigen gebouwde schepen de verkoop van bestaande schepen voor hun rekening. Tevens verzorgen zij een breed scala aan onderhoudswerkzaamheden aan diverse schepen. Naast de productie en onderhoud verzorgen zij ook de stalling voor een groot aantal schepen. Binnen Abma’s jachtwerf werken c.a. 14 personen, waarvan 4 op kantoor. Op kantoor zijn ook 4 werkstations actief, welke allen draaien onder Windows. Wanneer we kijken naar het bouwen van casco’s kan er geconcludeerd worden dat het hier voornamelijk gaat om serieproductie, aangezien bepaalde casco’s in kleine series worden gebouwd. Met betrekking tot het klantorderontkoppelpunt kan gesteld worden dat het hier voornamelijk gaat assembleren op order (ATO). Wanneer er door een klant een bepaalde bestelling wordt geplaatst, wordt deze vanuit de aangeleverde snijpakketten vervaardigd. Vanaf het casco kunnen tevens klantspecifieke eisen in het uiteindelijke ontwerp worden verwerkt. Momenteel is de gehele automatisering door één intergraal pakket afgedekt. Het bedrijf is sinds kort geautomatiseerd met Fastdata (producent is RMdata). In dit pakket wordt de gehele financiële administratie gedaan, voorraadbeheer, offerte en orderbeheer, CRM, bestellingen, magazijnbeheer, calculaties, projectadministratie.
Het voordeel van dit pakket is dat het pakket specifiek ontworpen is voor processen binnen de scheepsbouwbranche. Zo beschikt het pakket bijvoorbeeld ook over een module waarmee visueel een overzicht gemaakt kan worden van alle ligplaatsen van verschillende schepen die in stalling liggen. De keuze voor dit pakket lag erg voor de hand aangezien veel collega’s ook voor een dergelijk pakket gekozen hebben.
Het pakket is naast de consultant van RMdata geïmplementeerd met hulp van een HTS student. Het bedrijf werkt nu in principe enkele maanden met het pakket en is erg tevreden.
Voor de aanschaf van dit pakket werkte het bedrijf met exact software voor met name de financiële administratie. Overige bedrijfsprocessen waren met name door middel van excel en word en access geautomatiseerd. Het bedrijf was echter in de loop van de jaren het overzicht enigszins kwijt geraakt, aangezien er een groot aantal documenten aan elkaar gekoppeld was. Al met al is de onderneming tevreden met de nieuwe wijze van automatiseren. Met betrekking tot de automatisering van collega’s binnen deze branche met deze werknemersklasse is de geïnterviewde van mening dat veel bedrijven gebruik maken van Fastdata, aangezien dit een vrij bekend pakket is binnen deze branche.
Diversificatie bij Prodist
Uitwerking interview Timmerfabriek Houkesloot (Derek Gerrits)
Houkesloot timmerfabriek heeft 2 verschillende locaties in Friesland. Geïnterviewde is werkzaam bij Houkesloot te Sneek, waar voornamelijk houten kozijnen worden gefabriceerd. Binnen de vestiging in Leeuwarden houdt men zich voornamelijk bezig met houtskeletbouw. Binnen de vestiging in Sneek zijn ongeveer 50 mensen werkzaam, hetzelfde geldt voor Leeuwarden waar ook een dergelijk aantal werkzaam is. Van deze 50 werknemers is ruim 1/3 kantoorpersoneel. Er bevinden zich dan ook zo’n kleine 20 werkstations op deze vestiging. Alle werkstations draaien onder Windows. Binnen de vestiging in Sneek maakt men niks op voorraad, de hele productie is dus ordergestuurd en de meeste producten zijn vrij uniek van aard. Binnen deze onderneming is niet één centraal pakket aanwezig wat de diverse bedrijfsprocessen binnen deze onderneming automatiseert. De financiële administratie wordt in zijn geheel gedaan door externe partij. De onderneming vind deze wijze van werken erg fijn en heeft ook niet de behoefte om de financiële administratie intern te gaan doen.
Wat betreft de diverse bedrijfsprocessen binnen de onderneming is gekozen voor het programma Matrix. Dit programma is een specifieke oplossing voor bedrijven binnen de houtbranche. Vanuit Matrix worden binnen de onderneming alle calculaties gedaan, daarnaast wordt ook de werkvoorbereiding middels dit pakket gedaan. Daarnaast bestaat er ook de mogelijkheid om CNC aansturing van de machines met dit pakket te doen. Tevens maakt de onderneming alle tekeningen voor intern gebruik in dit pakket. Mochten er bepaalde tekeningen voor derden worden gemaakt, dan gebeurt dit in AutoCad. Er is geen koppeling tussen Matrix en AutoCad. Het grootste voordeel van dit pakket wat de geïnterviewde noemt is dat alle recente houtprijzen van de meeste leveranciers in het pakket verwerkt zitten. Daarnaast biedt de aanbieder van software waar nodig weer nieuwe/aangepaste modules aan. Geïnterviewde is al 15 jaar werkzaam bij onderneming en voor zover hij weet heeft hij altijd met dit pakket gewerkt (vroeger de DOS versie). Bedrijfsprocessen die niet met Matrix zijn geautomatiseerd, zijn met name met word excel en access geautomatiseerd. Voorbeelden van dergelijke processen zijn voorraadbeheer, bestellingen, urenregistratie (eerst op werkbon invullen, daarna in excel verwerken). Het bedrijf is tevreden over deze wijze van automatisering. Het ligt echter wel in de planning om dergelijke processen die met excel geautomatiseerd zijn steeds meer geïntegreerd worden in het huidige systeem. Dit gebeurd uiteraard in nauwe samenwerking met de aanbieder van Matrix. Geïnterviewde weet dat veel bedrijven in de houtbranche geautomatiseerd zijn met software van Matrix, omdat het pakket goed aansluit bij de werkwijze van de bedrijven binnen deze branche. Hij noemt ook nog de aanbieder Groeneveld, welke ook actief is binnen de houtbranche.
Diversificatie bij Prodist
Uitwerking telefonisch interview ‘motorrivisiebedrijf’ Schiffart Geïnterviewde: Alies Beimers
Het bedrijf is gespecialiseerd in het reviseren van allerhande verschillende motoren, zowel van vaartuigen als voertuigen. Naast het reviseren van motoren en keerkoppelingen enz is het bedrijf ook actief in onderhoud van diverse motoren. Binnen het bedrijf zijn ongeveer 8 mensen werkzaam, waarvan 4 mensen in de productie werken en 4 op kantoor. Het productieproces binnen deze onderneming kan het beste getypeerd worden als enkelstuks productie. Productie is gezien de bedrijfsprocessen binnen deze organisatie echter een wat vreemde benaming. Aangezien de motoren reeds bestaan. Alle revisie en onderhoud gebeurd binnen deze onderneming op klantorder. De automatisering binnen deze organisatie is niet afgedekt door één centraal pakket. De financiële administratie wordt volledig gedaan in exact globe enterprise. De onderneming werkt al vele jaren naar volle tevredenheid met deze software en is erg blij met de mogelijkheden die deze software te bieden heeft. Naast de financiële administratie heeft de onderneming diverse processen met excel en word geautomatiseerd. Hierbij valt te denken aan offertes en orders, calculaties, bestellingen en projectbeheer. De huidige manier van werken bevalt de onderneming prima en op dit moment is er ook geen behoefte om de huidige manier van werken aan te passen. De geïnterviewde is van mening dat binnen de motoren/machine revisie praktisch alle bedrijven met een vergelijkbare omvang op een dergelijke wijze werken (financiële administratie m.b.v. boekhoudpakket) aanvullend worden de andere bedrijfsprocessen geautomatiseerd met Microsoft Office software (word, excel, access en outlook).
Bedrijf: Sterkos Geïnterviewde: Dhr vd Bij
Het bedrijf is gevestigd in zowel Oosterwolde en Leeuwarden. In Oosterwolde ontwerpt en maakt men voornamelijk trappen en balustrades van staal. In Leeuwarden is het zusterbedrijf van Sterkos gevestigd. In Leeuwarden houdt men zich voornamelijk bezig met het ontwerpen en produceren van r.v.s. trappen en balustrades. Dit interview is gehouden met dhr. v/d Bij, welke werkzaam is op de hoofdvestiging in Oosterwolde. Dit bedrijf telt in totaal 50 medewerkers, waarvan c.a. 1/3 op kantoor werkt. Binnen het bedrijf staan ongeveer 16 werkstations, welke allen draaien onder Windows. Het productieproces binnen Sterkos kan het best getypeerd worden als ETO (engineering to order). Alle trappen en balustrades die binnen bedrijf worden gemaakt worden in 99 procent van de gevallen op order ontworpen in samenwerking met de uiteindelijke klant. De onderneming zet hun producten zowel in de particuliere sector als bij bedrijven af. Afgezien van een aantal hekken(die in series worden gebouwd) kan het productieproces beschreven worden als enkelstuks productie. Momenteel is de automatisering binnen de onderneming niet door 1 centraal systeem afgedekt. Het bedrijf doet al enkele jaren de financiële boekhouding in Exact Globe Enterprise. Daarnaast zijn alle bedrijfsprocessen binnen de onderneming momenteel met excel en access geautomatiseerd. Hierbij moet gedacht worden aan magazijnbeheer, CRM, offerte en orderbeheer, voorcalculatie en nacalculatie, stuklijstenbeheer en projectadministratie. Het bedrijf is echter al jaren niet tevreden over de huidige automatisering. Vanwege deze reden is geïnterviewde sinds 1 jaar bezig met het bouwen van een eigen ERP systeem waarmee de hierboven genoemde processen worden geautomatiseerd. Eind 2008 zal het gebouwde systeem volledig overgaan op dit nieuwe ERP systeem. Bedrijf heeft ervoor gekozen om de bouw van dit pakket in eigen beheer te doen, aangezien de aanbieders van ERP pakketten die ze destijds overwogen hebben een te standaard pakket aanboden. Destijds hebben ze enkele aanbieders (Ridder, SAP) offertes laten maken. Echter wanneer het pakket met erg veel maatwerk werd aangeboden liep dat erg in de kosten. Geïnterviewde wou zich niet uitlaten over de kosten, maar dat wel dat deze torenhoog waren met een geschatte implementatietijd van 3 tot 6 maanden. Vanwege bovenstaande reden is er zoals eerder vermeld gekozen om een ERP pakket in eigen beheer te gaan ontwikkelen. Dit pakket wordt gebouwd d.m.v. de programmeertaal Delphi, hierachter staat een MySQL database gekoppeld. Werknemers binnen de onderneming zijn erg te spreken over het
Diversificatie bij Prodist
gebruiksgemak en eenvoud van het ERP pakket. Volgend jaar zal ook het zusterfiliaal in Leeuwarden op deze wijze worden geautomatiseerd. Geïnterviewde is van mening dat veel bedrijven binnen deze branche vallend binnen deze werknemersklasse met excel, word en access geautomatiseerd zijn. Maatwerkpakketten zijn volgens de geïnterviewde te standaard en aanpassingen in het programma zijn vaak te duur en te arbeidsintensief.
Diversificatie bij Prodist