Directielid
I: Als u er geen probleem mee heeft zou ik het gesprek graag willen opnemen.
1
N: Nee, prima, even voor je beeld, ik werk dus anderhalf jaar bij DE ORGANISATIE, ik werk
2
wel al langer bij LNV, of ELI moet ik nu zeggen, vanaf 2000. En ik heb daarvoor vooral in
3
de gemeentelijke wereld gezeten. Ik heb rechten en bestuurswetenschappen gestudeerd, en
4
daarvoor een HBO opleiding met betrekking tot communicatie.
5
I: Oja, dat noemde <ca> ook al ja
6
N: Ik ben dus wel heel kritisch ten opzichte van communicatie, dus he, dat verklaart ook een
7
beetje uit mijn achtergrond dat ik daar heel veel mee bezig ben geweest. In de baan
8
hiervoor was ik onder andere verantwoordelijk voor alle klantcommunicatie, van LNV,
9
dus het LNV loket, misschien heb je daar wel eens van gehoord.
10
I: Ja, inderdaad
11
N: Dus ik heb wel veel met communicatie, dienstverlening en dat soort dingen gedaan, toen
12
ik bij DE ORGANISATIE begon, en toen wij met zijn drieen de portefuilles gingen verdelen
13
zij ik van, doe mij maar de communicatie, want dat vind ik leuk. Meestal zit dat bij de
14
algemeen directeur maar dat is in dit geval dus niet zo, maar dat kwam omdat ik dus zei
15
van ik wil daar wel iets mee doen, ook omdat ik vond dat er wel een aantal aspecten, eeh,
16
meer aandacht verdienden dan ze nu kregen. Het is niet dat ik dat nu zag maar dat was
17
eigenlijk al langer binnen de organisatie het geval. En dat spitste zich toe op twee dingen:
18
de ecxterne profilering, zeg maar de PR, laten zien wat je kan, en DE ORGANISATIE 75,
19
En de interne communicatie, dat is natuurlijk lastig in een organisatie waarin je een
20
landelijke expertisecentrum hebt en vier regio’s…
21
I: Dus wat de organisatievorm betreft
22
N: Ja, en dan moet je er altijd meer aandacht aan geven dan dat je op één centraal punt ben
23
gehuisvest. En je hebt natuurlijk veel lagen en schijven in de organisatie. En ik weet niet of
24
je het weet hoor, dat check ik even, maar wij zijn dus begonnen met het ontwikkelen van
25
een visie op interne communicatie
26
I: Die werkgroep visie en strategie?
27
N: Nee, gewoon een visie op interne communicatie, en dat wordt dus nu ook een masterclass
28
gegeven van Erik Reijnders
29
I: Oja, dat weet ik, ik ben ook een dag met Mark meegeweest
30
N: Ja, en dat was eigenlijk een soort opwarmertje geweest om even opnieuw stil te staan bij,
31
wat is interne communicatie eigenlijk, hoe wordt het toegepast, wat kunnen en willen we
32
ermee bereiken en wat moeten we dan anders of beter doen? Nou, Erik Reijnders is iemand
33
die zegt van, dat traditionele cascademodel bwhww dat werkt niet, nou dat vind ik dus
34
ook. Je moet het wel doen, maar het is één van de manieren waarop je communiceert met je
35
organisatie. En nadat we die visie op interne communicatie hebben vastgesteld, hebben
36
we ook gezegd van, vaststellen dat helpt niet, dus vandaar dat nu ook eerst alle
37
communicatieadviseurs worden getraind en vorige week is er een masterclass geweest
38
voor de hoofden projecten, en dat heeft hij dus ook gegeven
39
I: Echt een stukje bewustwording
40
N: Ja, en het is dus de bedoeling dat het dan ook naar de teamhoofden gaat, eeh, dat het gaat
41
rollen.
42
I: Het sneeuwbaleffect
43
N: Ja, en ik geloof dus niet in het traditionele cascademodel, en dat betekent dat wij ook een
44
aantal andere middelen in de afgelopen jaren hebben toegepast die dat, die de nadelen van
45
het cascademodel ondervangen. Wat je ongetwijfeld nog wel gezien hebt is die <pad> die
46
begonnen is met twitteren.
47
I: Mmm, dat het ik niet gezien
48
N: Nou, wij hebben binnen overheid is er het ministerie van binnenlandse zaken die trekt dat,
49
het nieuwe werken, ambtenaar 2.0, en die hebben wij uitgenodigd om eens een dag met
50
ons mee te lopen, en eehm, zij hebben ons met hun ervaring met nieuwe media
51
geadviseerd om dat wel of niet te doen, en in het begin van 2010 kwam net twitter heel erg
52
op. Meestal is het dan zo dat de jongeren in een organisatie beginnen met twitter en dat het
53
management dan zegt van dat mag niet en eeh,. Dus toen zeiden wij van we draaienhet om
54
en we gaan zelf de grenzen van de nieuwe media opzoeken. En <pad> is dus gaan
55
twitteren, en dan krijg je dus heel grappige situaties dat hij door medewerkers wordt
56
aangesproken van, eeh, is dat nu wel zo verstandig dat je dat op twitter zei? En ik ben een
57
blog begonnen op intranet…
58
I: Oja, dat heb ik gezien ja,
59
N: Ja en dat doe ik iedere maand, PEP van ….. dus PEP- talk, en eeh, <pad> die twittert dan en
60
<ad> die heeft met name in de laatste zes weken die mails gestuurd, over de
61
ontwikkelingen. Die informeert alle medewerkers over de stand van zaken. En dat zijn dus
62
drie voorbeelden van waar wij dus op een andere communiceren dan via het geijkte
63
cascademodel. En daarnaast hebben we natuurlijk het interne blad inzicht wat we net
64
afgeschaft hebben in de huidige vorm, omdat het al weer achterhaald is als het bij de
65
drukker ligt en we proberen dua l onze middelen te herijken en te kijken van wat is nu in
66
deze situatie nodig. En eeh, zelf geloof ik heel erg in face to face contact, en ik heb dus ook,
67
één dagdeel in de week ben ik dus ergens in de organisatie bij een team of project om
68
gewoon mee te kijken. En ik doe dat nu anderhalf jaar dus dan begin je toch eens
69
onderhand iedereen gehad te hebben, en dat is een heel effectieve vorm van communicatie
70
omdat je dan de drempel om contact te zoeken heel laag maakt, dus als je bij een team bent
71
geweest en daarna is er wat en er is een vraag, dan schieten mensen je daarna makkelijker
72
aan of ze bellen je even, dus dat zijn allemaal vormen van communicatie die ervoor zorgen
73
dat in een tijd dat er heel veel veranderd, dat is een beetje onze stelling eigenlijk van hoe
74
meer er veranderd hoe meer communicatie er nodig is. En vaak zie je juist het
75
omgekeerde,v an het wordt wordt spannend en daan gaan de luiken dicht en concentreert
76
het zich tot een heel klein groepje, dus juist nu het het spannend is mails naar iedereen te
77
sturen.
78
I: Ja, en dat wordt ook erg gewaardeerd door de mensen. De mensen die ik ernaar heb
79
gevraagd zeiden ook allemaal van, dat het ongebruikelijk is maar dat het nu ook niet via
80
de lijn kan…
81
N: Ja, dan weet je zeker dat het fout gaat, en helemaal vervormd he, Dat is dus een heel
82
bewust keuze he, aan de andere kant moet je er ook wel weer mee oppassen, want als je je
83
rechtstreeks tot je medewerkers richt dan sla je wel al die schijven over he, en als je dus niet
84
uitkijkt, je moet het ook alleen onder urgent omstandigheden toepassen, want je krijgt ook
85
al die vragen terug en eeh, die op persoonlijke situaties slaan…
86
I: En die moeten juist via de teamhoofden he.
87
N: Dus je moet daar wel steeds een balans in zoeken, wat we dan ook steeds doen, dat zien de
88
medewerkers niet, maar dat we eerst een mail sturen naar de teamhoofden, van nou
89
vanmiddag dan komt er een mail naar de medewerkers en daar staat dit en dit en dit in, en
90
willen jullie dat, met name die en die aspecten in je teamoverleg bespreken, en dan gaat
91
pas die mail naar de medewerkers er uit. Dus er zit wel een vorm van cascade in, maar eeh,
92
niet zo strak als echt in een hele hiërarchische situatie. Dus dat is hoe we het in gang
93
hebben gezeg en hoe we het nu in hele urgent omstandigheden toepassen.
94
I: Dat is duidelijk ja. Even kijken, je hebt me verteld hoe jullie in de huidige situatie de
95
communicatie gebruiken een aanpassen. Ik wil nu even terug naar de situatie van
96
ongeveer een jaar ofzo geleden, toen het allemaal wat rustiger was en er wat meer
97
geleidelijkheid in de communicatie was. Kun je misschien beschrijven hoe de
98
communicatie toen was van boven naar beneden?
99
N: Nou, toen was het toch nog meer het cascademodel, he, dus dat eeh
100
I: Meer de lijn…
101
N: Ja, wij hebben eeh, elke week landelijk management overleg, dus directie en
102
regiodirecteuren, en dan werd daar de informatie gedeeld, en vervolgens zou dan de
103
regiodirecteur dat dan weer via het RMT delen en de HP’s weer naar de teamhoofden en
104
die weer naar de medewerkers. En dat gebeurd natuurlijk nu nog steeds met de gewone
105
dingen zoals de kantoorautomatisering, de opgave, de inventarisatie en de jaarplancyclus,
106
van wat gaan jullie volgend jaar doen, hoeveel geld heb je nodig, dat gaat nog helemaal via
107
de model. Dat kan ook omdat het in een hele, in een soort stramien dat elk jaar hetzelfde is
108
(uitleg over de jaarcyclus of msc cyclus). Maar dat is eignelijk ook het enige dat volgens dat
109
model gaat.
110
I: Dus in alle andere situaties…
111
N: Nouja, je kunt ook zeggen alle andere situaties zijn daarvan afgeleid: aan het begin van het
112
jaar spreek je met elkaar af om, van jij staat dit jaar voor deze klus aan de lat, daar krijg je
113
zoveel geld voor, om die en die aspecten moet je dat rapporteren. En als er iets
114
onverwachts gebeurd moet je dat volgens die en die procedure doen. Die afspraak hebben
115
wij met de regiodirectueren en naar boven toe met het departement (meer over jaarcuclus
116
en verantwoording naar boven)
117
I: Even tussendoor hoor, maar die lijn loopt die ook helemaal door naar boven?
118
N: Ja, die begint bij de tweede kamer, dan naar de bewindslieden en dan vervolgens naar de
119
hoogste ambtenaar van het departement, die ook de eigenaar is van DE ORGANISATIE.
120
Dus wij rapporteren ook aan onze eigenaar de SG. Dus het is één doorgaande lijn van
121
tweede kamer tot eeh, medewerker.
122
I: Nou, ik vind het wel grappig dat jij dat nu zo zegt, want ik heb het ook aan een aantal
123
anderen voorgelegd en die zeiden van nou eeh, het staat er eigenlijk buiten. Het gaat tot de
124
directie. Maar voel jij je dan ook lijnmanager?
125
N: Ja, in die lijn wel weer ja, in die lijn ben je weer lijnmanager. Vanochtend hadden we dus
126
zo’n gesprek met onze eigenaar, en dan zitten wij als directie ook echt daar met
127
bespreekpunten en een rapport en dus in dezelfde settting als de regiodirecteuren met ons
128
of de HP’s met de regiodirecteuren, en eeh, en de minister zit ook in die lijn vorige week
129
met de 2e kamer zijn begroting te bespreken.
130
I: Oke, helder
131
N: Dus dat loopt zo helemaal door. Ja, en die communicatie is dus helemaal geformaliseerd….
I: Dus naar beneden zijn dat besluiten vragen en opdracht en naar boven is dat
133
verantwoording en rapportage
134
N: Ja, en dat is helemaal geformaliseerd door wettelijke voorschriften, gewoonten en
135
ongeschreven regels van de tweede kamer. En als je dan naar de communicatieve aspecten
136
kijkt dan is dat heel voorspelbaar. Niet zozeer de inhoud maar wel de vorm.
137
I: En hoelang duurt zo’n loop dan?
138
N: (het kan wel een jaar duren)
139
I: Dus die standaard procedure herhaalt zich ieder jaar
140
N: Ja, dat is helemaal hetzelfde, je weet eigenlijk nu al de date voor 2014 zeg maar
141
I: Ja, maar net zei je tegen mij je gelooft daar eigenlijk niet in, in die cascade.
142
N: Nee, dat is de ene kant van het verhaal, dat moet ook. Dat hoort gewoon bij d overheid,
143
maar daarnaast heb je, daarmee leg het wát vast en ook wel een beetje het hoe. Maar
144
daarnaast ben je met elkaar aan het werk en hoe gaan wij als team hoe gaan wij als
145
organisatie inhoud aan geven hoe geven we het vorm en wat voegen wet toe? En wat
146
vinden we belangrijk. En dat kun je wel opschrijven, maar dan denk iedereen leuk, boekje,
147
klaar.
148
Interview 2 Teamhoofd
B: Nou wat ik zie als lijncommunicatie is volgens mij, eeh nou ik weet niet of het dan
1
specifiek lijncommunicatie is maar eeh, eeh medewerkers hebben natuurlijk informatie
2
nodig om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen en daar… een aantal dingen horen
3
daarbij, bijvoorbeeld dingen die heel specifiek met het werk te maken hebben zeg maar,
4
dus eeh, zaken over de stand van zaken over projecten of de stand van zaken over
5
werkzaamheden die gedaan moeten worden. Da’s één. Daarnaast een aantal informatie
6
over eeh, eeh ja, algemene informatie over de dienst, over benoemingen en nieuws, nou
7
vooral nu is er allemaal heet nieuws over het voortbestaan van onze dienst natuurlijk. Dus
8
daar is heel eeh veel over te eeh doen, dus die dingen die onderscheid ik wel van elkaar.
9
Als je het hebt over projecten, werkzaamheden, gewoon dagelijkse werkzaamheden die
10
medewerkers hebben dan maak ik heel duidelijk onderscheid tussen projectleiders en de
11
rest van mijn team. Ik eeh, informeer mijn projectleiders, veelvuldig, zij zijn bijna van alles
12
op de hoogte wat speelt in mijn team
13
I: Dus alles wat jij weet weten zij in principe ook
14
B: Voor vijfennegentig procent
15
I: Oké
16
B Sommige dingen kun je natuurlijk niet benoemen als het gaat om persoonlijke
17
I: Personele zaken
18
B: Ja, dus dat kan niet altijd, hoewel ik daar vrij open in ben naar mijn projectleiders en soms
19
heb ik daarbij ook hun hulp gewoon nodig met betrekking tot welke medewerkers zet je
20
op welke plaats neer, dus dan heb ik af en toe hun input ook nodig, dus mijn
21
projectleidersoverleg is daar wel heel belangrijk in denk ik. Ik geef er veel in en ik probeer
22
er ook veel te halen. Dus ik maak er heel duidelijk onderscheid in tussen mijn
23
projectleiders en de rest van mijn team. En ik vind eigenlijk dat de projectleiders als je het
24
hebt over werkzaamheden dat zij de rest va het team moeten informeren. Zij hebben die
25
mensen in hun projecten zitten en moeten hen ook op de hoogte houden van het project.
26
Nou dat is dus waarvan ik vind dat zij aan de lat staan en ik sta aan de lat voor de
27
algemene communicatie en informatieverstrekking over allerlei andere zaken die er zijn…
28
I: Ja, ja…
29
B: Nou heb ik net een MTO gehad en dan was het één van de punten waar ik niet goed op
30
scoorde als manager zijnde
31
I: Op de communicatie?
32
B: Ja op de communicatie en vooral op de interne communicatie en het doorvertalen van
33
informatie van boven naar beneden. Eeh, ik vind ook dat ze daar wel voor een deel gelijk
34
in hebben moet ik bekennen, dat heeft ook wel te maken met het feit dat de communicatie
35
naar mij toe van boven ook niet altijd even zorgvuldig gebeurd. En dat maakt het ook wel
36
wat lastig af en toe…
37
I: Dus je hebt het gevoel dat je in een soort tussenpositie zit waar je niet altijd zelf je eigen
38
richting kan bepalen…
39
B: Nee, welkom in de wereld van het middenmanagement zeggen we dan altjid, je zit er
40
altijd een beetje tussen eeh, nouja, allerlei economische theorien wijzen dat ook wel uit en
41
dat is ook gewoon zo en zo voelt het af en toe ook. Naar beneden toe heb je een rol maar
42
naar boven toe heb je die natuurlijk ook. En goed eh, daarvoor worden we natuurlijk ook
43
betaald.44
I: Ja…45
B: Nee maargoed, ik vind wel dat mijn team daar een punt in heeft en daar hebben we ook
46
wel wat actiepunten voor benoemd en vooral in deze tijd is het ook wel heel erg spannend
47
maarja ik kan niet altijd veel nieuws meer vertellen en ik weet zelf ook niet meer, dus je
48
merkt gewoon dat er behoefte is aan aan aandacht en dat is wat anders dan informeren en
49
daar moet je onderscheid in maken. Dus dat is eigenlijk een beetje hoe ik het verhaal
50
communicatie, lijncommunicatie en wat vertel ik nou wel en wat vertel ik nou niet…
51
I: Oké, en als je nu kijkt naar je hele takenpakket zeg maar, hoe groot is dan jouw
52
communicatietaak daarin eigenlijk?
53
B: Mm……Nou….. ik denk toch wel redelijk groot hoor. Nouja, je communiceert eigenlijk
54
ook de hele dag door ik bedoel eeh ik ga ook aan de koffietafel zitten en dan lul ik ook eens
55
wat met mensen en dat doe ik ook heel bewust.En ik gooi ook wel eens een onderwerp op
56
tafel wat werkgerelateerd is, vaak ook niet maar vaak wel. En dat is natuurlijk ook
57
communicatie, het is een beetje de informele sfeer wat je dan doet.En als iemand ziek is zet
58
ik dat ook op de mail zodat iedereen weet dat diegene ziek is en ze daar wat mee kunnen
59
doen. Dus nou, ik denk wel dat ik er toch 10 tot 15% van mijn tijd mee kwijt ben
60
I: tien tot vijftien….
61
B: Ja,….ja
62
I: En welke andere taken vallen verder binnen jullie pakket als teamhoofd zeg maar?
63
B: (taken van het teamhoofd zijn HRM, communicatie, projectverantwoordelijkheid, werkoverleggen)
64
I: Eigenlijk heeft het hogere management twee keuzes wat betreft communicatie. Ze kunnen
65
dat direct naar de medewerkers doen en ze kunne het via teamhoofden en projectleiders
66
de lijn in sturen zeg maar. Wanneer denk jij dat ze voor welke weg keizen, en welke
67
informatie gaat via jullie en welke via het koffie-uurtje.
68
B: Mhenmm…………..
69
I: Ja het is misschien een wat lastige vraag
70
B: Nee, het is juist een goede vraag maar mijn Mhm komt ervan dat het antwoord erop lastig
71
is. Ik denk niet dat het management echt besluit wanneer ze wat gaan doen en dat het
72
meer op ad-hoc gebaseerd is. Sommige dingen gaan rechtstreeks via de regiodirecteur, dat
73
gaat soms goed dat gaat soms ook niet goed, soms zijn er dingen waarvan ik zeg daar
74
hoeven we het helemaal niet over te hebben, of wordt er gesproken over zaken waar
75
misschien helemaal niet gecommuniceerd had moeten worden. De regie is dan helemaal,
76
er zit niet echt een goede regie op denk ik. Ik heb niet het idee dat daar een vast strategie
77
achter zit van wat nu gecommuniceerd moet worden via het hoger management en dan
78
direct naar de medewerkers toen en wat via de lijn gaat, dat idee heb ik niet. Althans dat
79
heb ik niet gezien.
80
I: En als je nou in het hoofdenoverleg informatie krijgt, van Ron of Jaap die naar jou team toe