4.1 Jaarverslagonderzoek
4.1.1 Introductie
In deze paragraaf worden de uitkomsten van het jaarverslagonderzoek besproken. In paragraaf 4.1.2 wordt een algemeen beeld geschetst van de uitkomsten van het jaarverslagonderzoek. Hier worden de totaalscores die hogescholen op de vragenlijst hebben behaald, besproken. Daarna worden in paragraaf 4.1.3 de resultaten van de vragen uit de vragenlijst besproken, waar in 2009 ten opzichte van 2008 de meeste verbetering zichtbaar is. De resultaten van de vragen die in paragraaf 4.1.3 nog niet zijn besproken worden behandeld in paragraaf 4.1.4. In deze paragraaf wordt specifiek ingegaan op de behaalde scores van de hogescholen per vraag in 2009.
4.1.2 Algemeen beeld resultaten jaarverslagonderzoek
De steekproef bestaat voor zowel 2008 als 2009 uit 38 jaarverslagen. De totale steekproef voor beide jaren samen bestaat dus uit 76 jaarverslagen. De maximaal te behalen score voor een hogeschool op de totale vragenlijst voor één jaar is 74 punten en voor beide jaren samen gaat het om een maximaal te behalen score van 148 punten. Dit puntentotaal is als volgt tot stand gekomen. Er zijn vijf vragen met twee antwoordmogelijkheden, op deze vijf vragen kunnen in totaal 10 punten worden behaald door elke hogeschool. Daarnaast zijn er 16 vragen met vier antwoordmogelijkheden. Deze 16 vragen kunnen elke hogeschool maximaal 64 punten opleveren. Voor de betrokken hogescholen is bekeken hoeveel punten zij scoren op elke vraag en welke totaalscore zij behalen op de vragenlijst voor 2008, 2009 en voor beide jaren opgeteld.
Een lijst met de top 10 van hogescholen met het meest transparante jaarverslag is hieronder opgenomen. De top 10 is samengesteld op basis van de door hogescholen behaalde punten op de vragenlijst voor 2008 en 2009 bij elkaar opgeteld. Voor de volledige vragenlijst voor het jaarverslagonderzoek wordt verwezen naar bijlage 2 van dit onderzoek.
Figuur 4: Top 10 hogescholen openbaarmaking meeste risico-informatie
In dit onderzoek wordt een jaarverslag aangemerkt als transparant met betrekking tot openbaarmaking van risico-informatie, indien de hogeschool 42 of meer punten behaalt van het maximaal te behalen aantal van 74 punten. Deze grens is gekozen omdat dan op alle 21 vragen een minimale score van twee punten behaald kan zijn. De hogeschool rapporteert in dat geval over alle elementen in de vragenlijst. Het is ook mogelijk dat de hogeschool aan één of twee elementen van de vragenlijst niet voldoet, maar op andere vragen meer dan twee punten scoort. In dat geval wordt de hogeschool in dit onderzoek toch als transparant aangemerkt, omdat de hogeschool toch meer dan de helft van de maximaal te behalen punten heeft behaald. Een hogeschool heeft bij
114 93 91 88 87 85 85 84 83 79 79 0 20 40 60 80 100 120 Avans Hogeschool Stenden Hogeschool Hogeschool Zuyd Saxion Hogeschool HAN NHL Hogeschool Chr. Hogeschool Windesheim Van Hall Larenstein Fontys Hogescholen Gereformeerde Hogeschool Chr. Hogeschool Ede Aantal punten H og es ch oo l
Top 10 hogescholen met de meeste risico-informatie in het jaarverslag (2008 en 2009 opgeteld)
9 van de 21 vragen een verplichting tot verslaglegging in het jaarverslag. De verwachting is dat op deze vragen door hogescholen beter wordt gescoord, aangezien ze verplicht zijn om hier over te rapporteren.
De hogeschool die het beste scoort op de gehele vragenlijst is de Avans Hogeschool in Tilburg. Deze hogeschool heeft in 2008 53 punten behaald en in 2009 zelfs 60 punten. Op basis van dit resultaat kan het jaarverslag van de Avans Hogeschool zeker als transparant worden aangemerkt als het gaat om het weergeven van risico-informatie. In 2008 kunnen 8 van de 38 hogescholen als transparant worden aangemerkt. Voor 2009 gaat het om 9 hogescholen met een score van 42 of meer. Uit figuur 4 is af te lezen dat er in totaal 8 hogescholen zijn (scores voor 2008 en 2009 opgeteld), die 84 of meer punten scoren op de vragenlijst. Dit resultaat is niet opmerkelijk. Als je de beschikbare literatuur over risicoverslaggeving in de publieke sector raadpleegt, dan blijkt dat risicomanagement en de verslaggeving daarover zich nog in de beginfase bevindt. Paape et al. (2009) maken duidelijk dat risicomanagement nog in de kinderschoenen staat. Daarnaast geven de Groot en van Boxtel (2010) aan dat risicoverslaggeving in de onderwijssector nog maar net op gang gekomen is.
De verwachting bij dit onderzoek is dat er verbetering zichtbaar is in de rapportage over risico-informatie in het jaarverslag van 2009 ten opzichte van 2008, door de grotere verplichting die hogescholen hiertoe hebben sinds 2006. Verwacht wordt dat hogescholen ook aan deze verplichtingen zullen voldoen en dat dit zichtbaar is in het jaarverslag van 2009. Deze verwachting is deels gebaseerd op onderzoek van Hill en Short (2009) die op basis van het door hun verrichte onderzoek aangeven dat risicoverslaggeving toeneemt in de loop der jaren als gevolg van gestegen aandacht voor dit onderwerp bij regelgevende instanties. Daarnaast kan risicoverslaggeving mogelijk toenemen als gevolg van de vergrote aandacht die hogescholen zelf hebben voor risicomanagement.
Figuur 5: Top 5 jaarverslagen die de meeste verbetering vertonen ten opzichte van 2008
Een verbetering in risicoverslaggeving die een hogeschool in 2009 ten opzichte van 2008 aan heeft gebracht, wordt in dit onderzoek gekenmerkt door een behaalde score op de vragenlijst die in 2009 10 of meer punten is gestegen in vergelijking met de behaalde score in 2008. De reden voor de keuze van een grens van 10 punten is dat de hogeschool haar risicoverslaggeving dan met meer dan 10 procent, 13,51 procent om precies te zijn, heeft verbeterd. In dit onderzoek is er 1 hogeschool die boven de deze grens uitkomt. Dit is de Design Academy in Eindhoven. Het gaat hier om een verbetering van 12 punten van een maximaal te behalen score van 74. Gezien de verwachting is het teleurstellend dat slechts één hogeschool in 2009 haar risicoverslaggeving met 10 of meer punten heeft verbeterd ten opzichte van 2008. Hogeschool Inholland is de grootste verliezer wat betreft de verbetering in risicoverslaggeving. Deze hogeschool heeft in 2009 ten opzichte van 2008, 11 punten minder gescoord. Dit resultaat is opvallend, aangezien de meeste hogescholen juist evenveel informatie publiceren of een lichte verbetering in de mate van risicoverslaggeving laten zien. Gezien deze uitkomst kun je je afvragen of hogescholen het belang van transparantie wel inzien. Wel zijn er hogescholen die procentueel gezien een redelijke verbetering in risicorapportage laten zien. Zij komen (op één hogeschool na) niet boven de 10 punten verbeter grens uit, maar laten wel een behoorlijke procentuele verbetering in de rapportage over risico-informatie zien in 2009 ten opzichte van 2008. Dit komt naar voren in figuur 5, waarin de top 5
39 32 27 27 21 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Design Academy Hogeschool Helicon Driestar Hogeschool Hogeschool Utrecht NHTV Breda
Verbetering t.o.v. 2008 in procenten
H
og
esch
oo
l
Top 5 jaarverslagen meeste verbetering in informatieverstrekking in 2009 t.o.v. 2008
hogescholen is opgenomen die de meeste procentuele verbetering in rapportage over risico-informatie laten zien. Als je deze verbeteringen ziet zou je wel kunnen zeggen dat in ieder geval een aantal hogescholen hun jaarverslag in 2009 transparanter hebben gemaakt voor belanghebbenden, in tegenstelling tot de vorige uitkomst. Op het belang van transparantie volgens hogescholen zal verder op in worden gegaan in paragraaf 4.2.7.
4.1.3 Resultaten van vragen met de grootste toenames in risicorapportage
In deze subparagraaf worden de uitkomsten van de vragen besproken, waarbij de meeste toename in risicorapportage is waar te nemen. Deze toename wordt bepaald door de scores van de desbetreffende vraag in 2008 te vergelijken met de scores die in 2009 zijn behaald. In deze paragraaf worden de uitkomsten van vraag 1, 10, 12, 15, en 18 besproken voor zowel het jaar 2008 als 2009. Ook worden de verschillen tussen 2008 en 2009 in deze paragraaf behandeld.
4.1.3.1 Aanwezigheid risicoparagraaf
De eerste vraag van het jaarverslagonderzoek heeft betrekking op de aanwezigheid van een risicoparagraaf in het jaarverslag. Op deze vraag zijn twee antwoorden mogelijk, namelijk de hogeschool heeft wel of geen risicoparagraaf opgenomen in het jaarverslag. In 2008 hebben 12 hogescholen een risicoparagraaf opgenomen, in 2009 zijn dat er 17. In 2009 zijn er dus 5 hogescholen meer dan in 2008 die een risicoparagraaf hebben in het jaarverslag.
Dat er in 2009 meer hogescholen zijn dan in 2008 die een aparte risicoparagraaf hebben opgenomen in het jaarverslag is niet opmerkelijk. Hogescholen zijn namelijk in navolging van RJ 660 vanaf 2008 verplicht dit te doen. Gezien de verplichting voor het opnemen van een risicoprofiel (het risicoprofiel maakt onderdeel uit van de risicoparagraaf) is het wel opvallend dat er in 2009 niet meer dan 5 hogescholen extra zijn die een aparte risicoparagraaf hebben opgenomen.
Figuur 6: Risicoparagraaf in het jaarverslag
Er zijn hogescholen die zowel een risicoparagraaf hebben opgenomen waarin ze rapporteren over het interne beheersingsysteem, alsook een apart risicoprofiel waarin de belangrijkste risico‟s uiteen worden gezet. Ook zijn er hogescholen die alleen een risicoparagraaf hanteren. De grootte van de risicoparagrafen verschilt per hogeschool. Al hebben de meeste hogescholen wel soortgelijke informatie opgenomen in deze risicoparagraaf. De Groot (2010) geeft in zijn artikel aan dat de jury van de FD Henri Sijfhoff-Prijs 2009 tot de conclusie is gekomen dat de kwaliteit van de risicoparagraaf in het jaarverslag van ondernemingen de laatste jaren wel is verbeterd. Je zou kunnen stellen dat deze trend ook bij hogescholen is waar te nemen, aangezien zij vaker een risicoparagraaf opnemen in het jaarverslag en zoals uit de interviews in paragraaf 4.3 naar voren komt nemen zij ook meer „nuttige‟ risico-informatie op.
Een gedeelte van de risicoparagraaf zoals de NHL hogeschool deze in haar jaarverslag van 2009 heeft opgenomen is hieronder geciteerd.
“De NHL heeft een eigen Governancecode vastgelegd. Op basis hiervan is besloten om het risicomanagement structureel aan te pakken. De Raad van Toezicht stelde in 2009 daarom een auditcommissie in die onder meer toezicht moet houden op de ontwikkeling en werking van interne risicobeheersings- en controlesystemen.”
26 12 21 17 0 5 10 15 20 25 30 Nee Ja A an tal j aa rv ersla g en Aanwezigheid risicoparagraaf
Opname van een risicoparagraaf in het jaarverslag
2008 2009
“De nadruk lag op de verbetering van de planning- en controlecyclus en de invoering van nieuwe onderwijsregistrerende softwarepakketten. In 2010 zal NHL Hogeschool het risicomanagement op het gebied van ondersteunende processen, financiën en onderwijsondersteuning verder uitwerken.”
“De grootste risico‟s voor de NHL de komende jaren zijn de ontwikkeling van de liquiditeit en de mogelijke bezuinigingen van de overheid. De liquiditeit wordt vanuit de jaarprognose zorgvuldig per maand gepland met behulp van het liquiditeitsmodel.”
4.1.3.2 Interne beheersmaatregelen beschreven
Vraag 10 van de vragenlijst is de volgende: “In welke mate rapporteert de hogeschool over getroffen interne beheersmaatregelen?” Bij deze vraag zijn vier antwoordmogelijkheden, zoals in figuur 7 is te zien. Het verschil tussen de rapportage in 2009 en 2008 is duidelijk waarneembaar voor de antwoordcategorie “Niet”. In 2008 rapporteren 14 hogescholen niets over getroffen beheersmaatregelen, terwijl er in 2009 10 hogescholen zijn die in zijn geheel geen informatie over beheersmaatregelen verstrekken. Dit is een vooruitgang in het afleggen van verantwoording ten opzichte van 2008. Bij de andere drie antwoordcategorieën zijn slechts kleine vooruitgangen in rapportage over beheersmaatregelen waar te nemen.
Figuur 7: Interne beheersmaatregelen in het jaarverslag
Tijdens het bestuderen van de jaarverslagen werd duidelijk dat de hogescholen over het algemeen wel beheersmaatregelen noemen in het jaarverslag van 2008 en 2009. 24 respectievelijk 28 hogescholen verstrekken informatie over getroffen maatregelen. Wat opvalt is dat hogescholen deze maatregelen niet overzichtelijk noemen bij de desbetreffende risico‟s. Het is de vraag waarom hogescholen risico‟s en beheersmaatregelen niet bij elkaar presenteren in het jaarverslag. Voor een belanghebbende is het overzichtelijker en duidelijker als deze twee elementen in één paragraaf worden opgenomen. Verder valt het op dat hogescholen vaak spreken over maatregelen in het algemeen, er worden meestal geen specifieke maatregelen genoemd in het jaarverslag. Het is niet geheel duidelijk waarom hogescholen in het jaarverslag geen toelichting geven over de genomen maatregelen. Mogelijk heeft dit te maken met de mate waarin hogescholen risico-informatie openbaar maken. Dit wordt besproken in paragraaf 4.2.7.
Veruit de meeste hogescholen die informatie geven over beheersmaatregelen in het jaarverslag scoorden een 2 op deze vraag. Een voorbeeld van een hogeschool die 2 punten scoorde op vraag 10 is de Hotelschool den Haag.
“Om 2009 toch op minimaal break even af te sluiten heeft het College van Bestuur in overleg met het midden management een aantal maatregelen genomen om de kostenoverschrijdingen drastisch terug te dringen.”
Hieronder is een voorbeeld van het toelichten (score 3) van beheersmaatregelen voor het risico met betrekking tot Informatie & ICT genoemd. Deze tekst komt uit het jaarverslag van de Christelijke Hogeschool Windesheim.
“De dienst ICT heeft in 2009 reeds een aantal maatregelen genomen om de risico‟s te minimaliseren, zoals het inrichten van een extra storingsdienst die iedere dag 24 uur beschikbaar is, het in gebruik nemen van een
14 14 7 3 10 15 8 5 0 2 4 6 8 10 12 14 16 Niet Maatregelen genoemd Maatregelen toegelicht Impact op risico beschreven A an tal j aa rv ersla g en
Rapportage over beheersmaatregelen
Mate waarin interne beheersingsmaatregelen zijn beschreven in het jaarverslag
2008 2009
brandveilige gecertificeerde serverruimte en het meer gebruik maken van de classificatiemethodiek. In 2010 treft de dienst ICT nog aanvullende maatregelen, zoals het verder inrichten van het Computer Security Incident Responds Team, het voeren van een bewustheidscampagne Cybersave Yourself en het verscherpen van identitymanagement.”
4.1.3.3 Kwaliteitszorgsysteem beschreven
De branchecode governance geeft aan dat een hogeschool als instrument van het risicomanagementsysteem in ieder geval een kwaliteitszorgsysteem dient te hebben. Dit systeem zorgt voor een verbinding met wettelijke eisen voor accreditatie en de strategische doelstellingen van de hogeschool (HBO-raad, 2006). Vraag 12 uit de vragenlijst heeft betrekking op de mate waarin informatie over het kwaliteitszorgsysteem is vastgelegd in het jaarverslag. Er is gekeken of hogescholen hier over rapporteren in het jaarverslag en in hoeverre zij het kwaliteitszorgsysteem toelichten. De antwoordmogelijkheden bij deze vraag zijn ingedeeld in vier antwoordcategorieën.
In 2008 hebben 23 hogescholen informatie over het gehanteerde kwaliteitszorgsysteem in het jaarverslag opgenomen. In 2009 daarentegen rapporteren 28 hogescholen over opgenomen het kwaliteitszorgsysteem. Wat opvalt is dat hogescholen niet alleen vaker het kwaliteitszorgsysteem noemen in het jaarverslag (2 hogescholen extra). Er zijn in 2009 ook 2 hogescholen meer ten opzichte van 2008 die het systeem toelichten in het jaarverslag. En er is in 2009 ten opzichte van 2008, 1 hogeschool extra die ook de relatie met de wettelijke eisen voor accreditatie en de strategische doelen beschrijft.
Hogescholen geven in het jaarverslag vrijwel geen heldere uitleg over het kwaliteitszorgsysteem en de relatie met accreditatie en strategische doelen. Wat je bij de meeste jaarverslagen ziet is dat ze op verschillende plaatsen in het jaarverslag wel informatie geven over het belang van kwaliteit en hoe ze de kwaliteit willen waarborgen. Vrijwel alle hogescholen geven in de missie, visie of doelstellingen in het jaarverslag ook wel aan dat ze kwalitatief goed onderwijs willen leveren. Maar het specifiek noemen van het kwaliteitszorgsysteem en het toelichten van dit systeem gebeurt in veel mindere mate.
Dit resultaat is opmerkelijk, omdat de geïnterviewde hogescholen aangeven dat de kwaliteit van het onderwijs dat zij leveren voor hen erg belangrijk is. Kwaliteit van het onderwijs en de studenten staan bij de geïnterviewde hogescholen centraal, zo gaven zij aan. Uit de afgenomen interviews komt verder naar voren dat alle vijf hogescholen voor alle opleidingen zijn geaccrediteerd en deze accreditatie ook willen behouden. Hogescholen zijn dus wel bezig met de kwaliteit van het onderwijs en hebben hier ook een kwaliteitszorgsysteem voor geïmplementeerd, zo blijkt uit de interviews. Alleen verstrekken hogescholen in het jaarverslag weinig specifieke informatie omtrent het kwaliteitszorgsysteem.
Figuur 8: Beschrijving kwaliteitszorgsysteem in het jaarverslag
15 9 4 10 10 11 6 11 0 2 4 6 8 10 12 14 16 Niet Systeem alleen genoemd Systeem toegelicht Ook relatie met accreditatie en doelen beschreven A an tal j aa rv ersla g en Kwaliteitszorgsysteem beschrevenMate waarin informatie over het kwaliteitszorgsysteem in het jaarverslag is
opgenomen
2008 2009
4.1.3.5 Verbeteringen in het interne beheersingsysteem
“In welke mate worden wijzigingen en verbeteringen in het interne beheersingsysteem weergegeven?” Dit betreft vraag 15 van de vragenlijst. Bij deze vraag worden vier antwoordcategorieën onderscheiden. Hogescholen zijn sinds kort pas bezig met risicomanagement, zo gaven ook de Groot en van Boxtel (2010) aan. Als hogescholen op dit moment bezig zijn met de ontwikkeling van het risicomanagementsysteem, zou je verwachten dat ze ook verbeteringen doorvoeren met betrekking tot dit systeem. RJ 660 paragraaf 406 zegt het volgende:
“Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de aanwezigheid en werking van het interne risicobeheersing- en controlesysteem in het boekjaar. Het bestuur geeft daarbij tevens aan welke eventuele significante wijzigingen zijn aangebracht, welke eventuele belangrijke verbeteringen zijn gepland en dat één en ander met het, indien aanwezig, met toezicht belaste orgaan is besproken.”
Bovenstaande Richtlijn voor de Jaarverslaggeving geeft aan dat een hogeschool in het jaarverslag aangeeft welke belangrijke verbeteringen en wijzigingen ze heeft doorgevoerd. De verwachting is dat gezien de verplichting, het merendeel van de hogescholen ook rapporteert over doorgevoerde verbeteringen of wijzigingen.
De resultaten van deze vraag laten zien dat in 2008 slechts 7 van de 38 hogescholen verbeteringen die zijn aangebracht in risicomanagement hebben genoemd (score 3) of toegelicht (score 4) in het jaarverslag. In 2009 hebben 8 hogescholen de doorgevoerde verbeteringen genoemd of toegelicht in het jaarverslag. Dit is enigszins teleurstellend gezien de verwachting. Wel is er in 2009 ten opzichte van 2008 een toename zichtbaar in de totaalrapportage over verbeteringen in het interne beheersingsysteem (score 2, 3 en 4). In 2008 zijn er nog 31 hogescholen die geen informatie verstrekken over verbeteringen in het risicomanagementsysteem, terwijl er in 2009 nog maar 26 hogescholen zijn die geen informatie over verbeteringen opnemen in het jaarverslag. Opmerkelijk is wel dat in 2009 1 hogeschool de aangebrachte verbeteringen in het interne beheersingsysteem beschreef, terwijl er in 2008 3 hogescholen waren die de verbeteringen hebben beschreven. Mogelijk gaat het hier om hogescholen die in 2008 veel verbeteringen hebben aangebracht ten aanzien van het risicomanagementsysteem en daarom in 2009 weinig of geen verbeteringen hebben aangebracht. Indien dit het geval is dan zullen zij daar ook niet over rapporteren. Geïnterviewde personen van hogescholen geven aan dat zij niet alle doorgevoerde verbeteringen in het jaarverslag. Alleen de meest belangrijke verbeteringen worden genoemd en/of toegelicht in het jaarverslag. In de resultaten van de interviews (paragraaf 4.2.6.7) wordt nader ingegaan op de wijze waarop verbeteringen worden doorgevoerd.
Figuur 9: Verbeteringen in het interne beheersingsysteem
31 1 3 3 26 4 7 1 0 5 10 15 20 25 30 35Niet Alleen genoemd dat verbeteringen zijn doorgevoerd Verbeteringen genoemd Verbeteringen beschreven A an tal j aa rv ersl ag en Verbeteringen beschreven
Mate waarin verbeteringen in het interne
beheersingsysteem zijn opgenomen in het jaarverslag
2008 2009
Een voorbeeld van een hogeschool die de verbeteringen in het interne beheersingsysteem heeft opgenomen in het jaarverslag van 2009 en hiermee een score van 3 behaalde, is de Hogeschool Zuyd.
“Investeringen in control blijven noodzakelijk. De hiervoor noodzakelijk te zetten stappen zijn opgenomen in het intern beheersplan 2010 / 2011. Het plan richt zich op de verbetering van de AO/IB (administratieve organisatie en interne beheersing), een systematiek voor prestatiemeting (IMR = integrale managementrapportage) en de inbedding van beide in de Planning- en Control cyclus.”
4.1.3.6 Informatie over uitgevoerd toezicht
Zoals ook eerder genoemd in het literatuurgedeelte, geeft de branchecode governance in Hoofdstuk 3 paragraaf 1.6 aan dat de Raad van Toezicht zich in haar toezichthoudende taak richt op de strategie en risico‟s waarmee de hogeschool te maken heeft en de opzet en werking van het interne beheersingsysteem (HBO-raad, 2006). Aangezien de Raad van Toezicht en specifiek de audit commissie zich bezighouden met toezicht op risicomanagement, zou je verwachten dat hierover ook wordt gerapporteerd in het jaarverslag.
Bij de resultaten van vraag 18 is een verbetering zichtbaar in rapportage tussen 2008 en 2009. Hogescholen geven in de meeste gevallen wel aan dat de Raad van Toezicht en andere commissies belast zijn met het houden van toezicht op het College van Bestuur. Specifieke informatie met betrekking tot toezicht houden op risicomanagement (score van 3) wordt in 2009 in toenemende mate opgenomen in het jaarverslag. In 2008