8. Appendices
8.11 Transcript of final interview GemCC
Gemeente: GemCC (Appingedam/Loppersum/Delfzijl)
Contactpersoon: Karina Uil
frontoffice@gemcc.nl
Datum: 27-april-2011
Locatie: Gemeentehuis Appingedam
JvD = Jorn van Dijk
KU = Karina Uil
JvD Ik studeer dus bedrijfskunde aan de RuG in Groningen. Daar doe ik bedrijfskunde en dan richting business & ICT. De informatiekant van bedrijfskunde. En toen ben ik bij Logica
begonnen met afstuderen. Want daar hadden ze een hele leuke opdracht liggen, maar dat ging allemaal niet door. Want de opdracht was al vergeven. Toen moest ik op zoek naar wat anders en mijn interesse lag toch wel heel erg bij cloud technologie. Begin februari was er ook in de kamer weer een discussie over cloud technologie. Een ja dan nee voor de rijksoverheid. En ze zijn nu wel bezig naar het kijken naar de mogelijkheden. Nemen we het op in de strategie en hoe gaan we dat doen. En ook op Europees niveau. Dus het is wel een heel actueel onderwerp in de overheid. En je ziet het in alle vakbladen zie je het ook wel terug komen. Dus toen zat ik, van het is wel leuk. Op Europees en Rijksoverheid niveau daar over praten, maar uiteindelijk komt het bij gemeenten terecht. Dus hoe leeft het bij de gemeenten? Dus hoe zijn zij de toepasbaarheid van cloud, of zien ze het helemaal nog niet? Dus eigenlijk meer een
verkennend onderzoek van de technologie in het gemeenteland. En ik dacht dus dat hier 23 gemeenten waren en 23 keer een ICT afdelingen. Maar dan kom je erachter dat een GemCC al voor 3 gemeenten wat doet. Zo is ten Boer met Groningen….
KU Ja, het OGD (Oost Groningen Digitaal)
JvD Ja het OGD in het oosten. Dus nu heb ik een 7 tal gemeenten geïnterviewd. En nu dus hier een samenwerkingsverband.
KU Dus het is voor jou hier het eerste samenwerkingsverband die je interviewt?
JvD Ja. Nou ja in Leek ben ik geweest en daar hebben ze wel een samenwerkingsverband met Zuidhorn. En in Winsum zitten ze ook met de Marne en Bedum. Alleen dat is allemaal nog…. KU Kinderschoenen?
JvD Ja, kinderschoenen… In vergelijking met hier….? KU Ja wij zijn wat dat betreft al wat verder.
JvD Dus nu is mijn vraag; hoe zit dat met zo’n samenwerkingsverband? Hoe is dat tot stand gekomen?
KU GemCC is in 2003 gestart. En de oprichter van GemCC, Jan Bos, die….. De zaken waar de gemeenten tegen aan lopen komt eigenlijk altijd met elkaar overeen. Rijksoverheid vraagt heel veel. En vooral in kleine gemeenten is de ICT afdeling vaak 1 of 2 personen. En als je dan ziet wat er moet gebeuren op automatiseringsgebied. Dat is gewoon ontzettend veel. En dat kun je met twee man niet doen. 1, omdat twee man te weinig is. 2, omdat je vaak de kennis niet hebt. De ICT afdeling in de kleine gemeenten zijn nog opgebouwd zo van; oh jij hebt verstand van een computer, jij weet hoe die aan en uit moet. Dus hup, stempel erop; systeembeheerder. En dat was ook in Appingedam zo. Delfzijl had al een aantal systeembeheerders van buitenaf
aangetrokken. En Loppersum was het mensen die financieel wat deskundig waren en die waren ook maar systeembeheerder erbij. Daarvan heeft één de keuze gemaakt van ik wordt maar echt systeem beheerder. En die ander die zei; nou ik ga toch terug naar de financiële afdeling. En uhm, Jan Bos zag dat toen en die zei; we moeten gewoon samen. We moeten onze krachten bundelen en zorgen dat we een automatiseringsafdeling krijgen. En dat heeft hij ook gedaan. En in 2003 zijn Appingedam en Delfzijl samen gegaan. En in 2004 is ook Loppersum daar bij gekomen.
JvD Ok.
KU De eerste paar jaar zijn we vooral bezig geweest waar OGD mee worstelt. En waar Bedum enzo mee worstelen; het zorgen dat het één afdeling wordt.
Ik ben hier sinds 2007 en wat ik hier aantrof was een technisch zeer goed ingerichte afdeling. We draaien met Citrix, Oracle, SAP maar we hebben ook Centric en een SQL omgeving. Gewoon alles up to date aan de techniek kant.
Wat niet was ingericht was de processen kant. Dus hoe organiseer je een
automatiseringsafdeling. Waar komen de calls binnen? Wie gaat er mee bezig. Het was een beetje een mierenhoop. Er kwam ergens wat binnen en iedereen kwam er op af. En iedereen kwam er wel weer met wat uit. Maar enige structuur zat daar niet in. En daar ben ik de afgelopen jaren mee bezig geweest.
JvD Met die front- en back office, wat op jullie website staat?
KU Ja, maar ook ITSEL???? naar binnen gerold. Dus niet dit is ITSEL en zo gaan we het doen. Maar nee, met de beheerders overleggen hoe komt het binnen en hoe gaan we er mee om. En wat is een eerste lijns call? Dus echt samen met de beheerders zorgen dat er proces matig gewerkt wordt.
JvD Ok.
KU Daar staan we nu, zover zijn we nu eigenlijk. Nu is GemCC zo ver om te kijken of er nog andere instellingen zijn die we kunnen helpen. Nou, we praten bijvoorbeeld met de VKB in
Appingedam. We praten Groningen Seaports. Daar we al dingen voor. De ISD (Inter Gemeentelijke Sociale Dienst) is een grote klant, die zit er bij in. Die zit bij Delfzijl in het
gebouw. Sociale recherche is een klant. Dus heel langzaam worden we groter en doen we voor meer organisatie wat.
JvD Maar voornamelijk de publieke sector?
KU Ja, je moet je ook niet gaan mengen met commerciële dingen. Dan worden de belangen ineens heel anders. En ik weet niet of het goed komt dan. Ik denk dat het gewoon goed is… en het is ook belangrijk dat je weet wie je klanten zijn. Ik wil bijvoorbeeld altijd een servicedesk bij de balie. Want als hier iemand bij de balie staat en een rijbewijs/paspoort kan niet de deur omdat iets plat ligt. Voel je dat hier op de servicedesk. Maar ga je in Groningen zitten, en ga je zeggen; ohh in Appingedam kunnen ze ff geen rijbewijzen doen. Dan ben je dat gevoel kwijt. En ik vind dat het belangrijk is dat beheerders weten: daar doen we het voor. Dus dichtbij blijven. JvD Maar zit die hele club wel gecentraliseerd?
KU Ja, we zitten hier in Appingedam. Maar er zit ook altijd iemand in Delfzijl. Want dat is de grootste groep gebruikers. Altijd dus een front office medewerker in Delfzijl. Twee ochtenden in de week gaat er iemand naar Loppersum. En we hebben sinds kort de backoffice van de DAL gemeenten (Delfzijl-Appingedam-Loppersum), die gaan dingen samen doen. En ze zijn er mee gestart, nou wij zijn eigenlijk de eersten, maar dat vergeet iedereen. Maar de eerste club is
Vergunning Toezicht Handhaving VTH en die is in Delfzijl gekomen. In het oude arbeidsbureau. En daar zit een club en die beheren we ook. En daar gaat één ochtend in de week een
beheerder van ons heen.
JvD Ok, dus zo langzaam aan wordt het telkens groter….? KU Ja, het wordt telkens groter.
JvD Jullie technische omgeving, staat die ook op één locatie?
KU Die staat, in principe, hier. En de uitwijk in Delfzijl. Dus we hebben onze eigen verbindingen tussen hier en Delfzijl. En Citrix hebben we gesplitst. Dus de helft van de ……? staat hier, en de andere helft in Appingedam.
Jvd En over de gemeenten, hoeveel medewerkers hebben jullie dan? En zit daar nog schaalvoordeel bij?
KU Wij zijn totaal met 9 FTE. Maar we hebben niet meer zo van jij werkt alleen voor Loppersum en jij alleen voor Appingedam. Wij zijn gewoon als GemCC één club die de automatisering doet voor de drie gemeenten, ISD en sociale recherche. Dat maakt dus nu niet meer uit. Zo was het in het begin wel een beetje. Van; je moet zoveel tijd aan ons besteden. Maar goed, dat is in de praktijk niet meer bij te houden. Zo werkt dat ook niet. Als je dan een week te veel aan één organisatie hebt besteed dan moet je…. Dat werkt niet. Zo kan je ook niet werken. Maar goed, in het begin als je mensen toe moet wijzen aan zo’n organisatie moet je daar natuurlijk wel naar kijken. Hoeveel moet je inleveren zeg maar. Dat hebben ze op het begin wel gedaan. JvD Zijn jullie al bezig met cloud technologie?
KU Nee.
JvD Helemaal niks?
KU Nee. Bewust, want ik vind dat je meer zeer privacy gevoelige informatie om. En ik vind het gewoon nog te tricky. Als je, en dan bedoel ik cloud ‘buiten’. Dus echt de grote cloud. Kijk je kunt uiteindelijk kun je ons ook zien als een cloud, we zijn een cloud ‘binnen’. Maar de grote cloud buiten, je weet ook niet waar je het neerzet. Het is allemaal nog te vrijblijvend in die wereld, voor ons. Je weet als je bijvoorbeeld het ergens neerzet, en het is voor de Amerikaanse overheid, dan zit die er gewoon midden in te wroeten. Nou dat kan ik niet uit gaan leggen dat bepaalde data daar zo toegankelijk is dat de Amerikaanse overheid daar bij zit. Zo zijn er allerlei dingen waarvan ik denk; het is nog niet veilig genoeg dat wij daar…. Met wie moet je ook afspraken daarover maken? Het staat allemaal nog in de kinderschoenen. En wij doen daar bewust nog niks mee.
JvD Ok, en over 5 tot 10 jaar? Als het al wat meer uit de kinderschoenen is.
KU Nou als ik met iemand afspraken kan maken en kan zeggen van; zo zit de beveiliging in elkaar, zolang moet je dingen voor me bewaren. Dan ben je in gesprek met iemand. Die gaat dan daar ook over. Dan wordt het vast ook…. Dan komen er ook organisatie die dat weer gaan toetsen en kan dat? En terecht zeg je dat de Rijksoverheid aan het kijken is wat kunnen we ermee. Maar er komen ook vast voorschriften wat we wel mogen en wat niet. Het GBA zal er niet gauw opkomen. Terecht denk ik. Wellicht word documenten die gewoon over en weer gaan… dat zou best kunnen. Weet je, het is een beetje wat voor informatie zetten we er wel op. En wat voor informatie zetten we er wel op en wat zetten we er niet op.
JvD Ja goed, ik denk ook niet dat ze als eerste beginnen met de meest privacy gevoelige data. Dat ze langzaam beginnen.
JvD Maar dat je dus eigenlijk als partij te klein bent, als gemeente en als samenwerkingsverband, om te eisen voor bepaalde voorwaarden?
KU Ja, kijk nu heb ik er grip op. Nu weet ik waar mijn back up staat. Ik weet waar mijn data staat. Ik weet wie er wel en niet bij kunnen. Even, wat voor hackers groep dan ook los daar van. Als iemand wil kunnen ze natuurlijk overal bij. Maar wij hebben geen achterdeur opstaan zeg maar. Dan moeten ze echt gaan inbreken. Dan praat je over echte criminaliteit. Dat zou kunnen. Maar als je dat van te voren niet kan overleggen met een organisatie in de cloud. Dan is het voor mij nog een stap te ver.
JvD Ok. Duidelijk. Dat was even snel over de cloud. Ik heb voor mijn onderzoek een aantal vragen. Afhankelijk van de antwoorden is het binnen een half uurtje. Laatst heb ik ergens twee uur gezeten!
KU Ja zo gaat dat dan he.
JvD Waarom ik dit doe? Omdat ik gewoon voor mijn interview een aantal vaste vragen moet hebben. Die kan ik dan in mijn onderzoek gebruiken om te vergelijken. Sommigen zullen hier dan misschien net wat anders gelden dan bij gemeenten. Maar als we hier gewoon door heen gaan komen we er vanzelf wel achter.
KU Is goed.
JvD Ja, vraag 1 en 2 hebben we gehad. Vraag 3, kunt u kort vertellen wat uw functie precies inhoudt?
KU Ik ben hoofd GemCC en geef leiding aan een club automatiseerders van het GemCC. JvD En u maakt de strategische beslissingen?
KU Ja, in principe wel. Diegene die het uiteindelijk goed moet keuren zijn de gemeente
secretarissen. Dus die beslissen uiteindelijk. Daar moet ik verantwoorden aan afleggen. Maar ja, de voorstellen komen van mij. Als het over automatisering gaat, niet de ‘i’ kant. Niet informatisering. Want dat zit in de organisaties, dat zit bij de gemeentes zelf.
JvD Dus GemCC is echt alleen voor de automatisering van de ICT? KU Heel bewust, alleen automatisering.
JvD Ok, dat is duidelijk.
KU Nee, maar goed dat wil nog wel is door elkaar heen lopen. JvD Hoeveel werknemers heeft deze gemeente/partners? KU Wij hebben in totaal 650 werkplekken die wij bedienen. JvD Dus die gebruiken allemaal ICT diensten?
KU Ja.
JvD Hoeveel IT medewerkers, die eigenlijk net al zijn gezegd…. KU 9
JvD Inclusief uzelf.
KU Aangevuld met stagiares en inhuur medewerkers. Die zitten daar niet bij. Maar vast in dienst zijn het er 9.
JvD Ok. En de cloud technologie is nog niet aanwezig binnen jullie organisatie? KU Nee.
JvD Jullie IT strategie. Is alle IT in eigen beheer? Ik zag net al wat van PinkRoccade. Werken jullie veel samen met dergelijke groepen?
KU Nou, Pink maakt net als centric applicaties voor de gemeenten. Maar in principe is het nog steeds de IT in eigen beheer. Maar er zijn wel een aantal applicaties die als web applicatie
aangeboden worden. Dus ja die beheer je dan niet. Maar in principe ja, voor 80% is alles in eigen beheer.
JvD Dat is bij de meeste gemeenten zo.
KU Ja dat komt dan door die applicaties van Pink en Centric.
JvD Ok, alle ICT diensten die zitten dus hier behalve de helpdesks in de andere gemeenten? KU Ja
JvD In hoeverre bepaalt de Provincie en den Haag wat jullie moeten doen.
KU Nou die bepalen niet de IT, dus niet de automatisering strategie. Maar die bepalen de informatisering strategie. Die bepalen wat er opgeleverd moet worden. En of je dat nou met product X, Y of Z doet. Dat moet je zelf weten. Maar den Haag bepaalt daarin heel veel. Het antwoord komt eraan. Al die wetgeving als WABO en BAG en de hele mikmak dat bepaalt den Haag. Alleen wij bepalen de strategie hoe we het gaan aanbieden.
JvD Ondervinden jullie wel eens last van de Provincie of den Haag. Van, Gemcc het is leuk dat jullie het zo doen maar…..
KU Wij niet, maar de ICT coördinatoren wel. Die ondervinden wel de snelheid waarmee den Haag dingen naar binnen gooit en de druk die erop komt. Ja daar heb je wel is mee te doen. Maar als automatisering staan wij daar op zich…. We hebben wel de discussie gehad over open source. Die hebben we wel mee gekregen. Alleen die is nu helemaal van tafel.
JvD Ja dat was toch laatst dat ze zeiden dat die opbrengsten niet zo…..
KU Nee dat was één onderzoeksbureau die heeft uitgezocht dat je eigenlijk… wat er eigenlijk gezegd is dat als je geen geld betaald voor de applicatie dat je dan geld moet betalen voor de ondersteuning. Maar als je wel geld betaald voor de applicatie dan is je ondersteuning minder. Dus uiteindelijk maakt niet het niet uit welke keuze je maakt. Maargoed dat is ook wat wij altijd zeggen. Je kan wel open source naar binnen halen. Maar als ik dan geen beheerders krijg. Of ik moet ze zelf opleiden, moet je kijken wat dat kost. Dus dat is een beetje een discussie.
JvD Dus rechts of linksom betaal je evenveel?
KU Ja maar dat is niet de hele wereld met je eens. Maar dat is wel mijn beeld erbij. JvD Innovatief, conservatief of gemiddeld?
KU Gemiddeld. Wij zijn op sommigen dingen absoluut innovatief als ik dat zo hoor in gemeente land. Maar wij willen zeker niet vooraan lopen met een aantal dingen. Helemaal niet met bepaalde applicaties. Laat ze het ergens anders maar eerst testen. En dan gaan wij wel. Dus we zijn echt gemiddeld.
JvD En dat zal het zelfde zijn voor cloud; laat ze ergens anders eerst maar een aantal diensten afnemen?
KU Ja, extra geld uitgeven voor onderzoek kan niet. Dat geld hebben we niet en we moeten een beetje zuinig zijn. Je kunt het maar 1x uitgeven. Dus wij hebben geen innovatie geld. Jvd De relatie met omliggende gemeenten is goed?
KU Nou in ieder geval met de gemeenten waar we mee samen werken is goed. Wat ik merk is dat degenen die daar buiten weer vallen. Dat is met wat minder contact. Dat is een beetje raar in gemeente land. Maar je hebt gewoon wat minder contact. Het wordt wel wat beter maar dat kan wel verbeterd worden.
JvD En is GemCC een succes verhaal, waardoor andere gemeenten zullen zeggen; daar willen wij met mee?
dat zijn. Dus daar zijn we mee bezig. Heel langzaam komt dat dat mensen gaan vragen en bellen van; wat zijn jullie aan het doen. Maar gemeentes willen ook graag zelf het wiel uitvinden. Dus blijkbaar is dat gemeente eigen.
JvD Op zich wel interessant, alle processen zijn eigenlijk hetzelfde bij de gemeenten. Maar er zijn 418 gemeenten, en zonder de samenwerkingsverbanden, wordt er 250 keer het wiel zelf uitgevonden. 250 keer bedenken ze er een oplossing voor. En dat zie je hier ook.
KU Ja, dat is ook wat je binnen DAL ziet. Daar zie je ze dus samenwerken en de processen op elkaar aansluiten. Wat nu wel drie keer is ingericht. Maar wel op dezelfde manier. En dat blijkt zelf in een samenwerkingsverband blijkt dat soms lastig te zijn. Samenwerking is gewoon heel lastig, dat blijkt maar weer.
JvD Maar toen jullie begonnen, toen zaten er heel veel verschillen in neem ik aan? KU Ja.
JvD Maar worden die processen nu telkens meer op elkaar afgestemd? KU Ja dat gaat steeds beter. Ja absoluut.
JvD En jullie kiezen ook voor dezelfde applicaties?
KU Ja in principe ja, alles wat nieuw wordt is alle drie gelijk. Maar in de historie zitten nog een aantal applicaties die verschillend zijn. En die bieden wij ook nog aan. Het maakt ons niet uit wat je kiest, wij kunnen het wel ondersteunen.
JvD Jullie IT budget, hoe wordt dat bepaald?