Theoretische achtergrond van strategische besluitvorming

Wanneer er gekeken wordt naar het begrip strategische besluitvorming ziet men dat deze is opgebouwd uit twee verschillende elementen, namelijk: strategie en besluitvorming. Literatuur over strategie gaat voornamelijk over de inhoudelijke kant en heeft veelal een lange-termijn karakter. Besluitvorming heeft betrekking op de wijze hoe een besluit tot stand komt (Pool, 1990, p.7). Kenmerkend van strategische besluitvorming is dat ze relatief gezien ten opzichte van andere besluitvormingen binnen organisaties het minst vaak voorkomen. Bovendien wordt strategische besluitvorming voornamelijk in gang gezet door de omgeving van de organisatie en de organisatiestructuur (Pool, 1990, p.8: Ter Bogt, 2006, p.113).

5.1.1 Besluitvorming

Besluitvormingstheorie bestaat uit twee terreinen; sociologische en psychologische benaderingen (Pool, 1990, p.7; Sorge en Warner, 1997, p.308). De sociologische benadering, ook wel groep- en organisatorische besluitvorming genoemd, legt de nadruk op invloeden van institutionele factoren. Voorbeelden van institutionele factoren zijn de in een bepaalde omgeving/groep bestaande regels, waarden, gewoontes, macht, interne en

De tweede benadering voor besluitvorming komt vanuit de psychologie en wordt ook wel individuele besluitvorming genoemd. Deze theorie heeft voornamelijk betrekking op beslissen en op het beslissingnemende individu (Pool, 1990, p.8). Deze benadering gaat er volgens Sorge en Warner (1997, p.309-310) vanuit dat bij een besluitvormingsproces een manager door rationeel te handelen een zo goed mogelijke oplossing zal vinden voor een probleem of om een kans te benutten. Volgens Simon (1976, p.38-41) heeft een manager zijn eigen cognitieve beperkingen, namelijk: gelimiteerd door zijn/ haar eigenschappen, gewoontes, reflexen, gelimiteerde kennis, waarden en normen. Al deze beperkingen bij elkaar vormen samen het begrip bounded rationality oftewel begrensde rationaliteit (Simon, 1976, p.38-41). Wanneer een manager niet cognitief is begrensd, zou een manager tot de meest optimale beslissingen moeten kunnen komen voor een organisatie. Echter, door de begrensde rationaliteit zal een besluit gebaseerd zijn op tevredenheid over een bepaalde oplossing (Simon, 1976, p.80-81). In elke situatie waar onzekerheid is over wat dient te worden behaald en hoe de besluitvorming tot stand moet komen, is sprake van begrensde rationaliteit (Sorge en Warner, 1997, p.310). Daarnaast stelde Mintzberg (1979, p85) dat door de vele informatie zowel extern als intern een manager met zijn cognitieve beperkingen niet tot een optimaal besluit kan komen. Door onder andere de rationele beperkingen ligt de nadruk van de psychologische benadering op informatie asymmetrie en het modelleren van effecten. Informatie asymmetrie kan een gevolg zijn van informatie bias. (Sorge en Warner, 1997, p.308). In het komende stuk wordt alleen ingegaan op de complexiteit en onzekerheid en informatie bias bij besluitvormingsprocessen. Dit zijn namelijk de punten die gerelateerd worden aan de BSC in dit onderzoek.

5.1.2. Complexiteit en Onzekerheid

Mintzberg heeft veel werken (1972, 1976, 1979, 2003) over besluitvormingsprocessen geschreven waarin in het verleden centraal stond dat strategie voortvloeit uit een zich gaandeweg ontwikkelend proces en niet zozeer een weloverwogen, geheel opgezet

Uit deze niet- rationele besluitvormingsprocessen ontstaan de toekomstige lange-termijn strategieën van organisaties (Pool, 1990, p.8; Mintzberg, 1979, p.69). Tevens is uit onderzoeken van Mintzberg gebleken dat managers worden geconfronteerd met complexe problemen die vooraf niet waren ingecalculeerd en dit leidt tot ongestructureerde besluitvormingsprocessen (Mintzberg, 1976, p.246, 1979, p.69, 2003, p.61-62). Om ongestructureerde besluitvormingsprocessen te voorkomen wordt een besluitvormingsproces opgedeeld in kleinere gestructureerde besluitvormingsprocessen, waardoor een manager meer overzicht krijgt (Mintzberg, 1976, p.246). Dit komt overeen met de impliciete aannames van Markus en Pfeffer, uit hun onderzoek naar het falen van implementaties van accounting en control systemen (1983, p.206), met betrekking tot beperkte rationaliteit. Uit deze aannames blijkt dat managers een voorkeur hebben voor gedetailleerde informatie, tijdige informatie en voor kwantitatieve informatie. Dit wordt gemakkelijker als het besluitvormingsproces wordt opgedeeld.

Uit een onderzoek van Mintzberg (1972) waarin vijf managers werden geobserveerd om hun dagelijkse werkzaamheden in beeld te krijgen, is gebleken dat managers een zenuwcentrum zijn. Hun dagelijkse bezigheden bestaan voornamelijk uit het verwerken en het doorgeven van interne en externe informatie en het nemen van besluiten. De voornaamste vorm van de informatie is verbaal, omdat managers zich 78 procent van hun tijd bezig houden met verbale activiteiten, vergaderen en dergelijke (Mintzberg, 1972, p.93, 2003, p.22). Dit is een probleem voor strategische managementsystemen, omdat de verbale informatie van hogere niveau managers niet wordt opgeslagen. Met als gevolg dat deze informatie niet toegankelijk is voor derden (Mintzberg, 1972, p.96).

In 2004 heeft Ter Bogt een onderzoek gedaan naar het gebruik van prestatie-indicatoren door wethouders. Wethouders nemen net als managers strategische besluiten over langere termijnen in een complexe en onzekere omgeving. Uit het onderzoek blijkt ten eerste dat wethouders, door de complexiteit en de onzekerheid die gepaard gaan met hun taken en werkomgeving, een grote voorkeur hebben voor rijke informatie en relatief weinig voorkeur voor formele prestatie-indicatoren.

De tweede bevinding was hoe lager de concreetheid en de meetbaarheid van de output en hoe lager de kennis over het transformatieproces samen met hogere interne onzekerheid, des te lager de kans op prestatiemetingen. Hierdoor prefereren wethouders rijke informatie voor het besturen van een organisatie. Eén van de voornaamste bronnen voor rijke informatie is verbale informatie (Ter Bogt, 2004, p.241). Dit sluit aan bij de casestudie van Mintzberg uit 1972 waarin naar voren kwam dat managers vooral kennis vergaren en doorgeven door verbale activiteiten en weinig tijd spenderen aan een formeel managementinformatiesysteem (Mintzberg, 1972, p.96). Er moet wel op gelet worden dat de uitkomsten van het onderzoek van Ter Bogt (2004) mogelijk beïnvloed worden door de non-profit/politieke omgeving. Kaplan en Norton (2001b, p.97-99) zeggen dat BSC ook toepasbaar is in non-profit organisaties, maar richten zich meestal in hun onderzoeken op profit organisaties.

Kortom Mintzberg (1972, p.96) stelt dat door de complexiteit van de omgeving, door de ongestructureerde wijze van beslissen en het feit dat de meeste informatie in de hoofden van managers zit, management informatiesystemen nauwelijks worden toegepast voor strategische besluiten. Toch kan worden gesteld dat het een logische reactie is van managers om de complexe omgeving in één model proberen weer te geven. Zo trachten managers overzicht te krijgen over de complexe omgeving, aldus Mintzberg (1976, p.25). Uit het onderzoek van Ter Bogt (2004, p.241) komt naar voren dat hoge complexiteit en onzekerheid leiden tot gebruik van rijkere informatie en tot minder gebruik van prestatie-indicatoren bij beslissingen. Dus managers hebben een voorkeur voor gedetailleerde informatie volgens de impliciete aannames van beperkte rationaliteit terwijl uit onderzoek is gebleken dat bij besluiten vooral rijkere informatie wordt toegepast.