De informatieverwerkende capaciteit binnen de huidige situatie zorgt voor problemen. Het verouderde
systeem Vul2000 beperkt de mogelijkheden die er zijn om de effecten van gebeurtenissen te kunnen
analyseren. Het is arbeidsintensief om de huidige stand van zaken binnen de productie te verkrijgen en
vervolgens te verwerken in het systeem. Tevens is er zoals reeds eerder opgemerkt geen ondersteuning
vanuit Vul2000 voor de scheduling van de mengafdelingen. De informatieverwerkende capaciteit zal dus
moeten stijgen.
De doorlooptijd van verschillende beslissingen is ook relatief lang. Het komt voor dat
verantwoordelijken niet (meer) aanwezig zijn gedurende de productietijd. Hiernaast is er ook geen
daadwerkelijke overname van de verantwoordelijkheden en worden beslissingen genomen op verkeerde
niveaus in de hiërarchie en op een ad hoc basis. Zo zijn bijvoorbeeld de scheduler en planners weg om
16:00 uur en zijn er op de verschillende productieafdelingen in de nachtploeg geen ploegchefs. Het is
belangrijk dat de juiste personen aanwezig zijn of dat de mensen die momenteel de beslissingen moeten
nemen hierin worden geleid zodat de juiste keuzes gemaakt worden.
4.7.1 Informatieverwerking
Zoals paragraaf 2.3 beschrijft is er weinig ondersteuning voor de uit te voeren taken vanuit de gebruikte
software. De uitvoering van bijna alle taken hangt voor een groot deel af van de kennis en ervaring van
de uitvoerende. Paragraaf 4.7.2 behandelt dit probleem, deze paragraaf gaat verder in op de overige
problemen betreffende de informatieverwerking.
Een groot deel van de informatie binnen Johma is opgeslagen in verschillende databases en een
ERP-systeem zorgt enigszins voor de koppeling van deze verschillende bronnen. Er is echter nog steeds veel
informatie nodig die van andere mensen moet komen. Het beste voorbeeld is het controleren van de
huidige productiestatus. Dit is een taak van de scheduler, maar de benodigde informatie (de standen op
de verschillende productielijnen) komt vanaf de teamleiders of ploegchefs. De teamleiders of ploegchefs
schrijven het even snel op een kladje of onthouden de status van de verschillende lijnen. Op alle vier de
aspecten besproken in paragraaf 3.4.3 (gemak van verkrijging, tijdigheid, zekerheid en stabiliteit) scoort
deze manier van werken laag.
Directe registratie aan de lijn door de operator op een werkstation dat gekoppeld is aan het netwerk kan
op een aantal punten een verbetering verzorgen. Zoals hierboven beschreven moet nu iemand een ronde
lopen om de status bij te houden. De operator houdt de status op zijn productielijn ook in de huidige
situatie al bij op de OEE-lijsten voor een latere verwerking. Door dit te digitaliseren kan deze informatie
als input dienen bij de controle van de voortgang van de productie. Het gemak van verkrijging is
verhoogd en bij een regelmatige update door de operator is ook de tijdigheid hoog. Doordat de operator
slechts de status van één lijn hoeft bij te houden is de kans op vergissingen kleiner en dit zorgt voor meer
zekerheid. De stabiliteit van de informatie is gelijk aan de oude manier van werken doordat de productie
door blijft gaan na het moment van registratie. Gegevens blijven dus veranderen. Door bijvoorbeeld met
sensoren de registratie nog verder te automatiseren zal ook de stabiliteit vergroten omdat men dan met
daadwerkelijk up-to-date gegevens kan werken.
Door de informatieverwerking op deze manier te verbeteren is er sneller inzicht in de huidige status. Het
ophalen van de huidige status van de productie is belangrijk bij veel gebeurtenissen die de aannames, die
gemaakt zijn tijdens de creatie van het offline schedule, verstoren. Bijvoorbeeld bij de vraag of er een
nieuwe order bij geproduceerd kan worden. De doorlooptijd voor beslissingen wordt korter met de
hierboven beschreven werkwijze en dit is een stap richting meer flexibiliteit en zekerheid richting de
klant (zie paragraaf 3.4).
4.7.2 Taakverdeling
Een juiste taakverdeling is heel belangrijk om beslissingsprocessen in juiste banen te leiden. Het meest
sprekende voorbeeld van een onjuiste taakverdeling binnen Johma is het vertrekken van
beslissingsbevoegden en taakverantwoordelijken gedurende de dag. De productie werkt momenteel in
drie ploegen waarbij de nachtdienst als schoonmaak en voorbereidingsploeg dient. Er zijn nu in principe
voldoende teamleiders en ploegchefs voor de twee productieploegen. Het probleem ligt buiten de direct
bij de productie betrokken functies. De planners en de scheduler zijn aanwezig tot 15:00 of 16:00. De
middagploeg voor de afvullijnen loopt tot 23:00 en staat regelmatig ook vol gepland tot deze tijd. Als er
nu door een storing of een andere onvoorziene gebeurtenis problemen ontstaan zijn de
taakverantwoordelijken niet meer aanwezig. Nu worden deze taken enigszins gedelegeerd aan de
ploegchefs. De kennis voor een juiste uitvoering zit echter voor een deel bij de planners en scheduler,
hierdoor verloopt alles moeizamer.
Hiernaast is het door de groei van het productievolume volgend jaar in drukke perioden noodzakelijk dat
er zeven dagen per week in drie ploegen gewerkt moet worden. Als eerste zal er voldoende
productiepersoneel moeten zijn om de ploegen te vullen. Ten tweede moeten er voldoende
leidinggevenden aanwezig zijn, dit betekent dat er extra leidinggevenden moeten komen om de werklast
voor teamleiders en ploegchefs binnen redelijke grenzen te houden. Ten derde betekent meer
productietijd ook dat de schedulers en planners gedurende relatief meer tijd afwezig zijn.
Het afwezig zijn van taakverantwoordelijken zorgt ten eerste voor een moeizamer verloop van de
uitvoering van de taken, de kennis en routine is immers niet aanwezig. Hiernaast zorgt dit echter ook
voor onnodige wachttijd in het nemen van beslissingen. Dit probleem speelt bijvoorbeeld in de ochtend.
De scheduler arriveert om 7:00, maar de mengafdelingen beginnen al om 6:00 de eerste salades te
mengen. Het komt veelvuldig voor dat er achterstanden zijn van de vorige dag en het is de taak van de
scheduler om deze achterstanden te verwerken. Hierdoor wordt er dus al enige tijd geproduceerd voordat
de scheduler daadwerkelijk alles heeft verwerkt. Er is een wachttijd in de uitvoering van de taak
verwerken van achterstanden voorgaande dag en er wordt al wel geproduceerd voordat deze taak is
uitgevoerd.
Voor een deel kunnen deze problemen worden opgelost door extra personeel aan te nemen, maar voor
een belangrijk deel is opleiding/ondersteuning van bestaand personeel de oplossing van het probleem. De
scheduler hoeft niet per se 24 uur per dag 7 dagen per week aanwezig te zijn, maar taken moeten op een
juiste manier gedelegeerd kunnen worden. Als de taakverantwoordelijke niet aanwezig is moet er iemand
zijn die de taak kan uitvoeren. Deze moet ook de toestemming hebben om de taak uit te voeren en de
kennis hebben om de taak op een redelijke wijze uit te voeren. Protocollen opstellen voor situaties zoals
beschreven in paragraaf 3.4.1 om zo tot de meest wenselijke beslissingen te komen is hiervoor
noodzakelijk. Tevens kan goede software de uitvoering van taken in goede banen leiden. Nu hebben
slechts enkele mensen voldoende kennis in huis van het schedulingsysteem. Een systeem met een
overzichtelijk interface kan er voor zorgen dat ook mensen met minder kennis van het systeem er
beslissingen op kunnen baseren.
In document
Verbetering van planning & scheduling binnen Johma
(pagina 84-87)