Speciale collectieve leermomenten

6.5.1 Algemeen

Teamdagen

In één van de wijkteams worden eens per 6 weken alle medewerkers geacht aanwezig te zijn tijdens een teamdag die gehouden wordt op het bureau.

Tijdens de teamdag die in het kader van het onderzoek is geobserveerd, stonden de volgende onderwerpen op de agenda: de resultaten van een werktevredenheidsonderzoek, de invoering van de nieuwe regionale nood-hulp, de kerstborrel en de bezetting van crimeteam en flexteam. Na afloop van het plenaire gedeelte kreeg men de opdracht om met elkaar te bespre-ken welke zabespre-ken prioriteit verdienen de komende periode.

Instructie over voorgeleiding via videoconferencing

Vrij toevallig werd er tijdens een observatiedag een instructiesessie gehou-den voor hulpofficiers, waarin technische instructie werd gegeven inclusief praktische oefeningen over voorgeleiding via videoconferencing.

Die methode wordt toegepast in IJsland, waar net als in de regio waar een van de onderzochte teams onder valt slechts weinig hulpofficieren voor een

veel heen en weer moet rijden om de diverse voorgeleidingen uit te voeren.

In IJsland is men daarom gaan werken met videoconferencing: de agent die de aanhouding verricht zoekt per video contact met de hulpofficier, die ook de beschikking heeft over de benodigde videoconferencingapparatuur. Aldus wordt de verdachte op afstand gehoord en de voorgeleiding uitgevoerd, mits er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.

Deze methode is gesignaleerd door een medewerker uit het wijkteam, wat heeft geleid tot een regionale pilot. In dat kader werd deze instructie gehou-den.

Bloedgroependag of brigadiersdag/sterke diender dag

Een keer per jaar worden in één van de wijkteams de ‘bloedgroependagen’

gehouden. Dat zijn momenten waarop gezamenlijk gereflecteerd wordt op wat er in het bedrijf goed gaat, wat men aan elkaar en aan de leiding heeft en wat er beter en anders zou kunnen.

In een ander wijkteam heet een vergelijkbare bijeenkomst een sterke dien-der dag.

Klankbordgroep

Sinds een paar jaar is in één van de wijkteams naast de ondernemingsraad een aparte klankbordgroep, waarin een aantal collega’s reflecteren op ont-wikkelingen in het bedrijf en op voorstellen en plannen. Ten opzichte van de OR heeft de klankbordgroep een minder formele status: voor de leiding biedt de klankbordgroep een extra kans om te peilen hoe ontwikkelingen en nieu-we plannen op de nieu-werkvloer worden ervaren, voor het personeel geeft de klankbordgroep kansen om de leiding kritisch te bevragen en ongevraagd adviezen te geven.

Projectleideroverleg / wijkteam managementoverleg

De wijkchef en zijn adjuncts van één van de wijkteams komen regelmatig bijeen om de grote lijnen van de organisatie te bespreken in wat het project-leideroverleg wordt genoemd. In een ander wijkteam heet eenzelfde bijeen-komst het wijkteam managementoverleg. Daarin worden bijvoorbeeld wijk voor wijk de cijfers doorgenomen en eventuele aandachtspunten benoemd.

Districtsmanagement overleg

Vanuit een van de wijkteams is ook het overleg van het districtmanagement geobserveerd. Dat bleek een hele interactieve ochtend, waar onderwerpen worden op een ludieke manier gebracht werden (filmpje, quiz).

6.5.2 Hoe en wat leren

Tijdens de instructie voor videoconferencing werden technische (hoe bedien je de apparatuur), praktische (waar moet je zitten om goed in beeld te ver-schijnen) en juridisch zaken geleerd (wanneer mag videoconferencing niet).

In een ander wijkteam ging het bij de geobserveerde bijeenkomsten voor een deel om informatie-uitwisseling of om uitleg en toelichting bij ontwikke-lingen, regelingen en plannen. Een aantal keren werden bepaalde personen (bijvoorbeeld de buurtregisseur) als expert bevraagd: hoe zie jij dat vanuit jouw ervaring en vanuit jouw perspectief?

Tijdens de brigadiersdag stond eerst de vraag centraal: ’hoe zit je hier van-daag?’ en ging het echt om ‘wat denk je?’, maar ook om ‘hoe voel je je en wat verwacht je en wat zou je graag willen?’. De wijkchef gaf daarin zelf het goede voorbeeld en tijdens een ronde langs alle aanwezigen spiegelde hij zo nu en dan kort wat hij hoorde. Ook stelde hij vragen naar de diepere la-gen rond gevoel en wil.

6.5.3 Factoren die informeel leren stimuleren of belemmeren

Tijdens de observaties bleek dat de kwaliteit van zulke collectieve leermo-menten sterk samenhangt met de kwaliteit van de voorzitter of instructeur die de vergadering leidt. Zo viel op dat als de motivatie voor het collectief bespreken van agendapunten achterwege blijft of onduidelijk is wat er met de opbrengst van een discussiepunt gebeurt, de bespreking veel te vrijblij-vend van karakter wordt. Dat komt participatie van collegae aan de discus-sies niet ten goede.

Verder blijkt goede voorbereiding essentieel: als schriftelijk materiaal tevo-ren is uitgedeeld zodat deelnemers kunnen lezen, komt men beter beslagen ten ijs en blijven de besproken uitleg en discussiepunten beter hangen.

Ook hier konden opnieuw zaken als veiligheid binnen de groep, assertiviteit, inzet en betrokkenheid van de individuele deelnemers als belangrijke stimu-lerende factoren worden geobserveerd.

In de overlegsituaties die in een wijkteam werden geobserveerd bleek dat de betrokkenen professioneel over hun werk en hun werksituatie nadenken, kritische vragen stellen, open staan voor elkaars ervaringen en gedachten en ook proberen om die te benutten voor het werk. Dat geldt voor de colle-ga’s onderling, maar ook voor de leiding in contact met het personeel.

De aanwezigheid van de leiding in personeelsbijeenkomsten kan er echter ook toe leiden dat niet iedereen het achterste van zijn tong laat zien. Zo observeerden we dat er buiten aanwezigheid van de teamchef meer ge-klaagd en kritiek geuit werd dan in zijn bijzijn.

Uit de observatie in de klankbordgroep bleek dat functie en doel van het overleg en de rol van de deelnemers in het overleg duidelijk moeten zijn. Zo was er bijvoorbeeld een collega uitgenodigd met een klacht die eigenlijk niet op die plek thuishoorde. Verder maakt het een verschil vanuit welke oriënta-tie iemand deelneemt. Een belangenbehartigingoporiënta-tiek levert een andere (leer)opbrengst op dan een meedenk/verhelderingoptiek.

Ook hier draagt de manier waarop de voorzitter leiding geeft, uitnodigt tot gedachtenuitwisseling, samenvat en verheldert in positieve zin bij aan de kwaliteit en mogelijke leeropbrengst van het overleg.

In één van de wijkteams werd het positief effect van het gezamenlijk vieren van successen geobserveerd. Ook in gesprekken tussen observaties door bleven mensen daar heel positief over vertellen. Het vieren draagt bij aan het feit dat de eigen ploeg als een warme deken wordt ervaren.