Aan het eind van dit rapport blikken we terug op 2015, eens te meer een boeiend jaar waarin AgODi mooie resultaten behaalde.
Het ondernemingsplan van het agentschap bevat vier delen: Dienstverlening, Beleid, Innovatie en Management. We vatten hier de belangrijkste blikvangers samen en formuleren aanbevelingen en ambities voor het volgende jaar.
Dienstverlening
AgODi haalde zijn doelstellingen
Net als de voorgaande jaren was de dienstverlening van de verschillende afdelingen van AgODi in 2015 van hoog niveau.
Voor het berekenen en communiceren van de diverse soorten omkaderingen en werkingstoelagen gelden strenge normen, die telkens gehaald werden.
AgODi engageert zich tot een tijdige betaling van het salaris aan 99,9% van alle personeelsleden. Het agentschap handelde maandelijks de dossiers voor meer dan 167.000 personeelsleden op tijd af. Elk personeelslid ontving dus elke maand op het voorziene tijdstip zijn salaris. De vergoedingen (uitgestelde bezoldiging, vakantiegeld en eindejaarstoelage) werden eveneens tijdig betaald.
Ook voor andere aspecten van het personeelsdossierbeheer presteerde AgODi heel degelijk in 2015. De vaste benoemingen op 1 januari 2015, op 1 juli 2015 en op 1 oktober 2015 werden, dankzij grote inspanningen, tijdig afgehandeld. Ook de aanvragen voor detachering en terbeschikkingstelling voorafgaand aan het rustpensioen werden op tijd verwerkt, ondanks de wijzigingen op het vlak van pensioenen die een rechtstreekse impact hadden op deze dossierafhandeling.
Beleid
Verhoogde instroom van vluchtelingen
In 2015 werd het Vlaamse onderwijs geconfronteerd met de uitdaging om een toenemend aantal kinderen en jongeren die gevlucht waren uit eigen land een plaats te geven. In eerste instantie lag de focus dan ook op het verzekeren van voldoende capaciteit in het onthaalonderwijs in het basis- en secundair onderwijs.
Het instrumentarium waarover school- en lokale besturen kunnen beschikken om het onderwijsaanbod voor anderstalige nieuwkomers te organiseren, werd gevoelig uitgebreid.
AgODi zal ook in 2016 het eerste aanspreekpunt blijven voor deze besturen met al hun vragen omtrent de implementatie van deze maatregelen. Daarnaast zal het agentschap de expertise uit de contacten met verschillende betrokkenen (Fedasil, Rode Kruis, VVSG, LOP’s, onderwijsveld … ) delen met andere partners. Op vraag en op maat werken, blijft ook in 2016 de uitdaging.
AgODi krijgt ook signalen dat er problemen zijn met het vervoer van de vluchtelingenkinderen in de opvanginitiatieven van en naar de scholen.
Daarnaast wil AgODi nog een aantal andere aanbevelingen doen:
Het tweemaandelijks coördinerend overleg met alle belanghebbenden in functie van het uitwisselen van informatie, het van nabij opvolgen van signalen en maken van afspraken wordt voortgezet.
De ontwikkelingen m.b.t. de instroom van vluchtelingen en de oprichting van nieuwe opvangvoorzieningen blijven we monitoren in functie van een vlotte toeleiding van de kinderen uit deze voorzieningen naar het onthaalonderwijs.
Op regelmatige basis publiceren we een cijferrapport over het onthaalonderwijs dat voor iedereen vlot raadpleegbaar is. Deze gegevens laten onder meer toe om een gerichte ondersteuning te organiseren en expertise onderling uit te wisselen.
Budgettaire krapte
Door een besparing op de werkingsmiddelen en slimme maatregelen in de personeelssector kon het beleidsdomein Onderwijs en Vorming voldoen aan de besparingsdoelen van de Vlaamse Regering. AgODi was nauw betrokken bij het uitwerken van mogelijke alternatieven en de communicatie naar de scholen en personeelsleden van de gekozen maatregelen. Doel daarbij was te gaan voor billijke en transparante maatregelen, waarbij de meest kwetsbare groepen ontzien werden.
Enkele voorbeelden:
De terugvorderingen van de salarissen voor de personeelsleden die belast zijn met een verlof wegens opdracht gebeuren sneller. Zo kunnen meer uitgaven tijdens hetzelfde begrotingsjaar teruggevorderd worden.
Een striktere toepassing van de regelgeving m.b.t. de loopbaanonderbreking wegens medische bijstand vermijdt een dubbele kost voor de onderwijsbegroting tijdens korte vakantieperiodes.
Voor een aantal personeelscategorieën is er geen vervangingsmogelijkheid meer in de laatste periode voor de vakanties.
De datum van vaste benoeming van de personeelsleden is vervroegd van 1 januari naar 1 juli van het voorafgaande jaar. Budgettair betekent dat een verlaging van de patronale bijdrage.
De nieuwe werkwijze heeft echter consequenties voor de betaling van tijdelijke personeelsleden tijdens de zomervakantie. Aangezien schoolbesturen drie maanden de tijd hebben om vaste benoemingen door te geven aan AgODi en omdat de betaling van de uitgestelde bezoldiging in juli en augustus niet in het gedrang mag komen, zijn er in veel gevallen herzieningen van de salarissen nodig in september. Daarom sensibiliseert AgODi de schoolbesturen om vaste benoemingen op 1 juli al in mei of juni mee te delen aan de administratie. Het salaris kan dan vanaf 1 juli onmiddellijk correct berekend worden.
Innovatie
Een verbeterde dienstverlening met het oog op een administratieve lastenverlaging voor scholen en personeelsleden
In 2015 ondernam AgODi actie om het gebruik van de elektronische salarisbrief aanzienlijk te verhogen. Zo liep het aantal personeelsleden dat gebruik maakt van een elektronische salarisbrief via Zoomit eind december 2015 op tot 116.000 personeelsleden (meer dan 63%). Deze personeelsleden ontvangen geen papieren salarisuittreksel meer. Ter vergelijking: eind 2013 en eind 2014 kozen respectievelijk 22% en 24% van de personeelsleden voor de elektronische salarisbrief. Het aantal brieven dat niet langer
Vanaf schooljaar 2014-2015 is er gestart met de verificatie van de leerlingengegevens rechtstreeks via DISCIMUS in een aantal scholen. Vanaf 1 september 2015 is dat verder in
Eind 2013 is Mijn Onderwijs gestart, een beveiligd en persoonlijk portaal voor scholen en schoolbesturen van het basisonderwijs en secundair onderwijs. Vanaf mei 2014 is het
Mijn Onderwijs en DigiS (Digitaal Schooldossier) creëren de mogelijkheid om te werken aan digitale webformulieren. Via die formulieren hoeven scholen geen gegevens meer in te vullen waarvan AgODi al op de hoogte is en kan de behandeling van die formulieren volledig geïntegreerd worden in de IT-systemen van AgODi. Scholen kunnen zo hun gegevens altijd raadplegen en behouden daardoor het overzicht. Mijn Onderwijs zal uitgroeien tot een dynamisch instrument dat de scholen zelf kunnen gebruiken voor hun beleidsvoering.
IT-investeringen blijven noodzakelijk
Het project DigiS beoogt het verder uitbouwen van een digitaal schooldossier en digitale communicatie met de scholen, waarbij AgODi volgende ambities wil realiseren:
AgODi stelt documenten digitaal ter beschikking van de scholen via Mijn Onderwijs.
Daarnaast zorgt een digitaal schooldossier met een daaraan gekoppelde elektronische van een elektronische salarisbrief via een beveiligde toegang tot het internet. In 2015 zijn daarvoor noodzakelijke voorbereidende stappen gezet. Aangezien het gaat om privacygevoelige gegevens krijgt de beveiliging ervan vanzelfsprekend veel aandacht. verplichtingen op het vlak van Aangifte Sociaal Risico van de scholen over te nemen.
Het agentschap beschikt namelijk over de nodige personeelsgegevens. Het project wordt stapsgewijze in praktijk gebracht de volgende jaren.
Het is te verwachten dat steeds meer overheidsdiensten gebruik zullen maken van de gegevens in de databanken van AgODi. Het agentschap werkt daaraan graag mee en trekt voluit de radicaal digitale kaart.
Een aandachtspunt blijft het elektronische personeelsdossier (EPD) dat ondertussen 20 jaar oud is. Zoals dat voor het salarissysteem gebeurde door Ernst&Young in 2009, is ook hier een audit op het vlak van bedrijfszekerheid aangewezen. De ervaring leert dat blijvende investeringen en bijhorende budgetten noodzakelijk zijn. In de begroting 2015 is een recurrent bedrag van 1,08 miljoen euro opgenomen voor de vernieuwbouw van het salarissysteem, maar wellicht vragen nieuwe projecten bijkomende middelen.
De meerderheid van de gegevens die AgODi uitwisselt, is privacygevoelig. Omdat de veiligheid van gegevens essentieel is voor alle partners, heeft AgODi in 2015 het initiatief genomen om samen met de Vlaamse Toezichtcommissie de scholen daarvoor te sensibiliseren. De voorzitter van de Vlaamse Toezichtcommissie, Willem Debeuckelaere, heeft tijdens de jaarlijkse Ronde van Vlaanderen toelichting gegeven voor meer dan 2.000 schooldirecties van het basis- en secundair onderwijs. AgODi neemt zich voor om de volgende jaren als facilitator en ondersteuner op te treden tussen de scholen en de Vlaamse Toezichtcommissie.
KPMG voerde in opdracht van AgODi een audit uit naar de manier van samenwerken met de softwareleveranciers van de scholen. Het rapport stelt voor om het huidige model, waarin onafhankelijke softwareleveranciers een belangrijke rol spelen, voort te zetten.
KPMG formuleerde wel een reeks aanbevelingen, waar AgODi de volgende jaren samen met de onderwijspartners aan wil werken.
Management
In 2015 had AgODi 462 medewerkers in dienst. Door de vrij grote uitstroom wegens pensionering de afgelopen jaren en de uitvoering van de personeelsbesparingen is dat aantal verder gedaald t.o.v. de vorige jaren.
Het agentschap blijft zich inspannen om de werkvloer meer divers te maken. In 2015 had 2,3% van de personeelsleden een migratieachtergrond; 2,8% van de personeelsleden had een arbeidshandicap. Elk jaar voorziet het agentschap een aantal stageplaatsen en va-kantietewerkstellingsplaatsen, ook voor jongeren met een migratieachtergrond of een arbeidshandicap. Daarnaast ondersteunt AgODi via het JoJo/VeVe-project de tewerkstelling van laaggeschoolde jongeren in scholen.
Voor AgODi is een goed uitgewerkt vormingsbeleid een belangrijke pijler van het competentiebeleid. Dat plan bestaat uit een mix van vaste waarden en nieuwe activiteiten voor een zo ruim mogelijke groep van medewerkers.
Naar aanleiding van het verschijnen van de nieuwe omzendbrief over plaats- en tijdsonafhankelijk werken, paste het agentschap de regeling voor telewerk opnieuw aan. Daarbij is aandacht besteed aan een leeftijdsbewust personeelsbeleid, o.a. voor de 55-plussers.