De secretaris van staat van doorn aan de koning, 16 december 1840 25

Schets van de werkzaamheden van de Staats Secretary en van het Kabinet des Konings, zooals de werkzaamheden vroeger waren, en thans nog voor een gedeelte

zijn.---De eerstgemelde instelling de bestemming hebbende, om 's Konings beschikkingen en bevelen aan de departementen en collegiën van algemeen bestuur over te brengen, en die beschikkingen en bevelen, alsmede de voordragten en stukken door de departementen en collegiën aan Hoogstdenzelven aangeboden, te verzamelen en in orde te bewaren, zoo, dat zij ten allen tijde tot 's Konings gebruik dienstbaar konden zijn, verdeelden zich derzelver werkzaamheden eigenaardig en hoofdzakelijk in werkzaamheden van redactie, van registratie en van expeditie en bewaring der stukken en archieven.

De redactie bestond hoofdzakelijk in het opmaken van besluiten, rescripten, boodschappen en brieven, alsmede in het opmaken van nota's en zoogenaamde beredeneerde agenda's, in welke aan den Koning een verslag werd voorgelegd omtrent den loop, welke de overwegingen van omslagtige zaken had genomen, en derzelver stand op een gegeven tijdstip. De departementen slechts zeldzaam een ontwerp van besluit bij hunne voordragt voegende, veroorzaakte het opmaken daar van ter Staats Secretarie veel werks. De aanschrijvingen waren niet zelden mede van eenigen omvang, een gevolg, deels van het raadplegen van onderscheidene departementen en collegiën, deels van den vorm, welke daarvoor was aangenomen.

25 Uit 's-Gravenhage, S.S. inv. no. 5859 De minuut van Van Rappard La A6 geheim, de grosse van Van Doorn aan de Koning exh. 22 dec. 1840 La Z 62 geheim.

Deze besluiten, brieven enz. werden vervolgens op een daartoe bestemd register of agenda geregistreerd, van dagteekening en nommer of letter voorzien, welke agenda gesplitst was in eene openbare en in eene geheime agenda naar den aard der stukken dit vorderde.

Na te zijn geregistreerd, werden de af te schrijven en te verzenden openbare stukken aan de eigenlijke secretarie overgegeven. De geheime stukken echter werden bij het reeds vermelde bureau der geheime agenda overgeschreven en geëxpedieerd.

Behalve de hierboven genoemde registratie had er echter nog eene andere van alle inkomende en uitgaande stukken plaats, vervat in een zeer uitvoerig beredeneerd register of dus genaamden index, waarop alle voorkomende zaken onder bepaalde hoofden en rubrieken werden aangeteekend, met aanwijzing van datum en nummer en waardoor het met behulp van de hiertoe behoorende klappers ten uiterste

gemakkelijk werd gemaakt de retroacta over eenig gegeven onderwerp op het spoor te komen, een werk alzoo dat als de sleutel van de archieven moet worden aangemerkt. Voor de geheime zaken bestond er een dergelijke, afzonderlijke index; gelijk ook deze in een afzonderlijk archief werden weggelegd en bewaard.

Tenslotte had plaats het behoorlijk rangschikken, wegleggen en bewaren in het archief, als ook het opzoeken en afgeven (onder behoorlijke aanteekening) der gewone of openbare stukken.

Om eene behoorlijke controle te houden op de vanwege den Koning aan de departementen en collegiën commissoriaal gestelde stukken en om die departementen en collegiën aan de afdoening daarvan te kunnen herinneren, was ook daar voor een register aangelegd onder den naam van commissoriaal-register.

Tot dus verre sprak ik nog niet van de requesten. De talrijkheid en de byzondere aard derzelven heeft waarschijnlijk aanleiding gegeven, dat zij min of meer

afgescheiden van het overige werk zijn behandeld geworden. Het is hierbij, dat de Staats Secretary met het Kabinet in de naauwste betrekking kwam. Bij het Kabinet namelijk worden in den regel de requesten op eene agenda gebragt, werd door den secretaris van het Kabinet de behandeling voorgedragen en werden vervolgens de requesten van apostillen voorzien, naar de Staats Secretarie gezonden om dáár een nommer te ontvangen, wanneer zij op nieuw naar het Kabinet werden overgebragt opdat de apostillen door den secretaris wierden onderteekend, van wien zij naar de Staats Secretary terug gingen om vandaar te worden geëxpedieerd.

Requesten dezelfde of gelijke strekking hebbende als vroegere, of requesten van personen, die zich reeds vroeger hadden aangemeld, met één woord de zoogenaamde herhaalde verzoeken, werden bij het

Kabinet op eene afzonderlijke lijst geagendeerd, en op deze agenda ter Staats Secretary ingevuld, wat met de vroegere verzoeken was gedaan, of wat omtrent de adressanten bekend was. Er werd vervolgens met deze requesten als met de overige gehandeld.

Bij het afzonderlijk bureau der requesten aan de Staats Secretary werden tevens de vereischte klappers en aanteekening gehouden om ten allen tijde te kunnen weten, in welken stand zich de behandeling der requesten bevond. Ook was het dáár dat volgens eene reeds ten tijde van het Staats-bewind ingevoerde gewoonte, aan de belanghebbenden, op daartoe gedane aanvragen, op gezette dagen en uren inlichtingen omtrent hunne verzoeken werden gegeven.

Ik ben, van de requesten en hare behandeling sprekende, als van zelf gevorderd tot de vermelding der werkzaamheden van het Kabinet des Konings.

Behalve hetgeen bij die instelling, ten opzigte der requesten, door den secretaris van het Kabinet en door twee beambten werd verrigt, bestonden de werkzaamheden, door welke die instelling met de Secretary van Staat in aanraking kwam, nog daarin dat door twee referendarissen en eenen commies (thans ook referendaris) van vele stukken een meer of min uitvoerig uittreksel of agenda werd vervaardigd, waarmede de rapporten, onder het oog des Konings werd(en)26

gebragt, en welke uittreksels later een integrerend gedeelte van de agenda der Staats Secretary uitmaakten; terwijl die uittreksels, voor zoodanige zaken, van welke dit noodig was gevonden, ter zijde werden aangevuld met eene opgaaf van hetgeen omtrent die onderwerpen uit vroegeren bekend was. Deze aanvulling welke dikwerf veel nazoekens vereischte, geschiedde weder ter Staats-Secretary.

Overigens werden bij het Kabinet des Konings, vroeger onder eenen directeur als hoofd geplaatst, en wiens werkzaamheden thans aan den secretaris zijn opgedragen, behandeld de zaken en aangelegenheden van Hoogstdeszelfs Huis, van de Hofhouding en de Thesaurie, en in het algemeen alle met 's Konings geldmiddelen in verband staande onderwerpen; om niet te spreken van het maken van uittreksels en afschriften, het lezen en aanteekenen van dagbladen, en dergelijke bezigheden.

Het zal intusschen Hoogstdeszelfs aandacht niet zijn ontsnapt, dat er tusschen de werkzaamheden van de Secretary van Staat, en die van het Kabinet des Konings eene naauwe verwantschap bestond. Die verwantschap had welligt reeds vroeger eene vereeniging toegelaten, en misschien was daaruit vereenvoudiging geboren. Thans, nu de

wensch van U.M. daarhenen strekt, dat de werkzaamheden worden verminderd en vereenvoudigd, en nu reeds aanvankelijk dat verlangen goede gevolgen heeft gehad, zoude het mijns inziens des te minder noodig zijn het bestaan van twee afzonderlijke instellingen te rekken, en komt het mij voor zelf geraden te wezen dezelve in één te smelten.

Dat de werkzaamheden reeds vereenvoudigd zijn, zal blijken uit het aanstippen der volgende punten.

Van het redactiewerk ter Staats-Secretarie is een aanzienlijk, zoo niet het grootste deel vervallen. Slechts zeer weinige besluiten worden ter Secretary van Staat meer opgemaakt. De menigvuldige aanschrijvingen zijn veelal door korte kennisgevingen, voor welke eenvoudige formulieren werden aangenomen, vervangen. Spoedig zal de ondervinding hebben beslist, of niet deze formulieren bestendig kunnen worden gebruikt, wanneer zij zullen behooren te worden gedrukt, en het schrijven alzoo voor een gedeelte zal worden uitgewonnen. Het maken van afschriften van besluiten en rapporten is reeds aanmerkelijk afgenomen, sedert de departementen, met de uitvoering belast, die afschriften zelven vervaardigen, en ook voor de opene brieven b.v. van octrooi, van creatie, van notarissen en dergelijken, zorg dragen. Het maken van uitvoerige uittreksels der rapporten heeft opgehouden en is door eene meer eenvoudige methode vervangen. Het opzoeken van retro-acta, en althans het maken van uitvoerige aanteekeningen daaruit, zal, misschien bij het aanwenden van de bovenbedoelde methode, kunnen worden vermeden, immers zeldzamer worden.

Bij dit alles bestaat de hoop, ook naar aanleiding van de circulaire aan de hoofden der departementen van den 9e dezer no. 5, dat U.M. voor het vervolg met een minder getal zaken zal behoeven te worden bemoeyelijkt, hetgeen natuurlijkerwijze, op de thans ter Staats Secretary plaats hebbende werkzaamheden van invloed zal zijn en derzelver omvang zal doen inkrimpen.

Intusschen, zoo ten gevolge van een en ander de Secretary van Staat, als zoodanig, zal kunnen vervallen, is het echter niet minder waar, dat de geregelde en ordelijke behandeling van zaken en27

de noodwendige zorg voor de rangschikking en bewaring van de stukken en archieven het onmogelijk maakt die instelling geheel te

supprimeren. Het zou ook niet wenschelijk zijn, dat de aaneengeschakelde verzameling der acta en handelingen van het hoog gezag in deze landen, welke ter Staats-Secretary sedert 1795 (met uitzondering van die

uit het tijdperk der Fransche overheersching) is opgelegd, alsnu onder de regering Uwer Majesteit zoude worden afgebroken. Hoe nuttig het raadplegen van dergelijke oude stukken zoowel voor de Regering, als voor particuliere belangen is, zal geen betoog behoeven, en hoe rijk deze bron voor de geschiedenis des vaderlands is en nog kan worden, ook dat zal niet nader bij Hoogstdezelve behoeven te worden aangedrongen.

Ik kan echter bij dit punt niet met stilzwijgen voorbij gaan, de opmerkingen, in afdeelingen van de Tweede Kamer der Staten Generaal te dezer zake gemaakt, en welke blijken dragen van bezorgdheid, die bij de Tweede Kamer is ontstaan, dat het opheffen der Staats Secretary van nadeelige gevolgen voor de bewaring der stukken en bescheiden zoude kunnen wezen.

Er mag uit dit alles worden afgeleid, dat er eene centrale instelling moet blijven, bestemd om te dienen tot regelmatige behandeling van Uwer Majesteits

beschikkingen, en de mededeeling van HDZs bevelen, en tot behoorlijke

rangschikking en bewaring van de stukken, die daaraan ten grondslag liggen, of er uit voortgevloeid zijn.

Die centrale instelling, 's Konings Kabinet en de Secretary van Staat vervangende, zou en naam kunnen voeren van Kabinets- en Staats Griffie28

. Daarin zou doorstralen het hoofddenkbeeld, dat de instelling is eene verzamelplaats van acten der Hooge Regering, zonder uit te sluiten het doen van werkzaamheden; terwijl de bijvoeging van Kabinets- en Staats Griffie den aard dezer Griffie zou aanduiden, en hare afkomst en voortdurende bestemming.

Wat de organisatie betreft, welke aan deze Griffie zou kunnen gegeven worden, is het moeyelijk bij de slechts kortstondige ondervinding van den tegenwoordigen gang der zaken, deswege een beslissend gevoelen te uiten.

Zoo van den eenen kant het redactie-werk door vereenvoudiging, vermindering heeft ondergaan, van den anderen kant is het waar, dat die vermindering in de overige werkzaamheden van agenda, index enz. zich in geringere mate laat bespeuren. Op dit een en ander het oog houdende, alsmede op het voorhandene personeel, en tevens lettende op de wenschelijkheid en noodzakelijkheid, om zoo veel mogelijk te bezuinigen, is mijn streven daarhenen gerigt geweest, om alles, personeel en uitgaven (de Secretarie van Staat en het Kabinet des Konings bijeengenomen, en ter zijde stellende de

28 Hiernaast is marginaal in potlood bij geschreven: ‘Koninklijke Griffie’; het is niet zeker of dit forse schrift dat van Koning Willem II is. Van wie zou het evenwel anders kunnen zijn dan van de Koning.

jaarwedde van den secretaris van staat) op de helft terug te brengen. Op die wijze zoude slechts benoodigd zijn geweest f 23.675, - namelijk:

f 44.350, -begrooting van de Staats Secretary

f 12.000, -minus jaarwedde van den secretaris van

staat

_____

blijft f 32.350, f 15.000, -Hierbij begrooting van 's Konings

Kabinet

_____

maakt f 47.350, f 23.675, -waarvan de helft is

Intusschen heb ik, alles wel gewikt en overwogen hebbende, vermeend het cijfer niet lager te kunnen brengen dan op f 26.000, -; ik ben te meer huiverig geweest om dit cijfer nog lager te stellen, vermits ik voor U.M. niet vermag te verbergen, dat de hierboven opgegevene begrooting der Staats Secretary ad f 44.350, - eigenlijk niet het wezenlijk benoodigde uitdrukt. Telken jare moest die begrooting aanmerkelijk worden tegemoet gekomen, en dit had dan ook aanleiding gegeven om, bij het opmaken der begrooting van het jaar 1841, waarbij als toen de wezenlijke behoefte moest worden opgegeven, het totaal der kosten op f 53.103, - te stellen. Plaatst men nu daartegen over de alhier voor de Kabinets- en Staats griffie gemaakte raming van f 26.000, -, dan ziet men dat met die raming, werkelijk nog meer dan de helft van hetgeen in de laatste jaren voor de Staats Secretarie uitgegeven is, zal bespaard worden; ongerekend de f 15.000, -, welke het Kabinet des Konings kostte. De ondervinding moet nader leeren, in hoeverre het mogelijk zal zijn tot meerdere bezuiniging te geraken.

Op de begrooting van het Kabinet staat eene som uitgetrokken van f 1.075, - voor nieuwspapieren; zonder te willen of te kunnen beoordeelen, in hoe verre U.M. goed zal vinden deze uitgaaf voor dat object voortaan te doen besteden, mag ik echter niet ontveizen, dat het mij minder wenschelijk voorkomt dezen post als zoodanig, te behouden, vooral, indien later de rede mogt worden van eene mededeeling dezer