Afbakening van de verantwoordelijkheden van de Partijen
Lantis zal de realisatie van de Oosterweelverbinding toekennen aan de Aannemer OWV, met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten van de Overeenkomst. Voor de Infrastructuurwerken Linkeroever heeft Lantis reeds een overeenkomst afgesloten met de betrokken Aannemer OWV.
Overleg
Het engagement van Partijen voor een open en transparante samenwerking in het kader van de realisatie van de Oosterweelverbinding en de overkappings- en leefbaarheidsprojecten die door de Vlaamse Regering werden geselecteerd, wordt vertaald in een overlegorganisatie, waarbij het Overlegcomité (artikel 41) het laatste contractuele escalatieniveau voor geschillen en conflicten is.
Werkoverleg
Partijen kunnen op regelmatige basis en telkens wanneer één van de Partijen hierom verzoekt, overleg plegen met het oog op een goede uitvoering van de Overeenkomst. Minstens wordt er overleg tussen Partijen georganiseerd bij het opstellen van het definitief bestek en van het BAFO-bestek, en jaarlijks na contractsluiting met de Aannemer OWV. Tijdens de ontwerpfase kan dit overleg gestructureerd worden in werkgroepen en werkbanken, tijdens de uitvoeringsfase in werfvergaderingen en BLVC, met de Aannemer OWV, inzonderheid de Projectgroep Impact Management. Onder invloed van het Toekomstverbond en de selectie van overkappings- en leefbaarheidsprojecten, zullen beide fases, zowel voor de Infrastructuurwerken Linkeroever als voor de overige Werken, parallel verlopen, zodat ontwerpoverleg en uitvoeringsoverleg constant op elkaar afgestemd dienen te worden.
Stuurgroep OWV/ODR
Er is een Stuurgroep Oosterweelverbinding / Over De Ring opgericht. In de Stuurgroep OWV/ODR neemt de intendant het voorzitterschap op en een senior stedenbouwkundige zorgt voor kwaliteitsbegeleiding ter ondersteuning van de groep. De Stuurgroep OWV/ODR heeft tot taak het overleg tussen de betrokken partijen te structureren en de samenwerking te optimaliseren met het oog op de tijdige en kwaliteitsvolle uitvoering van het Project en te waken over het naleven van de gesloten overeenkomsten doorheen de verschillende fasen tot aan de definitieve oplevering van het Project.
De Stuurgroep OWV/ODR vergadert regelmatig (met een frequentie van maandelijks tot minimum tweemaal per jaar in functie van de noodzaak en het proces) en telkens de voortgang van het Project dit vereist.
In de Stuurgroep OWV/ODR zullen alle betrokken stakeholders, waaronder de Stad, De Lijn, AWV, de Vlaamse Waterweg, het Havenbedrijf Antwerpen en eventuele andere belanghebbenden en Lantis vertegenwoordigd zijn. De afgevaardigden nemen alle redelijke maatregelen om de vooruitgang van het Project te bespoedigen. De Stuurgroep OWV/ODR kan, in functie van de agenda, experten (eventueel ook externe experten) uitnodigen.
33
Elk lid vaardigt maximaal twee vertegenwoordigers af om te zetelen in de Stuurgroep OWV/ODR.
Overlegcomité
De geschillen tussen Partijen met betrekking tot de uitvoering van deze Overeenkomst worden, gelet op de respectievelijke opdracht van algemeen belang van de Partijen en de geest van een constructieve langdurige samenwerking, in eerste instantie beslecht overeenkomstig de bepalingen van dit artikel.
Partijen werken te goeder trouw samen teneinde geschillen te voorkomen en, wanneer zich toch geschillen voordoen, deze binnen korte tijd en in der minne te regelen als volgt.
Partijen verbinden zich ertoe een overlegcomité op te richten, ten laatste twee weken na het afsluiten van deze Overeenkomst, dat tot doel heeft de geschillen, die door één van de Partijen aan het overlegcomité worden voorgelegd, te bespreken en aldus tot een oplossing te komen.
Dit overlegcomité wordt samengesteld uit twee (2) vertegenwoordigers van elke Partij, zijnde lid van hun respectievelijk management- of directiecomité. Eén van de vertegenwoordigers van Lantis treedt op als voorzitter van het overlegcomité. Het aantal vertegenwoordigers kan worden verhoogd bij gemeenschappelijk akkoord van de Partijen, met dien verstande evenwel dat er steeds evenveel vertegenwoordigers van beide Partijen in het overleg comité zullen zetelen.
De Partijen brengen elkaar schriftelijk op de hoogte van de personen die zij aanstellen als hun vertegenwoordigers. Iedere Partij is ten allen tijde gerechtigd om haar vertegenwoordigers te vervangen, in welk geval de andere leden van het overlegcomité hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld.
De vertegenwoordigers dienen erover te waken dat zij voldoende gemandateerd zijn om de hen toebedeelde taken uit te voeren.
De leden van het overlegcomité worden schriftelijk samengeroepen door de voorzitter per e-mail, binnen de week nadat één van de Partijen een geschil met bijbehorend dossier schriftelijk heeft overgemaakt aan de voorzitter. De voorzitter bezorgt samen met de oproepingsbrief het bijhorende dossier aan alle leden van het overlegcomité.
Op de eerste samenkomst van het overlegcomité nadat een nieuw geschil aan het comité werd voorgelegd, maakt de Partij die het geschil heeft voorgelegd aan het overlegcomité, een voorstel van schriftelijk akkoord over dat samen met het dossier als basis zal dienen voor het overleg betreffende het geschil.
Indien tot een akkoord tussen Partijen wordt gekomen, zal dit door de leden van het overlegcomité schriftelijk worden vastgelegd.
Een tussen Partijen overeengekomen minnelijke regeling, al dan niet bij toepassing van artikel 41, bindt hen slechts indien en voor zover deze schriftelijk tussen hen is overeengekomen.
34
Indien geen akkoord kan worden getroffen door het overlegcomité binnen een termijn van zestig (60) kalenderdagen na de eerste samenkomst van het overlegcomité is artikel 50 van deze Overeenkomst van toepassing.
Communicatie & gedragsgerichte milderende maatregelen
De werken aan de Oosterweelverbinding (OWV) zijn onderdeel van het overkoepelende verhaal van De Grote Verbinding (DGV). Stad Antwerpen en Lantis engageren zich om dit gezamenlijk verhaal vanuit hun eigen organisatie en vanuit DGV actief waar te maken gedurende de volledige looptijd van de werken OWV.
(a) Communicatie mijlpalen Oosterweelverbinding – macroniveau:
Stad Antwerpen en Lantis stellen samen een contentplan op waarop alle grote mijlpalen binnen de realisatie van de OWV aan bod komen en een plek krijgen. Per mijlpaal wordt er een gezamenlijk actieplan opgesteld naar communicatie toe. Dit gebeurt vanuit het merk DGV met OWV als submerk en wordt breed uitgerold. Deze communicatie houdt steeds het beoogde einddoel voor ogen en is relevant voor een grote groep van ontvangers.
(b) Communicatie mijlpalen Oosterweelverbinding – microniveau:
Op wijkniveau zorgt Lantis voor de dagdagelijkse communicatie en organisatie van de nodige infomomenten rond de start van de werken en het verdere verloop hiervan. Dit gebeurt vanuit het merk OWV en DGV als submerk.
(c) Minder hindermaatregelen – Slim naar Antwerpen
De voorbije jaren heeft Slim naar Antwerpen volop ingezet op het uitrollen van flankerende en gedragsveranderende maatregelen bij zowel bewoners, bezoekers als bij handelaars, bedrijven, culturele en sportieve instellingen, scholen en campussen, ziekenhuizen en zorginstellingen.
Tijdens de werken OWV zal Slim naar Antwerpen hierop verder blijven inzetten via de pijlers
‘Slim naar de stad’, ‘Slim naar het werk’ en de ‘Slimme routeplanner’.
(d) Werfcommunicatie uitvoering Oosterweelverbinding – macroniveau:
Tijdens de werken aan de Oosterweelverbinding worden de grote werven opgenomen als wegenwerken op www.slimnaarantwerpen.be (hinder op de rode assen in, naar en rond de stad). Ze worden ook ingetekend op de slimme routeplanner op dit platform. Dit om de bereikbaarheid van de stad maximaal te garanderen op de grote invalswegen, ook voor de anderstalige bezoekers aan de stad. Welke werken een plek krijgen op dit platform wordt in nauw overleg met de Werkgroep Impactmanagement (WGIM) beslist.
(e) Werfcommunicatie uitvoering Oosterweelverbinding – microniveau:
Lantis (of bij uitbreiding de gekozen aannemer) staat in voor de dagdagelijkse werfcommunicatie naar onder andere de betrokken burgers, bedrijven, handelaars, publieksfuncties, scholen,…
toe. De bedeling van infobrieven per wijk, buurt of straat, de organisatie van lokale infomomenten tijdens de looptijd van de werken en het onderhouden van de contacten met de wijken valt onder deze taak. Hinder op lokale straten en wijken of voor specifieke bedrijven wordt op de website van OWV opgenomen.
35
De lokale impact en hinder voor omwonenden en handelaars zal groot zijn. Hiervoor zet Lantis in op beleving en inspirerende acties rond de werf zelf. Een team van door Lantis aangestelde werfcommunicatoren wordt samengesteld per onderdeel van OWV.
Ten laste neming van de kosten
De kosten van de Realisatie van de Oosterweelverbinding en de Exploitatie worden gedragen door Lantis.
De kosten van de Realisatie van de Deelwerken worden gedragen door Lantis. De kosten van het beheer en onderhoud van de Deelwerken in exploitatie worden gedragen door de Stad, tenzij anders wordt overeengekomen tussen Partijen.
De kosten van de realisatie en het beheer en onderhoud tijdens exploitatie van de Samengevoegde Werken in opdracht van de Stad worden gedragen door de Stad, tenzij anders wordt overeengekomen tussen Partijen of in een samenwerkingsovereenkomst met derden.
De regeling voor de kosten en gevolgen van een Wijziging is vastgelegd in artikel 6.
De regeling voor de kosten en gevolgen van de openbare verlichting in het Deelgebied is vastgelegd in artikel 17.
Vergunningen
Behoudens enige andersluidende bepaling elders in deze Overeenkomst, zal Lantis dan wel de Aannemer OWV instaan voor het verwerven van de vereiste omgevingsvergunning(en) en de machtigingen die nodig zijn voor de Realisatie van de Oosterweelverbinding en de Exploitatie.
Informatieverplichtingen
De Stad verbindt zich ertoe Lantis zodra mogelijk en tijdig in te lichten over geplande werkzaamheden of activiteiten aan of in de omgeving van de Werken welke eventueel hinder kunnen meebrengen voor de uitvoering van de Werken. De Stad verbindt zich ertoe zo snel mogelijk hieromtrent overleg te plegen met Lantis.
Lantis verbindt zich ertoe de Stad zodra mogelijk en tijdig in te lichten wanneer zij op de hoogte is van omstandigheden in het verloop van de Werken, die een impact hebben op de activiteiten van de Stad.
Bijstandsverplichtingen
Vanaf de eerste tekenen van een vordering van een derde tegen Lantis of de Stad in verband met de Werken, moeten deze elkaar inlichten en elk wat hen betreft alle mogelijke maatregelen nemen om de stoornis te belemmeren of te doen ophouden, en moeten zij elkaar wederzijds bijstand verlenen door elkaar onder meer bewijselementen mee te delen of nuttige documenten uit te wisselen die ze in hun bezit hebben of kunnen verkrijgen.
Aansprakelijkheid
Wat aansprakelijkheden van de Partijen in het kader van het Project betreft, verwijzen de Partijen naar de algemene rechtsbeginselen inzake aansprakelijkheid, onverminderd evenwel de bepalingen van deze Overeenkomst.
36
Verzekeringen
Omtrent verzekering, verzekeringsclausules en schadebeheer zullen nadere afspraken worden gemaakt door Partijen.
Het volgende principe omtrent verzekeringen wordt alvast vastgelegd:
Lantis maakt in de overeenkomsten met de Aannemer OWV afspraken op het vlak van de verzekeringen, waarbij als principe geldt dat de diverse risico’s inherent aan de Werken in het Deelgebied (m.i.v. hun uitvoering), het voorwerp uitmaken van de voor dat soort van werkzaamheden gebruikelijke en marktconforme verzekeringsovereenkomst(en) met hetzij Lantis, hetzij de Aannemer OWV, hetzij beiden, als verzekeringnemer.
Lantis legt aldus, in de mate waarin zij de hiervoor vermelde gebruikelijke en marktconforme verzekeringsovereenkomsten niet zelf afsluit, aan de Aannemer OWV de verplichting op om deze verzekeringsovereenkomsten af te sluiten.
In de verzekeringsovereenkomsten wordt opgenomen dat de verzekeraar de Stad vrijwaart, voor zover dit niet het gevolg is van een tekortkoming van de Stad of haar aangestelden zelf, conform de voorwaarden van de polis, voor:
(a) aanspraken van derden ten aanzien van de Stad op grond van een tekortkoming van de verzekerden in de uitvoering van of naar aanleiding van de Werken;
(b) aanspraken van derden gericht aan de Stad op grond van artikel 544 van het Burgerlijk Wetboek in de uitvoering van of naar aanleiding van de Werken door de verzekerden tot de verzekerde limiet, ook zonder specifieke contractuele overdracht van de financiële gevolgen van inbreuken op art 544 BW.
Lantis zal de Stad kopie bezorgen van de beoogde polisvoorwaarden in het kader van de gunningsprocedure en kopie overmaken van (minstens de relevante bepalingen van) de ondertekende polis.
Het feit dat Lantis of de Aannemer OWV over de bovenvermelde verzekeringen beschikken, ontdoet Lantis niet van diens verantwoordelijkheden in het kader van deze Overeenkomst en de uitvoering van het Project.
Overdracht
Lantis mag haar rechten en verbintenissen onder deze Overeenkomst, geheel of gedeeltelijk overdragen aan een of meerdere derden die ertoe zullen gehouden zijn de verbintenissen uit de Overeenkomst strikt na te leven.
Ingevolge dergelijke overdracht zal Lantis ontslagen zijn van iedere overgedragen verplichting voortvloeiende uit de Overeenkomst en zal geen aanspraak meer kunnen maken op de overgedragen rechten uit de Overeenkomst vanaf de datum van overdracht.
Een gehele of gedeeltelijke overdracht van de rechten en verbintenissen onder de Overeenkomst door Lantis zal voorafgaandelijk meegedeeld worden aan de Stad, die haar opmerkingen kan geven, waarover overleg zal gepleegd worden tussen Partijen. De gehele of gedeeltelijke overdracht wordt vervolgens goedgekeurd door de Stad.
37
Zulke gehele of gedeeltelijke overdracht van de rechten en verbintenissen onder de Overeenkomst zal uitdrukkelijk worden bevestigd in een addendum te ondertekenen door de Stad, Lantis en de derde-overnemer.
Toepasselijk recht – Bevoegde rechtbanken – Tussenkomst
De Overeenkomst wordt beheerst door en dient te worden geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgische recht.
Elk geschil waartoe de Overeenkomst tussen Partijen aanleiding zou geven, dat niet opgelost is geraakt binnen het overlegcomité zoals uiteengezet in artikel 41, behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen. Desgevallend kunnen Partijen zich tot de bevoegde kortgedingrechter van het arrondissement Antwerpen wenden.
Lantis verbindt zich ertoe in de overeenkomsten die zij sluit met de Aannemer OWV met betrekking tot de Werken en het Project een bepaling op te nemen waarbij de Aannemer OWV zich ertoe verbindt op eigen kosten en op eerste verzoek van Lantis dan wel van de Stad vrijwillig tussen te komen in elke procedure die betrekking heeft op of verband houdt met de Werken in het Deelgebied of met de Deelwerken of Samengevoegde Werken, ongeacht voor welke rechtbank of rechter dit geschiedt.
Deelbaarheid
De nietigheid, ongeldigheid of onuitvoerbaarheid van een bepaling in de Overeenkomst zal geenszins de nietigheid, ongeldigheid of onuitvoerbaarheid van de overige bepalingen van de Overeenkomst of van de Overeenkomst zelf met zich meebrengen. Dergelijke nietige, ongeldige of onuitvoerbare bepaling zal voor ongeschreven worden gehouden en geacht worden geen deel uit te maken van deze Overeenkomst zonder evenwel de overige bepalingen van deze Overeenkomst aan te tasten. De Partijen zullen, in voorkomend geval, de nietige, ongeldige of onuitvoerbare bepaling vervangen door een werkbare en geldige bepaling met een praktisch en economisch gelijkaardig resultaat.
Evenzo zullen Partijen te goeder trouw onderhandelen ten einde een voor iedere Partij aanvaardbare oplossing te vinden indien zich een situatie of omstandigheid zou voordoen die niet is voorzien in de Overeenkomst doch die gevolgen heeft ten aanzien van de uitvoering ervan.
Aanvang, duur en beëindiging van de Overeenkomst
Deze Overeenkomst gaat in vanaf ondertekening door de Partijen en wordt afgesloten voor onbepaalde duur.
Deze Overeenkomst kan op ieder moment worden beëindigd middels een onderling, schriftelijk akkoord tussen de Partijen.
Elke Partij kan aanpassingen of aanvullingen aan de huidige Overeenkomst vragen. Eventuele wijzigingen aan de Overeenkomst treden pas in werking na goedkeuring en ondertekening door de Partijen.
38