Samenwerking tussen vrijwilligers en professionals binnen Exodus .1 Samenwerking tussen landelijke Exodus-coördinatoren en Exodus-vrijwilligers

Vrijwilligers melden zich voor het OKD-project aan bij een van de twee landelijk coördinatoren van het OKD-project in reactie op oproepen via de kerk en kerkblaadjes, via internet en via vrijwilligersvacaturebanken. Zij moeten aan verschillende eisen voldoen. De landelijke coördinator van Exodus doet de eerste screening van potentiële vrijwilligers. Hij of zij bepaalt bij positieve screening samen met de regiocoördinator of iemand aan de slag kan. De landelijk coördinator geeft aan dat het niet moeilijk is om vrijwilligers te vinden. Er vindt een selectie plaats op basis van een telefonisch gesprek, een intakeformulier en een gesprek met de regiocoördinator. Iemand die vrijwilliger wil worden moet een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) laten zien en ook twee referenties van werkcontacten. Het is belangrijk dat iemand de situatie van zich af kan zetten en in staat is afstand te houden. PI’s kunnen zelf nog een extra screening van vrijwilligers doen.

Exodus heeft een gedragscode waaraan vrijwilligers zich moeten houden. Zij mogen bijvoor-beeld na het laatste contact in OKD-verband geen contact meer onderhouden met kind. Ook is er een vrijwilligerscontract. Dit is nu een eis van de Dienst Justitiële Inrichting (DJI) voor samenwer-king, maar ook daarvoor werkte Exodus al met contracten. Het contract is een door de vrijwilliger ondertekend document waarin taken, rechten en plichten, maar ook andere zaken beschreven staan, zoals melden als je wilt stoppen, verwachtingen over vergoeding, bijvoorbeeld reiskosten, en begeleiding. In sommige gevallen hebben PI’s zelf ook nog gedragscodes voor vrijwilligers. PI Ter Apel stelt bijvoorbeeld dat er alleen over geloof gepraat mag worden als de gedetineerde vader dit uitdrukkelijk vraagt.

De vrijwillige regiocoördinatoren hebben een grote verantwoordelijkheid, maar ook veel ruimte om hun coördinatorschap zelf invulling te geven. Deze coördinatoren hebben een gelijk-waardige relatie met de landelijke coördinatoren. Landelijke coördinatoren proberen hen zoveel mogelijk te ondersteunen in hun werkzaamheden. De rijvrijwilligers hebben vooral veel contact met de regiocoördinator over de koppeling aan een nieuw kind en over afspraken rond het rijden.

Niet alle vrijwilligers hebben evenveel contact met de professionals. De regiocoördinatoren hebben het meeste contact met de landelijke coördinatoren. De intensiteit van de landelijke aansturing hangt af van de ervaring die de vrijwillige regiocoördinator heeft met de gedetineerde doelgroep. De landelijke coördinatoren spreken de regiocoördinatoren ook aan op hun functione-ren als dat nodig is. Vrijwilliger zijn is niet vrijblijvend. De landelijke coördinatofunctione-ren probefunctione-ren vooral enthousiasmerend te zijn. Het contact tussen hen en de vrijwillige regiocoördinatoren gaat vooral over nieuwe verzoeken om een rijvrijwilliger bij een PI. Zij hebben ongeveer eens in de twee à vier weken contact. Vrijwillige regiocoördinatoren kloppen vaak wel zelf bij de landelijke coördinatoren aan. Dit gebeurt onder meer tijdens de tweejaarlijkse vergadering voor coördinato-ren. Er is ook veel laagdrempelig contact via e-mail en telefoon. Ze opperen ideeën, maar geven ook aan waar ze tegenaan lopen. Een voorbeeld hiervan is hoe vrijwilligers moeten omgaan met een gezin waar meer aan de hand lijkt: vrijwilligers zien door het begeleiden van de kinderen veel van de thuissituatie en zien ook de problemen. Wanneer moeten ze dat melden en wanneer niet.

Daar wordt dan over gesproken.

De regiocoördinator van elke groep heeft direct contact met landelijke coördinator, dus als er iets in groep voorvalt, kan de regiocoördinator hierover contact opnemen. Dit geldt ook voor vragen of praktische zaken.

De twee landelijke coördinatoren geven aan veel van de rijvrijwilligers te kennen, maar verder dan het vrijwilligersdiner, enkele lokale bijeenkomsten en deskundigheidsdagen zoals trainingen gaat het directe contact niet.

11.5.2 Wat gaat er goed in de interne samenwerking?

De landelijke coördinatoren geven aan dat het belangrijk is dat vrijwilligers zich ondersteund voelen en het idee hebben dat zij het werk niet alleen doen. Zij willen dat vrijwilligers zich prettig voelen binnen de organisatie. Er moet echt belangstelling zijn voor wie iemand is. De landelijke coördinatoren hebben veel contact met de vrijwilligerscoördinatoren uit hun regio’s. Zij proberen goed op de hoogte te blijven van wat er speelt in de verschillende regio’s. Veel van dit contact verloopt per e-mail of telefoon. Vrijwilligers voelen zich daardoor ondersteund. De landelijke coördinatoren vinden het snel beantwoorden van e-mail of oppakken van ideeën belangrijk. Vrijwilligers herkennen dit: als een regiocoördinator of vrijwilliger een e-mail stuurt, wordt deze snel en serieus beantwoord. Ideeën van vrijwilligers, bijvoorbeeld een onderwerp voor een bijeenkomst, worden ook meteen opgepikt. De betrokkenheid van de betaalde krachten is groot. Zij kennen naast deze coördinatoren ook bijna alle vrijwilligers die de kinderen begeleiden.

Onder meer door de jaarlijkse vrijwilligersdag, maar ook door het bezoeken van de lokale bijeen-komsten van vrijwilligers.

De landelijke coördinatoren horen in hun contacten met de coördinatoren in welke groepen zorgen zijn. De persoonlijke situatie van vrijwilligers is daarbij belangrijk: ‘Als een (regionale) coördinator namens de regio een bloemetje wil sturen omdat er iets aan de hand is, dan stuur ik zelf ook een kaartje,’ vertelt een landelijke coördinator. Vrijwilligers herkennen deze betrokken-heid en ondersteuning, vooral van de regiocoördinatoren.

Zowel de landelijke coördinatoren als de vrijwilligers geven aan dat de relatie tussen vrijwil-ligers en betaalde krachten gelijkwaardig is: ‘Het zou niet goed gaan als betaalde krachten zich belangrijker zouden voelen,’ aldus een vrijwilliger. De landelijke coördinatoren staan volgens de vrijwilligers open voor contact en luisteren goed. Dit geldt ook voor mede-vrijwilligers. Er is goed contact tussen betaalde krachten en vrijwilligers, maar vooral tussen de regiocoördinatoren (vrijwilligers) en de landelijke coördinatoren (betaalde krachten). Flexibiliteit is daarbij belangrijk.

De betaalde krachten proberen ook beschikbaar te zijn als het minder goed met iemand gaat of buiten de officiële werktijden.

Het jaarlijkse vrijwilligersetentje voor alle vrijwilligers is belangrijk om te zorgen dat mensen zich verbonden blijven voelen met het vrijwilligerswerk. Vrijwilligers krijgen dan ook een kleinig-heidje als blijk van waardering. Een van de regiocoördinatoren herkent deze verbondenheid: ‘Het voelt alsof je bij een soort familie hoort.’ Verschillende vrijwilligers geven aan zich gewaardeerd te voelen tijdens deze dagen. Het is niet het geschenk zelf, maar de persoonlijke aandacht en betrokkenheid vanuit de betaalde krachten die erg belangrijk zijn voor de vrijwilligers. Gezellig-heid, maar ook gedeelde normen en waarden vanuit het geloof, zijn belangrijke verbindende factoren. Ze maken dat zowel vrijwilligers als landelijke coördinatoren elkaar vertrouwen en weten wat ze aan elkaar hebben in de samenwerking. De vrijwilligers merken dat de landelijke

coördinatoren van Exodus OKD zich echt betrokken voelen bij de organisatie en de mensen waar ze het voor doen, de kinderen en gedetineerden. Zij vinden het belangrijk dat vrijwilligers en betaalde krachten met elkaar hetzelfde doel nastreven.

Een van de vrijwilligers vindt dat de afspraken die Exodus heeft met vrijwilligers – geen uitwisseling van gegevens en afsluiten van het contact met het kind als de ouder vrijkomt – helpen om vrijwilligers tegen zichzelf te beschermen. Desondanks is dat niet altijd makkelijk voor vrijwilligers. In sommige gevallen hebben zij jarenlang contact gehad met een kind of kinderen en stopt dit contact opeens.

11.5.3 Verbeterpunten in de interne samenwerking?

Professionals

Een van de landelijke coördinatoren geeft aan dat het bij de samenwerking met vrijwilligers soms lastig kan zijn dat mensen verschillend zijn. ‘Sommige mensen zijn minder benaderbaar. Vrijwil-ligers hebben een privéleven. Oudere vrijwilVrijwil-ligers kunnen een kwakkelende gezondheid hebben.

Dan kun je geen beroep op iemand doen. Anderen nemen te veel hooi op hun vork, hebben, tien andere vrijwilligersbaantjes en zijn dus niet beschikbaar.’

De bijeenkomsten om de deskundigheid te bevorderen sluiten inhoudelijk meer aan bij de een dan bij de ander. De landelijke coördinatoren proberen hierin tegemoet te komen door verschil-lende vormen aan te bieden, zoals lezingen of actieve workshops.

De landelijke coördinatoren hebben te maken met subsidiegevers en contracten. Daardoor moeten ze aan eisen voldoen waarbij de medewerking van vrijwilligers noodzakelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de verplichte VOG, vrijwilligerscontracten en antecedentenonderzoeken via de Dienst Justitiële Inrichtingen. De landelijke coördinatoren moeten vrijwilligers hierin stimuleren en duidelijk maken waarom dit noodzakelijk is.

Een ander punt is de fluctuerende behoefte aan de inzet van vrijwilligers. De populatie binnen de gevangenis wisselt sterk en dus ook de behoefte aan het OKD-project. ‘Het is soms best moeilijk om vrijwilligers betrokken te houden wanneer zij een tijd niet kunnen worden ingezet,’

aldus een landelijke coördinator. Soms worden vrijwilligers dan even ingezet als gastheer of gastvrouw in een opvanghuis. Het aantal noodzakelijke rijvrijwilligers is erg afhankelijk van het aantal aanmeldingen vanuit de PI’s. Dit kan soms betekenen dat mensen een jaar niets voor Exodus doen. Deze mensen gemotiveerd houden is een uitdaging. Het jaarlijkse vrijwilligersdiner wordt gebruikt om ook hen in het zonnetje te zetten.

Vrijwilligers

De vrijwilligers die we gesproken hebben, zijn allemaal tevreden over de samenwerking met de betaalde krachten. Zij vinden de verbondenheid van Exodus fijn, maar halen ook veel motivatie uit het contact met de kinderen. Dat is ook de externe factor die motivatie en samenwerking beïn-vloedt. Problemen doen zich vooral voor in het contact met de ouders: zij komen afspraken niet na of denken dat ze alles kunnen maken, vaders kijken hun kind niet aan als het gebracht is, ouders maken misbruik van de situatie (bijvoorbeeld een moeder die per se mee wil terwijl dit niet mag en vervolgens de vrijwilliger als een soort oppas gebruikt in de PI). Bij dit soort gevallen zijn de regels van de Exodus duidelijk en ondersteunend, en wordt de begeleiding stopgezet.

Vrijwilligers zijn dus vooral tevreden met de samenwerking.