NEDERLANDS-ANTILLIAANSE EN ARUBAANSE ZAKEN Inleiding
Dit rapport bevat de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek 1998 dat de Rekenkamer heeft uitgevoerd bij het Kabinet voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken (KABNA). De Rekenkamer heeft over onderdelen van dit onderzoek gecorrespondeerd met de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De reactie van de minister is in dit rapport verwerkt.
KABNA heeft als taak de voorbereiding en uitvoering van het Nederlandse beleid voor de Nederlandse Antillen en Aruba. In de rekening 1998 van KABNA zijn uitgaven verantwoord tot een bedrag van f 371,0 miljoen en ontvangsten tot een bedrag van f 31,7 miljoen. De belangrijkste uitgaven zijn verricht voor samenwerkingsmiddelen voor diverse overheids-projecten (f 309,8 miljoen), garanties voor aflossingsverplichting 1997 (f 25,0 miljoen) en personeel en materieel (f 19,4 miljoen). Van de in de rekening verantwoorde ontvangsten werd circa 60% (f 19,0 miljoen) verantwoord voor samenwerkingsmiddelen en circa 37% (f 11,9 miljoen) voor diverse ontvangsten waaronder bijdragen van het Ministerie voor Ontwikkelingssamenwerking. De overige ontvangsten betroffen personeel en materieel.
Bij Koninklijk Besluit van 15 december 1997 is de beheersverantwoorde-lijkheid over KABNA per 1 januari 1998 overgegaan naar de minister van Binnenlandse Zaken. De verantwoordelijkheid voor begroting en beleid is met het aantreden van het nieuwe kabinet (3 augustus 1998) overgegaan naar het Ministerie van Binnenlandse Zaken, waarna de naam is gewijzigd in Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). De organisatie van KABNA maakte met ingang van 1 juli 1998 deel uit van het nieuw opgerichte directoraat-generaal Constitutionele Zaken en
Koninkrijksrelaties (DGCZK). Op het moment van overgang van de ministeriële verantwoordelijkheid voor de begroting heeft de directie Financieel Economische Zaken (DFEZ) van het Ministerie van Landbouw, Visserij en Natuurbeheer (LNV) de taak als bedoeld in de Comptabili-teitswet en in het Besluit taak Centrale directies Financieel Economische Zaken overgedragen aan DFEZ van BZK. DFEZ van LNV heeft de feitelijke administratie van dit begrotingshoofdstuk gevoerd tot en met 31 decem-ber 1998. De formele overdracht van de financiële administratie van LNV aan BZK is vastgelegd in een «protocol van overdracht». De feitelijke overdracht heeft in het eerste kwartaal 1999 plaatsgevonden. De salaris-administratie is in 1998 gevoerd door de directie Personeelszaken van BZK. De verantwoordelijkheid voor de accountantscontrole lag voor geheel 1998 bij de departementale accountantsdienst (DAD) van BZK.
Daartoe hebben beide directeuren accountantsdienst op 4 november 1998 een overdrachts-protocol ondertekend, dat betrekking had op de
overdracht van de controle-bescheiden.
IJkpunten financieel beheer
In het rechtmatigheidsonderzoek over 1998 zijn bij alle departementen vier ijkpunten voor het financieel beheer onderzocht. Het betreft:
beschrijving en onderhoudsorganisatie van de administratieve organi-satie, accountantscontrole op de financiële verantwoording, Voorschrijft Informatiebeveiliging Rijksdienst en kengetallen. In het Algemeen Gedeelte van deze bundel worden aan de hand van deze ijkpunten de ministeries met elkaar vergeleken en wordt een rijksbreed beeld van deze
onderdelen van het financieel beheer opgebouwd. Aangezien KABNA onderdeel uitmaakt van het ministerie van BZK kan voor de bevindingen en oordeelsvorming over de ijkpunten merendeels worden verwezen naar de rapportage van het
rechtmatig-heidsonderzoek bij het ministerie van BZK. Voor wat betreft de ijkpunten beschrijving en onderhoudsorganisatie van de AO en kengetallen wijkt de situatie bi KABNA af van die bij het ministerie van BZK zodat daarover in dit Rfv wordt gerapporteerd.
Naast bovengenoemde ijkpunten is er in het kader van het rechtmatig-heidsonderzoek 1998 een vervolgonderzoek uitgevoerd naar de afwik-keling van overheidsprojecten op de Nederlandse Antillen en Aruba (overdrachtsuitgaven en -ontvangsten). Dit onderwerp is ook in vorige jaren reeds aan de orde gekomen in het rechtmatigheidsonderzoek.
De onderstaande tabel geeft het overzicht van de onderzoeksresultaten.
De tabel laat zien dat bij de AO en kengetallen (onderdeel van het ijkpunt informatievoorziening) tekortkomingen zijn geconstateerd. Bij de trans-actieuitgaven en -ontvangsten zijn ernstige tekortkomingen geconsta-teerd. Dit betreft de afwikkeling van overheidsprojecten op de Neder-landse Antillen en Aruba. De tekortkomingen worden hieronder toegelicht.
Toelichting tekortkomingen financieel beheer Inleiding
De Rekenkamer vraagt nadrukkelijk aandacht voor de tekortkomingen die over het begrotingsjaar 1998 zijn geconstateerd. Deze tekortkomingen zijn opgenomen in de bijlage bij dit rapport. De Rekenkamer acht het van belang dat de minister maatregelen neemt om deze tekortkomingen op korte termijn en structureel weg te nemen. Zij wijst er in dit verband op dat voortduren van de tekortkomingen aanleiding voor de Rekenkamer kan zijn tot het maken van bezwaar als bedoeld in artikel 55 van de Comptabiliteitswet.
Administratieve organisatie
Een actuele beschrijving van de AO is een belangrijk instrument voor de sturing, beheersing en controle van de beheersprocessen rondom de financiële zaken en daarnaast ook voor processen op andere terreinen, zoals het materieel- en het personeelsbeheer. Als waarborg voor een volledige en actuele beschrijving van de AO is een goede onderhouds-organisatie onontbeerlijk.
In de beschrijving en onderhoudsorganisatie AO van KABNA constateerde de Rekenkamer tekortkomingen. De beschrijving van de AO van KABNA dateerde van juni 1997. Gezien de overgang van KABNA van LNV naar BZK in 1998 en de organisatorische inbedding in een nieuw directoraat-generaal diende de beschrijving van de AO te worden aangepast aan de
nieuwe situatie bij BZK. Geconstateerd is dat daarbij reeds forse
vooruitgang is geboekt in de korte tijd dat de nieuwe organisatie bestaat.
De nieuwe AO moet nog formeel worden vastgesteld. Ook dient nog te worden voorzien in een onderhoudsplan om de AO-beschrijvingen actueel te houden.
De minister deelde in zijn reactie mee, dat inmiddels een project «Inhaal-slag AO» is gestart. Een gedetailleerd plan van aanpak zou geagendeerd worden voor het Audit Committee van 25 juni. Voor de realisatie van het project zal externe ondersteuning worden ingehuurd.
Informatievoorziening
De Rekenkamer heeft een rijksbreed vervolgonderzoek uitgevoerd naar de kwantiteit en kwaliteit van kengetallen in de financiële verantwoordingen 1998. Opname van kengetallen in de toelichting op de begroting en verantwoording acht de Rekenkamer van belang voor vergroting van de transparantie van het begrotingsproces (ramingsaspect), verbetering van het inzicht in de relatie tussen kosten en prestaties (doelmatigheid) en verbetering van het inzicht in de resultaten van beleid en de mate van doelbereiking (doeltreffendheid).
De Rekenkamer stelde vast dat het gebruik van kengetallen in de
financiële verantwoording ten opzichte van 1997 is afgenomen. Daarnaast voldeed de verantwoording niet aan de daaraan te stellen presentatie-eisen. Op basis van deze constateringen kwam de Rekenkamer voor het ijkpunt kengetallen tot het oordeel matig. De Rekenkamer is van mening dat de kwantiteit en kwaliteit van de informatievoorziening in de financiële verantwoording verbeterd dient te worden.
De minister gaf in zijn reactie aan dat binnen het ministerie van BZK met ingang van 15 mei 1999 een programmamanager kengetallen is aange-steld. Deze is belast met het opstellen van een plan van aanpak voor de bevordering van het gebruik van kengetallen, mede in het licht van de ontwikkelingen in het kader van de «Begroting 21e eeuw».
Overdrachtsuitgaven en -ontvangsten (afwikkeling van overheidsprojecten op de Nederlandse Antillen en Aruba)
In het kader van het rechtmatigheidsonderzoek 1998 heeft de Rekenkamer een vervolgonderzoek uitgevoerd naar de afwikkeling van overheids-projecten op de Nederlandse Antillen en Aruba. Dit onderwerp is in vorige jaren ook aan de orde gekomen in het rechtmatigheidsonderzoek.
Bij het rechtmatigheidsonderzoek 1997 voerde de Rekenkamer een onderzoek uit naar de afwikkeling van overheidsprojecten op de Neder-landse Antillen en Aruba. De Rekenkamer kwam op basis van dat onderzoek tot de conclusie dat de achterstand in de afwikkeling van overheidsprojecten zodanig was ingelopen, dat zij haar bezwaar niet handhaafde. Wel zou zij in 1998 de toezeggingen van de toenmalige minister kritisch volgen, omdat zij vreesde dat zonder een voortvarende aanpak en structurele aandacht opnieuw achterstanden zouden ontstaan bij de afwikkeling van overheidsprojecten.
De Rekenkamer heeft in het rechtmatigheidsonderzoek 1998 onderzocht of de aangekondigde maatregelen intussen zijn geïmplementeerd en of de overheidsprojecten tijdig en volledig waren afgewikkeld. De Rekenkamer constateerde dat een belangrijk deel van de toezeggingen eind 1998 niet of slechts gedeeltelijk waren nagekomen. Bovendien was eind 1998 de achterstand in de afwikkeling van overheidsprojecten weer opgelopen naar circa f 98 miljoen. Tevens kwam naar voren dat de minister en de staatssecretaris geen juist beeld hadden van de omvang van de achter-stand en van het aantal achterachter-standsprojecten. De Rekenkamer maakte
dan ook bezwaar als bedoeld in de Comptabiliteitswet, artikel 55, eerste lid, tegen het financieel beheer met betrekking tot de afwikkeling van overheidsprojecten op de Nederlandse Antillen en Aruba. De bewindsper-sonen gaven in hun reactie aan dat zij hun toezeggingen alsnog op korte termijn zullen nakomen en dat zij een aantal activiteiten in gang hebben gezet die in opzet moet leiden tot een systematische voortgangsbewaking.
De Rekenkamer handhaafde haar bezwaar niet. Zij zal in 2000 opnieuw een vervolgonderzoek instellen.
Financiële verantwoording
De Rekenkamer stelde vast dat de accountantscontrole voldoende basis vormt voor haar oordeelsvorming over de financiële verantwoording.
Haar oordelen zijn dan ook mede tot stand gekomen op basis van de AD-rapportage.
De Rekenkamer komt tot het volgende oordeel over de financiële verantwoording 1998 van KABNA. In 100% van de aangegane verplich-tingen, 100% van de uitgaven en 100% van de ontvangsten trof de Rekenkamer geen belangrijke fouten of onzekerheden aan. De verant-woording is een deugdelijke weergave van de uitkomsten van het financieel beheer en is opgesteld volgens de voorschriften, met uitzon-dering van de toelichting bij de rekening die niet geheel aan de eisen voldeed.
Bijlage Overzicht geconstateerde tekortkomingen 1998 (bedragen x 1 miljoena)
geconstateerde tekortkoming jaar van
constate-ring
ontwikkelingen toezeggingen fouten
onvolledig-heden
artikel omschrijving omvang paragraaf
Saldibalans
Ondeugdelijke weergave, onvolledig
1998 936,7 Garantieverplichtingen 0 4.3
Ondeugdelijke weergave, onjuist
1998 936,7 Openstaande verplichtingen 1 569 4.3
Totaal 936,7 936,7
Overige tekortkomingen Bij de beschrijving van de nieuwe AO is reeds forse vooruitgang geboekt in de korte tijd dat de nieuwe organisatie bestaat. De nieuwe AO moet nog formeel worden vastge-steld. Ook dient nog te worden voorzien in een onderhouds-plan.
1998 Beschrijving en
onderhouds-organisatie AO
2.3
Het gebruik van kengetallen in de financiële verantwoording is ten opzichte van 1997 afgeno-men. Daarnaast voldeed de verantwoording niet aan de daaraan te stellen presentatie-eisen. De kwantiteit en kwaliteit van de financiële verantwoor-ding dienen verbeterd te worden.
1998 Informatievoorziening 2.4
Een belangrijk deel van de toezeggingen die zouden moeten leiden tot een structu-rele verbetering van het afwikkelingsproces eind 1998 was niet of slechts gedeeltelijk nagekomen. Bovendien was eind 1998 de achterstand in de afwikkeling van overheids-projecten weer opgelopen naar circa f 98 miljoen. De minister
1998 Afwikkeling overheidsprojecten op
Nederlandse Antillen en Aruba
hfd. 3
TweedeKamer,vergaderjaar1998–1999,26627,nrs.1–2
SAMENVATTING RAPPORT BIJ DE FINANCIËLE