Resultaten

De resultaten uit de focusgroepen, aangevuld met de schriftelijke input van functionarissen uit de regio Rotterdam-Rijnmond, waren bedoeld om te toetsen of de factoren die in de literatuur zijn gevonden en die acceptatie van veranderingen beïnvloedt ook in de praktijk toepasbaar zijn. In tabel 2 zijn per regio de belangrijkste punten die in de discussie naar voren kwamen terug te vinden. Uit tabel 2 blijkt dat de resultaten uit de literatuurstudie en uit het vooronderzoek grotendeels overeen komen. Daarnaast is de deelnemers is ook de mogelijkheid gegeven om algemene opmerkingen te maken en over de beste manier van communiceren over het project. Dit leverde vaak waardevolle tips op, die echter minder relevant zijn voor de doelstelling van het vooronderzoek. Daarom worden hieronder alleen de resultaten uit de focusgroep besproken die als input kunnen dienen voor het opstellen van de uiteindelijke vragenlijst.

In iedere focusgroep is de respondenten gevraagd enkele factoren te noemen die het draagvlak voor het portfolio kunnen bevorderen of juist belemmeren. In alle drie de regio’s was men het met elkaar eens dat dit voornamelijk afhankelijk is van de vraag of functionarissen het nut en de noodzaak van het portfolio in zullen zien. Dit bevestigde de resultaten uit de literatuurstudie dat het van belang is dat mensen doordrongen zijn van het belang van een verandering. Daarnaast werd in alle drie de regio’s genoemd dat functionarissen zich mogelijk bedreigd zullen voelen door het vastleggen van competenties omdat zij bang zijn hierop beoordeeld te worden. Ook dit is in overeenstemming met eerder onderzoek, waaruit bleek dat veranderingen vaak angst met zich meebrengen onder werknemers die bang zijn niet competent genoeg te blijken.

Opvallend is dat men in geen van de drie regio’s overtuigd was van het belang van participatie van betrokken functionarissen bij dit project. Dit resultaat staat haaks op eerder onderzoek, waarin juist wordt benadrukt dat participatie zeer belangrijk is voor het ontstaan van acceptatie van veranderingen. Een mogelijke verklaring hiervoor kan gezocht worden in de definitie van het begrip participatie, dat op verschillende manieren kan worden uitgelegd. Medewerkers kunnen immers op verschillende manieren en in verschillende mate van intensiteit bij veranderingen betrokken worden. Het is mogelijk dat de ene organisatie van mening is dat medewerkers worden betrokken door hen op de hoogte te houden van het veranderingsproces, terwijl andere organisaties participatie meer actief benaderen, en dus medewerkers laten meedenken over het proces en eventueel deelnemen aan de besluitvorming. Hoe dan ook, in het geval van dit onderzoek is participatie benaderd vanuit het meer

actieve perspectief, en wordt daaronder dus verstaan dat (een selectie van) functionarissen nauw betrokken zouden worden bij het project door mee te denken en daadwerkelijk inspraak te hebben. De andere benadering, die meer gericht is op het op de hoogte houden van functionarissen, wordt binnen dit onderzoek geschaard onder het construct ‘communicatie’ en is dus iets anders dan participatie. Er zijn geen opmerkingen gemaakt over het belang van participatie in de regio RR. Dit is te verklaren door het feit dat de vragen in deze regio schriftelijk zijn beantwoord, wat doorvragen op dit onderwerp onmogelijk maakte.

Het belang van communicatie over de doelen, de toegevoegde waarde en het nut van het project wordt ook door de deelnemende respondenten aan de focusgroepen in alle regio’s erkend. Dit bevestigt het beeld dat al was ontstaan op basis van de literatuurstudie dat communicatie bijdraagt aan de acceptatie van veranderingen, in dit geval dus van het portfolio als registratiemiddel. Wat ook in alle regio’s werd bevestigd, was dat de organisatiecultuur een factor is om rekening mee te houden. Algemeen kan worden gesteld dat men vindt dat de betrokken organisaties nog niet klaar zijn voor een project als deze, en dat dit voor een groot deel komt door de cultuur binnen zowel brandweer, politie als GHOR, die niet gericht is op het nemen van eigen verantwoordelijkheid voor persoonlijke ontwikkeling. Een laatste aspect dat zowel in de literatuurstudie als in het vooronderzoek werd genoemd als voorwaarde voor acceptatie van veranderingen, was de angst voor beoordeling. Uit het vooronderzoek bleek dat het registreren van competenties de vraag oproept wat eventuele tekortkomingen voor consequenties kunnen hebben. Hoewel het MDP primair bedoeld is om inzicht te verschaffen in de persoonlijke ontwikkeling, wekt het bij veel mensen toch de indruk dat zij ook beoordeeld zullen worden op hun competenties en dan vooral het ontbreken ervan. Het is van belang om deze bezorgdheid weg te nemen, omdat dit de acceptatie van het portfoliogebruik in de weg kan staan.

Naast de genoemde verschillen en overeenkomsten zijn er nog een aantal factoren benoemd die volgens de respondenten van invloed kunnen zijn op de acceptatie van het portfolio. Allereerst is dit het feit dat een CoPI of ROT functie slechts een ad hoc functie is, die maar een heel klein

onderdeel uitmaakt van de dagelijkse werkzaamheden van een functionaris. Omdat men maar in zo’n beperkte mate met de CoPI of ROT taak bezig is, zal men niet zo snel bereid zijn om speciaal voor deze functie een portfolio bij te houden. De werkzaamheden van het bijhouden van het portfolio zouden niet in verhouding staan tot de tijd die functionarissen besteden aan deze functie volgens de respondenten. Dat het ad hoc karakter van de functie een belemmering zou kunnen vormen is geen verrassing, de projectgroep was al op de hoogte van dit bezwaar. Samenhangend met dit punt werd tijdgebrek genoemd als reden om niet actief met het MDP aan de slag te gaan. Dit heeft voor een groot deel weer te maken met het feit dat de CoPI en ROT functie slechts een klein onderdeel uitmaakt van het dagelijkse takenpakket van functionarissen. Hierdoor zijn zij in mindere mate bereid om tijd vrij te maken om het portfolio regelmatig in te vullen en bij te houden.

In de regio ZHZ werd bovendien de opmerking gemaakt dat ‘portfolio’ een term is die niet bij iedereen bekend is. Communicatie zou zich in dat geval dan ook moeten richten op het uitleggen van deze term. Over de vrijblijvendheid van het portfoliogebruik bestaat geen eenduidige mening in de drie regio’s. In ZHZ was men van mening dat het invullen van het portfolio niet te vrijblijvend mocht zijn, omdat dan niemand zich verplicht zou voelen het te doen. In Twente daarentegen vond men dat in ieder geval in de beginfase het portfoliogebruik juist wel vrijblijvend moet zijn, omdat functionarissen anders het gevoel hebben dat de verandering hen teveel wordt opgelegd. In de regio RR is dit punt niet naar voren gebracht door de respondenten.

Tabel 2: resultaten focusgroepen per regio

Zuid-Holland Zuid Rotterdam-Rijnmond Twente 1. Draagvlak - Inzien van nut en

noodzaak belangrijkste voorwaarde

- Zijn er consequenties aan verbonden?

- Het moet een meerwaarde bieden - Zijn er consequenties aan verbonden?

- Inzien nut en noodzaak - Angst voor beoordeling

2. Cultuur - Portfoliogebruik sluit niet aan bij huidige cultuur - Organisatie biedt niet de middelen en ruimte om lerend gedrag te stimuleren

- Portfoliogebruik sluit niet aan bij huidige cultuur? - Cultuurproblemen zijn wel overkomelijk door een goede begeleiding en strakke regievoering

- Deze organisatie is nog niet klaar voor een dergelijke verandering - Mensen zijn niet gewend aan het nemen van eigen

verantwoordelijkheid - Bij de politie is een actieve leerhouding gebruikelijker 3. Communicatie - Primair richten op het

nut en de noodzaak van portfolio en op de doelen - Nieuwsbrieven hebben geen waarde. Beter persoonlijk benaderen tijdens bijeenkomsten of via persoonlijke mailing - Communicatie door een persoon uit de eigen organisatie die invloed heeft

- Communicatieaanpak moet per organisatie verschillend zijn

- Richten op het nut en de noodzaak van het portfolio

- Benadrukken dat angst voor beoordeling niet nodig is

- Presentaties tijdens officierenoverleg, een keer een presentatie is niet voldoende om boodschap tussen de oren te krijgen

- Beeldvorming is net zo belangrijk als de inhoud

- Benadruk het nut en noodzaak en

communiceer over de doelen van het portfolio - Nadruk leggen op het leeraspect en niet op beoordeling - Communicatie vooral in aanloop naar implementatie ter voorbereiding op wat komen gaat - Geen nieuwsbrieven. Persoonlijk benaderen en presentaties geven - Communicatie moet vanuit eigen organisatie komen

4. Participatie - Mensen alleen betrekken door ze op de hoogte te houden

- n.v.t. - Mensen betrekken door hen te informeren - Actief meedenken werkt contraproductief

5. Eigen inbreng - ‘Portfolio’ onbekende term

- Geen vrijblijvendheid portfoliogebruik, dan vult niemand het in

- Wat gebeurt er met de informatie?

Privacygevoelig - Hoe wordt objectiviteit beoordeling

gewaarborgd?

- Ad hoc karakter functie staat succes in de weg - Tijdgebrek

- Angst geconfronteerd te worden met eigen tekortkomingen en gevolgen hiervan - Houd rekening met gevoelens en mening medewerkers - Verandering niet opdringen

- Niet iedereen kan overweg met digitale middelen

- Tijdgebrek

- Ad hoc karakter functie staat succes portfolio in de weg

- Vrijblijvendheid portfoliogebruik belangrijk, zeker in beginfase

- Hoe wordt objectiviteit beoordeling

4.2. Hoofdonderzoek