zochte organisaties
6.2 Gemeente Emmen – Stichting Sedna (onderdeel van stichting Tinten)
6.2.5 Relatie tussen organisatie en gemeente
Uit de gesprekken met beide partijen kwam naar voren dat de relatie als goed wordt beschouwd tussen de gemeente en Sedna. De gemeente en de stichting hebben nagenoeg gelijke intenties wat betreft het verbeteren van het welzijn van de inwoners. Door deze gedeelde intenties is het mogelijk om samen na te denken over hoe dit doel te bereiken. Op basis hiervan worden dan ook regelmatig informele gesprekken gevoerd over de strategie op lange termijn en veranderende situaties op korte termijn waar men op moet inspelen.
40
Masterscriptie – Tom Lankheet –s1960113Naast deze informele gesprekken waarin men elkaar op de hoogte brengt, is er maandelijks overleg tussen de beleidsmedewerker en de locatiemanager waar de voortgang van de activiteiten het on-derwerp is. Hierbij worden ook rapportages aangeleverd, en waar nodig toegelicht door Sedna, over de voortgang van de activiteiten. Op een niveau hoger bespreekt de wethouder de kwartaal-rapportages met de locatiemanager en waar nodig zal er op deze momenten worden bijgestuurd op basis van signalen die zij hebben ontvangen vanuit de samenleving, aldus dhr. Hoftijzer. Dit gebeurt ook wederzijds, want Sedna geeft op haar beurt ook aan wat zij signaleren tijdens haar werkzaam-heden, waardoor de gemeente eventueel maatregelen kan nemen. Richting het einde van het jaar zal de gemeenteraad de subsidie nog definitief moeten vaststellen, waarbij de wethouder in overleg met zijn ambtenaren een advies geeft aan de gemeenteraad om wel of niet in te stemmen. Dhr. Hoftijzer geeft hierbij nog wel aan dat wanneer bij 3 voorgaande kwartaalrapportages aangegeven is dat het goed gaat, je aan het eind van het jaar niet meer kan zeggen dat Sedna het fout doet en de subsidie niet definitief kan toekennen. Dus in de praktijk zal het niet definitief vaststellen van de subsidie niet vaak voorkomen.
Stichting Sedna voert dus al geruime tijd welzijnstaken uit namens de gemeente Emmen en doet dit naar het idee van de gemeente naar behoren. Door de decentralisatie van zorgtaken naar de gemeenten zal er in de toekomst nog meer gevraagd gaan worden van stichting Sedna. Echter wordt door bezuinigingen en een andere visie vanuit gemeenten ook steeds meer gekeken naar de out-put/outcome van de geleverde activiteiten. Om dit proces goed te laten verlopen zal er veel contact zijn tussen de beleidsmedewerkers van de gemeente en de locatiemanager van Sedna.
De stichting zoals vandaag de dag was vroeger een onderdeel van de gemeente en is de loop van de tijd steeds meer op afstand gezet. Hierover zegt dhr. Hoftijzer dat het buiten de organisatie zetten van de stichting door de gemeente ook een bewuste keuze is geweest om niet ‘vast te zitten’ aan Sedna/Tinten. Door een contractuele relatie te hebben met Sedna/Tinten en zo weinig mogelijk formele bemoeienis te hebben met de interne gang van zaken bij Sedna/Tinten en de aandacht vooral te richten op de gerealiseerde resultaten (voor zover die te bepalen zijn), wil de gemeente flexibiliteit ten opzichte van Sedna/Tinten behouden. Door deze beslissing heeft de gemeente ook geen extra voorwaarden gesteld aan het bedrijfseconomische aspect van de stichting. De gemeente wil geen verantwoordelijkheid over Sedna, aan de andere kant heeft ze op die manier ook geen directe invloed op bestuurlijke beslissingen van Sedna op onder andere financieel gebied.
41
Masterscriptie – Tom Lankheet –s19601136.3 Gemeente Haaksbergen – Stichting Groot Scholtenhagen
6.3.1
Doelstellingen van de uitbestedingsrelatie en de gemeente
De doelstelling van de gemeente in de samenwerking met de stichting Groot Scholtenhagen is als volgt vermeld in de begroting van 201511: “het sport- en recreatiegebied is een belangrijk
concen-tratiegebied als het gaat om sport en bewegen, recreatie en ontspanning voor onze inwoners. Wij willen voldoende laagdrempelige mogelijkheden aanbieden voor onze inwoners en verenigingen voor het uitoefenen van sport- en beweegactiviteiten, recreatie en ontspanning”. Dit is een globale
formulering van de gemeentelijke doelstellingen met het park, welke wel overeenkomt met de doelstelling zoals de stichting deze in haar statuten heeft vermeld staan: “het bevorderen van de
sport en de recreatie alsmede het instandhouden van gebouwen en beplanting op het park Schol-tenhagen”. Echter zijn deze doelstellingen in de programmabegroting niet concreet genoeg om
output meetbaar te maken. In de subsidiebeschikking worden wel prestatieafspraken genoemd waarvan de gemeente verwacht dat deze worden uitgevoerd door de stichting met het beschikbaar gestelde budget (zie bijlage 9.3 C).
Op de vraag waarom de gemeente de stichting subsidie verstrekt voor het beheer en onderhoud van het park geeft Niels Hartlief, beleidsmedewerker gemeente Haaksbergen, aan dat dit van oudsher zo is gegaan. Het park is een erflatenschap van H.W. Jordaan aan de gemeenschap van Haaksber-gen. Door de groeiende behoefte aan sport- en recreatieaccommodaties vanuit gemeentelijk opzicht is er in de jaren ’70 een samenwerking ontstaan. Hierdoor had de gemeente de mogelijkheid om verenigingen en activiteiten in het park ruimte te bieden. Op deze manier werd ook het doel van de oorspronkelijke stichting intact gehouden. In feite krijgt de stichting dus subsidie voor het beheer en het onderhoud van het park en haar (sport)accommodaties. Niels Hartlief geeft ook aan dat het park een belangrijk onderdeel van Haaksbergen is op sportief en recreatief gebied. Dit wordt on-derstreept door Gerard Lankheet, penningmeester en secretaris van de Stichting Groot Scholtenha-gen. Hij vermeldt ook dat de verhuur van panden, het openstellen van de kinderboerderij en het onderhouden van fiets- en wandelpaden en sportfaciliteiten, bijdragen aan het realiseren van de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van sport en recreatie.
42
Masterscriptie – Tom Lankheet –s19601136.3.2
Prestatieafspraken en meetbaarheid outputs
De doelen die de gemeente en de stichting hebben, komen dus redelijk overeen. Echter zijn de doelen in de programmabegroting van de gemeente in algemene zin opgesteld en zijn er geen con-crete maatstaven aan opgehangen. De gemeente heeft wel getracht om de doelen in een prestatie-afspraak om te zetten en daarin te vermelden welke te verrichten activiteiten voor het beschikbare budget moeten worden geleverd (zie ook bijlage 9.3 C). De voorwaarden die door de gemeente worden gesteld aan de subsidie zijn gebaseerd op het uitvoeren van activiteiten als het onderhoud en het openstellen van accommodaties en de kinderboerderij. Dit zijn dus geen outputs zoals be-doeld in het model van Ouchi (1979). De gemeente gaat ervan uit dat de stichting deze activiteiten uitvoert en kijkt ook niet naar de uitkomst van de activiteiten. Niels Hartlief hierover: “we gaan de
activiteiten (onderhoud, beheer, openstellen, etc.) niet controleren, daar zijn zij als stichting ver-antwoordelijk voor”. Ook door de stichting wordt dit beaamd: “de gemeente kijkt niet of de activi-teiten gebeuren, ze hebben deze gedelegeerd aan het bestuur van de stichting”. Wel geeft de
stich-ting aan dat de prestaties in principe omgezet zouden kunnen worden naar meetbare output, maar dat hier vanuit de gemeente geen vraag naar is en dat er “te algemene” voorwaarden worden opge-legd. Ook wordt hierover gezegd dat zolang er geen klachten zijn, het onderhoud dus blijkbaar goed wordt uitgevoerd.
Een andere prestatieafspraak welke in de subsidiebeschikking wordt genoemd, is het hanteren door de stichting van dezelfde tarieven voor het huren van accommodaties als in de rest van de gemeente. Dit is ook geen output als gevolg van inspanningen van de stichting, maar een voorwaarde (om ongelijke concurrentie te vermijden) welke is gesteld door de gemeente voor het uitkeren van de subsidie. Wel is eenvoudig door de gemeente te controleren of de stichting zich aan deze tarieven van de gemeente houdt.
6.3.3
Accounting- en andere informatie
Door de gemeente wordt niet gekeken naar de output van de geleverde activiteiten door de stich-ting. Om deze reden wordt dergelijke informatie ook niet aangemaakt door de stichting of opge-vraagd door de gemeente. De afspraken die zijn gemaakt met de gemeente zijn gebaseerd op de exploitatiebegroting die de stichting aanlevert bij de gemeente voor de activiteiten die zij wilt uit-voeren in dat jaar. Wel heeft de gemeente enkele voorwaarden gesteld aan de hoogte van en de jaarlijkse toevoeging aan de reserves van de stichting. Om deze zaken te kunnen controleren, levert de stichting bij de gemeente een financieel en inhoudelijk jaarverslag in.
43
Masterscriptie – Tom Lankheet –s1960113De verslagen worden echter niet grondig doorgenomen door de gemeente en gaan enkel naar de ambtelijke organisatie en het college van B&W. Niels Hartlief zegt hierover: “we krijgen de
ver-slagen en notulen van de vergaderingen toegestuurd en [deze] worden ter kennisgeving naar het college gebracht”. Wanneer een verslag is goedgekeurd door de stichting, zullen hierover vanuit
de gemeente over het algemeen geen vragen meer gesteld worden. Voor de stichting zijn de finan-ciële voorwaarden welke zijn gesteld aan de reserves voldoende duidelijk en men zal er ook voor zorgen dat hier niet overheen gegaan wordt. De aanwezigheid van een lid van het college B&W als voorzitter in het bestuur van de stichting draagt hier ook aan bij. In feite is er op deze manier een weliswaar informele, maar zeer directe relatie tussen de stichting en de gemeente.
Voor de vaststelling van de hoogte van de subsidie vraagt de gemeente een exploitatieoverzicht en een toelichting over de te verrichten activiteiten, samen met een verslag over de afgelopen subsi-dieperiode. Naast een exploitatiebegroting en een jaarverslag (financieel en inhoudelijk) worden, zoals vermeld door de stichting de notulen van het dagelijkse en algemene bestuur overlegd aan de gemeente en in het bijzonder het college van B&W. Er is dus een grote openheid van de stichting in de richting van de gemeente, maar er is geen informatie over output en de gemeente doet weinig met de door de stichting geleverde documentatie. In elk geval in “officiële zin”, informeel zijn er nauwe banden.
6.3.4
Trust
Accountinginformatie speelt bij de sturing door de gemeente dus een kleine rol voor de verant-woording van de verstrekte subsidies. Door het ontbreken van meetbare outputs is de gemeente logischerwijs meer aangewezen op informal controls. De gebruikelijke informatie als begroting en jaarverslag worden overlegd richting gemeente, maar verdere toelichting op wat de effecten van de uitgevoerde activiteiten zijn, is hier niet bij aanwezig.
Maar door de aanwezigheid van een lid van het college van B&W als voorzitter van de stichting heeft de gemeente, meer indirect en informeel, toch een grote invloed op het beleid van de stichting. De wethouder kan de stichting over zaken informeren die spelen vanuit de gemeente en andersom ook uiteraard. Niels Hartlief: “Je hebt kortere lijnen, dus dat scheelt, er zijn een stuk minder vragen
vanuit de gemeente richting de stichting”. Op dit moment staat de gemeente nog onder toezicht
van de provincie waardoor er scherper gekeken zal worden naar alle verstrekte subsidies. Door de aanwezigheid van een lid van het college kunnen binnen de stichting zaken snel besproken worden. Niels Hartlief tekent hier nog bij aan dat mogelijke bezuinigingen (of andere zaken die spelen) in het voortraject informeel worden besproken maar dat uiteindelijk wel alles op formele wijze wordt
44
Masterscriptie – Tom Lankheet –s1960113afgehandeld en op papier staat. Het bestuurslid van de stichting deelt de mening dat het contact met de gemeente vooral gaat via vergaderingen en mailverkeer. Daarnaast geeft ook hij aan dat door de aanwezigheid van een wethouder in het bestuur de gemeente in principe alles al weet wat er speelt. Wel tekent de penningmeester het volgende op: “de wethouder in het bestuur heeft in feite een
dubbele pet op”, waarmee hij wil zeggen dat het in sommige situaties lastig in te schatten is aan
welke kant de wethouder staat als bestuurslid. De aanwezigheid van het collegelid kan dus zorgen voor verwevenheid en een nauwe band van de gemeente met de stichting en zicht op de activiteiten van de stichting. Dit alles is echter op nogal informele wijze vorm gegeven.
Zoals ook bleek uit de doelstellingen van de gemeente en de stichting, hebben ze beide hetzelfde doel voor ogen, namelijk het faciliteren van het recreëren door de inwoners van de gemeente Haaks-bergen. De heer Lankheet geeft hier namens de stichting bij aan dat: “door de jarenlange
samen-werking en verstandhouding is er bij de gemeente vertrouwen ontstaan dat de stichting haar taken wel goed uitvoert. Dat vertrouwen komt niet zo direct door goede accountinginformatie”.
Naast het vertrouwen dat de gemeente in de stichting heeft op basis van gedeelde intenties, is er ook de jarenlange samenwerking als organisaties én medewerkers. De stichting ontving tot 2013 ambtelijke ondersteuning voor administratieve taken en het secretariaat en op dit moment heeft de stichting nog 2 medewerkers in dienst, welke daarnaast ook medeverantwoordelijk zijn voor andere gemeentelijke (sport)accommodaties. De ambtelijke adviseur is komen te vervallen als gevolg van bezuinigingen, maar dezelfde persoon is nog wel beleidsmedewerker op de gebieden sport en re-creatie, waarbij hij nog contact heeft met de stichting. Al is dit informeel, ook hier is er dus een sterke band. De 2 beheerders zijn al geruime tijd verbonden aan de stichting en hebben veel erva-ring en deskundigheid voor het onderhoud van het park. Doordat deze beheerders door de gemeente ook medeverantwoordelijk zijn gemaakt voor andere faciliteiten, laat de gemeente zien ook ver-trouwen te hebben in de kundigheid van deze personen.
6.3.5
Relatie tussen organisatie en gemeente
De stichting Groot Scholtenhagen is een verbonden partij van de gemeente Haaksbergen en heeft van oudsher taken toebedeeld gekregen voor het beheer en onderhoud van het park. Het sport- en recreatiegebied is een belangrijk onderdeel van het dorp, waar de gemeente een groot gedeelte van het beleid op deze gebieden kan laten uitvoeren. Door de jarenlange samenwerking weet de ge-meente wat zij aan de stichting heeft en doordat een lid van het college zitting heeft in het bestuur van de stichting als voorzitter kan zij heel direct invloed uitoefenen wanneer zij dit wil. Al is dit
45
Masterscriptie – Tom Lankheet –s1960113organisatorisch gezien een nogal informeel vorm gegeven relatie, door deze verbondenheid kan de gemeente op een directe manier informatie krijgen vanuit de stichting of invloed uitoefenen op het te voeren beleid van de stichting.
Aan de andere kant zijn er geen concrete afspraken gemaakt over de output die de stichting moet leveren voor de verkregen subsidie. Er zijn prestatieafspraken gemaakt op basis van activiteiten die de stichting zou moeten uitvoeren, maar er wordt niet gekeken naar de kwaliteit van het gevoerde onderhoud en beheer van het park, terwijl dit in theorie wel mogelijk zou zijn. De gemeente heeft wel voorwaarden gesteld aan de beschikbare reserves van de stichting en kan hier de subsidie op aanpassen. Dit zal echter niet snel gebeuren aangezien er directe lijnen zijn tussen de stichting en de gemeente en er, indien nodig, op voorhand snel bijgestuurd kan worden. Ook zijn de activiteiten die de stichting uitvoert jaarlijks nagenoeg gelijk aan elkaar, waardoor er geen grote verschillen zullen optreden in het aan de aan te vragen subsidiebedrag en de activiteiten.