Artikel 1 Algemene bepalingen
1. Het overeenkomstig artikel 363, lid 1, van de overeenkomst ingestelde Partnerschapscomité staat de Partnerschapsraad bij in de uitvoering van zijn taken en voert taken uit die in de overeenkomst en door de Partnerschapsraad aan het comité zijn toegewezen.
2. Het Partnerschapscomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Partnerschapsraad voor, voert waar passend de besluiten van de Partnerschapsraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor de goede werking van de overeenkomst. Het Partnerschapscomité behandelt alle zaken die de Partnerschapsraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst.
3. Het Partnerschapscomité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen op hoog ambtelijk niveau.
4. Zoals bepaald in artikel 363, lid 6, van de overeenkomst is het Partnerschapscomité bevoegd besluiten vast te stellen op de terreinen waarvoor de Partnerschapsraad bevoegdheden aan het comité heeft overgedragen en in de in de overeenkomst genoemde gevallen. Die besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan. Het Partnerschapscomité stelt zijn besluiten vast in overleg tussen de partijen, mits die hun respectieve interne procedures hebben voltooid.
5. Voor de toepassing van dit reglement van orde wordt onder "partijen" verstaan partijen in de zin van artikel 382 van de overeenkomst.
Artikel 2 Samenstelling
1. Het Partnerschapscomité beraadslaagt en treedt op in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken bij de behandeling van aangelegenheden die betrekking hebben op titel VI (Handel en daarmee verband houdende aangelegenheden) van de overeenkomst.
2. Wanneer het Partnerschapscomité voor de bespreking van onderwerpen met betrekking tot titel VI (Handel en daarmee verband houdende aangelegenheden) van de overeenkomst overeenkomstig artikel 363, lid 7, van de overeenkomst in een specifieke samenstelling voor handelsvraagstukken bijeenkomt, is het samengesteld uit hoge ambtenaren van de Europese Commissie en de Republiek Armenië die belast zijn met handel en daarmee verband houdende aangelegenheden. Het Partnerschapscomité wordt in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van de Republiek Armenië die belast is met handel en daarmee verband houdende aangelegenheden. De vergaderingen worden ook bijgewoond door een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden.
Artikel 3 Delegaties
1. De vertegenwoordigers van het Partnerschapscomité mogen worden vergezeld door ambtenaren. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter van het Partnerschapscomité via het secretariaat van het Partnerschapscomité in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van elke delegatie.
2. In overeenstemming tussen de partijen kan het Partnerschapscomité vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op een bepaald gebied uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan zijn vergaderingen of om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen komen overeen onder welke voorwaarden die waarnemers aan de vergaderingen kunnen deelnemen.
3. Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat van het Partnerschapscomité in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.
Artikel 4 Voorzitterschap
1. Het Partnerschapscomité wordt beurtelings voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de Republiek Armenië.
2. De partij die het voorzitterschap van de Partnerschapsraad bekleedt, bekleedt ook het voorzitterschap van het Partnerschapscomité.
Artikel 5 Vergaderingen
1. Tenzij de partijen anders overeenkomen, vergadert het Partnerschapscomité regelmatig, en ten minste eenmaal per jaar. Op verzoek van een partij kunnen in overeenstemming tussen alle partijen bijzondere sessies van het Partnerschapscomité worden belegd.
2. Een vergadering van het Partnerschapscomité wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen plaats en datum. De bijeenroeping wordt uiterlijk drie maanden vóór de vergadering door het secretariaat van het Partnerschapscomité aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.
3. Het Partnerschapscomité komt ten minste eenmaal per jaar en wanneer de omstandigheden zulks vereisen, bijeen in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.
4. Voor zover mogelijk wordt de jaarlijkse vergadering van het Partnerschapscomité ruim op tijd vóór de jaarlijkse vergadering van de Partnerschapsraad bijeengeroepen.
5. Bij uitzondering en indien de delegatiehoofden zulks overeenkomen, kunnen de vergaderingen van het Partnerschapscomité plaatsvinden met behulp van overeengekomen technologische hulpmiddelen zoals videoconferentie.
Artikel 6 Secretariaat
1. Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van het ministerie van Buitenlandse zaken van de Republiek Armenië treden gezamenlijk op als secretarissen van het Partnerschapscomité in zijn algemene samenstelling. Zij voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit, tenzij anders bepaald in dit reglement van orde, in een sfeer van wederzijds vertrouwen en samenwerking.
2. Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de Republiek Armenië die belast zijn met handel en daarmee verband houdende aangelegenheden treden gezamenlijk op als secretarissen van het Partnerschapscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.
Artikel 7 Correspondentie
1. De voor het Partnerschapscomité bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris inlicht.
2. Het secretariaat van het Partnerschapscomité ziet erop toe dat de correspondentie die aan het Partnerschapscomité is gericht, naar de voorzitter van het Partnerschapscomité wordt doorgestuurd, en waar passend als in artikel 8 bedoelde documenten naar de vertegenwoordigers van het Partnerschapscomité wordt doorgestuurd.
Artikel 8 Documenten
1. Documenten worden doorgestuurd door de secretarissen van het Partnerschapscomité.
2. Een partij stuurt de documenten aan de secretaris, die ze doorstuurt naar de secretaris van de andere partij.
3. De secretaris van de Europese Unie stuurt de documenten door naar de betreffende vertegenwoordigers van de Europese Unie en stuurt de secretaris van de Republiek Armenië daarbij systematisch een kopie.
4. De secretaris van de Republiek Armenië stuurt de documenten door naar de betreffende vertegenwoordigers van de Republiek Armenië en stuurt de secretaris van de Europese Unie daarbij systematisch een kopie.
Artikel 9 Vertrouwelijkheid
De vergaderingen van het Partnerschapscomité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het Partnerschapscomité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanmerkt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.
Artikel 10
Agenda van de vergaderingen
1. Het secretariaat van het Partnerschapscomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering van het Partnerschapscomité een ontwerpagenda op, alsmede een ontwerp van operationele conclusies zoals bepaald in artikel 11. Op de ontwerpagenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het Partnerschapscomité van een partij een verzoek tot agendering heeft ontvangen.
2. De ontwerpagenda wordt, samen met de bijbehorende stukken, uiterlijk één maand vóór de vergadering doorgestuurd overeenkomstig artikel 7.
3. De agenda wordt bij het begin van iedere vergadering door het Partnerschapscomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, aan de agenda worden toegevoegd.
4. Met instemming van de andere partij kan de voorzitter van het Partnerschapscomité vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers of deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.
5. De voorzitter van het Partnerschapscomité kan in overleg met de partijen de in de lid 2 bepaalde termijnen inkorten indien bijzondere omstandigheden daartoe nopen.
Artikel 11
Notulen en operationele conclusies
1. Van elke vergadering van het Partnerschapscomité worden door de secretarissen van Partnerschapscomité gezamenlijk ontwerpnotulen opgesteld binnen een termijn van één maand na de vergadering.
2. In de notulen worden in het algemeen de volgende gegevens vermeld: de agenda, een lijst van de deelnemers aan de vergadering, met inbegrip van waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond, en operationele conclusies van de vergadering, zoals bepaald in lid 4, en de notulen bevatten voor elk agendapunt:
a) de bij het Partnerschapscomité ingediende documentatie;
b) verklaringen die op verzoek van het Partnerschapscomité worden opgenomen in de notulen.
3. De ontwerpnotulen worden tijdens de volgende vergadering ter goedkeuring aan het Partnerschapscomité voorgelegd. De ontwerpnotulen kunnen ook schriftelijk worden goedgekeurd. De ontwerpnotulen van het Partnerschapscomité in de samenstelling voor handelsvraagstukken worden binnen drie maanden na iedere vergadering goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar gezonden.
4. De secretaris van de partij die het voorzitterschap van het Partnerschapscomité bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van operationele conclusies op. Het ontwerp van operationele conclusies wordt aan de delegaties gezonden, samen met de agenda, gewoonlijk uiterlijk zeven dagen vóór de volgende vergadering. Het ontwerp van operationele conclusies wordt tijdens de vergadering geactualiseerd, zodat het Partnerschapscomité tot slot van de vergadering, tenzij de partijen anders overeenkomen, zijn goedkeuring hecht aan de operationele conclusies, waarin de vervolgacties voor de partijen zijn opgenomen. Zodra zij zijn goedgekeurd, worden de operationele conclusies aan de notulen gehecht; de uitvoering ervan wordt geëvalueerd tijdens de volgende vergadering van het Partnerschapscomité. Het Partnerschapscomité stelt hiervoor een model op, waarin voor elk actiepunt een specifieke termijn wordt vermeld.
Artikel 12
Besluiten en aanbevelingen
1. Het Partnerschapscomité is bevoegd om besluiten vast te stellen in de in de overeenkomst genoemde gevallen en op de terreinen waarvoor de Partnerschapsraad bevoegdheden heeft overgedragen aan het Partnerschapscomité. Besluiten en aanbevelingen worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. Besluiten en aanbevelingen worden ondertekend door de voorzitter van het Partnerschapscomité en gewaarmerkt door de secretarissen van het Partnerschapscomité.
2. Als de partijen zulks overeenkomen, kan het Partnerschapscomité besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Elk besluit treedt in werking op de datum van vaststelling, tenzij in het besluit anders is bepaald. De schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de secretarissen, die in samenspraak met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 binnen 21 kalenderdagen schriftelijk meegedeeld. Binnen die termijn moeten voorbehouden worden gemaakt of gewenste wijzigingen worden gemeld. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in dit lid bepaalde termijnen inkorten of verlengen indien bijzondere omstandigheden daartoe nopen. Na goedkeuring van de tekst wordt het besluit of de aanbeveling door de voorzitter ondertekend en gewaarmerkt door de secretarissen.
3. De besluiten en aanbevelingen worden aan de partijen gezonden.
4. Elke partij kan besluiten tot de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van het Partnerschapscomité in haar publicatieblad of staatsblad.
Artikel 13 Rapportage
Het Partnerschapscomité brengt tijdens elke gewone vergadering van de Partnerschapsraad verslag uit over zijn activiteiten en over de activiteiten van zijn subcomités en andere organen.
Artikel 14 Talen
1. De officiële talen van het Partnerschapscomité zijn de officiële talen van de partijen.
2. De werktaal van het Partnerschapscomité is het Engels. Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt het
Artikel 15 Onkosten
1. Elke partij draagt de personeels-, reis- en verblijfskosten en de post- en telecommunicatiekosten die ze maakt voor deelname aan vergaderingen van de Partnerschapsraad.
2. Uitgaven in verband met de organisatie van de vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.
3. Wanneer vertaling van documenten in de officiële talen van de Europese Unie nodig is, komen de kosten daarvan ten laste van de Europese Unie.
Artikel 16
Wijziging van het reglement van orde
Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van de Partnerschapsraad overeenkomstig artikel 11 van bijlage I.
BIJLAGE III
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SUBCOMITÉS EN ANDERE ORGANEN DIE DOOR DE