Wanneer er sprake is van ontevredenheid, moeten medewerkers weten waar zij terecht kunnen met hun klachten. Daarom is het van belang dat de communicatieafdeling zich promoot en profileert binnen de organisatie. Dit begint bij het laten zien van de gezichten achter de communicatieafdeling. Zorg dat er bij elke bijeenkomst van grote groepen medewerkers, iemand aanwezig is van de
communicatieafdeling. Zorg ook voor online aanwezigheid als de huidige interne
communicatiemiddelen dit toelaten; neem actief deel aan discussieplatforms op het intranet, Hyves, Twitter, Facebook, Google+ en/of Yammer.
161
Paragraaf 7.10 Specifiek advies op basis van het
antwoord op deelvraag 3
Breng informatiebehoeften tweejaarlijks in kaart
Ongeacht het organisatietype en de organisatiecultuur is het van belang om te weten wat de informatiebehoeften van medewerkers zijn. ‘Ken je ‘klant’ en bovenal; luister naar hen. Breng de informatiebehoeften van medewerkers tweejaarlijks in kaart. Informatiebehoeften kunnen immers veranderen, bijvoorbeeld wanneer er veel medewerkers met pensioen gaan en er veel jonge(re) medewerkers in dienst treden. De afdeling CC verliest de informatiebehoeften van medewerkers nooit uit het oog en richt al haar communicatieactiviteiten op de vervulling van deze behoeften.
Evalueer tweejaarlijks het interne communicatiebeleid
Voer tweejaarlijks een onderzoek uit om te bepalen of de informatiebehoeften van medewerkers (nog) worden vervuld. Neem het interne communicatiebeleid onder de loep als dit niet het geval is, en bepaal op basis van de onderzoeksresultaten hoe de informatiebehoeften als nog kunnen worden vervuld. Besef wel dat medewerkers niet altijd in staat zijn om een oordeel te geven over de
communicatieve werkelijkheid (Reijnders, 2010, p. 196). Houd hier rekening mee bij het interpreteren van de onderzoeksresultaten; de interne communicatie wordt nooit door alle medewerkers als goed beoordeeld.
Organiseer eens per week een communicatiespreekuur
De communicatiemedewerker, die verantwoordelijk is voor de interne communicatie van Deli XL, gaat actief in gesprek met medewerkers over de interne communicatie. Zij blokt hiervoor een uur per week in haar agenda. Begin simpel; nodig medewerkers uit met wie al intensief contact plaats vindt. Benadruk het informele karakter van de afspraak en maak vooral geen aantekeningen of opnamen. Vraag hen wat zij anders zouden doen als zij in de schoenen van de interne
communicatiemedewerker zouden staan. Luister actief en spreek niet over de aan- of afwezigheid van mogelijkheden. Treedt ook niet op als advocaat van de communicatieafdeling, maar probeer zoveel mogelijk van de medewerker te leren.
Door dit te doen, kan tijdig worden ingespeeld op de behoeften van medewerkers en wordt
ontevredenheid daar waar mogelijk beperkt. Bovendien kunnen medewerkers een waardevolle bron van informatie zijn; de visie van een leek op interne communicatie is verfrissend en kan een
162
Promoot en profileer de afdeling CC binnen Deli XL
Wanneer er sprake is van ontevredenheid, moeten medewerkers weten waar zij terecht kunnen met hun klachten. Daarom is het van belang dat de afdeling CC zich promoot en profileert binnen Deli XL. Dit begint bij het laten zien van de gezichten achter de communicatieafdeling. Zorg dat er bij elke bijeenkomst van grote groepen medewerkers, iemand aanwezig is van de afdeling CC, bij voorkeur De communicatiemedewerker, die verantwoordelijk is voor de interne communicatie van Deli XL. Gedacht wordt aan de chauffeursdagen, de communicatiedagen en de ambassadeursdagen, maar ook aan vestigingsgebonden activiteiten, zoals de jaarlijkse barbecue van Deli XL Helmond en de kookmiddagen van Deli XL Amsterdam. Zorg ook voor online aanwezigheid op bijvoorbeeld de Deli XL Wiki. Probeer elke werkdag een bericht op Twitter en Yammer te plaatsen over het reilen en zeilen binnen de afdeling CC, zodat medewerkers er achter komen waar de afdeling CC verantwoordelijk voor is en zich mee bezig houdt.
163
Paragraaf 7.11 Antwoord op deelvraag 4
Hoe beïnvloedt het grijze gebied tussen de afdelingen CC en P&O, de rol van de afdeling CC bij de inrichting van het interne communicatiebeleid en bij de inzet van de huidige interne
communicatiemiddelen?
De afdeling CC kan het communicatiebeleid in de toekomst anders inrichten, om zo het verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers aan te spreken om zelf zorg te dragen voor de
vervulling van hun informatiebehoeften. Maar als de afdeling P&O dit nieuwe beleid niet ondersteunt, wordt de handhaving van dit beleid bemoeilijkt. Deze ondersteuning bestaat uit zowel het accepteren als het adopteren van dit beleid. De afdeling CC kan in dat geval niet volgens het gewenste model opereren; minder creëren en uitvoeren en meer faciliteren.
De afdeling CC is voor het uitvoeren van haar werkzaamheden afhankelijk van (onder andere) de afdeling P&O. Om haar taken zo goed en efficiënt mogelijk uit te voeren, is samenwerking met de afdeling P&O noodzakelijk en gewenst. In de onderzochte literatuur worden geen concrete richtlijnen voor deze specifieke samenwerking genoemd. Beide afdelingen zijn daarom genoodzaakt om samen te ontdekken wat voor Deli XL de beste manier is om de samenwerking tussen te verbeteren en
intensiveren. Omdat het uiteindelijk doel het communicatiebeleid betreft (het zodanig inrichten van dit beleid dat deze aansluiten op de informatiebehoefte van Deli XL medewerkers), is het
164