De inrichting van het interne communicatiebeleid van Deli XL hangt in sterke mate af van de visie van de directie op interne communicatie. Het is afhankelijk van het organisatietype en de
organisatiecultuur, hoe de afdeling CC hier mee om kan en wil gaan.
Hoofdvraag: Hoe kan een organisatie haar interne communicatiebeleid inrichten en haar interne communicatiemiddelen inzetten om het verantwoordelijkheidsgevoel van haar medewerkers aan te spreken om zelf zorg te dragen voor de
vervulling van hun informatiebehoeften, en welke rol kan de communicatieafdeling hierbij het beste aannemen?
Deelvraag: Hoe beïnvloedt de verscheidenheid aan visies op communicatie, de inrichting van het interne communicatiebeleid van Deli XL?
32
Hoofdstuk 3 Informatiebehoeften van medewerkers
Paragraaf 3.1 Inleiding
Er zijn verschillende informatiebehoeften te onderscheiden: - Informatiebehoeften met betrekking tot de hoeveelheid
Het komt voor dat medewerkers niet voldoende informatie hebben om hun werk te verrichten. Het kan ook voorkomen dat medewerkers te veel informatie krijgen. Het is belangrijk dat men in een organisatie het optimum vindt in de hoeveelheid informatie die wordt verspreid (Koeleman, 2008, p. 48);
- Informatiebehoeften met betrekking tot de timing
Informatie is geen informatie als deze de ontvanger te laat bereikt (Koeleman, 2008, p. 48); - Informatiebehoeften met betrekking tot de fysieke afstand tot de zender
De afstand in de organisatie tussen de zender en de ontvanger speelt ook een rol bij de verwerking van informatie. Hoe groter de afstand tot de zender is, hoe minder de zender als deel van de eigen groep wordt beschouwd en hoe minder waarde de ontvangen aan diens informatie hecht (Koeleman, 2008, p. 49);
- Informatiebehoeften met betrekking tot het gebruikte medium
Als een medium door medewerkers laag wordt gewaardeerd, wordt er weinig waarde aan gehecht. Ook al is de boodschap die het brengt nog zo goed en duidelijk (Koeleman, 2008, p. 49);
- Informatiebehoeften met betrekking tot het onderwerp en de betrokkenheid daarbij
In de regel geldt, dat hoe sterker een onderwerp iemand raakt, des te groter zijn behoefte aan informatie over dat onderwerp zal zijn (Reijnders, 2010, p. 114);
- Informatiebehoeften met betrekking tot het werkwaardepatroon
De behoefte aan informatie hangt daarnaast samen met de waarden die iemand in zijn werk belangrijk vindt (Reijnders, 2010, p. 114).
Daarnaast zijn er vier soorten informatie te onderscheiden: - Taakinformatie
Taakinformatie is informatie over het werk dat iemand doet, bijvoorbeeld het produceren van een product of het leveren van een dienst. Denk aan werkinstructies, afspraken over de verdeling van het werk, over de wijze waarop het werk moet worden uitgevoerd, problemen in de uitvoering, de gebruikte materialen, de verkoopprijzen en concurrentie-informatie (Reijnders, 2010, p. 108);
Hoofdvraag: Hoe kan een organisatie haar interne communicatiebeleid inrichten en haar interne communicatiemiddelen inzetten om het verantwoordelijkheidsgevoel van haar medewerkers aan te spreken om zelf zorg te dragen voor de vervulling van hun informatiebehoeften, en welke rol kan de communicatieafdeling hierbij het beste aannemen?
Deelvraag: Wat zijn de informatiebehoeften van medewerkers van Deli XL?
Deze deelvraag wordt beantwoord op basis van een schriftelijke enquête, een internet enquête en literatuuronderzoek.
33 - Beleidsinformatie
Medewerkers zijn veelal ook geïnteresseerd in de koers die hun bedrijf vaart. Deze zogeheten beleidsinformatie omvat onderwerpen die het beleid van de organisatie, of het
organisatieonderdeel betreffen. Ze scheppen de voorwaarden om het primair proces soepel te laten verlopen. Denk aan nieuws over reorganisatie, lopende of nieuwe projecten, de aankoop van een nieuw bedrijf, de nieuwe missie van de organisatie of de verhuizing naar een nieuw kantoorgebouw. De meeste beleidsinformatie wordt verstrekt van het
management aan de medewerkers (Reijnders, 2010, p. 108); - Beheerinformatie
Dit is informatie over de voortgang, ook wel managementinformatie genoemd. Het is informatie die van belang is om de vinger aan de pols te houden. Denk daarbij aan de resultaten van het bedrijf, overzichten met indicatoren, productiecijfers over de afgelopen maanden of klanttevredenheid metingen. Maar ze kan ook mondeling zijn (Reijnders, 2010, p. 108);
Change managementprogramma Mercurius
Mercurius is een programma binnen Deli XL dat zich er op focust om de processen in het bedrijf simpeler en effectiever te maken, om meer uniform te gaan werken. Om dit te bewerkstelligen, worden alle activiteiten binnen Deli XL procesgericht in kaart gebracht. Voorheen gebeurde dit afdelingsgericht, wat veel inefficiëntie met zich meebracht. Op basis van deze procesgerichte benadering worden veranderingen doorgevoerd die verbetering moet brengen, met name op het gebied van de automatiseringssystemen. Op deze manier hoopt Deli XL in de toekomst meer flexibel en dus sneller te kunnen opereren. Het
programma startte in 2007 en wordt in 2015 afgerond. Informatie over Mercurius valt onder beheerinformatie.
- Sociale informatie
De vierde categorie informatie is sociale- of personeelsinformatie. Dit is informatie over allerhande personeelsthema’s en sociaal beleid. Te denken valt aan een nieuwe benoeming, informatie over pensioen en levensloopregeling, te volgen of gevolgde cursussen, bespreking van het ziekteverzuim, de ziekmeldingsprocedure, vacatures, huisregels, afspraken voor een informele personeelsbijeenkomst en ARBO aangelegenheden (Reijnders, 2010, p. 108). Kantoormedewerkers worden aangeduid als Groep A. De operationele medewerkers worden aangeduid als Groep B. Het onderscheid tussen deze twee groepen wordt gemaakt omdat er twee verschillende onderzoeksmethoden nodig zijn om achter de informatiebehoeften van beide groepen te komen. Dit komt doordat Groep A beschikt over een ‘eigen’ zakelijke computer en een
persoonlijke zakelijk (e-mail)account heeft, waarmee medewerkers binnen deze groep snel en makkelijk toegang hebben tot de portal en e-mail. Groep B beschikt niet over een ‘eigen’ zakelijke computer en heeft geen persoonlijke zakelijk (e-mail)account.
Deli XL tracht de informatiebehoeften van medewerkers te vervullen door middel van een aantal interne communicatiemiddelen. In paragraaf 1.4 ‘Begripsafbakening’ komen de interne
34 - Portal - Kennisdeler -Deli XL Wiki - Narrowcasting - De Passie - InformatiePlatform - InfoPack - Communicatiedag - Werkoverleg - Offline nieuwsbrief - Brief - E-mail - Bordmededeling - Poster - Yammer
Hoewel alle informatie die met deze middelen wordt verspreid in principe voor alle medewerkers (zowel binnen Groep A, als binnen Groep B) bedoeld is, zijn de middelen beperkt toegankelijk voor medewerkers binnen Groep B. Groep B beschikt in tegenstelling tot Groep A namelijk niet over een ‘eigen’ zakelijke computer en heeft geen persoonlijke zakelijk (e-mail)account. Als medewerkers binnen Groep B de portal (of de kennisdeler of de Deli XL Wiki) willen bezoeken, moeten zij dit regelen via de zakelijke computer van hun leidinggevenden, of via een algemene computer die hier voor beschikbaar is gesteld. Een algemene computer is overigens niet op elke afdeling en vestiging beschikbaar. Doordat Groep B ook geen persoonlijke zakelijk (e-mail)account heeft, ontvangt Groep B ook geen e-mail.
35 Tabel 1.1 Analyse van de interne communicatiemiddelen van Deli XL
Intern communicatiemiddel Frequentie Beschikbaarheid Doelgroep Zender Taak-
informatie Beleids- informatie Beheer- informatie Sociale informatie Portal n.v.t. 9.00 uur - 17.00 uur Medewerkers Deli XL Deli XL Kennisdeler n.v.t. 9.00 uur - 17.00 uur Afdeling Customer Service Afdeling Shared Service
Deli XL Wiki n.v.t. 9.00 uur - 17.00
uur Medewerkers Deli XL Deli XL Narrowcasting n.v.t. 9.00 uur - 17.00 uur Medewerkers Deli XL Deli XL
De Passie 6 keer per jaar 24 uur per dag Medewerkers
Deli XL
Deli XL Informatie
Platform
4 keer per jaar n.v.t. Senior
management
Deli XL
InfoPack 4 keer per jaar 9.00 uur – 17.00
uur
Medewerkers Deli XL
Deli XL Communicatiedag Gemiddeld 4 keer per
jaar
n.v.t. Medewerkers Deli XL
Deli XL
Werkoverleg Gemiddeld 1 keer per
week
n.v.t. Medewerkers Deli XL
Deli XL
Offline nieuwsbrief Ad hoc 9.00 uur – 17.00
uur
Medewerkers Deli XL
Deli XL
Brief Ad hoc 24 uur per dag Medewerkers
Deli XL
Deli XL
E-mail Ad hoc 9.00 uur - 17.00
uur
Medewerkers Deli XL
Deli XL
Bordmededeling Ad hoc 9.00 uur – 17.00
uur
Medewerkers Deli XL
Deli XL
Poster Ad hoc 9.00 uur – 17.00
uur
Medewerkers Deli XL
Deli XL
Yammer n.v.t. 24 uur per dag Medewerkers
Deli XL
Medewerkers Deli XL
36