7 Projectbeheersing 7.1 Kwaliteitsborging
7.1.1 Kwaliteit projectorganisatie
Vanuit de WDODelta organisatie zijn medewerkers vrijgemaakt om zodoende een
professioneel projectteam te kunnen vormen. Het kennisniveau van de projectorganisatie en het verder groeien in de rollen, wordt uitgebouwd door uitwisseling van kennis en ervaring met andere waterschappen. Daarnaast wordt er actief deelgenomen aan de door het programmabureau aangeboden opleidingsmogelijkheden.
7.1.2 Kwaliteit veiligheidsanalyse
De kwaliteit van de NAV wordt op de volgende wijze geborgd:
• Per mechanisme wordt gewerkt in teams van minimaal 2 personen. Deze 2 personen reviewen elkaars analyses. Deze interne reviews worden expliciet vastgelegd en opmerkingen worden verwerkt binnen het versiebeheer van de rapportages. Deze review moet leiden tot een consistente en transparante schematisatie.
• De afdeling Onderzoek en Advies voert een tweede interne review uit over de gehele rapportage. Ook deze reviews worden expliciet vastgelegd en opmerkingen verwerkt binnen het versiebeheer van de rapportages. Dit zorgt ervoor dat de uitgangspunten en schematisatie transparant worden vastgelegd, ook over verschillende projecten.
• Het KPR wordt gevraagd om vooraf de uitgangspunten van de NAV te bevestigen en achteraf een externe review uit te voeren.
7.1.3 Scope
Als voorblad bij dit plan van aanpak is de projectdefinitie, inclusief afbakening van het project, beschreven. In onderhavige fase van de vervroegde verkenning zal de veilgheidsopgave worden geactualiseerd en aangescherpt. Via de werkwijze
scopemanagement, in de voortgangsrapportages richting de interne opdrachtgever, het bestuur en de PD wordt gerapporteerd over de scope. Voor grote wijzigingen binnen het project wordt een wijzigingsrapport opgesteld welke, afhankelijk van het mandaat, wordt afgehandeld door de projectleider, opdrachtgever of bestuur. Indien er significante scopewijzigingen plaatsvinden, wordt hierover apart met de PD gesproken.
7.2 Planning
Voor het project Vecht (Noord en Zuid) is een deterministische planning opgesteld. De netwerkplanning is bijgevoegd in bijlage 4. Globaal worden de volgende stappen doorlopen:
kredietaanvraag incl aanvraag voorschot, uitbesteding onderzoeken, veldonderzoeken en labonderzoek, nadere veiligheidsanalyse, vaststellen scope en heroverweging.
Het eventueel opstellen van het plan van aanpak voor de verkenning, is wel opgenomen in de netwerkplanning maar maakt geen onderdeel uit van de scope van de vervroegde verkenning. Er is geen PPI planning opgesteld, als risicobuffer is uitgegaan 12 weken extra doorlooptijd (15% van de totale doorlooptijd).
In de netwerkplanning is eveneens de relatie met de verschillende risico’s zichtbaar gemaakt, deze zijn met oranje ID weergegeven.
Plan van Aanpak
Vervroegde Verkenning HWBP project Vecht Noord/Zuid Pagina 21 van 24
7.3 Financieel
Uit Tabel 1 en paragraaf 3.3 blijkt dat de onderzoeken niet evenredig over de dijktrajecten zijn verdeeld. Bij de afgekeurde dijktrajecten is meer onderzoek nodig dan bij de
goedgekeurde dijktrajecten. Bijlage 5 bevat een onderbouwing van de geschatte kosten voor de onderzoeken en de verdeling over de goed- en afgekeurde trajecten. Tabel 2 geeft de uiteindelijke verdeling per traject en toetsoordeel. Er wordt alleen subsidie aangevraagd voor het onderzoek bij de afgekeurde dijktrajecten.
Tabel 2 Verdeling onderzoek per traject en toetsoordeel
Traject Goedgekeurd Afgekeurd Totaal
Vecht Noord 35% 31% 66%
Vecht Zuid 7% 27% 34%
Totaal 42% 58% 100%
Voor de overige kosten wordt dezelfde verdeling aangehouden als voor de onderzoeken. Er is vanuit gegaan dat de inspanning die nodig is voor de analyses, de conditionering en de begeleiding van de NAV en de heroverweging gelijk is aan de onderzoeksinspanning.
In de raming zijn kosten opgenomen voor de nadere veiligheidsanalyse (incl. benodigde onderzoeken) en regie kosten gedurende de vervroegde verkenning. De kostennota,
inclusief de SSK raming, is bijgevoegd in bijlage 5. De kosten voor de vervroegde verkenning exclusief bouwrente worden geraamd op € 1.586.000 (zie tabel 3). Op basis van de
verdeelsleutel uit tabel 2 zou di t betekenen dat hiervan € 920.000 (58%) voor subsidie wordt aangemerkt.
Tabel 3 Overzicht kosten
Traject Bedrag
(x € 1.000) Percentage Budgethouder Externe kosten (inhuur + advieskosten)
incl. BTW
€ 829 Projectleider
Interne kosten € 615 Projectleider
Risicoreservering voorzien incl. BTW € 54 3,4% Opdrachtgever Risicoreservering onvoorzien incl. BTW € 88 5,5% DB
Bouwrente € 12
Totale kosten incl. BTW € 1.598
Meer- of minder kosten voor de vervroegde verkenning worden verrekend bij de beschikkingsaanvraag voor de volledige Verkenningsfase.
7.3.1 Capaciteit
De capaciteitsraming, die onderdeel uitmaakt van bovengenoemde raming, is opgenomen als bijlage bij de kostennota (bijlage 5). In onderstaande tabel is per IPM werkveld de
benodigde aantallen uren weergegeven die geraamd zijn voor de vervroegde verkenning van
Plan van Aanpak
Vervroegde Verkenning HWBP project Vecht Noord/Zuid Pagina 22 van 24
het project Vecht (Noord en Zuid) (1-12-15 tot en met juli 2017)2. Hierbij is rekening gehouden met een risicobuffer van 12 weken.
Tabel 4 Overzicht aantal uren per IPM werkveld
Uren per IPM werkveld Project Regie Totaal
Projectmanagement 1758 1508* 3266
Technisch management 2520 208 2728
Omgevingsmanagement 802 208 1010
Projectbeheersing 1113 208 1321
Contractmanagement 482 208 690
Totaal 6675 2340 9015
* Het gaat hier om de rollen van programmamanager, programmasecretaris en bestuurlijke adviseur
7.4 Risicobeheersing
Ten behoeve van dit PvA zijn twee risicosessies gehouden. Er wordt gewerkt conform de werkwijze risicomanagement. Hierbij wordt het risicodossier circa 3 à 4 keer per jaar compleet geactualiseerd. Dit wordt gedaan door middel van risicobijeenkomsten met minimaal het basisteam. Alle IPM-rolhouders zijn verantwoordelijk voor het signaleren en beheersen van de risico’s binnen zijn/haar werkgebied. Elk geïnventariseerd risico krijgt een uniek nummer en wordt belegd bij één van de IPM-rolhouders. De risicomanager
ondersteunt hierbij door bijeenkomsten te organiseren, gesprekken te voeren en de verslaglegging rondom de risico’s te organiseren.
In de voortgangsrapportages die maandelijks worden opgesteld, en tweemaandelijks in de stuurgroep worden behandeld, is risicomanagement een vast onderdeel. Hier wordt gecommuniceerd over de top risico’s.
De ongewenste topgebeurtenis is dat de heroverweging (incl. bijbehorende beslisdocumenten) niet tijdig en binnen budget gerealiseerd kan worden.
Als belangrijkste endogene projectrisico’s, na beheersing, voor de vervroegde verkenning Vecht (Noord en Zuid) worden op dit moment gezien:
1. Onvoldoende beschikbaarheid markt, met name labonderzoek, als gevolg van een grote landelijke vraag (ID 5).
2. Hydraulische randvoorwaarden wijzigen als gevolg van de realisatie van het gemaal Broekhuizen en de discussie over de fysieke begrenzing van de Vechtafvoer (ID 11).
3. Kwaliteit opgeleverde onderzoeken onvoldoende als gevolg van overvraging markt en wijziging programma van eisen (ID 6).
4. Scope blijkt achteraf incorrect doordat rekenregels en normering wijzigen (ID 10).
5. Onvoldoende capaciteit beschikbaar doordat er geen achtervang aanwezig is (ID 8).
Het complete overzicht met actuele risico’s is vastgelegd in het risicodossier, zie ook bijlage 3. De risicoreservering voorzien (na beheersmaatregelen) komt uit op € 54.375.
2 Het totaal aantal uren is beduidend kleiner dan de indicatieve aantallen die door de
programmadirectie zijn aangereikt (G. Mondria en K. van den Herik). Een verklaring hiervoor is dat twee projecten worden gecombineerd.
Plan van Aanpak
Vervroegde Verkenning HWBP project Vecht Noord/Zuid Pagina 23 van 24
7.5 Documentatie en informatie
Werkdocumenten worden opgeslagen op F:\Themas en Projecten\19116 HWBP\Project Vecht Noord en Zuid (deze wordt binnenkort verplaatst naar X:\Processen en Projecten).
Hiervoor wordt de standaard projectenmappenindeling gebruikt. Documenten op basis waarvan besluiten worden genomen, vastgelegde afspraken en contractdocumenten worden vastgelegd in het postsysteem Decos (binnenkort Join). Hiervoor is ten behoeve van de HWBP projecten een aparte documentenmap gemaakt met een dossierindeling.
Plan van Aanpak
Vervroegde Verkenning HWBP project Vecht Noord/Zuid Pagina 24 van 24