P ROFESSIONALISERING VAN INKOOP

In deze paragraaf worden aanbevelingen gedaan die helpen bij de professionalisering van inkoop. Professioneel inkopen ligt ten grondslag aan professioneel aanbesteden conform de aanbestedingswet. Aanbeveling 1

Breng de strategische-, tactische- en operationele inkoopprocessen in kaart.

Toelichting Als inkoper wil je controle hebben over de inkoopprocessen, breng daarom de inkoopprocessen in kaart. Op welke wijze wordt de inkoopbehoefte gespecificeerd? Wie zijn er betrokken bij het inkoopproces? Is er een functiescheiding tussen de inkoper en degene die de inkoopbehoefte vaststelt? Zijn er budgetafspraken gemaakt? Dit zijn voorbeelden van vragen die van belang zijn bij het in kaart brengen van de inkoopprocessen. Leg daarnaast de focus op de standaardisatie van de inkoopprocessen met behulp van checklists en templates. Een gelijke werkwijze onder alle medewerkers is makkelijker te managen en controleren.

Aanbeveling 2

Voer een spendanalyse uit.

Toelichting Een spendanalyse levert inzicht in alle inkoopuitgaven. Met de informatie uit de spendanalyse kan worden gestuurd op het realiseren van besparingen. Hiermee zou een spendanalyse aan de grondslag van de professionalisering van inkoop moeten liggen. Daarnaast biedt een spendanalyse zicht op de inkopen die in een aanbestedingsplichtige situatie volgens een Europese aanbestedingsprocedure in de markt gezet moeten worden. Indien uw organisatie niet beschikt over de capaciteit of kennis voor de uitvoering van deze analyse is het verstandig om een externe inkoopprofessional in te schakelen.

Aanbeveling 3

Richt een inkoopfunctie/inkoopafdeling in.

Toelichting Overweeg een inkoopfunctie/inkoopafdeling in te richten indien deze nog niet bestaat binnen uw organisatie. Ongeveer 70% van de totale kosten van woningcorporaties zijn beïnvloedbare kosten en dus inkoopgerelateerd. Deze kosten kunnen door correcte aansturing van inkoop zo efficiënt en effectief mogelijk worden ingezet. Indien uw organisatie niet over de capaciteit beschikt om een inkoopafdeling in te richten, onderzoek dan de mogelijkheden voor het inrichten van een inkoopfunctie volgens het gecoördineerde inkoopmodel. Hierbij is vaak één persoon (inkoopadviseur/inkoopcoördinator) verantwoordelijk voor de strategische inkoop. De tactische- en operationele inkoop is belegd bij tijdelijke inkoopteams in de lijn. Aanbeveling 4

Leidt uw inkoopmedewerkers vakspecifiek op.

Toelichting Biedt uw inkoopmedewerkers de mogelijkheid om een inkoop- en/of aanbestedingsopleiding te volgen en de kennis actueel te houden. Specialistische kennis draagt bij aan de professionalisering van inkoop.

Aanbeveling 5

Schrijf het inkoopbeleid in de richting van de Aanbestedingswet 2012.

Toelichting Probeer in het inkoopbeleid aansluiten te zoeken bij de Aanbestedingswet 2012. Verschillende aspecten uit de Aanbestedingswet 2012 leveren ook in de huidige niet- aanbestedingsplichtige situatie voordelen op voor uw organisatie en dragen bij aan het professionele opdrachtgeverschap. Daarnaast verkleint u de stap die genomen dient te worden indien woningcorporaties aanbestedingsplichtig worden.

Aanbeveling 6

Verbeter de positie en het imago van inkoop in de organisatie.

Toelichting Creëer het bewustzijn van goed inkopen en aanbesteden in de gehele organisatie en met name bij de politiek bestuurlijke omgeving. De bestuurlijke omgeving bepaalt namelijk de positionering van inkoop en de beleidsmatige kaders waarbinnen gehandeld dient te worden. Probeer de inkooporganisatie zowel op kwantitatief (capaciteit) als kwalitatief (toegevoegde waarde) niveau te versterken om op deze wijze de inkoop hoger in de organisatie te verankeren.

Aanbeveling 7

Verbeter de communicatie tussen inkoop, budgethouder en behoeftesteller.

Toelichting In de praktijk weten de inkoper, budgethouder en behoeftesteller elkaar niet altijd te vinden. Inkopers worden vaak te laat betrokken waardoor de output van de aanbesteding niet optimaal is. Verbeter daarom de communicatie en samenwerking om aanbestedingen efficiënter en effectiever te laten verlopen.

Aanbeveling 8

Informeer de organisatie tijdig voor een mogelijk toekomstige aanbestedingsplicht en stuur aan op verandermanagement.

Toelichting Het doorbreken van gewoontes en cultuur is lastig tijdens verandertrajecten. Veranderingen binnen organisaties gaan daarom vaak gepaard met weerstand van medewerkers. Het 8-Stappenmodel van Kotter beschrijft de belangrijkste stappen om een verandering succesvol te laten verlopen (zie bijlage 8.6).

Aanbeveling 9

Stel een inkoopkalender op.

Toelichting In de inkoopkalender neemt u alle te verwachten aanbestedingstrajecten op. De inkoopkalender geeft zicht op alle aanbestedingstrajecten waardoor de mate van controle wordt vergroot en daarnaast stimuleert de inkoopkalender een proactieve werkwijze.

Aanbeveling 10

Schakel bij gebrek aan capaciteit of kennis externe inkoopprofessionals in.

Toelichting Indien uw organisatie niet beschikt over de benodigde capaciteit of kennis voor de professionalisering van inkoop is het verstandig om een externe inkoopprofessional in te schakelen. De externe inkoopprofessional kan met zijn expertise de benodigde ondersteuning bieden bij de professionalisering van inkoop.

Aanbeveling 11

Ontwikkel inkoop naar fase 3 van het inkoopontwikkelingsmodel van de TU Eindhoven.

Toelichting Het inkoopontwikkelingsmodel van de TU Eindhoven onderscheidt 6 fasen van inkoopvolwassenheid en biedt hier inzicht in de actiepunten om door te groeien naar een volgende fase. Fase 3 uit het inkoopvolwassenheidsmodel erkent verschillende kenmerken die van belang zijn voor het aanbesteden conform de Aanbestedingswet 2012.

Aanbeveling 12

Maak de naleving van de regels uit het inkoopbeleid onderdeel van audits.

Toelichting Door de naleving van de regels uit het inkoopbeleid toe te voegen aan de periodieke audits, vergroot u de aandacht onder de medewerkers voor de beleidsstukken. Hiermee verhoogt u de naleving van het inkoopbeleid.

Aanbeveling 13

Onderzoek de mogelijkheden voor een inkoopsamenwerking met één of meerdere woningcorporaties.

Toelichting Voor kleine en middelgrote woningcorporaties (tot ongeveer 10.000 VHE) kan het aangaan van een (regionale) inkoopsamenwerking interessante voordelen bieden. Het delen van capaciteit en/of kennis of de gezamenlijke uitvoering, inkoop of uitbesteding van diensten kunnen leiden tot besparingen op de bedrijfslasten, een verbetering van de onderhandelingspositie, het beter mogelijk maken van specialisme en het verminderen van de kwetsbaarheid van de organisatie. Zoek een flexibele samenwerkingspartner met een vergelijkbare cultuur en identiteit en vergelijkbare ambities en belangen. Indien u geen rekening houdt met eventuele uiteenlopende belangen tussen u en de samenwerkingspartner(s) loopt u het risico op vertragingen of een ongewenste output.