I NTERVIEW A S TET (D E W OONSCHAKEL ) – 02-04-2019 Woningcorporatie De Woonschakel

Woningcorporatie De Woonschakel gevestigd in Medemblik beschikt over ongeveer 6.000 woningen. Met dit aantal woningen wordt De Woonschakel beschouwd als een M-woningcorporatie. Met ongeveer 70 medewerkers, waarvan naar schatting 95% uit de regio komt, werkt De Woonschakel aan het verhuren, beheren en onderhouden van haar eenheden.

Inkoopfunctie/inkoopafdeling

De inkoopafdeling van De Woonschakel is georganiseerd vanuit het coördinatiemodel (centraal beleid met een decentrale uitvoering). Inkoper dhr. Stet valt onder de afdeling financiën, hij is betrokken bij alle strategische inkoopactiviteiten en ontwikkelt, actualiseert en bewaakt het centrale inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast faciliteert hij de inkoop met processen, procedures en templates en stelt hij jaarlijks een inkoopactieplan op. De feitelijke inkoop valt onder de verantwoordelijke budgethouders. Afdelingen kopen zelfstandig in op basis van afgesproken kaders en zijn verantwoordelijk voor de operationele inkoop. Bij een reorganisatie van De Woonschakel in 2017, heeft de inkoper afstand gedaan van de functies budgethouder en contractmanager welke ook in zijn portefeuille zaten, om op deze wijze een grotere onafhankelijkheid bij zijn rol als inkoper te creëer. De reorganisatie was voor de inkoper het moment om de afdeling te professionaliseren op de volgende thema’s: contractmanagement, category management, ontwikkelen waardeketen, inzet als mediator, ethiek, het ontwikkelen van templates, specificeren van opdrachten, sturen op kosten i.p.v. indexeringen en sturen op prestaties. De Woonschakel werkt aan de professionaliseringsslag vanwege een intrinsieke motivatie en niet omdat Aedes of een andere instantie haar daarop moet wijzen. Het feit dat de directie van De Woonschakel het belang van de professionalisering van inkoop ziet, heeft een positieve bijdrage aan de stappen die inkoop kan maken.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het huidige inkoopbeleid van De Woonschakel is in werking getreden vanaf 1 januari 2018 en loopt tot 1 januari 2020. Het inkoopbeleid is ingericht dat inkoop een positieve bijdrage moet leveren aan de organisatiedoelstellingen. Inkoop streeft altijd integer en betrouwbaar te handelen, zij wilt een zakelijke en professionele opdrachtgever zijn. Bij het opstellen van het inkoopbeleid zijn de Leidraad inkoop van Aedes en inkoopbeleidsstukken van andere woningcorporaties gebruikt ter ondersteuning. Afhankelijk van de opdrachtwaarde selecteert De Woonschakel haar aanbestedingsvorm. Doorgaans worden opdrachten gegund, bij voorkeur aan geselecteerde partners, op basis van

de beste prijs kwaliteit verhouding (BPKV) tenzij er een goede reden is om op laagste prijs te gunnen. Waar De Woonschakel voorheen praktischer was ingesteld en contracten verlengde met leveranciers waarmee fijn gewerkt werd, zijn ze tegenwoordig kritischer. Boven bepaalde drempelbedragen moet de inkoopadviseur worden geraadpleegd of dient er een inkoopplan te worden opgesteld. In het inkoopplan wordt onder andere een interne en externe analyse uitgevoerd en wordt de aanbesteding gespecificeerd. Het inkoopplan gaat langs de manager, het hoofd van de afdeling, de budgethouder, inkoop en de directeur. De Woonschakel merkt dat sommigen medewerkers het proces omslachtig vinden, toch is men bereid tot meewerken. Inkoop staat onder druk, hierbij helpt het mee dat ons management grote voorstander is voor het professionaliseren van inkoop.

De Woonschakel is een voorstander van resultaatgericht werken (RSG) en merkt dat de markt hier ook behoefte aan heeft. Er worden steeds meer contracten met een RSG-vorm afgesloten. In het inkoopbeleid is onder andere opgenomen dat De Woonschakel altijd de mogelijkheid onderzoekt om regionale partijen of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Social Return) in te zetten.

Visie op (Europees) aanbesteden

Dhr. Stet is van mening dat een aanbestedingsplicht de inkoopprocessen complexer zal maken en is van mening dat de woningcorporatiesector zich beter zelfstandig kan focussen op het professionaliseren van inkoop.

Kansen (Europees) aanbesteden

De Woonschakel is van mening dat het openbaar uitzetten van opdrachten goed is om verder te kijken dan het bekende leveranciersbestand. Een ander effect van de aanbestedingsplicht zal zijn dat het goede opdrachtgeverschap verder zal worden geprofessionaliseerd.

Risico’s (Europees) aanbesteden

Dhr. Stet ziet verschillende risico’s gepaard gaan met een aanbestedingsplicht. Allereerst merkt dhr. Stet dat de aannemersmarkt geen zin heeft om grote specificaties door te nemen en de bijkomende administratieve werkzaamheden uit te voeren. Door het tekort op de aannemersmarkt verwacht dhr. Stet dat de aannemers opzoek gaan naar opdrachten zonder aanbestedingsplicht. Ten tweede worden de leveranciers gekozen op wat ze op papier aangeven maar de samenwerking kan tijdens uitvoering van de opdracht altijd anders uitpakken dan wanneer je zelf je leverancier kan kiezen. Daarnaast is de kans op onbereidwillige samenwerkingen aanwezig. Vanuit heel het land kunnen leveranciers zich inschrijven, wellicht hebben de medewerkers van de leveranciers geen zin om zo ver te moeten reizen. Dit kan effect hebben op de dienstverlening van de leverancier en uiteindelijk de huurderstevredenheid. Verder is een negatief effect van het aanbestedingsrecht dat de inschrijvers die de opdracht niet gegund krijgen geen vergoeding krijgen voor de tijd en moeite die in de aanbesteding is gestoken. Als laatste denkt dhr. Stet dat een aanbestedingsplicht het lastiger zal maken voor de MKB-bedrijven om opdrachten gegund te krijgen.

Voorbereidingen op mogelijke aanbestedingsplicht

Zolang woningcorporaties niet aanbestedingsplichtig zijn zal De Woonschakel blijven handelen met de rechten die zij momenteel als private instelling hebben, hierbij worden geen voorbereidingen op een mogelijke aanbestedingsplicht getroffen. Wel zet De Woonschakel zich hard in om inkoop te professionaliseren binnen haar organisatie.

(Inkoop)samenwerkingen

Dhr. Stet is van mening dat (inkoop)samenwerkingen tussen woningcorporaties op regionaal niveau een positieve bijdrage kunnen leveren. Zo heeft De Woonschakel een samenwerkingsverband met 4 andere woningcorporaties uit de regio voor kennis- en informatiedeling. Samenwerkingsvormen kunnen verschillende doelen hebben: vergroting van de omvang waardoor projecten beter van grond kunnen komen, bundeling van expertise waarmee verhoging van de kwaliteit en kostenreductie door schaalvoordelen.

Door onderstaande te ondertekenen bevestigd de respondent het eens te zijn over de inhoud van de gesprekssamenvatting.