4.1 Teamindeling
De wachtlijst voor dames is significant langer dan die voor heren. Om deze reden is er door bestuur Bos, in samenwerking met de Technische Commissie, een tweede dames trainingsteam opgericht (Dames 9). Dames 8 en 9 zullen aankomend jaar op de vrijdagavond trainen. Wanneer er een herenteam vertrekt zal Dames 8, momenteel trainingsteam, een wedstrijdteam worden. Ook zal gekeken worden of er dan nog steeds behoefte is aan een tweede dames trainingsteam. Zie onderstaande tabel voor een overzicht.
Elk lid van Odysseus dient vrijwilligerswerk te doen ten behoeve van de club. Dit is ingericht per team als teamtaak.
4.2.1 Teamtaken B-/C- selectie
Elk team in de B-‐/C-‐ selectie is verplicht vier scheidsrechters te leveren en daarnaast zaterdagdiensten te draaien. Aangezien de materiaalcontroles afgelopen jaar in onze optiek niet naar behoren werden uitgevoerd, hebben we de materiaalcontrole uit het takenpakket van de zaterdagdienst verwijderd. In plaats daarvan zal Heren 2 als teamtaak de materiaalcontroles uitvoeren (zie 4.2.2 Selectieteamtaken).
4.2.2 Selectieteamtaken
Net als afgelopen jaren zal Dames 1 in het najaar de damescursus verzorgen en Dames 2 zal dit doen in het voorjaar. Er was afgelopen jaren veel onduidelijkheid over de exacte teamtaken van de heren A-‐selectie. Net zoals afgelopen jaren zal Heren 1 verantwoordelijk zijn voor het trainen van teams zonder trainers. Dit jaar is daar alleen sprake van bij Heren 6. Als er voor Heren 6 vóór 1 maart 2020 nog trainers worden gevonden, zal Heren 1 als aanvullende teamtaak helpen bij de Benefietwedstrijd. Heren 2 zal dit jaar vier materiaalcontroles doen.
De materiaalcontroles zullen onder leiding van minstens één bestuurslid en over het jaar verspreid uitgevoerd worden. Dit verduidelijkte takenpakket maakt het makkelijker om de rest van de vereniging te laten zien hoezeer de selectie zich ook actief inzet voor de vereniging.
Natuurlijk mogen selectiespelers zich, los van hun teamtaak, opgeven als teamscheidsrechter.
4.3 Materiaal
Wij streven ernaar, in lijn met het beleid van afgelopen besturen, het materiaal komend jaar verder uit te breiden. Daarom zullen wij, zoals in het investeringsplan van het vrijgekomen
budget staat, investeren in voetbalmateriaal. De volgende aankopen zullen worden Selectieteamtaken). Net als afgelopen jaar zal de commissaris extern het meldpunt zijn voor alle zaken omtrent voetbalmateriaal indien er iets kwijt/beschadigd raakt. Dit zal in het aanvoerdersoverleg worden benadrukt.
4.4 Omgang 80/20 regeling
Odysseus is een studentenvoetbalvereniging welke onder de Mesa Cosa regeling valt en daarom hanteren wij de regel dat tenminste 80% van onze leden student moet zijn. Aan de hand van de opgegeven afstudeerdata van de huidige leden, wordt er een 80/20-‐lijst opgesteld. Het bestuur mag geen uitzonderingen maken op deze lijst. Voor het opstellen van een juiste 80/20-‐lijst is het belangrijk dat mensen die de vereniging willen verlaten zich tijdig uitschrijven. Om dit te bereiken heeft bestuur Löwenthal in haar jaar een boetesysteem (zie tabel 4.2) geïntroduceerd voor het uitschrijven na de deadline van 1 mei, zonder dat er met succes uitstel op de uitschrijfdeadline bij de secretaris is aangevraagd. De leden die na het publiceren van de definitieve 80/20-‐lijst nog aan de verkeerde kant staan, zullen zich gedwongen moeten uitschrijven. Omdat afgelopen twee jaar is gebleken dat dit systeem duidelijkheid geeft aan de leden, zal komend jaar hetzelfde boetesysteem met dezelfde deadlines gehandhaafd worden. Wanneer deze niet wordt betaald, wordt de uitschrijving van het desbetreffende lid niet voltooid en kan deze zich niet inschrijven bij een andere
4.5 Vrienden van Odysseus (VvO)
Naast het aantrekken van nieuwe VvO’s vinden wij het even belangrijk om VvO’s te behouden.
Dit willen we bewerkstelligen door VvO’s de waardering te geven die zij verdienen. We zullen PB’s, verjaardags-‐ en kerstkaarten sturen en VvO’s zullen worden uitgenodigd voor evenementen. We zullen dit jaar in september al starten met de zoektocht naar een geschikt VvO cadeau om te voorkomen dat we hier aan het eind van het jaar nog geen goede bestemming voor hebben gevonden. Om ervoor te zorgen dat het duidelijker wordt wat het VvO cadeau is, zullen we het cadeau indien mogelijk bedrukken met het logo.
4.6 Alumni
Aan alle leden die zich uitschrijven bij Odysseus zullen wij vragen om een bijdrage van 91 eurocent per maand. Daarnaast zal er naar een manier worden gezocht om gegevens van oudleden te bewaren voor toekomstige doeleinden. Dit zal gebeuren in overeenstemming zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Alumnicommissie
Afgelopen jaar is een alumnicommissie niet van de grond gekomen. Bij andere SSV’s, zoals TC de Uithof, is gebleken dat een alumnicommissie werkzaam is als het wordt opgericht door alumni zelf. Hierom is besloten dat er komend jaar niet actief ingezet wordt op het oprichten van deze commissie.
4.7 Bestuurlijk 4.7.1 Pnyx
Afgelopen jaar is ons verzoek om een grotere, eigen kamer in de Pnyx te krijgen ingewilligd.
Wij willen deze kamer professioneel en toekomstbestendig inrichten, zodat wij en toekomstige besturen er veel gezamenlijk kunnen werken en we korte lijntjes hebben met andere besturen in de Pnyx.
4.7.2 Verdeling taken bestuursfuncties
Sinds seizoen ’18-‐‘19 zijn de taken van de voormalig Commissaris Voetbalzaken onderverdeeld tussen de Commissaris Extern en de Wedstrijdsecretaris en bestaat het bestuur uit een persoon minder. De Commissaris Extern is verantwoordelijk geweest voor het bestellen en beheren van het materiaal en de Wedstrijdsecretaris heeft alle taken omtrent het regelen van de zaterdag op zich genomen. Deze verdeling is goed bevallen en daarom zullen wij komend jaar dezelfde verdeling aanhouden.
4.7.3 Sollicitatieprocedure kandidaatsbestuur
We zullen dezelfde sollicitatieprocedure voor het kandidaatsbestuur hanteren als afgelopen jaar. Alle vacatures voor het kandidaatsbestuur zullen gelijktijdig opengaan. De kandidaat voorzitter zal als eerste door het huidig bestuur worden gekozen, waarna diegene in samenspraak met het huidig bestuur de andere zes functies vult. Het gehele kandidaatsbestuur wordt gelijktijdig bekend gemaakt. Afgelopen jaar heeft de bekendmaking eerder plaatsgevonden dan in de jaren daarvoor, waardoor er eerder en openlijker kon worden overgedragen. Dit is als erg positief ervaren. Wij streven ernaar het kandidaatsbestuur begin mei op een activiteit bekend te maken en ze daarnaast op het Ody Tournament nogmaals voor te stellen.
4.8 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Bestuur Bos heeft afgelopen jaar grote stappen gezet om Odysseus aan de Algemene verordening gegevensbescherming, en de daarin gestelde normen rondom privacy en gegevensbescherming, te laten voldoen. Nagenoeg alle huidige leden hebben een toestemmingsverklaring getekend. Nieuwe leden tekenen deze verklaring bij hun inschrijfformulier. Nieuwe commissieleden zijn verplicht een geheimhoudingsverklaring te tekenen aan het begin van het seizoen.
Codex is een nieuw programma waarmee gegevens van leden volledig AVG proof kunnen worden opgeslagen. Afgelopen jaar is hier voor het eerst mee gewerkt. Wij gaan inventariseren of Codex de mogelijkheid biedt om het gehele huidige opslagsysteem van
gegevens van leden te vervangen, met als streven om hier dit jaar nog volledig op over te stappen.
4.9 Communicatie
Odysseus heeft verschillende communicatiekanalen om leden en externe partners over formele en informele zaken rondom Odysseus te informeren. Om leden ook op persoonlijke wijze te benaderen zullen wij de tweewekelijkse nieuwsbrief voorzetten en een jaarkalender en handgeschreven verjaardagskaart naar elk lid thuis sturen.
4.9.1 Website
De website is het online visitekaartje van Odysseus, waardoor het essentieel is dat deze goed onderhouden wordt. Vorig jaar is de website aangepast om te voldoen aan de AVG-‐
voorschriften. Komend jaar willen we de site verder professionaliseren door voor januari 2020 de content op de website volledig actueel te maken en dit gedurende het jaar bij te houden.
Daarvoor zal actief worden gezocht naar nieuwe leden voor de Websitecommissie, zodat deze minimaal drie actieve leden heeft. Wij zullen als bestuur strak toezicht houden op het bijhouden van de website en zullen in het geval van een incomplete Websitecommissie de taken en verantwoordelijkheden gedeeltelijk overnemen. Daarnaast willen we komend jaar een betaalmethode op de website implementeren, zodat het betalen van activiteiten gemakkelijker en sneller gaat en alle deelnemers voor aanvang van de activiteit betaald hebben. De transactiekosten komen bovenop de inschrijfkosten van de activiteit en zullen door de deelnemer betaald worden.
4.9.2 Social media
Het gebruik van verschillende social media is belangrijk om zoveel mogelijk mensen te bereiken met een bericht. Ook dit jaar zal Odysseus actief zijn op verschillende social media.
In lijn met de afgelopen jaren maken we voor het plaatsen van berichten op de pagina’s USVV Odysseus ‘91 en Argos Odysseus gebruik van een planningsbestand. Dit jaar willen we de focus van Facebook voornamelijk leggen op het aanmaken van activiteiten die worden georganiseerd door Odysseus en het plaatsen van foto’s.
Dit jaar willen wij actiever gebruik gaan maken van de Odysseus ‘91 Instagram pagina, waarbij de focus voornamelijk zal liggen op de promotie van evenementen. Dit betekent dat er meer posts geplaatst zullen worden en er actiever gebruik gemaakt gaat worden van het Instagram verhaal. Ook voor de Instagram pagina zal een planningsbestand worden gebruikt. Hierin kunnen commissies zien wanneer zij kunnen promoten voor de door hen georganiseerde activiteit.
Wij willen de door bestuur Bos geïntroduceerde social captain dit jaar voortzetten. De taak van de social captain is het doorsturen van promotie berichten in de groeps-‐WhatsApp van hun teams. Dit jaar stellen wij een format op voor de social captain berichten, zodat deze kort en bondig blijven. Hiermee willen we de social captain berichten effectiever maken en de betrokkenheid te vergroten.
Ody app
Wij willen dit jaar kijken naar verdere mogelijkheden van de Ody-‐app om het gebruik van deze app te vergroten. Hiervoor willen wij een vrijwilligersmodule toevoegen met daarin informatie over zaterdagdiensten, scheidsrechters en blokhutdiensten.
4.9.3 Odysseus huisstijl
Om Odysseus een professionelere uitstraling te geven gaan wij dit jaar een Odysseus huisstijlhandboek creëren. Hierin staan richtlijnen over hoe het merk Odysseus gebruikt moet worden. De richtlijnen in het huisstijlhandboek kunnen door commissies gebruikt worden voor promotie, waardoor Odysseus overal hetzelfde wordt weergegeven.
4.10 Samenwerking Hercules
Afgelopen jaar is er gekeken naar mogelijkheden in de samenwerking tussen USV Hercules en Odysseus. Meerdere ALV’s en het Odyssey Tournament hebben op het terrein van Hercules plaatsgevonden. Komend jaar willen we deze samenwerking voortzetten en afspraken contractueel vastleggen. Ook willen we inventariseren of we dit kunnen uitbreiden naar gecombineerde scheidsrechters-‐ en trainersavonden.