Vernieuwing in de ICT-infrastructuur
De kwaliteit en functiona liteit van ICT-systemen dienen voldoende ondersteuning te bieden bij de vernieuwing van het toezicht.
De AFM heeft de ambitie een toonaangevende en datagedreven gedragstoezicht houder te zijn.
Onze informatie- en communicatietechnologie moet deze ambitie ondersteunen. In 2019 is een Europese aanbesteding gestart om de standaard ICT-diensten te outsourcen. Het aanbestedingstraject is in 2020 afgerond en Cegeka is gekozen als IT-partner voor de AFM. Cegeka richt zich op de zogenaamde standaarddienstverlening, zoals kantoorautomatisering en beheer van de
infrastructuur. De outsourcing zorgt daarmee voor het versterken van de continuïteit en versnellen van de time-to-market van nieuwe ICT-producten.
Onze IT-organisatie heeft zich, met het oog op de outsourcing, steeds meer ontwikkeld naar een regie-organisatie. Het uitbesteden van ICT-processen vraagt meer aandacht voor het inrichten en aansturen van die
processen. Daarvoor is capaciteit vrijgemaakt en medewerkers hebben aanvullende opleidingen gevolgd. In 2020 is daarnaast het platform voor relatiebeheer en toezichtprocessen doorontwikkeld. In dit systeem registreren we relatiegegevens en contacten met onze relaties op één centraal punt.
In coronatijd zijn we noodgedwongen meer digitaal gaan werken. Om te zorgen dat (vooral de ondersteunende) processen onze medewerkers optimaal kunnen blijven ondersteunen, zijn sommige processen versneld geautomatiseerd. Daarnaast is extra aandacht besteed aan de hiermee samenhangende verhoogde cyberrisico’s. Bijvoorbeeld door het uitvoeren van awareness-activiteiten onder medewerkers. Zo proberen we de medewerkers meer weerbaar te maken tegen deze dreigingen.
Versnelling nodig in transformatie naar datagedreven toezichthouder
Om de transformatie naar een datagedreven toezichthouder binnen de AFM-organisatie te continueren en verder te verankeren, blijft het noodzakelijk om te investeren in hoogstaande tech nologieën en expertise.
Het vormgeven en realiseren van een transformatie naar datagedreven werken kent door het samenbrengen van verschillende disciplines per definitie veel overdracht, training on the job en samenwerken. Allerlei elementen die door werken op afstand in 2020 zijn bemoeilijkt. De ingezette outsourcing van de ICT-diensten is eveneens van invloed op dit risico.
Data speelt een grote rol, zeker ook in ons toezicht. In 2020 zijn verdere stappen gezet in de ontwikkeling naar datagedreven werken.
Investering in de transformatie van ons toezicht, het aantrekken van nieuwe skills en expertise
en een versnelling van het huidige tempo van de ingezette verandering blijft noodzakelijk om de doelstelling datagedreven toezichthouder in 2022 te halen. Daarbij is het van belang dat zowel de technische infrastructuur, de toezichtprocessen én de kennis en vaardigheden op centraal niveau zijn ingericht. Rondom het goed gebruik van data moeten de beveiliging, governance en het beheer zijn ingericht om datagedreven toezicht te verankeren.
In 2020 is binnen het kapitaalmarkttoezicht een afdeling opgericht die zich bezighoudt met datagedreven toezicht. Er zijn aanvullende skills en expertises geworven en er bestaat een centrale pool van data-analisten binnen de AFM. De AFM kent een organisatiebreed opleidingsprogramma voor datagedreven werken. Alle medewerkers binnen ons toezicht krijgen een tiendaagse opleiding ‘datagedreven toezicht’. Er is een speciale opleiding voor de data-analisten om te zorgen dat deze op het juiste volwassenheidsniveau komen. Ook alle leidinggevenden hebben deelgenomen aan het programma.
In 2018 heeft de AFM met de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en Autoriteit Consument en Markt (ACM) het data
science-programma opgezet. Tijdens dit tweejarige programma werken de trainees bij alle drie de toezichthouders. Aan het eind van het traineeship treden bij alle drie de
toezichthouders twee dataspecialisten in dienst.
In 2020 is een nieuwe lichting data trainees gestart.
Goed werkgeverschap versterkt verandervermogen en executiekracht Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers zich bij ons veilig, vitaal en ‘thuis’
voelen. Want dat is volgens ons de basis om te kunnen leren (van fouten), open te staan voor de wereld om je heen en het eerlijke gesprek met elkaar en de buitenwereld te kunnen voeren. Dit hebben we in 2020 gedaan met diverse activiteiten, onder andere op het gebied van diversiteit en inclusiviteit en vitaliteit. In het bijzonder hebben we tijdens de coronaperiode aandacht (gehad) voor het mentale welzijn van onze medewerkers en de verbinding met elkaar en de organisatie. Ook hebben we in 2020 onlinetrainingen aangeboden via het platform
van Good Habitz. Net zoals in de rest van de wereld is corona onderdeel van ons (werkend) leven geworden en dit vraagt van de AFM als werkgever om structurele aanpassingen.
Een belangrijke ontwikkeling die effect heeft op ons medewerkersbestand, is het rapport van de Commissie toekomst accountancysector.
In 2020 zijn we een programma gestart ter voorbereiding op de uitbreiding van ons toezicht.
We verwachten de komende jaren circa 25 fte aan te trekken voor deze taak en zijn gestart met de voorbereidingen hiervoor. Dit risico vraagt om extra aandacht, aangezien de nieuwe medewerkers die wij daarvoor willen aantrekken, zoals registeraccountants, tot een schaarse doelgroep behoren.
Coronapandemie bedreigt continuïteit werkzaamheden
De gevolgen van de coronapandemie vragen grote flexibiliteit van organisaties en hun medewerkers om de continuïteit van de werkzaamheden niet of zo min mogelijk in gevaar te laten komen. Zo ook bij de AFM.
Bij de eerste signalen over het coronavirus en de mogelijke gevolgen hebben we vroegtijdig het crisismanagement team (CMT) en een ondersteunende coronawerkgroep opgestart.
Er is direct begonnen met het selecteren van
een tool (Webex) om video-vergaderen mogelijk te maken. Toen duidelijk werd dat thuiswerken de norm zou worden, is het aantal licenties voor thuiswerken opgeschaald zodat voor alle AFM’ers een licentie beschikbaar is gekomen. In het medewerkerstevredenheidonderzoek komen deze onderwerpen als positief naar voren.
De vitale en kantoorgebonden processen en functies zijn in kaart gebracht en deze medewerkers is de mogelijkheid geboden om op kantoor te werken. Het kantoor is ingericht op 1,5 meter door het plaatsen van stickers, banners en looprichtingen. De werkgroep heeft een (communicatie)plan opgesteld over thuiswerken, scenario’s opschalen en de mogelijkheden om, binnen de regels, op kantoor te werken. Dit plan is toegepast bij het adviseren van het CMT en het hebben van een roadmap voor volgende stappen. Er wordt gekeken naar een plan om in 2021, als het weer mogelijk is, terugkeer naar kantoor te realiseren en er wordt in kaart gebracht welke mogelijkheden er zijn om ook in 2021 thuiswerken te ondersteunen en meer hybride te gaan werken.
Uiteraard is er veel noodzakelijke aandacht voor de fysieke en mentale situatie van medewerkers geweest. In blogs, trainingen en persoonlijke verhalen is hieraan aandacht besteed.