4. Ontwikkeling van kostenmodel in de praktijk
4.4 Ondersteunende methodieken om kosten te verbijzonderen
In deze paragraaf worden twee ondersteunende methodieken besproken en voorbeelden gegeven die van toepassing zijn op de faculteit GW om kosten te verbijzonderen. Zoals eerder aangegeven is het personeel de belangrijkste kostenpost en zouden op basis van arbeidsuren de kosten kunnen worden toegerekend naar producten. De beste indicator om kosten toe te rekenen aan onderwijs of onderzoek is de tijdsinzet van wetenschappelijk personeel. Om inzicht te krijgen hoeveel een wetenschapper spendeert aan onderwijs en onderzoek kan gebruik worden gemaakt van een tweetal methodieken:
1. Tijdschrijf methodiek; 2. Norm methodiek.
4.4.1 Tijdschrijf methodiek
Tijdregistratie geeft in principe een goed beeld over de inzet van wetenschappelijk personeel in onderwijs, onderzoek en overige activiteiten, wanneer er tenminste integraal tijd wordt geschreven. Binnen de faculteit GW is dit nog niet het geval. Er wordt wel partieel tijdge-schreven, daar waar een subsidiënt het voorschrijft. Bij de faculteit GW wordt het tijdschrij-ven gebruikt als kostentoerekening aan specifieke projecten en niet om bijvoorbeeld de productiviteit te meten of ondersteunende managementinformatie te genereren.
Een voordeel van de tijdschrijf methodiek is dat er in principe exact wordt aangegeven waar de beschikbare capaciteit is ingezet. Een nadeel van deze methodiek is dat zij zeer bewerkelijk is.
Een oplossing om het inzicht te vergroten, zou een procentuele verdeling van de inzet van het wetenschappelijk personeel in onderwijs en onderzoek kunnen zijn. Echter, de procentuele verdeling van tijd die het wetenschappelijke personeel hanteren ten behoeve van onderwijs, onderzoek en overige activiteiten is lastig te schatten en de schatting kan bovendien onnauw-keurig zijn.
4.4.2 Norm methodiek
De norm methodiek stelt normen aan bepaalde activiteiten. Een voordeel van de norm metho-diek is dat zij minder bewerkelijk is. Een nadeel is dat zij een grotere afwijking kan hebben van de werkelijke situatie en afhankelijk is van de normstelling. Doordat het personeel van de faculteit GW niet integraal tijd schrijft, zal er gebruik worden gemaakt van de norm metho-diek om -uitgaande van de normen- inzicht te krijgen in de kosten van onderwijs en onder-zoek. Doordat de norm methodiek afhankelijk is van de normstelling en de arbitraire keuzes, kunnen er geen harde conclusies aan worden gebonden. Wel kunnen de uitkomsten een zeker inzicht bieden in de ‘orders van grootte’ waar het in de praktijk om gaat.
Om inzicht te krijgen in het aandeel van de kosten van onderwijs en onderzoek van de facul-teit GW zijn er brainstormsessies, interviews en discussies met medewerkers centraal en decentraal van de UT georganiseerd. Voor het onderzoek zal ook gebruik worden gemaakt van documenten die in de faculteit reeds voorhanden zijn. De kostenverdeelstaat, die inzicht geeft in de kosten van onderwijs en onderzoek, zal gebruik maken van de gegevens van de interne begroting van 2007 van de faculteit GW. Om het gebruik van normeringen enigszins te verantwoorden zal er gebruik worden gemaakt van het taakuurmodel en de normering van onderwijsinspanning per ECTS. Dit zijn beide voorbeelden van de norm methodiek en ze zullen kort worden besproken, evenals de wijze waarop de faculteit GW er gebruik van maakt.
Taakuurmodel
Om tot een model te komen dat inzicht geeft in de kosten van onderwijs en onderzoek zal er gebruik worden gemaakt van het taakuurmodel van de faculteit GW. Het taakuurmodel registreert per cursus de genormeerde onderwijslast. In het model zijn de overeengekomen en gehanteerde normen van de diverse onderwijstaken over een studiejaar opgenomen. Een overzicht van de normatief toegekende uren per onderwijsactiviteit is opgenomen in bijlage 7. De in het model opgenomen normen zijn deels studentafhankelijk en deels studentonafhanke-lijk. Het taakuurmodel kent een overzicht van normatief toegekende uren per onderwijsactivi-teit. Wanneer het taakuurmodel is ingevuld, kunnen er overzichten worden gemaakt van de onderwijslast zoals die volgens de normen geldt per opleiding, afdeling en docent.
Onderwijsinspanning per ECTS
In 2002 heeft de UT bij vier technische faculteiten onderzoek gedaan naar normeringen voor de onderwijsinspanning van wetenschappelijk personeel per studiepunt, inmiddels ECTS. Men heeft gekeken of de onderwijsinspanning van wetenschappelijk personeel per studiepunt berekend kan worden. Om tot een berekening te komen, heeft men een cursus van 3 studie-punten genomen die 15 dubbele hoor- en werkcolleges bevatte voor 80 studenten. Hierbij werd een gemiddelde van benodigd aantal arbeidsuren berekend van ongeveer 500 uren. Door het aantal uren te delen door het totale aantal studiepunten is men gekomen tot de onderwijs-inspanning per SSP: 500 : (3 * 80) = ongeveer 2,1 u / ssp.
Dat wil zeggen dat één student/studiepunt ongeveer 2,1 uur aan inzet van wetenschappelijk personeel kost. Omgerekend naar ECTS, houdt dit in dat de inspanning van wetenschappelijk personeel ongeveer 1,47 uur per student/ECTS is (42 / 60*2,1).
Het werken met deze normering zou het inzicht in bepaalde cursussen en afdelingen betref-fende de inspanning van wetenschappelijk personeel moeten verbeteren. Hierbij dient men er rekening mee te houden dat het werken met bepaalde normeringen niet ten koste mag gaan van de kwaliteit van het onderwijs. In dit verband kan nog worden opgemerkt dat in het algemeen het bachelor onderwijs voor een wetenschappelijk docent minder arbeidsintensief is dan het master onderwijs. Verder kan uiteraard worden opgemerkt dat onduidelijk is in hoeverre de norm in alle gevallen een goed beeld geeft van de werkelijke situatie.
4.5 Methoden van kostenverbijzondering
De totale kosten van de faculteit GW zijn verdeeld over de hulp- en hoofdkostenplaatsen, waardoor er inzicht is gekregen in de totale kosten per afdeling. In deze paragraaf worden drie methoden getoond om de kosten aan de kostendragers toe te rekenen.
Drie berekeningsmethoden om kosten te verbijzonderen 1) Methodiek met behulp van taakuurmodel (TUM); 2) Methodiek met behulp van normering per ECTS;
3) Methodiek met behulp van normeringen per personeelscategorie.
Om de kosten te verbijzonderen zal er gebruik worden gemaakt van het aantal uren dat het wetenschappelijk personeel spendeert aan onderwijs en onderzoek. Door de totale kosten van de afdeling te delen door de capaciteit van het wetenschappelijke personeel in aantal uren, ontstaat er een kostprijs per WP uur per afdeling.
Bij de eerste methode zal met behulp van het taakuurmodel het gedeelte voor onderwijs worden berekend door het aantal uren uit het TUM te vermenigvuldigen met de kostprijs. De rest van de kosten zal worden toegeschreven aan onderzoek.
Als tweede methode wordt er gebruik gemaakt van de normering van de onderwijsinspanning van het WP per ECTS om inzicht te verkrijgen in het gedeelte onderwijs en onderzoek. Door het aantal ECTS te vermenigvuldigen met de norm, wordt het aantal uren voor onderwijs berekend. Het aantal uren vermenigvuldigd met de kostprijs van de afdeling is het gedeelte voor onderwijs. De rest van de kosten wordt toegeschreven aan onderzoek.
Als derde en laatste methode zal er gebruik worden gemaakt van procentuele normeringen per personeelscategorie. Deze percentages zijn in paragraaf 4.3.1 aan bod gekomen (tabel 4). Door deze percentages te vermenigvuldigen met het aantal fte per personeelscategorie per afdeling, komt men tot het aantal uren voor onderwijs en onderzoek. Het aantal uren dat de afdeling spendeert in onderwijs en onderzoek vermenigvuldigd met de kostprijs van de afdeling, is het gedeelte voor onderwijs en onderzoek.
Bij alle drie de methoden zullen de indirecte kosten, indien mogelijk, direct worden toegewe-zen aan onderwijs of onderzoek. In de volgende subparagrafen worden de methoden doorlo-pen en wordt een voorbeeld gegeven voor een afdeling binnen de faculteit GW.
4.5.1 Kostenverbijzondering volgens taakuurmodel
Om meer inzicht te krijgen in de verdeling van kosten naar onderwijs en onderzoek, uitgaande van de gehanteerde normen, wordt de kostprijs per WP uur per afdeling vermenigvuldigd met het aantal uren dat het taakuurmodel (TUM) weergeeft. De uitkomst is het totale aandeel van kosten van onderwijs in de afdeling. In deze aanpak kunnen de overige kosten dan worden toegerekend aan onderzoek.
Voorbeeld 1.
Als voorbeeld wordt de afdeling MCP genomen (zie bijlage 9) uit de kostenverdeelstaat. De capaciteit in uren onderwijs en onderzoek bedraagt 10.914 uren.
De totale kosten van de afdeling bedragen ongeveer € 776.000.
Kostprijs per WP uur van de afdeling MCP is € 766.000 / 10.914 = € 71, -.
Het aandeel van de kosten in onderwijs is 2.668 uren (volgens TUM) * € 71, - = € 190.000, - Het resterende deel van de kosten (€ 586.000) kan worden toegeschreven aan onderzoek. De genereerde procentuele verdeling voor onderwijs en onderzoek bij de afdeling MCP bedraagt: 24% OW en 76% OZ.
Wanneer we de gehele faculteit GW nemen, dan is volgens de normen het percentage onder-wijs en onderzoek respectievelijk 34% OW en 66% OZ. De percentages komen doordat bepaalde afdelingen niet deelnemen aan het taakuurmodel.
De verwachting bij betrokkenen bij de UT was dat het aandeel van de kosten van onderwijs ongeveer gelijk zal zijn aan het aandeel in onderzoek bij de faculteit GW. Deze veronderstel-ling wordt bevestigd door de situatie aan de batenkant, waar de procentuele verdeveronderstel-ling 51% voor onderwijs en 49% voor onderzoek is.
De percentages van toewijzing aan onderwijs en onderzoek, uitgaande van het taakuurmodel, geven een vertekend beeld. De verwachting is namelijk dat de faculteit GW minimaal even-veel uren in onderwijs spendeert als in onderzoek. De gevonden uitkomst vloeit mede voort uit het feit dat bij de faculteit GW relatief veel onderzoekers en promovendi werken. Van het totale aantal 167,8 fte wetenschappelijke personeel is namelijk 67,9 fte (40%) onderzoeker of promovendus. Onderzoekers of promovendi besteden weinig of geen tijd aan onderwijs. Doordat bepaalde afdelingen (ELAN / Wijsbegeerte) en opleidingen niet participeren in het TUM, zal er eveneens gekeken worden naar de toerekening van de kosten naar onderwijs en onderzoek met behulp van de normering van onderwijsinspanning per ECTS.
4.5.2 Kostenverbijzondering volgens normering per ECTS
De genormeerde onderwijsinspanning per ECTS bestaat uit 1,47 uur van wetenschappelijk personeel. Wanneer we de deze norm vermenigvuldigen met het aantal ECTS, komen we tot het aantal uren dat het WP besteed heeft aan onderwijs.
Vermenigvuldigen we het aantal WP uren onderwijs met de kostprijs per WP uur van de afdeling dan verkrijgen we de totale kosten van de afdeling in onderwijs.
Voorbeeld 2.
Als voorbeeld wordt eveneens de afdeling MCP genomen (zie bijlage 9). De kostprijs per WP uur van de afdeling MCP bedraagt: € 71,-.
Het totale aantal gerealiseerde ECTS per jaar is 3.491.
Het totaal aantal WP uren onderwijs is 3.491 * 1,47 = 5.131 WP uren.
Uitgaande van de diverse normen en de kostprijs per uur, is het aandeel van de kosten in onderwijs 5.131 uren * € 71,- = € 365.000 (afgerond); het resterende deel van de kosten (€ 411.000) kan worden toegeschreven aan onderzoek.
De procentuele verdeling van de kosten van onderwijs en onderzoek bij afdeling MCP be-draagt dan dus: 47% OW en 53% OZ.
Wanneer we de gehele faculteit GW nemen, dan is het percentage voor onderwijs 50% en voor onderzoek 50%. Deze verdeling geeft volgens betrokkenen van de UT een betere ver-houding weer van de werkelijke situatie.
De verdeling met behulp van de normering van onderwijsinspanning per ECTS geeft volgens betrokkenen van de UT een betere verhouding weer van de werkelijke situatie dan het TUM. Deze uitspraak kan worden gedaan naar aanleiding van gesprekken met betrokkenen. Gezien de arbitraire keuzen en normeringen blijven er vele discussiepunten of deze methode de werkelijke situatie weergeeft. De normering van 1,47 uur per student/ECTS is namelijk gebaseerd op een onderzoek uit 2002. Bij dit onderzoek is er alleen gekeken bij de vier technische faculteiten van de UT en zijn de niet technische faculteiten niet meegenomen in het onderzoek.
Om tot een toerekening van de kosten onderwijs en onderzoek te komen, die het meest ‘pas-send’ is (en wellicht het meest juiste beeld geeft van de werkelijkheid), zal er gebruik worden gemaakt van de normeringen die de personeelscategorieën indeelt en zullen bepaalde indirecte kosten direct worden toegewezen naar de kostendrager. In de volgende paragraaf zullen de derde methode en de toerekening van de kosten naar kostendrager worden toegelicht.
4.5.3 Kostenverbijzondering volgens normering per personeelscategorie
Als eerste is de capaciteit per afdeling berekend in uren voor onderwijs en onderzoek met hulp van de normeringen tijdsbesteding onderwijs en onderzoek per personeelscategorie (tabel 2). Vervolgens is het aantal uren dat de afdeling spendeert in onderwijs en onderzoek berekend. Hierbij zijn de indirecte productieve uren en het ondersteunend en beheerspersoneel (OBP) eruit gefilterd. Om de kosten toe te rekenen aan de kostendragers wordt het aantal uren vermenigvuldigd met de kostprijs per WP uur.
Voorbeeld 3.
Als voorbeeld wordt wederom de afdeling MCP genomen (zie bijlage 9). De kostprijs per WP uur van de afdeling MCP bedraagt: € 71,-.
De capaciteit in uren onderwijs en onderzoek bedraagt 10.914 uren. De totale kosten van de afdeling bedraagt ongeveer € 776.000.
Uitgaande van het voorgaande in het aandeel van de kosten in onderwijs is
4.340 uren * € 71, - = € 308.000, - ; het resterende deel van de kosten (€ 468.000) kan worden toegeschreven aan onderzoek.
De procentuele verdeling voor onderwijs en onderzoek bij de afdeling MCP bedraagt dus: 40% OW en 60% OZ.
Wanneer we de gehele faculteit GW nemen, dan is -uitgaande van de normen- het percentage onderwijs en onderzoek 51% OW en 49% OZ. Deze verdeling geeft volgens betrokkenen, samen met de kostenverbijzondering volgens normeringen per ECTS, het meest juiste beeld van de werkelijkheid van de faculteit GW.