maken, moet Ons Buiten
de interne organisatie
veranderen
ANALYSE PRAKTIJKVOORBEELD
tuinvereniging ons Buiten heeft te maken gehad met veel veranderingen in haar omgeving: zij ligt nu midden in de stad in plaats van erbuiten. Dit zorgt ervoor dat de leden zich gaan bezin- nen op hun bestaansrecht. De wens van de gemeente om meer huizen te bouwen in Utrecht en misschien ook wel op het tuincomplex werkt als katalysator voor dit proces. in dit proces krijgt de wetenschapswinkel wageningen Ur een grote rol: onderzoekers begeleiden de tuinver- eniging op het veranderingstraject van een vooral naar binnen gekeerde organisatie naar een organisatie die midden in de samenleving staat. langzaam aan wordt het ons Buiten duidelijk dat ze andere doelen moet stellen en zelf ook andere kennis en vaardigheden nodig heeft om die doelen te bereiken. Daarom zijn er werkgroepen opgezet die de public relations verzorgen en de toegankelijkheid onder de loep nemen. op die manier is ons Buiten uitgegroeid tot een organisatie die precies weet wat ze aan de samenleving toevoegt en hoe ze dat anderen duide- lijk moet maken. Dit veranderingstraject is echter niet alleen een project van de onderzoekers van de wetenschapswinkel geweest, maar vooral ook van alle leden zelf. het samen werken aan bijvoorbeeld het onderzoek naar het functioneren geeft hen een gevoel van eigenaarschap over de veranderingen en dat is wat het veranderingstraject zo succesvol maakt.
Werkgroep communicatie • Interne communicatie en informatie • Externe communicatie Werkgroep publieke functies en activiteiten • Openbare activiteiten • Dierenweide • Kweekveld • Criminaliteit Werkgroep toegankelijkheid en bebouwing • Bebouwing • Toegankelijkheid Werkgroep groenbeheer • Voorbereiding EIS • Algemeen werk • Tuinkeuringen • Taxaties Werkgroep Inkoop en subsidies • Inkoop • Subsidies Stuurgroep • Voorzitter vereniging of afgevaardigde van het bestuur
• Voorzitters van de verschillende werkgroepen
Bestuur Ons Buiten
• Voorzitter • Secretaris • Penningmeester • Overige bestuurders Algemene ledenvergadering alle leden FIGUUR 5. De nieuwe orga- nisatiestructuur van Ons Buiten is gebaseerd op het stuurgroepmodel. Bron: Van der Hoeve en Stobbelaar, 2006.
5.2 Zorgen voor de interne organisatie
5.2.1. WAARoM IS ZoRgEN VooR DE INTERNE oRgANISATIE BELANgRIJK?
De eigen organisatie is het belangrijkste instrument om de eigen doelen te bereiken. Daarom moet ‘het team’ in goede conditie zijn. Dat wordt nog wel eens vergeten, omdat de focus vaak meer ligt op het bereiken van een doel dan op de kwaliteit van de middelen die daarvoor ingezet kunnen worden. Overwegingen als ‘we moeten roeien met de riemen die we hebben’, ‘we willen geen mensen tegen het hoofd stoten’ of ‘we hebben het al druk genoeg’ zorgen er voor dat er niet nagedacht wordt over de manier waarop een organisatie is ingericht. Het klinkt misschien paradoxaal, maar ook om contact te maken met de buitenwereld
is het belangrijk om eerst de aandacht te vestigen op de binnenwereld: de kwaliteit van de organisatie zelf. De zorg voor de interne organisatie blijkt zelfs een van de belangrijke slaag- of faalfactoren te zijn om een project te kunnen initiëren en tot een goed einde te brengen (Van der Hoeve en Stobbelaar, 2006). Toen bij Ons Buiten de nieuwe structuur was ingevoerd, konden de aanpassingen in het tuinencomplex met hoge snelheid uitgevoerd worden.
Het vinden van een balans tussen de binnen- en buitenwereld is moeilijk en organisaties kunnen daarin soms (tijdelijk) de weg kwijt raken. Zo was Ons Buiten in eerste instantie voornamelijk bezig met de eigen leden en hun wensen. Dit leidde ertoe dat het zicht op de buitenwereld en wat er nodig was om daar in te opereren, te veel naar de achtergrond verdween. Met als gevolg dat de waarde van Ons Buiten voor de buitenwereld beperkt was of zo werd ervaren en het complex in zijn bestaan bedreigd werd (zie het kader over het bestaansrecht van organisaties op de volgende pagina). Andere groepen zijn soms juist te veel bezig met de buitenwereld zonder zich af te vragen of de eigen organisatie in staat is de gestelde doelen te kunnen halen. Wanneer dit niet het geval is, worden de doelen niet of slechts gedeeltelijk behaald.
5.2.2 WAT IS ZoRgEN VooR DE INTERNE oRgANISATIE?
Een organisatie moet dus steeds een balans vinden tussen het kijken naar de buitenwereld en het kijken naar de eigen orga- nisatie. In de andere hoofdstukken in dit boek gaat het over het naar buiten kijken: kansen zien voor coalities, pro-actief han- delen en integrale plannen maken. Dit zijn zaken die nodig zijn om de eigen doelen te kunnen halen. Zorgen voor de interne organisatie houdt in dat een organisatie continu in de gaten houdt of zij in staat is dat te doen wat nodig is om de eigen doelen te halen. Dit is het steeds hervinden van een evenwicht, omdat de buitenwereld zowel fysiek als sociaal (zie hoofdstuk 2) constant verandert en ook de eigen doelen kunnen veranderen. Zo veranderde voor Ons Buiten de fysieke context waarin zij opereerde: de stadsuitbreiding zorgde ervoor dat het complex niet meer vrij lag maar midden in een wijk en misschien zelfs wel opgeslokt zou worden door deze stadsuitbreiding.
Het zorgen voor de organisatie start met het levend houden van de eigen visie. Vanuit die visie kan een organisatie bekijken welke doelen zij stelt en dus ook hoe de organisatie er uit moet zien en welke kwaliteiten nodig zijn om die doelen te behalen. Het levend houden van een visie betekent dat er regelmatig aandacht aan de visie besteed wordt. kan iedereen zich er nog in