Kwantiteit risicomanagement in het jaarverslag
A: NORMENKADER VERSLAGGEVING RISICOMANAGEMENT ZIEKENHUIZEN
Vooraf: Indien er niets gedaan wordt betreffende een bepaald onderdeel, is het aan te bevelen dit tevens in het jaarverslag te beschrijven. Dit vergroot de transparantie naar de stakeholders toe (“pas toe of leg uit”).
ALGEMEEN
a. Beschrijven van het raamwerk, model of methode waarop risicomanagement binnen de organisatie heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld het
COSO-raamwerk);
b. Beschrijven van het risicoprofiel van de zorginstelling;
c. Beschrijven van de verantwoordelijke ten aanzien van risicomanagement binnen de organisatie;
d. Beschrijven van de rol van de externe accountant binnen het proces van risicomanagement in de organisatie;
e. Beschrijving van de belangrijkste doelstellingen van risicomanagement voor de organisatie;
f. Wie is er binnen de organisatie belast met de functie risicomanagement (bijvoorbeeld riskmanager, controller, auditcommissie);
g. Kort managementverslag over het verloop van het proces risicomanagement in het boekjaar, in de toekomst alsmede het verleden (of het proces
risicomanagement werkt binnen de organisatie);
h. Opnemen van de RvB-verklaring “in control-statement”, volgens Code Tabaksblat bepaling II.1.4, ten aanzien van de financiële risico’s en de overige risico’s.
RISICOCATEGORIEËN
1. Marktwerking
Beschrijven van de wijze waarop de zorginstelling omgaat met de risico’s die de marktwerking in de zorgsector met zich meebrengt.
In de beschrijving in het jaarverslag kunnen de volgende elementen beschreven worden:
- Welke specifieke risico’s omtrent marktwerking onderkent de zorginstelling? - Worden de marktontwikkelingen/ concurrentie continu nauwlettend in de gaten
gehouden?
- Is er hiertoe een specifieke functie in het leven geroepen dan wel wie is belast met deze specifieke taak?
- Hoe verloopt de interne rapportage betreffende deze gesignaleerde marktontwikkelingen?
- Beschrijving van de gedane actiepunten naar aanleiding van de gesignaleerde marktontwikkelingen in het boekjaar.
- Beschrijving van de onderhandelingsresultaten met de zorgverzekeraars alsmede een namenlijst van deze zorgverzekeraars.
- Wat wordt gedaan om uit te blinken in service/ werkwijzen?
2. Continuïteit
Beschrijven van de wijze waarop de zorginstelling omgaat met de risico’s die de continuïteit van de zorginstelling kunnen bedreigen.
In de beschrijving in het jaarverslag kunnen de volgende elementen beschreven worden:
Stroomuitval en ICT-problemen:
- Welke risico’s worden er hiertoe binnen de organisatie onderkend? - Welke beheersingsmaatregelen zijn er binnen de organisatie aanwezig
betreffende:
o Verlies aan data door stroomuitval en/ of ICT-problemen;
Continuïteit van de zorgverlening
- Welke specifieke overige risico’s omtrent continuïteit van de zorgverlening zijn onderkend binnen de zorginstelling?
- Welke beheersingsmaatregelen worden hiervoor getroffen?
3. Imago
Als gevolg van de marktwerking en de hiermee gepaard gaande concurrentierisico’s is het van belang om het imago en reputatie van de zorginstelling op peil te houden. Voor de stakeholders is het van belang te weten hoe de zorginstelling op dit vlak maatregelen onderneemt, het bepaald immers de waarde van de onderneming.
In de beschrijving in het jaarverslag kunnen de volgende elementen beschreven worden:
- Welke specifieke imagorisico’s spelen er binnen de zorginstelling?
- Welke maatregelen worden er door de zorginstelling uitgevoerd om haar imago en reputatie in de markt op peil te houden?
- Zijn er in het boekjaar belangrijke gebeurtenissen geweest die het imago van de organisatie positief en/ of negatief hebben beïnvloedt?
- Uitkomsten klanttevredenheidsonderzoeken betreffende het onderdeel imago beschrijven.
4. Milieu
Binnen zorginstellingen wordt veelvuldig gewerkt met gevaarlijke (chemische) stoffen en medicijnen alsmede straling. Deze zijn slecht voor het milieu. Het is hiertoe van belang om te beschrijven hoe de instelling met deze milieurisico’s omgaat, aangezien het aspect milieu steeds belangrijker in de maatschappij wordt gezien.
In de beschrijving in het jaarverslag kunnen de volgende elementen beschreven worden:
- Welke specifieke milieurisico’s worden binnen de zorginstelling onderkend? - Welke gevaarlijke stoffen leveren een groot risico op?
- Hoe verloopt de afvalverwerking van deze gevaarlijke stoffen?
- Wat wordt gedaan om de betrokkenen te beschermen tegen deze gevaarlijke stoffen en straling?
- Hoe worden deze stoffen fysiek opgeborgen (afgesloten ruimte)?
- Is er functiescheiding dan wel fysieke toegangsbeveiliging aanwezig opdat niet iedereen bij deze stoffen kan komen (diefstal medewerkers etc. waardoor de stoffen in de “vrije natuur” terecht kunnen komen)?
- Bestaat er een AO-procedure voor de vernietiging/ verwijdering van deze stoffen? - Is er sprake van een (materiële) milieuclaim in het boekjaar?
5. Calamiteiten
In de beschrijving in het jaarverslag kunnen de volgende elementen beschreven worden:
- Aan welke specifieke calamiteitenrisico’s kan de zorginstelling onderhevig zijn? - Is er hiertoe een calamiteitenplan aanwezig binnen de organisatie?
- Wordt het calamiteitenplan met regelmaat op haar juiste werking getest? - Op welke wijze wordt het calamiteitenplan gecommuniceerd binnen de
organisatie?
- Wordt het calamiteitenplan continu gemonitord alsmede aangepast aan de actuele risico’s?
- Wie is verantwoordelijk voor de instandhouding van het calamiteitenplan?
6. Financieel
De financiële risico’s kunnen uiteenlopend zijn binnen de ziekenhuizen. In de beschrijving kan in ieder geval gedacht worden aan:
Contracten zorgverzekeraars:
- Op welke wijze worden contracten zo optimaal mogelijk afgesloten met zorgverzekeraars?
- Is er sprake van een inkoopprocedure omtrent het afsluiten van de contracten?
Integrale tarieven WTZi:
- Op welke wijze houdt de organisatie zich bezig met de financiële kant van de marktwerking? Hoe worden de tarieven vastgesteld?
- Transparantie in de tarieven voor de verschillende zorgsoorten geven door deze openbaar te maken (dit hoeft niet in het jaarverslag vermeld te worden, wel kan vermeld worden waar deze te vinden zijn; bijvoorbeeld op de website van de zorginstelling).
- Is er sprake van een debiteurenbeleid? Hoe wordt omgegaan met wanbetalers? Inzicht in de debiteurenpositie geven (gemiddelde omloopsnelheid debiteuren).
DBC-financiering:
- Is er sprake van een adequaat werkend registratiesysteem voor de DBC-financiering binnen de organisatie?
Overige:
- Beschrijving van de overige door de zorginstelling onderkende aanwezige financiële risico’s.
- Beschrijving van de beheersingsmaatregelen hierbij.
7. Patiënten
Op het terrein van patiëntenzorg dienen risico’s rondom de kwaliteit van de zorg te worden beschreven. De kwaliteit van de zorg kan bezien worden vanuit verschillende ooghoeken, te weten:
- Risico’s omtrent de daadwerkelijk geleverde zorg.
- Risico’s rond de waarneming ervan door de omgeving en de klant. - Bereikbaarheid en communicatie.
- Efficiency. - Wachtlijsten.
- Risico medische incidenten.
Er bestaat reeds een zogenaamd Veiligheid Management Systeem (VWS). Deze dient om de patiëntenveiligheid te waarborgen. Vanaf 1 januari 2008 is dit systeem
verplicht in alle Nederlandse ziekenhuizen. Voor de inhoud van het VWS verwijs ik verder naar paragraaf 4.12 en de specifieke literatuur hieromtrent.
Wat dit normenkader betreft, kan ik aanbevelen (hoewel inmiddels sowieso verplicht) om het Veiligheid Management Systeem toe te passen in de organisatie, en hiertoe in het jaarverslag te beschrijven dat dit systeem wordt toegepast alsmede wat de specifieke uitkomsten hiervan zijn. Hierbij zal op zijn minst de vijf onderdelen beschreven moeten zijn, te weten:
- Patiëntenveiligheidsbeleid;
- Melden en analyseren van incidenten; - Risico-inventarisatie;
- Ontwikkeling van het Veiligheid Management Systeem; - Informatieveiligheid.
Hieraan zou nog kunnen worden toegevoegd:
- De specifieke aandacht voor lichamelijk en psychisch welbevinden van de patiënt gedurende het verblijf in het ziekenhuis. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan aanvullende faciliteiten etc. ter verhoging van dit welbevinden. Dit kan namelijk verschillende risico’s mitigeren, te weten zowel diverse patiëntrisico’s (gezondheid, veiligheid) als het algehele imago van de zorginstelling;
- Verder is het aan te bevelen een klanttevredenheidsonderzoek periodiek op te zetten en de uitkomsten hiervan te beschrijven in het jaarverslag.
8. Personeel
Personeel kan gezien worden als het belangrijkste binnen de gehele organisatie. Zonder personeel is men eigenlijk nergens. Het is derhalve erg belangrijk om hier een goed risicobeleid voor te ontwikkelen.
In de beschrijving in het jaarverslag kunnen de volgende elementen beschreven worden:
Personeelsveiligheid en –gezondheid:
- Beschrijving van de onderkende gezondheids- en veiligheidsrisico’s voor de medewerkers in de organisatie.
- Het is aan te bevelen de RI&E-methode toe te passen in de organisatie, deze heb ik uitvoerig beschreven in paragraaf 5.2 (punt 6). In het jaarverslag zal
beschreven worden dat deze methode is toegepast en wat de bevindingen die hieruit voortgekomen zijn inhouden.
- Beschrijving van de invulling van de Arbo-eisen alsmede Arbo-meldingen in het boekjaar.
- Beschrijving van de aanwezigheid van een verzuimbeleid.
Arbeidsmarkt
- Heeft de organisatie reeds te maken met problemen rondom haar personeelsvoorziening?
- Welke activiteiten vinden binnen de organisatie plaats om de personeelsuitstroom als gevolg van de vergrijzing tegen te gaan?
- Beschrijving van de aanwezigheid van eventuele reïntegratietrajecten.
Overig
- Beschrijving aanwezigheid gedragscode met de normen en waarden van de zorginstelling.
9. Huisvesting
Kwaliteit van leven wordt mede bepaald door de omgeving waarbinnen de patiënten verblijven alsmede het personeel werkt. Belangrijke beoordelingscriteria zijn hierbij de omgeving (sociale infrastructuur, inrichting van de omgeving en bereikbaarheid) en de wijze waarop de gebouwen/ woningen worden ontworpen, ingedeeld en ingericht. Hiermee wordt deels ook tegemoet gekomen aan het lichamelijk en psychisch welbevinden van de patiënt zoals beschreven in dit normenkader onder punt 7.
Door de wijzigingen in de wet- en regelgeving betreffende de kapitaallasten (bouwregime etc.), zie hiervoor paragraaf 4.7, zijn er nieuwe risico’s ontstaan. In de beschrijving in het jaarverslag kunnen de volgende elementen beschreven worden:
(Nieuw)bouw:
- Welke investeringen staan gepland (investeringsplan)? - Welke investeringsbeslissingen zijn gemaakt in het boekjaar?
- Is er een vergunning aanwezig/ aangevraagd voor de bouw (bouwregime)? Voor nieuwbouw is overigens geen vergunning meer noodzakelijk voor de
ziekenhuizen.
- Welke (nieuw)bouwwerkzaamheden zijn/ worden uitgevoerd?
- Welke specifieke risico’s worden er binnen de organisatie omtrent bouw en huisvesting onderkend?
- Beschrijving begroting en realisatie kapitaallasten versus dekking hiervan in de begroting integrale tarieven/ prijzen ziekenhuiszorg + een analyse van de verschillen tussen begroting en realisatie in het boekjaar.
B: NORMENKADER VERSLAGGEVING RISICOMANAGEMENT