Kwantiteit risicomanagement in het jaarverslag
B: NORMENKADER VERSLAGGEVING RISICOMANAGEMENT AWBZ- AWBZ-ZORGINSTELLINGEN
Vooraf: Indien er niets gedaan wordt betreffende een bepaald onderdeel, is het aan te bevelen dit tevens in het jaarverslag te beschrijven. Dit vergroot de transparantie naar de stakeholders toe (“pas toe of leg uit”).
ALGEMEEN
a. Beschrijven van het raamwerk, model of methode waarop risicomanagement binnen de organisatie heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld het
COSO-raamwerk);
b. Beschrijven van het risicoprofiel van de zorginstelling;
c. Beschrijven van de verantwoordelijke ten aanzien van risicomanagement binnen de organisatie;
d. Beschrijven van de rol van de externe accountant binnen het proces van risicomanagement in de organisatie;
e. Beschrijving van de belangrijkste doelstellingen van risicomanagement voor de organisatie;
f. Wie is er binnen de organisatie belast met de functie risicomanagement (bijvoorbeeld riskmanager, controller, auditcommissie);
g. Kort managementverslag over het verloop van het proces risicomanagement in het boekjaar, in de toekomst alsmede het verleden (of het proces
risicomanagement werkt binnen de organisatie);
h. Opnemen van de RvB-verklaring “in control-statement”, volgens Code Tabaksblat bepaling II.1.4, ten aanzien van de financiële risico’s en de overige risico’s.
RISICOCATEGORIEËN
1. Marktwerking
De marktwerking binnen de zorgsector geldt naast de ziekenhuizen, eveneens voor de AWBZ-zorginstellingen. Ik verwijs hiervoor dan ook naar hetgeen beschreven is in het normenkader voor de ziekenhuizen.
In het kort nog even toegelicht zijn met name hierbij de volgende punten van belang:
- Beschrijving van de risico’s rondom de marktwerking van de organisatie. - Beschrijving van de beheersingsmaatregelen om deze risico’s te beheersen. - Beschrijving van waarin men denkt uit te blinken ten opzichte van de
concurrentie?
- Beschrijving van de onderhandelingsresultaten met het (regionale) zorgkantoor.
2. Continuïteit
De risicovorming hieromtrent is eveneens gelijk aan die van de ziekenhuizen. Ik verwijs ook hiervoor naar hetgeen is beschreven in het normenkader voor de ziekenhuizen.
In het kort nog even toegelicht zijn met name hierbij de volgende punten van belang (beschrijving risico’s en beheersingsmaatregelen):
- Stroomuitval en ICT-problemen;
- Continuïteit van de daadwerkelijke zorgverlening.
3. Imago
Het normenkader hieromtrent is eveneens gelijk aan die van de ziekenhuizen. Ik verwijs ook hiervoor naar hetgeen is beschreven in het normenkader voor de ziekenhuizen.
In het kort nog even toegelicht zijn met name hierbij de volgende punten van belang (beschrijving risico’s en beheersingsmaatregelen):
- Beschrijving imagorisico’s binnen de zorginstelling. - Beschrijving beheersingsmaatregelen imagorisico’s.
- Beschrijving gebeurtenissen in het boekjaar ten aanzien van imagobeïnvloeding.
4. Milieu
Ook binnen de AWBZ-zorginstellingen bestaan belangrijke milieurisico’s in haar bedrijfsvoering. Echter, over het algemeen genomen in mindere mate dan bij de ziekenhuizen. De schadelijke stoffen die de AWBZ-zorginstellingen gebruiken zijn met name bepaalde medicijnen (naast natuurlijk het “normale afval”). Ik verwijs ook hiervoor naar hetgeen is beschreven in het normenkader voor de ziekenhuizen. In het kort nog even toegelicht zijn met name hierbij de volgende punten van belang (beschrijving risico’s en beheersingsmaatregelen):
- Beschrijving van de milieurisico’s binnen de zorginstelling.
- Beschrijving van de beheersingsmaatregelen ten aanzien van deze risico’s (procedures afvalverwijdering etc.).
- Beschrijving van een eventuele milieuclaim (indien materieel).
5. Calamiteiten
Ook voor dit onderdeel kan verwezen worden naar hetgeen beschreven is in het normenkader voor ziekenhuizen.
Het betreffen hiertoe met name de volgende verslagleggingen: - Beschrijving van de calamiteitenrisico’s binnen de zorginstelling. - Calamiteitenplan aanwezig en wordt deze met regelmaat geüpdatet?
6. Financieel
Met name de invoering van de zorgzwaartepakketten (ZZP) brengen risico’s voor de AWBZ-zorginstellingen met zich mee. Voor de transparantie is het daarom belangrijk dat deze risico’s uitgebreid worden beschreven in het jaarverslag.
De volgende zaken zullen conform dit normenkader beschreven kunnen worden in de jaarverslagen:
Zorgzwaartepakketten
- Beschrijving van de verschillende categorieën qua type cliënten
(cliëntenprofielen) die aanwezig zijn (geweest) binnen de zorginstelling in het boekjaar.
- Beschrijving van de maximumprijzen (vastgesteld door de NZa) voor de verschillende zorgzwaartepakketten in het boekjaar.
- Beschrijving uitkomsten onderhandelingen en aanbestedingen ten aanzien van de vaststelling van de tarieven in het boekjaar.
- Beschrijving van de onderkende risico’s in de organisatie met betrekking tot het bekostigingssysteem.
- Beschrijving beheersingsmaatregelen ten aanzien van de onderkende risico’s; - Analyse van de verschillen tussen werkelijk bestede en beschikbare uren
betreffende de zorgzwaartepakketten per categorie in het boekjaar.
- Analyse van de verschillen tussen de begrote en werkelijke ontvangsten uit zorgzwaartepakketten (getotaliseerd).
Overige:
- Beschrijving van de overige door de zorginstelling onderkende aanwezige financiële risico’s.
- Beschrijving van de beheersingsmaatregelen hierbij.
7. Patiënten
Het VMS-systeem is reeds verplicht gesteld voor de Nederlandse ziekenhuizen, zie hiervoor paragraaf 4.12 alsmede hetgeen beschreven in het normenkader voor ziekenhuizen (punt 7). Het is aan te bevelen dit systeem tevens toe te passen bij de AWBZ-zorginstellingen. Afhankelijk van de uitgebreidheid van de zorgdiensten en de grootte van de zorginstelling kan dit eventueel in een enigszins verkapte variant geschieden (organisatiespecifiek namelijk).
De volgende zaken kunnen tenminste worden beschreven in het jaarverslag: - Risico’s omtrent de daadwerkelijk geleverde zorg.
- Risico’s rond de waarneming ervan door de omgeving en de klant. - Bereikbaarheid en communicatie.
- Efficiency. - Wachtlijsten.
Indien men ervoor kiest het Veiligheid Management Systeem toe te passen in de organisatie, kan hiertoe in het jaarverslag beschreven worden dat dit systeem wordt toegepast alsmede wat de specifieke uitkomsten hiervan zijn. Hierbij zal op zijn minst de vijf onderdelen van VMS beschreven moeten zijn, te weten:
- Patiëntenveiligheidsbeleid;
- Melden en analyseren van incidenten; - Risico-inventarisatie;
- Ontwikkeling van het Veiligheid Management Systeem; - Informatieveiligheid.
Hieraan zou nog kunnen worden toegevoegd:
- De specifieke aandacht voor lichamelijk en psychisch welbevinden van de patiënt gedurende het verblijf in de AWBZ-zorginstelling. Hierbij kan bijvoorbeeld
gedacht worden aan aanvullende faciliteiten etc. ter verhoging van dit
welbevinden. Dit kan namelijk verschillende risico’s mitigeren, te weten zowel diverse patiëntrisico’s (gezondheid, veiligheid) als het algehele imago van de zorginstelling;
- Verder is het aan te bevelen een klanttevredenheidsonderzoek periodiek op te zetten en de uitkomsten hiervan te beschrijven in het jaarverslag.
8. Personeel
Personeel kan ook hier gezien worden als het belangrijkste binnen de gehele organisatie. Het is daarom erg belangrijk om hier een goed risicobeleid voor te ontwikkelen. Voor de behandeling van het personeel kan verwezen worden naar het normenkader zoals beschreven bij de ziekenhuizen.
In het kort nog even toegelicht zijn met name hierbij de volgende punten van belang (met name de beschrijving van de risico’s en bijbehorende
beheersingsmaatregelen):
Personeelsveiligheid en –gezondheid:
- Beschrijving van de onderkende gezondheids- en veiligheidsrisico’s. - Beschrijving RI&E-methode.
- Beschrijving invulling van de Arbo-eisen alsmede Arbo-meldingen in het boekjaar.
Arbeidsmarkt
- Activiteiten ten behoeve van werving personeel, opleiding, doorgroeimogelijkheden etc.
- Beschrijving eventuele reïntegratietrajecten.
Overig
- Beschrijving aanwezigheid gedragscode.
9. Huisvesting
Kwaliteit van leven wordt mede bepaald door de omgeving waarbinnen de patiënten wonen/ verblijven alsmede het personeel werkt. Belangrijke beoordelingscriteria zijn hierbij de omgeving (sociale infrastructuur, inrichting van de omgeving en
bereikbaarheid) en de wijze waarop de gebouwen/ woningen worden ontworpen, ingedeeld en ingericht. Hiermee wordt deels ook tegemoet gekomen aan het lichamelijk en psychisch welbevinden van de patiënt zoals beschreven in dit normenkader onder punt 7.
Door de wijzigingen in de wet- en regelgeving betreffende de kapitaallasten (bouwregime etc.), zie hiervoor paragraaf 4.7, zijn er eveneens bij de
AWBZ-zorginstellingen nieuwe risico’s ontstaan. Op dit moment is het bouwregime nog wel van toepassing op de AWBZ-zorginstellingen, naar verwachting wordt deze ook voor deze instellingen op korte termijn afgeschaft. De punten welke in het jaarverslag kunnen worden beschreven zijn hiertoe dan ook vergelijkbaar aan degene
beschreven in het normenkader voor de ziekenhuizen. Ik verwijs hier dan ook naar.
In het kort nog even toegelicht zijn met name hierbij de volgende punten van belang:
(Nieuw)bouw:
- Beschrijving van het investeringsplan, investeringsbegroting en investeringsbeslissingen in het boekjaar.
- Is er een vergunning aanwezig/ aangevraagd voor de bouw (bouwregime)? - Welke (nieuw)bouwwerkzaamheden zijn/ worden uitgevoerd?
- Beschrijving specifieke risico’s omtrent bouw en huisvesting.
- Beschrijving begroting en realisatie kapitaallasten versus dekking hiervan in de begroting integrale tarieven AWBZ + een analyse van de verschillen tussen begroting en realisatie in het boekjaar.