Meldingen Autoriteit Persoonsgegevens

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (zowel bedrijven als overheden) direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra een ernstig datalek is vastgesteld. Organisaties moeten het datalek in bepaalde situaties ook melden aan de betrokkenen waarvan de persoonsgegevens zijn gelekt. Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie. Ook onrechtmatige verwerking van gegevens valt onder een datalek. Melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens is alleen verplicht als een datalek ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens, of een kans daarop. In 2021 waren er geen datalekken.

39

5 ORGANISATIE

5.1 Bestuursmodel

Pensioenfonds Notariaat kent een bestuursmodel dat bestaat uit:

• een paritair bestuur met vertegenwoordigers van werknemers en werkgevers, een

vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden en onafhankelijk deskundigen. Het bestuur wordt geleid door een technisch voorzitter zonder stemrecht;

• een raad van toezicht;

• een verantwoordingsorgaan.

Bestuur

Het bestuur van Pensioenfonds Notariaat is onder meer verantwoordelijk voor het beleid van het fonds, de uitvoering van de pensioenregelingen zoals vastgesteld door sociale partners en het beheer van het vermogen van het fonds. Om hier op goede wijze invulling aan te geven, wordt gewerkt met bestuurlijke commissies voor de beleidsvoorbereiding. Het gaat dan om de commissies voor

balansmanagement, risicomanagement en die voor communicatie, governance, compliance en pensioenregelingen. Een externe adviserend actuaris en een externe onafhankelijke accountant staan het bestuur bij. Jaarlijks voert het bestuur een zelfevaluatie uit.

Het bestuur kent een onafhankelijk technisch voorzitter.

Invulling sleutelfuncties

De voorzitter van de risicomanagementcommissie is binnen het bestuur de houder van de sleutelfunctie risicobeheer. De vervuller van de sleutelfunctie risicobeheer is de risicomanager binnen het bestuursbureau. De certificerend actuaris is zowel de houder als de vervuller van de sleutelfunctie actuarieel. De voorzitter van de interne auditcommissie is binnen het bestuur de houder van de sleutelfunctie interne audit; de vervuller is een externe specialist op dit terrein.

Raad van toezicht

De raad van toezicht houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en de afwegingen die het bestuur maakt bij de vaststelling van het beleid van het fonds. De raad van toezicht bestaat uit drie onafhankelijke deskundigen.

Verantwoordingsorgaan

Het verantwoordingsorgaan geeft zijn oordeel over het door het bestuur gevoerde beleid. Daarnaast heeft het verantwoordingsorgaan adviesrecht voor een aantal onderwerpen. Het

verantwoordingsorgaan kent zeven leden: één lid namens de gewezen deelnemers, twee leden namens de pensioengerechtigden en vier leden namens de deelnemers.

Het verantwoordingsorgaan heeft in 2021 zijn adviesrecht uitgevoerd voor de statuten, het communicatiebeleid en de premie 2022. Twee leden maakten daarnaast deel uit van de

verkiezingscommissie, die verantwoordelijk was voor de verkiezing van drie nieuwe leden van het verantwoordingsorgaan. Deze verkiezingen vonden in het eerste kwartaal van 2021 plaats. Per 25 april 2021 hebben de nieuwe leden zitting genomen in het verantwoordingsorgaan.

Het oordeel van het verantwoordingsorgaan over 2021 staat in hoofdstuk 8.

40 5.2 Organogram bestuurlijke organisatie (per 31 december 2021)

5.3 Opdrachtgever (sociale partners)

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) treedt samen met de Bond van Medewerkers in het Notariaat (BMN) op als opdrachtgever van Pensioenfonds Notariaat voor de uitvoering van de pensioenregelingen. De KNB heeft hiervoor een Werkgevers- en Werknemerscommissie ingericht die samen de PensioenKamer vormen. De Werkgeverscommissie en Werknemerscommissie stellen de inhoud van de pensioenregeling voor kandidaat-notarissen (in loondienst) en de toegevoegd notarissen vast. De Bond van Medewerkers in het Notariaat en de Werkgeverscommissie stellen de inhoud van de pensioenregeling voor de overige medewerkers in het notariaat vast. De

Werkgeverscommissie alleen bepaalt de pensioenregeling voor de zelfstandigen. Dit zijn de notarissen en de kandidaat-notarissen met een onderneming voor eigen rekening en risico. De opdrachtgevers maken gebruik van eigen externe adviseurs en worden zo nodig inhoudelijk ondersteund door het fonds.

Pensioenfonds Notariaat geeft bij de opdrachtaanvaarding aan onder welke voorwaarden (zoals de kostprijs van de pensioenopbouw) de pensioenregeling kan worden uitgevoerd.

5.4 Uitbesteding

Pensioenfonds Notariaat besteedt de pensioenadministratie uit aan TKP Pensioen B.V. (TKP)

Daaronder valt onder meer het innen van de pensioenpremies, het verzorgen van de uitkeringen en

BESTUUR

Balansmanagement-commissie

Risicomanagement- commissie Raad van toezicht Verantwoordingsorgaan

Directie/ Bestuursbureau

Adviserend actuaris Certificerend actuaris

Communicatie-, governance-, compliance-

en pensioen-regelingencommissie

Onafhankelijk accountant

Complianceofficer PensioenKamer/

Bond van Medewerkers in het Notariaat

Sleutelfunctie risicobeheer

Sleutelfunctie actuarieel

Sleutelfunctie interne audit

Interne auditcommissie

41 het administreren van de werkgeversgegevens en de pensioenopbouw van de deelnemers. TKP speelt ook een belangrijke uitvoerende rol in de communicatie van het fonds.

A.s.r. Nederland N.V. (a.s.r.), voorheen De Amersfoortse, voert voor de (toegevoegd) notarissen en kandidaat-notarissen de arbeidsongeschiktheidsregeling uit en neemt het risico van

arbeidsongeschiktheid voor haar rekening op basis van herverzekering. Re-integratie in het arbeidsproces en de begeleiding bij het (medische) proces van arbeidsongeschiktheid behoort ook tot de taken van a.s.r.

Het vermogensbeheer is eind 2021 uitbesteed aan zes vermogensbeheerders: Achmea Investment Management, Aegon Investment Management, a.s.r. vermogensbeheer N.V., BlackRock

(Netherlands) BV, Stafford Capital Partners en Aberdeen SVG Private Equity.

De rol van fiduciair adviseur is ondergebracht bij NN Investment Partners B.V. (NN IP). Deze organisatie adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd over onder andere het (strategisch) beleggingsbeleid, de inrichting van het (strategisch) beleggingsproces en de (strategische)

beleggingsportefeuille en de invulling van het ESG-beleid. Ook behoren het monitoren en evalueren van de vermogensbeheerders en de beleggingscategorieën tot haar taak. Tot slot vervult de fiduciair adviseur een aantal operationele taken voor het fonds.

The Bank of New York Mellon SA/NV (BNY Mellon) verzorgt onder meer de beleggingsadministratie, de compliance monitoring van de mandaten van de vermogensbeheerders, de

toezichthoudersrapportage en de performancemeting.

Ortec stelt voor het fonds de risicorapportage op. De IT-ondersteuning van het bestuursbureau is uitbesteed aan Computerwacht B.V.