Bevindingen raad van toezicht

Inleiding

Conform de statuten van Pensioenfonds Notariaat stelt de raad van toezicht jaarlijks een rapportage van het intern toezicht op. In het jaar 2021 bestond de raad van toezicht uit mevrouw drs. C.A.M. van Eggermond, de heer drs. P. Braams en mevrouw mr. H. de Graaf. Deze leden hebben gedurende het jaar 2021 het intern toezicht bij het fonds uitgevoerd.

De raad van toezicht heeft in het verslagjaar overleg gevoerd met het bestuur en het verantwoordingsorgaan. Daarnaast hebben leden van de raad van toezicht op ad hoc basis

commissie- en bestuursvergaderingen bijgewoond. Tevens heeft de raad gesprekken gevoerd met de sleutelfunctiehouders audit en risicobeheer, is er een aantal malen gesproken met de technisch voorzitter, is er gesproken met de directeur van het bestuursbureau en zijn gesprekken gevoerd met een tweetal bestuursleden die het bestuur verlaten hebben.

De raad van toezicht heeft zich in 2021 naast het algemeen toezicht vooral gericht op de aandachtspunten 2021.

De raad is in generieke zin positief over de wijze waarop het fonds zich in 2021 heeft ontwikkeld. De bevindingen van de raad dienen dan ook in de context van dit positieve oordeel gelezen te worden.

Formele instemming raad van toezicht

In 2021 heeft de raad van toezicht met twee beoogd bestuursleden een gesprek gevoerd om te toetsen of deze beoogde bestuursleden voldeden aan het functieprofiel voor bestuursleden dan wel na het volgen van een opleiding gaat passen binnen het functieprofiel van de vacature. De

bestuursleden zijn per 23 juli 2021 en 1 januari 2022 benoemd. Gedurende het jaar heeft de raad tweemaal een functieprofiel voor een bestuurslid met het functieprofiel PGC en het functieprofiel voor de voorzitter raad van toezicht vastgesteld. Tevens heeft de raad haar goedkeuring verleend aan een wijziging van de statuten en een aantal reglementen.

Aandachtspunten 2021

In 2021 heeft de raad van toezicht conform haar agenda de volgende aandachtspunten gevolgd:

• relatie met sociale partners;

• verandervermogen;

• nieuwe pensioencontract;

• effectiviteit bestuur;

• ESG-voortgang;

• DNB-onderzoeken;

• Code Pensioenfondsen.

Bevindingen 2021

Relatie met sociale partners

Het bestuur en het bestuursbureau hebben veel tijd en aandacht besteed aan het verbeteren van de relatie tussen sociale partners en fonds. Er is veelvuldig overleg geweest met sociale partners. Dit heeft mede geleid tot een betere samenwerking en er is gestart met een gemeenschappelijke aanpak over de pensioenregeling en de toekomst van het fonds. De raad vindt dit een belangrijke en

positieve ontwikkeling. Tevens is de raad van toezicht tevreden over de wijze waarop het premiebeleid voor 2022 is vormgegeven en afgestemd met de diverse gremia.

50 De raad van toezicht hecht er belang aan dat met kracht en overtuiging samen verder wordt gewerkt aan een plan van aanpak voor een toekomstige pensioenregeling.

Verandervermogen

De raad van toezicht constateert dat het fonds in 2021 een start heeft gemaakt met het vergroten van het verandervermogen. Het verkennend marktonderzoek naar een uitvoerder voor een eventuele DC-regeling geeft zicht op alternatieven en mogelijkheden van uitvoering.

Positief is de raad over de inbedding van de custodian bij het fonds, de zich verdiepende samenwerking met de fiduciair adviseur, de professionalisering van het risicobeheer en internal audit, de ontwikkeling van de rollen van de diverse sleutelfunctiehouders en de sterk verbeterde kwartaalrapportages.

Het integrale overzicht en inzicht in de samenhang en complexiteit van de vele samenhangende activiteiten in de huidige dynamische omgeving en de daarbij benodigde snelheid en daarmee effectiviteit van besluitvorming behoeft meer aandacht.

Nieuw pensioencontract

De oriëntatie op en de voorbereiding voor overgang naar het nieuwe pensioenstelsel zijn in 2021 nog wat voorzichtig begonnen. De verbeterde relatie met sociale partners en de afspraak om met elkaar op te trekken naar een nieuw pensioenstelsel vormen een goede basis voor de verdere aanpak van de implementatie van het nieuwe pensioencontract.

Het besluit om een programmamanager aan te trekken om focus te geven aan de voorbereiding, verder ontwerp, keuzeprocessen en inrichting van het nieuw pensioencontract acht de raad van toezicht van groot belang. Een integrale samenhangende planning moet hiervan begin 2022 het resultaat zijn.

De raad van toezicht ziet graag de komende jaren een nog meer actieve rol voor risicomanagement, juist om de keuzes die op korte termijn onder het huidige contract gemaakt worden en in dat kader optimaal kunnen lijken te zijn, te toetsen en te monitoren in de context van de toekomstige regeling.

Effectiviteit bestuur

Voor de raad van toezicht blijft de effectiviteit van het bestuur en de besturing van het fonds een belangrijk aandachtspunt. Dit geldt ook voor 2022.

De raad constateert dat de aanpassing van de werking van de governance van het fonds door de introductie van een onafhankelijk technisch voorzitter veel dynamiek met zich mee heeft gebracht.

Veel relaties en samenwerkingen dienden opnieuw vorm krijgen. Het bestuur heeft daarin haar verantwoordelijkheid genomen en op basis van een evaluatie daar waar nodig bijgestuurd.

Tegelijkertijd is er ruimte voor verdere verbeteringen, onder andere betreffende de samenwerking en rolverdeling tussen bestuur en bestuursbureau, de invulling van de werkgeversrol en de

vastlegging daarvan in statuten en reglementen. Een evaluatie en herijking van de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden van het bestuur en het bestuursbureau ziet de raad van toezicht als noodzakelijk.

De commissies zijn in 2021 belangrijker geworden en zijn ook beter gaan functioneren. Hierbij kan het risico ontstaan dat zich eilandjes gaan vormen. De gemeenschappelijkheid dient door het bestuur te worden bewaakt.

51 ESG-voortgang

De planning van de ESG-doelstellingen is eind 2020 bijgesteld. De raad van toezicht heeft vastgesteld dat de implementatie niet gelijke tred heeft gehouden met de gestelde doelen en dat het fonds in een achterhoede positie dreigde te geraken in vergelijking met andere fondsen. Het doet de raad van toezicht daarom plezier te kunnen constateren dat eind 2021 krachtig is bijgestuurd door het bestuur en belangrijke doelen en implementatiekeuzes zijn gemaakt.

DNB-onderzoeken

Alle DNB-uitvragen zijn op tijd en adequaat beantwoord door het fonds.

Code Pensioenfondsen

De raad van toezicht heeft niet kunnen constateren hoe het bestuur de Code heeft betrokken bij besluitvorming in de diverse gremia.

Aandachtspunten 2022

De raad van toezicht benoemt voor 2022 de volgende aandachtspunten:

Verandervermogen

Net als in 2021 vereisen de veranderingen in het pensioenstelsel en de wensen van sociale partners dat planmatig gewerkt wordt, regievoering aanwezig is en het vermogen om te veranderen. Ook in 2022 zal de raad van toezicht bijzondere aandacht besteden aan de ontwikkeling en werking van deze competenties van het fonds en nadrukkelijk ook van de uitbestedingspartijen zoals TKP en NN IP. Het is wenselijk te borgen dat het fonds tijdig afspraken maakt met partijen ten aanzien van kosten en doorlooptijd van veranderingen in de processen, systemen, kwaliteit van de data en (digitale) communicatie. Dit alles in lijn met de keuzes die binnen het nieuwe pensioencontract noodzakelijk zijn.

De raad besteedt tevens extra aandacht aan de wijze hoe het bestuur het komende jaar het integrale overzicht en inzicht in de samenhang en complexiteit van de vele samenhangende activiteiten behoudt en de benodigde snelheid en daarmee effectiviteit van besluitvorming vorm geeft.

Effectiviteit bestuur

Voor de raad van toezicht blijft de effectiviteit van het bestuur en de besturing van het fonds een belangrijk aandachtspunt.

De raad ziet dat er ruimte is voor verdere verbeteringen in het governancemodel. De aandacht van de raad zal hier voornamelijk gericht zijn op het ontwikkelen van een heldere rolverdeling en samenwerking tussen bestuur en bestuursbureau, de verdere invulling van de werkgeversrol en de vastlegging daarvan in statuten en reglementen. Daarnaast zal de raad aandachtig de rol van de commissies volgen. Commissies zijn belangrijker geworden, maar het bestuur dient er voor te waken dat de gemeenschappelijkheid binnen het bestuur blijft.

Wet Toekomst Pensioenen en uitvoering

De raad van toezicht volgt dit onderwerp met grote aandacht. Een integraal plan van aanpak en een planning is het eerste vereiste. De raad hecht in het kader van de Wtp belang aan een check op de houdbaarheid van de diverse regelingen en het uitschrijven van mogelijk toekomst scenario’s voor het fonds.

Datakwaliteit

Op het gebied van governance en de beheersing van datakwaliteit kan het fonds nog een slag maken.

Het opstellen van normen en het vaststellen van de risicohouding is daar onderdeel van. De raad zal in 2022 aandacht besteden aan de voortgang hierin.

52 Voortgang ESG-risico’s (inclusief ESG-risico’s)

Op dit onderwerp verwacht de raad van toezicht dat het ESG-beleid daadkrachtig wordt gerealiseerd.

Daarbij dient rekening te worden gehouden met Europese wet- en regelgeving, toenemende rapportageverplichtingen en een snel veranderende omgeving die de ESG onderwerpen in een stroomversnelling brengen en aanpassingen van beleid kunnen vragen.

DNB-onderzoeken

Ook in 2022 horen de onderzoeksthema’s van DNB op de agenda van de raad thuis.

Code Pensioenfondsen

De raad van toezicht blijft monitoren hoe het bestuur de Code volgt, meeneemt in besluitvorming en indien het bestuur afwijkt van de Code, dit onderbouwt.

De raad van toezicht spreekt - afsluitend - waardering uit voor de grote inzet van het bestuur, het bestuursbureau en alle andere betrokkenen bij de werkzaamheden in het verslagjaar.

Den Haag, 9 februari 2022 Namens de raad van toezicht, drs. P. Braams, voorzitter