Medewerkers en de organisatiebetrokkenheid van zzp’ers

Het is misschien verrassend dat de eerste aanbevelingen in een onderzoek naar de organisatiebetrokkenheid gaan over medewerkers, toch is het gezien de resultaten en conclusies niet meer dan logisch. Het gedrag van medewerkers heeft namelijk grote invloed op de mate van organisatiebetrokkenheid van zzp’ers. Bij afstemming met de organisatiewaarden en billijkheid en rechtvaardigheid is het gedrag van medewerkers zelfs van doorslaggevend belang voor de hoogte van de score van de indicator.

Zorgfederatie Oldenzaal heeft de organisatiewaarden hoog in het vaandel staan, in het beleidsplan 2011-2014 is de Warme PINCK een integraal onderdeel van de missie en visie. Voor het bedrijfsbelang moeten de organisatiewaarden op allerlei manieren naar voren komen, zodat ze herkenbaar zijn voor de omgeving. In paragraaf 5.2 is al

aangehaald dat de organisatie door haar geloofwaardigheid gemakkelijker klanten, leveranciers én zzp’ers aan zich kan binden. Zorgfederatie Oldenzaal mag dan ook tevreden zijn over de mate waarin zzp’ers deze waarden herkennen. Blijkbaar maken de organisatiewaarden voldoende deel uit van de manier van werken en denken van

medewerkers zodat zij de waarden zonder nadenken toepassen in hun dagelijkse bezigheden. Om dit gedrag te behouden en te stimuleren is het van belang om de organisatiewaarden een prominente plek te geven in het (personeels)beleid en de middelen die horen bij de personeelsinstrumenten.

Wanneer gekeken wordt naar de middelen en het beleid van de afdeling PO&O zijn de organisatiewaarden verkapt aanwezig, maar niet expliciet gemaakt. In het informatie- boekje over het beleidsplan en tijdens de introductiebijeenkomsten worden de waarden benoemd, maar in bijvoorbeeld de taakfunctieomschrijvingen of de formats voor het functioneringsgesprek zijn de organisatiewaarden niet duidelijk herkenbaar aanwezig. Om de organisatiewaarden nog beter naar voren te laten komen wordt de afdeling PO&O geadviseerd om de verschillende middelen en beleidsstukken te evalueren op de volgende punten en daarop aan te passen:

 De organisatiewaarden maken deel uit van de visie die aan het personeelsbeleid ten grondslag ligt en dit komt in de middelen en beleidsstukken naar voren;

 Competenties of omschrijvingen van (on)gewenst gedrag zijn duidelijk te herleiden naar de organisatiewaarden;

 De organisatiewaarden of de daarvan afgeleide houding en gedrag zijn onderdeel van de middelen die gebruikt worden om te sturen op de houding en het gedrag van medewerkers;

 De organisatiewaarden worden expliciet genoemd en/of zijn herkenbaar beschreven. Afhankelijk van het doel van het middel of beleidsstuk zullen bepaalde punten relevanter zijn bij de evaluatie. Als voorbereiding op de evaluatie is het praktisch om duidelijk te hebben wat bijvoorbeeld verstaan wordt onder gewenst gedrag en op welke manier de organisatiewaarden in het personeelsbeleid naar voren moeten komen. Stukken die bij de evaluatie betrokken kunnen worden zijn bijvoorbeeld:

 Beleid grensoverschrijdend gedrag

 Protocol functioneringsgesprekken

 Informatieboekje (nieuwe) medewerkers

 Leeftijdsbewust personeelsbeleid

 Beleidsstuk Introductie nieuwe medewerkers  Beroepspraktijkvorming en opleidingsprocedure  Arbobeleidsplan  Verzuimbeleid  Folder Bejegening  Protocol nevenwerkzaamheden

 Inwerkplan Interne Zorg/Thuis Zorg

 Beleid ter voorkoming en bestrijding van psychische klachten

Kosten: tijd van de medewerkers van de afdeling PO&O voor het evalueren en aanpassen

van de stukken. Wanneer beleidsstukken aangepast worden kost dit ook tijd van het managementteam voor het vaststellen van het beleid.

6.2 ‘Personeelsbeleid’ voor zzp’ers

Voor veel zorgorganisaties zijn zzp’ers een steeds belangrijkere bron voor arbeid. Zzp’ers kunnen gemakkelijk ingezet worden als invalkracht, voor het vullen van gaten in het dienstrooster of als vervanging voor bijvoorbeeld een zwangere medewerker. Ondanks het belang van zzp’ers voor de continuïteit van de dienstverlening hebben veel organisaties, waaronder Zorgfederatie Oldenzaal, maar beperkt afspraken over de inzet van en de omgang met zzp’ers. ‘Zzp-beleid’ is bij de meeste organisaties niet aanwezig.

Zorgfederatie Oldenzaal vraagt van de zzp’ers die voor haar werken dat zij op een bepaalde manier werken en zich op een bepaalde manier gedragen. Voor een goede samenwerking zal de organisatie persoonlijke aandacht moeten hebben voor de zzp’er, door middel van selectie, begeleiding en evaluatie wordt gewerkt aan de goede match tussen de organisatie en de zzp’er. De organisatiebetrokkenheid van de zzp’er en de kwaliteit van de dienstverlening zullen hierdoor beter worden. Uiteraard moet hierbij rekening gehouden worden met de fijne scheidslijn tussen een zzp’er en een vaste medewerker, maar een aantal personeelsinstrumenten is met enige aanpassing ook geschikt te maken om voor zzp’ers te gebruiken. Hieronder wordt per

personeelsinstrument een aantal voorstellen gedaan voor een mogelijke invulling bij het gebruik voor zzp’ers. De verantwoordelijken voor de uitvoering van het instrument kunnen zowel de afdeling PO&O, de leidinggevende als de vaste medewerkers zijn. Introductie

De introductie van een zzp’er zal kort en krachtig moeten zijn. In tegenstelling tot de introductie bij medewerkers is het niet het doel om mensen te socialiseren en wegwijs te maken binnen de organisatie. Zzp’ers moeten de minimaal benodigde kennis krijgen die nodig is om hun werk goed te doen. Hierbij valt te denken aan de locatie van de

medicijnkamer, hoe zij bij de cliëntgegevens en protocollen kunnen komen en wat de bijzonderheden voor die dag zijn (bijv. ziekte of verhuizing van een cliënt). Het is de taak van de vaste medewerkers om ervoor te zorgen dat de zzp’er een goede introductie krijgt. Als houvast kan men bijvoorbeeld gebruik maken van een lijstje met te bespreken

punten of een A4-tje met basisinformatie voor de zzp’er, een soort protocol.

Kosten: maximaal 10 minuten werktijd.

Selectie

Zzp’ers worden ingezet om een tekort aan personeel op te vangen en daarbij zijn in eerste instantie de kwalificaties en de beschikbaarheid van de zzp’er belangrijker dan de match met de organisatie. De selectie vindt daarom pas na een of meerdere diensten plaats en niet vooraf zoals bij een medewerker.

Zorgfederatie Oldenzaal vindt het belangrijk dat cliënten zoveel mogelijk bekende gezichten zien en daarom zal gekeken moeten worden of er een match is tussen de

organisatie en de zzp’er. Bij een duidelijke mismatch tijdens de eerste dienst is het helder dat een zzp’er niet weer opgeroepen moet worden. In andere gevallen zal na een bepaalde tijd de match met de zzp’er geëvalueerd moeten worden, bijvoorbeeld na vijf diensten of binnen een periode van drie weken.

De verantwoordelijkheid voor de selectie ligt bij de

medewerkers die met de zzp’er hebben samengewerkt. Zij zullen gezamenlijk of via de leidinggevende de zzp’er

evalueren, dit kan mondeling maar ook via de e-mail. Zij kunnen de hulp van de planner inroepen om te weten te komen of de zzp’er ook op andere afdelingen of routes is ingezet. Aan de hand van een aantal punten kan beoordeeld worden in hoeverre er een match is met de zzp’er. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden in kritische punten

(bijvoorbeeld de omgang met cliënten of de overdracht in het zorgleefplan) en wenselijke punten (zoals het contact met collega’s of de afstand van het woon-werkverkeer). Op deze manier komt niet alleen naar voren óf er een match is, maar er kan ook onderscheid gemaakt worden tussen zzp’ers die goed passen, die de voorkeur krijgen of die liever alleen opgeroepen worden als het niet anders kan.

Kosten: maximaal een half uur werktijd per zzp’er.

Functioneren en beoordelen

Dit personeelsinstrument is het eerste in deze opsomming waar het gevaar van een fictief dienstverband om de hoek komt kijken. Traditioneel functioneren en beoordelen is

kenmerkend voor de relatie tussen werkgever en werknemer omdat er sprake is van een gezagsverhouding. Het voorstel is daarom om dit instrument op twee manieren in te zetten bij zzp’ers, namelijk als feedback en als periodieke evaluatie met meerdere zzp’ers. Zowel zzp’ers als medewerkers zijn gebaat bij feedback omdat het hen de mogelijkheid geeft om hun gedrag aan te passen als het beter kan, of het gedrag juist vol te houden wanneer het goed is. Het verschil tussen beide groepen is dat medewerkers zeker eens per jaar feedback krijgen in het functioneringsgesprek, voor zzp’ers is dit niet mogelijk. Wanneer Zorgfederatie Oldenzaal zzp’ers wil stimuleren om gewenst gedrag te vertonen, zal zij dit dus vooral door middel van feedback moeten doen. Het voordeel is dat een kleine moeite een groot effect kan hebben. De leidinggevende heeft hierin een belangrijke en duidelijke rol. Een leidinggevende die de medewerkers (en zzp’ers) positief benadert heeft namelijk een positief effect op de mate van organisatiebetrokkenheid (Spence Laschinger et al., 2009). De rol van de medewerker is zo mogelijk nog belangrijker. Zij werken met de zzp’ers samen en zullen daardoor een beter beeld hebben van de houding en het gedrag van de zzp’er in de dagelijkse praktijk, waardoor zij ook directer en

gerichter feedback kunnen geven. Bovendien gaat de organisatie over op zelfsturende teams en moet het geven van feedback een duidelijk plek krijgen binnen elk team.

Kosten: nihil. Mogelijk extra kosten wanneer gekozen wordt voor een training, coaching

of intervisie op het gebied van feedback.

Functioneringsgesprekken worden niet alleen gebruikt om te sturen op gedrag, maar ook om bijvoorbeeld de onderlinge relatie of het functioneren van de afdeling te bespreken. Zzp’ers zijn een bron van informatie omdat zij met een andere blik naar de organisatie kijken dan medewerkers. Ook werken zij regelmatig bij andere organisaties en komen zij op die manier in aanraking met een andere manier van werken. Daarnaast hebben zzp’ers misschien ook andere wensen dan medewerkers omdat hun relatie met

Zorgfederatie Oldenzaal anders is. Een periodieke evaluatie is een goed moment om de wensen, aanbevelingen en ideeën van zzp’ers te inventariseren zodat Zorgfederatie Oldenzaal haar dienstverlening kan verbeteren.

De evaluatie met zzp’ers kan ingepast worden in de rapportagecyclus van de organisatie door bijvoorbeeld elk kwartaal te evalueren. Men kan hierbij de keuze maken om de Mariahof, de Scholtenhof en de thuiszorg afzonderlijk te evalueren (eventueel om de beurt) of de organisatie in haar geheel. Om te voorkomen dat de schijn wordt gewekt van een fictief dienstverband, zal de groep waarmee geëvalueerd wordt steeds van wisselende samenstelling moeten zijn. Zowel de leidinggevenden, de beleidsmedewerkers als de managers kunnen de verantwoordelijkheid voor de evaluatie op zich nemen. De organisatie moet hier zelf een keuze in maken. Ook moet de organisatie de beslissing

nemen of zzp’ers op een of andere manier gecompenseerd worden voor de tijd die zij aan de evaluatie besteden.

Kosten: werktijd van de leidinggevende, beleidsmedewerker

of manager voor het voorbereiden en voeren van het evaluatiegesprek en voor het

uitwerken en rapporteren van de resultaten. Wanneer gekozen wordt om de zzp’ers voor de duur van de evaluatie uit te betalen of de evaluatie in de vorm van een werklunch plaats te laten vinden, zullen hier extra kosten aan verbonden zijn.

Belonen

Het belonen van mensen kan op veel verschillende manieren. Zzp’ers kun je niet in een hogere salarisschaal zetten of aanbieden om deel te nemen aan het fietsplan. Wat wel kan is het uiten van je waardering. In het boek van Alblas en Wijsman (2009) staat dat het geven van een blijk van waardering voor vrijwel iedereen een belangrijke opbrengst is van het leveren van arbeid en dat het de emotionele betrokkenheid stimuleert.

Het vraagt om een houding van leidinggevenden en medewerkers die goed past bij de waarden van de organisatie, de warmte in de Warme PINCK staat namelijk voor warmte, hartelijkheid en attent zijn. In de hectiek van alle dag schiet een ‘dankjewel’ er weleens bij in, maar het kan een groot effect hebben op de motivatie en organisatiebetrokkenheid van zowel medewerkers als zzp’ers. Leidinggevenden (en de zelfsturende teams) moeten bewust omgaan met het uiten van waardering en het geven van complimentjes. Een positieve en betrokken houding wordt hierdoor gestimuleerd.

Kosten: een glimlach. Bij de overgang naar zelfsturende teams zal er aandacht moeten

zijn voor een positieve, betrokken houding en het uiten van waardering naar elkaar en naar de zzp’er. Wanneer gekozen wordt voor coaching of intervisie brengt dat extra kosten met zich mee.

Naast een mondelinge blijk van waardering kan Zorgfederatie Oldenzaal de zzp’er ook een materiële blijk van waardering geven, variërend van een kerstkaartje tot een doos wijn. Zolang de zzp’er in het bezit is van een VAR-wuo hoeft de organisatie zich geen zorgen te maken over de mogelijkheden voor een fictief dienstverband. Om het zeker te weten zal de organisatie de volgende punten moeten toetsen:

 de werkzaamheden op de VAR komen overeen met de werkzaamheden die voor de opdrachtgever worden uitgevoerd;

 de werkzaamheden worden binnen de geldigheidsduur van de VAR uitgevoerd;

 de opdrachtgever heeft de identiteit van de zzp’er vastgesteld;

 de opdrachtgever bewaart kopieën van het identiteitsbewijs en de VAR in de administratie.

Voor het geven van een materiële blijk van waardering moet voldaan worden aan de wet- en regelgeving voor het geven van relatiegeschenken. Het aantal uren dat een zzp’er voor de organisatie gewerkt heeft kan bijvoorbeeld een richtlijn vormen voor het wel of niet geven van een relatiegeschenk en de aard daarvan.

Kosten: afhankelijk van de hoogte van het geschenk en het aantal zzp’ers.

Informeren

Zzp’ers hebben net zo goed als medewerkers bepaalde informatie nodig om hun werk goed te kunnen doen. Het informeren van zzp’ers is strikt gesproken geen

personeelsinstrument, maar het is wel een belangrijk onderdeel om hen goed te laten functioneren. De zzp’ers werken gemiddeld meerdere keren per maand voor Zorgfederatie Oldenzaal. Het is daarom een vereiste dat zij bij alle informatie kunnen die zij nodig hebben. De locatie van de medicijnkamer of het telefoonnummer van de bereikbare dienst zullen niet snel veranderen, maar er kan bijvoorbeeld een nieuwe bewoner gekomen zijn of er is met een bewoner iets bijzonders gebeurd. Daarnaast is het belangrijk dat men weet waar protocollen te vinden zijn voor bijvoorbeeld een arbeidsongeval. Een (digitaal) naslagwerk kan hierbij helpen.

Medewerkers hebben toegang tot het intranet. Het is raadzaam dit ook beschikbaar te stellen voor zzp’ers. Een

moderne manier van informeren is een app op smartphone of tablet waarin naast de protocollen bijvoorbeeld ook het actuele rooster en de laatste organisatienieuwtjes te zien zijn. Aanbevolen wordt de voor- en nadelen van een dergelijke app te onderzoeken. In de thuiszorg heeft elke medewerker en zzp’er al de beschikking over een smartphone en met de app kunnen ze altijd de meest actuele gegevens voorhanden hebben. Bij de interne zorg is een pilot gestart met het gebruik van tablets voor zorgdossier van cliënten. Ook daar kan een dergelijke app goede diensten bewijzen.

Kosten: eenmalige uitgave voor het creëren van de app en vervolgens vaste kosten voor

het onderhoud. Tijd van een of meerdere medewerkers voor overleg over de invulling en vormgeving van de app.

6.3 Zzp-coördinator

Stel een zzp-coördinator aan. In de zorg neemt het aantal zzp’ers gestaag toe en men heeft in de sector aangegeven verder te willen flexibiliseren door bijvoorbeeld meer zzp’ers in te zetten (Goudswaard et al., 2007). Ook Zorgfederatie Oldenzaal gaat verder

flexibiliseren om goed in te kunnen blijven spelen op de vraag van de cliënt. De wet- en regelgeving die op een zzp’er van toepassing is, is anders dan voor werknemers. Het ligt niet in de aard van Zorgfederatie Oldenzaal om ze daarom maar te behandelen als ondernemingen, de Warme PINCK is hier net zo goed van toepassing. Toch zorgt het verschil tussen zzp’ers en werknemers vaak voor verwarring. Waar ligt de grens tussen zelfstandigheid en fictief werkgeverschap? Mag je zzp’ers een kerstpakket geven? Kun je hun functioneren vrijelijk met hen bespreken of is er dan sprake van een

machtsverhouding? Doordat de zzp’er altijd persoonlijk de opdracht vervult ontstaat hier een grijs gebied.

In de manier van omgaan met zzp’ers ligt een taak voor de afdeling PO&O. Deze afdeling is bekend met de mix tussen het omgaan met mensen en het toepassen van wet- en regelgeving. Daarnaast houdt zij al de administratie voor personeel bij en het dossier van een zzp’er is in vergelijking erg klein (VAR-verklaring en een kopie van het

identiteitsbewijs). Een van de personeelsadviseurs kan zich specialiseren door zich dit expertisegebied eigen maken en andere leden van de organisatie voor te lichten en te adviseren bij vragen over en problemen met zzp’ers. Bovendien geeft het de zzp’ers een duidelijk aanspreekpunt binnen de organisatie waar zij terecht kunnen.

Kosten: toename van het takenpakket van de personeelsadviseur en de medewerkers

PO&O met mogelijk extra kosten.

Eenmalige kosten: inrichten van het personeelsinformatiesysteem op ‘dienstverbanden’

van zzp’ers, uitbreiden van de kennis van de personeelsadviseur door bijvoorbeeld het bijwonen van een studiedag of het lezen van materiaal.

In document Zorg: flexibel en vertrouwd (pagina 35-39)