gevonden in een beleidsnota of in concrete ondersteuningsprogramma’s. In dit verband kan worden gedacht aan het eindrapport van de commissie Jorritsma (Publieke dienstverlening, professionele gemeenten; visie 2015) en aan het programmabureau EGEM, die in opdracht van het ministerie van BZK en de VNG gemeenten ondersteunen. Veel andere ontwikkelingen kennen een lokale of regionale oorsprong. Gedacht kan worden aan meer technische projecten als de invoering van een Geografisch Informatie Systeem en de introductie van een mid-office concept. Daarnaast kan worden gedacht aan meer beleidsmatige ontwikkelingen waarbij ICT in de uitvoering een belangrijke rol speelt.
Omdat sprake is van lokaal beleid, is er geen sprake van verplicht te gebruiken voorzieningen. Wel kan in principe een onderscheid worden gemaakt tussen beleidsonderwerpen -en doelstellingen enerzijds en ondersteunende voorzieningen anderzijds (die in dat geval meer technisch van aard zijn). Dit
onderscheid is in het geval van lokaal beleid echter niet altijd even scherp te trekken en bovendien niet zelden sterk afhankelijk van de lokale situatie. Daar waar de realisatie van een elektronisch
raadsinformatiesysteem als een belangrijke beleidsdoelstelling wordt gepresenteerd, is het in een andere gemeente gewoon één van de voorzieningen die de komende jaren gerealiseerd moet worden.
Een aantal beleidsvraagstukken heeft een duidelijke ICT-component. Deze zullen hierna als eerste worden behandeld. Op lokaal niveau valt echter ook tal van beleidsmatige ontwikkelingen of meer generieke ontwikkelingen te constateren, waarvan op voorhand lastig is aan te geven in welke mate er van de betreffende ontwikkelingen een serieuze impact op de ICT-huishouding van de gemeenten uitgaat. Voor een belangrijk gedeelte is dit mede afhankelijk van de invulling die door individuele gemeenten aan een dergelijke ontwikkeling wordt gegeven. Meer nog dan dit het geval was bij de landelijke sectorale ontwikkelingen is het daarom niet zo eenvoudig om aan te geven wat
beleidsontwikkelingen zijn met impact op de ICT-huishouding en wat niet. Om die reden hebben wij ons (hieronder) beperkt tot een beschrijving van die beleidsontwikkelingen, waarvan manifest is dat deze behoorlijke gevolgen kunnen hebben voor de informatiehuishouding van lokale overheden (deze ontwikkelingen worden in meer detail beschreven in bijlage D):
Beleidsdoelstellingen
• Beveiliging
• Burger Service Code / Servicenormering
• Compliance / interne bedrijfsprocessen optimaliseren6
• Digitalisering van de archieffunctie (digitale duurzaamheid)
• Elektronisch inkopen (eProcurement)
• Geïntegreerde gebiedsinformatie / wijkgericht werken
• Gemeentelijke herindeling
• ICT architectuur ontwikkelen / informatiebeleid
• Kostenreductie ICT-voorzieningen
• Multichanneling dienstverlening (waaronder callcentra)
• Plaatsonafhankelijke verkiezingen
• Shared Service Centers
6 Vergelijk het rapport van de Vereniging van Gemeentesecretarissen en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten getiteld ‘De slagvaardige overheid. Perspectief op prestatie’ uit 2004.
Ondersteunende voorzieningen
• Content Management Systeem / CMS
• Citizen of Customer Relationship Management Systeem / CRM
• DataLand
• Elektronisch betalen / internetkassa BNG
• Geografische Informatie Systemen / GIS
• Mid-office/datawarehouse
• Mobiele toepassingen
• Raadsinformatiesysteem
• Vervanging pakketten (bijvoorbeeld financieel pakket)
• Vervanging hardware en aanleggen (glasvezel)netwerken
• Webintakesysteem met productencatalogus / digitaal loket
Overige ontwikkelingen
Net als bij de sectorale ‘overige ontwikkelingen’ geldt voor de ‘overige’ lokale ontwikkelingen dat ze talrijk zijn én dat van de meeste op dit moment (in generieke zin) geen goede inschatting te maken is of en in hoeverre zij substantiële consequenties zullen hebben voor gemeenten. De verschillen in omvang en ontwikkelingsstadium van zowel de betreffende ontwikkelingen als van de gemeenten zelf maken het niet goed mogelijk goed gefundeerde algemene uitspraken te doen over hun impact. Omdat deze ontwikkelingen op lokaal niveau in potentie wel kunnen leiden tot een behoorlijk beslag op de organisatie (denk aan de introductie van intensieve samenwerking met buurgemeenten in combinatie met de taak allerlei sectorale en landelijke ICT-projecten te implementeren), noemen we onderstaand wel een aantal veel voorkomende overige lokale ontwikkelingen – zonder er in dit onderzoek verder diepgaand op in te gaan.
• Benchmarking en prestatiemeting
• Brede School
• Burgerparticipatie
• Centralisatie / decentralisatie
• Deregulering
• Intergemeentelijke samenwerking
• Leefbaarheid woonomgeving vergroten
• Organisatieontwikkeling / interne reorganisaties
• Regionalisering van de brandweer
• Verbetering brandveiligheid
• Verzuimregistratie
Globale impactanalyse
Als de impact van elk van deze afzonderlijke ontwikkelingen (zie hiervoor de al eerder genoemde bijlage D) nader wordt geanalyseerd en onderling met elkaar wordt vergeleken, dan mag worden verwacht dat op basis van de verschillende lokale ontwikkelingen ook een behoorlijk beroep wordt gedaan op het absorptievermogen van de gemeentelijke organisatie in relatie tot haar
ICT-vormen lokale (vaak intergemeentelijke) samenwerking of de oprichting van intra- of
intergemeentelijke shared service centra kunnen het vermogen van gemeenten om ICT-vernieuwingen te implementeren, ten goede komen.
Uitgesplitst naar de eerder genoemde aandachtpunten levert de inventarisatie van lokale beleidsinitiatieven met ICT-implicaties het volgende beeld op:
• Een gedeelte van de genoemde ontwikkelingen ligt in het verlengde van processen die nu reeds binnen gemeenten worden uitgevoerd. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan meer beheersmatig-technische ontwikkelingen zoals het vervangen van pakketten en het vervangen van hardware. Dit soort ontwikkelingen sluit sterk aan op binnen de gemeentelijke organisatie reeds aanwezige competenties en capaciteit en zal derhalve naar verwachting slechts een beperkte impact hebben. Andere ontwikkelingen betekenen een belangrijke uitbreiding van de benodigde
competenties en soms ook capaciteit. Het gaat dan om meer vernieuwende ICT-voorzieningen als de invoering van Geografische Informatie Systemen en mobiele toepassingen. Sommige vernieuwingen kunnen een aanzienlijke impact hebben op competenties en benodigde capaciteit (vooral ook na de invoering van de betreffende ontwikkeling). In dit verband kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het digitaliseren van de archieffunctie dat een sterke verandering zal betekenen voor medewerkers die zich bezighouden met documentaire informatievoorziening.
• De bestaande gegevenshuishouding en de bestaande ICT-voorzieningen zullen als gevolg van de genoemde ontwikkelingen de komende jaren naar verwachting op een aantal onderdelen aanzienlijke veranderingen ondergaan. Het invoeren van een digitale archieffunctie in combinatie met een raadsinformatiesysteem kan bijvoorbeeld leiden tot compleet nieuwe documentstromen. Ook voorzieningen als een midoffice, een datawarehouse en een webintakesysteem zal leiden tot aanzienlijke aanpassingen van de gemeentelijke ICT-architectuur. Veel van de genoemde
ontwikkelingen vragen bovendien om de installatie van tal van applicaties en een forse uitbreiding van de centrale technische voorzieningen (servers en opslagcapaciteit).
• De verschillende beleidsontwikkelingen hebben hun impact verspreid over de gehele gemeentelijke organisatie. Met name afdelingen die zich bezighouden met dienstverlening, facilitaire zaken en automatisering zullen de consequenties van de verschillende ontwikkelingen bemerken. De laatstgenoemde afdeling is in deze verantwoordelijk voor de invoering van een aantal van de genoemde (meer technische) ontwikkelingen zoals beveiliging en een datawarehouse, maar tegelijkertijd ook verantwoordelijk voor de technische invoering van ontwikkelingen waar andere afdelingen in principe trekker van zijn (zoals elektronisch inkopen en plaatsonafhankelijke verkiezingen).
• Een aantal van de genoemde ontwikkelingen zal om kostbare investeringen vragen (zoals de eerder genoemde digitalisering van de archieven). Deze investeringen zullen slechts voor een gedeelte worden aangemerkt als investeringen die betrekking hebben op ICT. Zo kennen plaatsonafhankelijke verkiezingen wel een duidelijke ICT-component, maar wordt een dergelijke ontwikkeling vaak ingezet vanuit een afdeling Burgerzaken. De invoering van een geografisch Informatie Systeem wordt vaak geïnitieerd vanuit afdelingen die zich bezighouden met ruimtelijke informatie. Omdat het in alle gevallen gaat om lokale ontwikkelingen zullen de gemeenten zelf voor de kosten moeten opdraaien. Binnen een groot aantal gemeenten is momenteel sprake van beperkte financiële
middelen. Mede hierdoor zullen niet al de genoemde ontwikkelingen binnen alle gemeenten worden teruggevonden. Voor sommige ontwikkelingen kunnen subsidies worden aangevraagd (meestal als er sprake is van een innovatief project).
• Invoering van de verschillende ontwikkelingen zal ook zijn weerslag hebben op de gemeentelijke werkprocessen. Bij sommige ontwikkelingen zijn deze gevolgen wellicht minder groot (zoals bij deelname aan DataLand) dan bij andere ontwikkelingen (zoals multichanneling dienstverlening). De mate waarin gemeentelijke werkprocessen zullen moeten worden aangepast loopt dan ook nogal uiteen. In het algemeen betekenen de verschillende ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatie een verschuiving van verantwoordelijkheden, het opnieuw definiëren van gedeelten van het takenpakket van medewerkers en het aanpassen van de administratieve organisatie.
• Een aantal van de lokale ontwikkelingen sluiten in sterke mate aan op landelijke ontwikkelingen of ondersteunen uiteindelijk indirect doelstellingen die op landelijk niveau zijn geformuleerd. Zo zijn de invoering van een webintakesysteem of multichanneling dienstverlening beide ondersteunend aan het realiseren van de nationale beleidsdoelstellingen inzake publieksdienstverlening.
• Omdat geen sprake is van (door de rijksoverheid) voorgeschreven ontwikkelingen en elke gemeente de invoering van de verschillende ontwikkelingen op zijn eigen wijze en een door haar gekozen moment zal doen plaatsvinden, is het niet mogelijk om een planning te geven voor de verschillende ontwikkelingen. Verwacht mag echter worden dat een aantal van de genoemde ontwikkelingen met name de komende twee tot drie jaar impact zullen hebben op de gemeenten.
Ondersteuning van lokale ICT-vernieuwingen
De ondersteuning vanuit het bovenlokale niveau ten aanzien van deze ontwikkelingen is anders van aard dan bij de eerder genoemde landelijke ICT-ontwikkelingen en de sectorale ontwikkelingen met ICT-implicaties. Dit komt omdat het hier gaat om lokale ontwikkelingen waarbij geen sprake is van (op basis van wetgeving of landelijke regelgeving) verplichte invoering. Dit neemt niet weg dat lokale overheden ten aanzien van tal van deze ontwikkelingen ondersteuning kunnen krijgen in de vorm van handreikingen en stappenplannen, bijvoorbeeld van collega-gemeenten, externe bureaus of maar zeker ook landelijke programmabureaus of sectorinhoudelijke vakverenigingen.