Er zijn diverse leveranciers in de markt om er voor te zorgen dat digitaal werken, met inzet van een tablet computer een succes wordt; In grote lijnen zijn er drie verschillende soorten leveranciers te onderscheiden:
1. Leveranciers van document management systemen
2. Leveranciers van raadsinformatiesystemen / bestuursinformatiesystemen 3. Leveranciers van content management systemen
Deze leveranciers ontwikkelen Apps met o.a. onderstaande functionaliteit:
• Er wordt een App ontwikkeld die verbinding legt met een bestaand RIS/BIS/DMS/CMS systeem
• Er wordt een App ontwikkeld die vergaderstukken combineert met de achteraf gepubliceerde notulen en audio- en video-verslagen.
• Data (vergaderstukken en commentaar) wordt op internet bewaard, waardoor een goede back-up en restore direct geregeld zijn.
• Apps bevatten de mogelijkheid om volledige bestuur en besluitvorming te volgen
Er zijn nog weinig leveranciers van back-office systemen die een App ontwikkelen die de vak-afdelingen ondersteunen.
Phanos Management Advies heeft een vragenlijst opgesteld voor een aantal leveranciers die in bo-vengenoemde categorie passen. In de onderstaande paragrafen vindt u de antwoorden van deze leveranciers ongecensureerd.
Sim Groep
Vraag Antwoord
Naam leverancier SIMgroep
Contactpersoon voor vragen (naam, e-mail en telefoonnummer)
Roelof Schram, r.schram@simgroep.nl, 010-2175333
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 31
Wat is de exacte benaming en versie van uw RIS, BIS en/of DMS oplossing?
SIMbri
Kunt u een korte beschrijving van de func-tionaliteit van het RIS/BIS/DMS systeem geven?
Met het SIMbri kan een volwaardig burger én raadsinformatiesys-teem worden opgezet waarbij met eenmalige registratie zowel aan raad al burger als medewerker gecommuniceerd kan worden.
Hierbij is papierloos werken naadloos geintegreerd Is het op dit moment mogelijk om met uw
systeem de digitalisering van het bestuur-lijke besluitvormingsproces te ondersteu-nen waarbij alle documenten, stappen, acties en besluiten digitaal vastgelegd worden? Zo ja, op welke wijze?
X Ja Nee Toelichting: Alle informatie wordt cen-traal opgeslagen waarna dit op meerdere manieren en via alle kanalen hergebruikt kan worden
Welke overlegorganen/doelgroepen on-dersteunt uw RIS/BIS/DMS systeem t.a.v.
het digitale besluitvormingsproces
X Gemeenteraad (met behulp van RIS / BIS / DMS)
XCommissievergaderingen (met behulp van RIS / BIS / DMS)
XCollegevergaderingen (met behulp van RIS / BIS / DMS)
XFractieoverleg
XRegionaal bestuurlijk overleg
XRegionaal ambtelijk overleg
XJuridische voorbereiding/toetsing besluiten
XAfdelingsoverleg Beschikt uw RIS/BIS/DMS over een
func-tionaliteit om met één druk op de knop meerdere documenten tegelijkertijd cen-traal op een server te downloaden?
X Ja Nee Toelichting:Meervoudig uploaden is standaard
Is er een App voor de iPad beschikbaar die rechtstreeks verbinding maakt met het RIS/BIS/DMS c.q. de documenten automatisch ophaalt?
X Ja Nee Toelichting:
Releasedatum:nov 2011
Korte omschrijving functionaliteit:
- Inzien alle typen beleidsinformatie (indien de gebruier hiertoe rechten heeft)
- Automatische synchronisatie voor offline raadplegen - Aantekeningen toevoegen, deze worden op de server
op-geslagen en kunnen vervolgens ook via andere devicen worden ingezien en bewerkt. (dus niet alleen opslag op de ipad)
- Delen van aantekeningen enz. met andere leden.
Is uw App ook gekoppeld met
RIS/BIS/DMS systemen van andere leve-ranciers? Zo ja, met welke? Zo nee, bent u momenteel bezig met het ontwikkelingen van dergelijke koppelingen?
Ja XNee Toelichting:Het is wel mogelijk om het SIMbri te koppelen en daarmee via de app informatie weer te delen. Denk aan koppeling met een DMS.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 32
Kunnen alle stukken van één vergadering met één druk op de knop gedownload worden naar de iPad?
X Ja Nee Toelichting: Dit is platformonafhankelijk en kan ook naar andere devices dan naar de ipad.
Maakt de App gebruik van synchronisatie of worden alle documenten opnieuw gedownload?
X Ja Nee Toelichting:Synchronisatie
Is dezelfde App beschikbaar voor Android?
x Ja XNee Toelichting:Er is een andere app variant beschikbaar voor Android en andere systemen
Biedt deze App de mogelijkheid om volle-dig volle-digitaal te vergaderen? Dus documen-ten ophalen, zoeken op naam en onder-werp, becommentariëren, notulen ma-ken, en bewerkingen centraal opslaan?
X Ja Nee Toelichting:
Kan de gebruiker ook off-line digitaal vergaderen?
XJa Nee Toelichting:
Wordt commentaar van gebruikers op documenten weer opgeslagen in het centrale systeem, binnen een persoonlijk account?
XJa Nee Toelichting:en is daarna ook leesbaar via andere devices.
Maakt de App verschil tussen de officiële stukken en de voor eigen aantekeningen gebruikte documenten? Zo ja, op welke wijze?
Ja X Nee Toelichting:de aantekeningen worden bij de stukken bewaard, en niet in een PDF.
Is de App in staat om documenten van verschillende bronnen te downloaden, dus bronnen naast het RIS/BIS/DMS?
Ja XNee Toelichting:
Maakt deze app gebruik van andere Apps om documenten te lezen? (bv. iAnnotate, PDFExpert, etc)
XJa XNee Toelichting:Deze kunnen wel gebruikt worden
Is de App in staat om over alle opgeslagen documenten tegelijk te zoeken naar de in de documenten aanwezige content?
XJa Nee Toelichting:
Maakt de App gebruik van indexering c.q.
metadatering, en is deze dezelfde als afkomstig van het RIS/BIS/DMS?
XJa Nee Toelichting:
Kunnen nieuwe documenten vanaf de iPad in het RIS/BIS/DMS geplaatst worden (upload)?
Ja X Nee Toelichting:
Bevat de naam de vergaderstuk-ken/documenten een logische omschrij-ving van het onderwerp?
XJa Nee Toelichting:Dit is deels afhankelijk van de content aanlevering door de gemeente.
Bevat de naam de
vergaderstuk-ken/documenten een datum aanduiding
XJa Nee Toelichting: Dit is deels afhankelijk van de content aanlevering door de gemeente.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 33
Bevat de naam van de vergaderstuk-ken/documenten een indicatie van het agendapunt waartoe het behoort?
X Ja Nee Toelichting: Dit is deels afhankelijk van de content aanlevering door de gemeente.
Worden de documenten automatisch omgezet in PDF wanneer ze gedownload worden naar de iPad
Ja X Nee Toelichting:
Zijn alle stukken van één agenda samen-gevoegd tot één PDF document?
XJa Nee Toelichting:
Kan de gebruiker van de App naast een centrale mappenstructuur waarin de documenten zich bevinden, ook tegelij-kertijd een eigen structuur gebruiken?
Ja XNee Toelichting:
Is de App in staat om documenten te accorderen?
Ja XNee Toelichting:
Kunt aangeven hoe de opbouw van de kosten voor de afnemer is?
Xprijs per koppeling eenmalig met jaarlijks onderhoud
prijs per gebruiker eenmalig
prijs per gebruiker per jaar
prijs per inwoner
vaste jaarlijks kosten
anders, namelijk:
Zijn er voor de gebruikte oplossing extra kosten nodig, zoals licenties van derden, certificaten, hardware, etc
XJa Nee Toelichting:Eigen aanschaf van devices als de iPad
Is de oplossing voor digitaal werken op de iPad volledig gedocumenteerd ?
XJa Nee Toelichting:
Biedt u volledig
eind-gebruikersondersteuning voor het werken op de iPad (dus ook voor raadsleden)?
XJa Nee Toelichting:Dit kan als aanvullende dienst worden afgenomen
Zijn de documenten en gegevens die op de iPad dan wel centraal staan opgesla-gen afdoende beveiligd voor derden, en zo ja op welke wijze?
X Ja Nee Toelichting:Beveiliging van de IPad wordt in overleg met de gemeente geborgd. Informatie op de server staat onder continu toezicht van een gerenomeerd beveili-gingsbureau en is al jaar onaangetast.
GemeenteOplossingen B.V.
Vraag Antwoord
Naam leverancier GemeenteOplossingen B.V.
Contactpersoon voor vragen (naam, e-mail en telefoonnummer)
J.R. Notenbomer.
notenbomer@gemeenteoplossingen.nl 050 – 5757 848
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 34
Wat is de exacte benaming en versie van
uw RIS, BIS en/of DMS oplossing? GO| raadsinformatie Kunt u een korte beschrijving van de
functionaliteit van het RIS/BIS/DMS sys-teem geven?
Met GO| ris bis publiceert u agenda's, agendapunten en documenten in een openbare of besloten omgeving op het internet. De oplossing is webbased en volledig door u zelf te beheren. Daarnaast is een koppeling met uw document ma-nagement systeem (DMS) als uitbreiding leverbaar. De op-lossing voldoet aan de Webrichtlijnen voor toegankelijkheid.
De meegeleverde zoekmachine wordt gekoppeld aan uw website en de vormgeving geschiedt conform uw huisstijl.
Is het op dit moment mogelijk om met uw systeem de digitalisering van het bestuurlijke besluitvormingsproces te ondersteunen waarbij alle documenten, stappen, acties en besluiten digitaal vast-gelegd worden? Zo ja, op welke wijze?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Met GO| ris bis publiceert u agenda's, agendapunten en documenten in een openbare of besloten omgeving op het internet.
Door middel van een koppeling met een DMS (bv. Corsa) kan het gehele besluitvormingsproces worden ondersteund.
Welke overlegorganen/doelgroepen ondersteunt uw RIS/BIS/DMS systeem t.a.v. het digitale besluitvormingsproces
⌧ Gemeenteraad (met behulp van RIS / BIS / DMS)
⌧ Commissievergaderingen (met behulp van RIS / BIS / DMS)
⌧ Collegevergaderingen (met behulp van RIS / BIS / DMS)
⌧ Fractieoverleg
⌧ Regionaal bestuurlijk overleg
⌧ Regionaal ambtelijk overleg
Juridische voorbereiding/toetsing besluiten
⌧ Afdelingsoverleg Beschikt uw RIS/BIS/DMS over een
func-tionaliteit om met één druk op de knop meerdere documenten tegelijkertijd centraal op een server te downloaden?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Hiervoor zit een er een downloadknop op zowel de website als in de App.
Is er een App voor de iPad beschikbaar die rechtstreeks verbinding maakt met het RIS/BIS/DMS c.q. de documenten automatisch ophaalt?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Releasedatum: 01-09-2011 Korte omschrijving functionaliteit:
Informatie van de GO| app is altijd actueel. De App haalt alle
vergaderinformatie automatisch via een webservice realtime
op. Web en iPad zijn dus altijd synchroon. De oplossing is
naadloos aansluitbaar op GO| raadsinformatie of uw eigen
RIS, CMS of DMS. Bovendien is er onderscheid tussen
open-bare en besloten documenten. In de besloten omgeving kunt
u de App tevens per orgaan indelen.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 35
Is uw App ook gekoppeld met
RIS/BIS/DMS systemen van andere leve-ranciers? Zo ja, met welke? Zo nee, bent u momenteel bezig met het ontwikkelin-gen van dergelijke koppelinontwikkelin-gen?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Ja, wij kunnen ook koppelen met systemen van andere leveran-ciers. Er is bijvoorbeeld een werkende koppeling met het DMS Corsa.
Kunnen alle stukken van één vergadering met één druk op de knop gedownload worden naar de iPad?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Hierbij heeft u de keuze om dit per stuk, selectie of in een totaal-bundel (alle behorende bij één vergadering) te downloaden.
Maakt de App gebruik van synchronisatie of worden alle documenten opnieuw gedownload?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Is dezelfde App beschikbaar voor Android?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Vanaf release 1.4 Biedt deze App de mogelijkheid om
vol-ledig digitaal te vergaderen? Dus docu-menten ophalen, zoeken op naam en onderwerp, becommentariëren, notulen maken, en bewerkingen centraal op-slaan?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Vanaf release 1.4
Kan de gebruiker ook off-line digitaal vergaderen?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Na het downloaden van de documenten kan een gebruiker off-line digitaal vergaderen
Wordt commentaar van gebruikers op documenten weer opgeslagen in het centrale systeem, binnen een persoonlijk account?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Vanaf release 1.4
Maakt de App verschil tussen de officiële stukken en de voor eigen aantekeningen gebruikte documenten? Zo ja, op welke wijze?
⌧ Ja Nee Toelichting:
De originele exemplaren blijven als authentiek exemplaar in de webomgeving. Notities worden lokaal opgeslagen.
Is de App in staat om documenten van verschillende bronnen te downloaden, dus bronnen naast het RIS/BIS/DMS?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Maakt deze app gebruik van andere Apps om documenten te lezen? (bv. iAnnotate, PDFExpert, etc)
⌧ Ja Nee Toelichting:
Is de App in staat om over alle opgesla-gen documenten tegelijk te zoeken naar de in de documenten aanwezige con-tent?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Maakt de App gebruik van indexering c.q.
metadatering, en is deze dezelfde als afkomstig van het RIS/BIS/DMS?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 36
Kunnen nieuwe documenten vanaf de iPad in het RIS/BIS/DMS geplaatst wor-den (upload)?
Ja ⌧ Nee Toelichting:
Bevat de naam de vergaderstuk-ken/documenten een logische omschrij-ving van het onderwerp?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Bevat de naam de
vergaderstuk-ken/documenten een datum aanduiding
⌧a Nee Toelichting:
Bevat de naam van de vergaderstuk-ken/documenten een indicatie van het agendapunt waartoe het behoort?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Worden de documenten automatisch omgezet in PDF wanneer ze gedownload worden naar de iPad
⌧ Ja Nee Toelichting:
Dit gebeurd reeds in het Ris Bis
Zijn alle stukken van één agenda samen-gevoegd tot één PDF document?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Ja, dat kan. Separaat downloaden per document kan ook Kan de gebruiker van de App naast een
centrale mappenstructuur waarin de documenten zich bevinden, ook tegelij-kertijd een eigen structuur gebruiken?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Vanaf versie 1.4
Is de App in staat om documenten te accorderen?
Ja ⌧ Nee Toelichting:
Kunt aangeven hoe de opbouw van de kosten voor de afnemer is?
⌧ prijs per koppeling eenmalig met jaarlijks onderhoud
⌧ prijs per gebruiker eenmalig
prijs per gebruiker per jaar
prijs per inwoner
⌧ vaste jaarlijks kosten
anders, namelijk: diverse abonnementsmodellen Zijn er voor de gebruikte oplossing extra
kosten nodig, zoals licenties van derden, certificaten, hardware, etc
⌧ Ja Nee Toelichting:
Hardware
Is de oplossing voor digitaal werken op de iPad volledig gedocumenteerd ?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Biedt u volledig
eind-gebruikersondersteuning voor het wer-ken op de iPad (dus ook voor raadsle-den)?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 37
Zijn de documenten en gegevens die op de iPad dan wel centraal staan opgesla-gen afdoende beveiligd voor derden, en zo ja op welke wijze?
⌧ Ja Nee Toelichting:
Gegevens die centraal worden opgeslagen staan op beveiligde servers. Via een inlog krijgt een ieder zijn documenten te zien.
Garanties voor beveiliging van documenten op iPad kan Gemeen-teOplossingen niet geven.
Seneca BV
Vraag Antwoord
Naam leverancier Seneca BV
Elektronicaweg 31, 2628 XG Delft, www.seneca.nl Contactpersoon voor vragen (naam,
e-mail en telefoonnummer)
Marcel Alma, malma@seneca.nl, 015-2513700
Wat is de exacte benaming en versie van uw RIS, BIS en/of DMS oplossing?
SmartInstant Overheid – Bestuurlijke informatie Kunt u een korte beschrijving van de
func-tionaliteit van het RIS/BIS/DMS systeem geven?
Gemeenten kunnen bestuurlijke informatie hetzij publiek, hetzij aan een besloten groep publiceren. De informatie kan langs ver-schillende assen worden gesorteerd: organen, vergaderingen, agenda’s, bijlagen.
In de module wordt de samenstelling van de organen (zoals de Gemeenteraad) gepubliceerd en zijn detailpagina’s voorhanden voor de afzonderlijke leden. Deze pagina’s tonen onder meer detailgegevens, lidmaatschap van de verschillende organen en contactinformatie.
De bestuurlijke informatie is middels Faceted Search doorzoek-baar. Ook alle bijlagen (Word, PDF en andere bestandsformaten) zijn volledig doorzoekbaar.
Is het op dit moment mogelijk om met uw systeem de digitalisering van het bestuur-lijke besluitvormingsproces te ondersteu-nen waarbij alle documenten, stappen, acties en besluiten digitaal vastgelegd worden? Zo ja, op welke wijze?
Ja X Nee Toelichting:
De huidige versie van module richt zich primair op de publicatie van informatie. De totstandkoming van beleid is niet voorzien.
Dergelijke oplossingen richt Seneca overigens wel in bij gemeen-ten met andere standaard modules en/of maatwerk. Voor Stad Kortrijk (België) is zo bijvoorbeeld een e-Decision proces ingericht.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 38
Welke overlegorganen/doelgroepen on-dersteunt uw RIS/BIS/DMS systeem t.a.v.
het digitale besluitvormingsproces
X Gemeenteraad (met behulp van RIS / BIS / DMS)
X Commissievergaderingen (met behulp van RIS / BIS / DMS) X Collegevergaderingen (met behulp van RIS / BIS / DMS) X Fractieoverleg X Regionaal bestuurlijk overleg X Regionaal ambtelijk overleg
X Juridische voorbereiding/toetsing besluiten X Afdelingsoverleg
Beschikt uw RIS/BIS/DMS over een func-tionaliteit om met één druk op de knop meerdere documenten tegelijkertijd cen-traal op een server te downloaden?
X Ja Nee Toelichting:
De documenten kunnen in samengevoegde vorm beschikbaar worden gesteld (bijvoorbeeld als ZIP bestand of als samengestelde PDF). Indien gewenst kan Dropbox worden gebruikt als middel om documenten te delen.
Is er een App voor de iPad beschikbaar die rechtstreeks verbinding maakt met het RIS/BIS/DMS c.q. de documenten automatisch ophaalt?
X Ja Nee Toelichting:
Releasedatum: oktober/november 2011 Korte omschrijving functionaliteit:
De App ondersteunt het gehele vergaderproces en geleidt de leden van een orgaan door de agenda. De informatie van de ver-gadering kan direct van het BIS worden gedownload.
Is uw App ook gekoppeld met
RIS/BIS/DMS systemen van andere leve-ranciers? Zo ja, met welke? Zo nee, bent u momenteel bezig met het ontwikkelingen van dergelijke koppelingen?
Ja X Nee Toelichting:
Seneca staat open voor het ontwikkelen van aansluitingen op BIS van andere leveranciers. Om dit mogelijk te maken is een open koppelstandaard gedefinieerd, die ook door derden gebruikt kan worden.
Kunnen alle stukken van één vergadering met één druk op de knop gedownload worden naar de iPad?
X Ja Nee Toelichting:
Door in de iPad App een specifieke vergadering te selecteren ko-men met een druk op de knop alle docuko-menten beschikbaar.
Maakt de App gebruik van synchronisatie of worden alle documenten opnieuw gedownload?
X Ja Nee Toelichting:
De App kan in beide modi functioneren.
Is dezelfde App beschikbaar voor Android?
X Ja Nee Toelichting:
De App is ook voor andere platforms (waaronder Android, Win-dows) beschikbaar.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 39
Biedt deze App de mogelijkheid om volle-dig volle-digitaal te vergaderen? Dus documen-ten ophalen, zoeken op naam en onder-werp, becommentariëren, notulen ma-ken, en bewerkingen centraal opslaan?
X Ja Nee Toelichting:
Alle bewerkingen en toevoegingen door de gebruiker kunnen centraal worden opgeslagen. Het commentaar van gebruikers kan (indien als publiek aangemerkt) ook samengevoegd worden en aan een document gekoppeld.
Kan de gebruiker ook off-line digitaal vergaderen?
X Ja Nee Toelichting:
Wordt commentaar van gebruikers op documenten weer opgeslagen in het centrale systeem, binnen een persoonlijk account?
X Ja Nee Toelichting:
Alle bewerkingen en toevoegingen door een gebruiker kunnen op een centraal systeem binnen een persoonlijk account worden opgeslagen.
Maakt de App verschil tussen de officiële stukken en de voor eigen aantekeningen gebruikte documenten? Zo ja, op welke wijze?
X Ja Nee Toelichting:
De annotaties worden separaat van het oorspronkelijke document bewaard.
Is de App in staat om documenten van verschillende bronnen te downloaden, dus bronnen naast het RIS/BIS/DMS?
X Ja Nee Toelichting:
Hiervoor is een standaard definitie ontwikkeld, zodat ook software van derde partijen gebruik kan maken van de App.
Maakt deze app gebruik van andere Apps om documenten te lezen? (bv. iAnnotate, PDFExpert, etc)
X Ja Nee Toelichting:
De basisfunctionaliteit vereist geen andere Apps, maar indien gewenst kan ook gebruik worden gemaakt van andere Apps om annotaties toe te voegen.
Is de App in staat om over alle opgeslagen documenten tegelijk te zoeken naar de in de documenten aanwezige content?
X Ja Nee Toelichting:
Maakt de App gebruik van indexering c.q.
metadatering, en is deze dezelfde als afkomstig van het RIS/BIS/DMS?
X Ja Nee Toelichting:
Kunnen nieuwe documenten vanaf de iPad in het RIS/BIS/DMS geplaatst worden (upload)?
Ja X Nee Toelichting:
De beheerfunctie van het BIS is niet voorzien in de App.
Bevat de naam de vergaderstuk-ken/documenten een logische omschrij-ving van het onderwerp?
X Ja Nee Toelichting:
Hierbij is vanzelfsprekend ook sprake van een redactionele ver-antwoordelijkheid.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 40
Bevat de naam van de vergaderstukken /documenten een datumaanduiding
X Ja Nee Toelichting:
Bevat de naam van de vergaderstuk-ken/documenten een indicatie van het agendapunt waartoe het behoort?
X Ja Nee Toelichting:
Ieder document is gekoppeld aan een vergadering of aan een van de agendapunten van een vergadering.
Worden de documenten automatisch omgezet in PDF wanneer ze gedownload worden naar de iPad
X Ja Nee Toelichting:
Zijn alle stukken van één agenda samen-gevoegd tot één PDF document?
Zijn alle stukken van één agenda samen-gevoegd tot één PDF document?