• No results found

Invoering ipad. De opstap naar digitaal werken, procesgericht werken en Het Nieuwe Werken. En andere tablets

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Invoering ipad. De opstap naar digitaal werken, procesgericht werken en Het Nieuwe Werken. En andere tablets"

Copied!
51
0
0

Bezig met laden.... (Bekijk nu de volledige tekst)

Hele tekst

(1)

Invoering iPad

En andere tablets

De opstap naar digitaal werken, procesgericht werken en Het Nieuwe Werken

drs. Kees van den Tempel, MBA

Phanos Management Advies

Specialisten in Vraagstukken op snijvlak van business en it

Strategische bedrijfsvoering, Strategisch I- en A- beleid, KCC, Digitaal werken, Het Nieuwe Werken, Procesgericht werken, Veranderen, Organisatieonderzoek- en advies

Mail: k.van.den.tempel@phanos.nl

LinkedIn: http://nl.linkedin.com/in/keesvandentempel twitter: twitter.com/phanosma

(2)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 2

Inhoudsopgave

iPad: de opstap naar Digitaal werken en Het Nieuwe Werken ... 3

De intrede van de tablet: de enthousiaste bestuurder! ... 4

Voordelen en mogelijkheden tablet ... 4

Nadelen en aandachtspunten bij de invoering van de tablet ... 5

Succes en faalfactoren digitaal werken ... 6

Gebruikerswensen ... 8

Gebruikersgroepen: ... 8

Gebruikerswensen digitaal vergaderingen... 9

Gebruikerswensen onderhoud en ondersteuning ... 10

Gebruikerswensen beveiliging en back-up van gegevens ... 10

Wensen: automatiserings- en informatiebeleid ... 10

Wensen: kosten en baten ... 11

Eén oplossing voor alle overlegorganen en ook bovengemeentelijk ... 11

Overwegingen ... 12

iCloud, iOS5 en Apps: de nabije toekomst ... 12

Apple iCloud back-up... 12

Opslag en back-up van documenten: Dropbox, NAS en webdav ... 13

Kosten voor de gebruiker of de gemeente ... 13

Nog even over apps: iAnnotate, Readdledocs, Goodreader, PDFExpert ... 14

Implementatie scenario’s ... 16

Scenario 1: Dropbox voor griffie en gebruikers, iAnnotate voor pdf’s ... 16

Scenario 2: SecureWebdav server, Dropbox voor gebruikers en Readdledocs ... 18

Scenario 3: gebruik van een leveranciersoplossing (zie bijlage 2) ... 19

Business case: kosten–baten analyse ... 21

Kosten overzicht ... 22

Baten ... 23

Analyse ... 24

Techniek en informatiemanagement ... 25

iPad Beveiliging ... 26

Tips en trucs ... 28

Bijlage 1: Onderwerpen in het Plan van aanpak ... 29

Bijlage 2: leveranciers ... 30

Sim Groep ... 30

GemeenteOplossingen B.V. ... 33

Seneca BV ... 37

NotuBiz ... 41

MSI Communication BV ... 45

Bijlage 3: Over Phanos Management Advies ... 51

Versie: 3.0

Datum: 16 september 2011

Copyright 2011 Phanos Management Advies

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder bronvermelding worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomati- seerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door print-outs, kopieën, of op welke andere manier dan ook.

(3)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 3

iPad: de opstap naar Digitaal werken en Het Nieuwe Werken

Het gebruik van tablet computers, en de iPad in het bijzonder, is een ware hype; direc- ties, besturen en medewerkers worden in rap tempo aangesloten op de nieuwste moge- lijkheden. En dit is dan ook direct de grootste winst, boven het besparen van papier of het schrappen van uren: de iPad werkt als een katalysator om nu echt digitaal te gaan- werken en als krachtige impuls om Het Nieuwe Werken tot een succes te maken.

Wel is het van belang dat alle hooggespannen verwachtingen in goede banen worden geleid. Een snelle invoering van de iPad, zonder de informatiestromen degelijk te organiseren, en zonder de ge- bruikers goed te begeleiden, kan tot teleurstellingen leiden. Papier levert nou eenmaal ook bepaalde voordelen op ten opzichte van de iPad; je kan sneller bladeren en door documenten heen scannen, een A4-tje is nog steeds groter dan een 9 inch scherm, en tijdens vergaderingen zijn papieren sneller te herschikken. De kracht van de iPad zit met name in het feit dat je alle informatie (documenten, e- mail, agenda, social media, etc) bij elkaar hebt, makkelijk door documenten kunt zoeken, en dat de iPad compacter is dan een stapel papier. En de iPad levert op gezette tijden ook nog enige ontspan- ning op. Een belangrijke factor….

In het afgelopen 1,5 jaar heb ik de iPad gebruikt voor alle vergaderingen die ik als gemeenteraadslid en businessconsultant heb bijgewoond. Tevens heb ik diverse adviestrajecten uitgevoerd voor Pha- nos Management Advies die te maken hadden met digitaal- en/of procesgericht werken en Het Nieuwe Werken. Ook zijn op de eerste twee versies van deze handleiding talloze reacties gekomen van enthousiaste gebruikers. Deze derde handleiding is dan ook het resultaat van al deze ervaringen.

Bij Phanos Management Advies hebben we gemerkt dat er meer en meer vragen gesteld werden over de stand van zaken bij softwareleveranciers. Tevens is beveiliging een issue, zeker na het deba- cle bij Diginotar. Maar ook komen er meer signalen binnen dat de gebruikersondersteuning extra aandacht vereist. Deze uitgave geeft met name aan deze onderwerpen extra aandacht.

Hebt u naar aanleiding van deze handleiding vragen, suggesties of opmerkingen of heeft u behoefte aan ondersteuning, schroom dan niet te bellen (030 – 6342925) of te mailen

(k.van.den.tempel@phanos.nl).

Deze handleiding is samengesteld naar aanleiding van vele leuke gesprekken en reacties op de voorgaande handleiding, implementatie trajecten en cursussen die door Phanos Management Advies zijn uitgevoerd met en bij o.a. de gemeente Alphen aan den Rijn, Zaltbommel, Oss, Woerden, Doetinchem, Drimmelen, Ede, Borne, Maasdriel, Dalfsen, Nieuwegein, Capelle aan den IJssel, Oldebroek, Nederweert, Diemen, Schijndel, Neerijnen, Lansingerland, IJsselstein, Raalte, Roermond, Aalten, DCMR, Amstelveen, Boxmeer, Zeewolde, Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen

(4)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 4

De intrede van de tablet: de enthousiaste bestuurder!

Bij veel organisaties doet de tabletcomputer zijn intrede omdat er een enthousiaste bestuurder of directielid er zelf al één gekocht heeft. Veel uitvoeringsdiensten worden vervolgens “onder druk”

gezet om het digitaal werken met spoed mogelijk te maken. Deze “druk” wordt bij veel organisaties heel verschillend ervaren: de ene organisatie voert het digitaal werken met de iPad met spoed in, gebruikmakend van een bestaande leverancier of gebruikmakend van een eenvoudige oplossing met Dropbox. Andere organisaties willen eerst antwoorden op allerlei vragen:

1. Is “digitaal werken” de aanleiding voor de aanschaf van een iPad, of het hoge gadget-gehalte?

2. Gaat onze jongste bestuurder van 70 jaar ook mee doen?

3. Levert digitaal vergaderen wel snelheidswinst?

4. Wie krijgt wel een iPad en wie niet?

5. Waarom geen Androïd of een laptop?

6. Kunnen we echt besparingen realiseren?

7. Hoe koppelen we dit aan Het Nieuwe Werken?

8. Hoe is de ondersteuning geregeld?

9. Is de informatievoorziening gegarandeerd?

10. Is de techniek gereed?

En zo zijn er nog talloze vragen te stellen. Om de invoering tot een succes te maken is het belangrijk om eerlijke antwoorden te geven op bovenstaande vragen. Een realistisch beeld geven van de moge- lijkheden en onmogelijkheden, de voor- en nadelen, de succes- en faal factoren is essentieel voor een gedegen en succesvol invoeringstraject van het digitale werken.

Voordelen en mogelijkheden tablet

De iPad doet zijn intrede in allerlei organisaties. iPad is voorname- lijk handig om allerlei informatie snel te raadplegen en eenvoudige e-mails en teksten te maken. Uitgebreid tekstverwerken of presen- taties maken blijft lastig, met name aangezien bestandsbeheer, het navigeren van de cursor en het selecteren van teksten voor op- maak moeizaam gaat. Het grootste voordeel van de iPad is het plezierig raadplegen van informatie. Ook de zoeksnelheid is een voordeel van de iPad.

Het raadplegen van de informatie kan via de standaard applicaties die zijn geïnstalleerd op de iPad, te weten: de webbrowser Safari, het e-mail programma, de standaard agenda, de standaard app voor contactpersonen en Google maps. Deze Apps kunnen aange- vuld worden met Apps waarmee eenvoudig PDF documenten te organiseren en te lezen zijn. De combinatie van deze Apps is ideaal om digitaal (en dus papierloos of papierarm) te kunnen vergade- ren.

De voordelen van de iPad om digitaal te vergaderen zijn:

- Alle relevante documenten direct paraat;

- Snel relevante passages en informatie vinden;

- Altijd de juiste versie van het document paraat (mits de documentaire informatievoorziening op

orde is);

(5)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 5

- Aantekeningen maken bij de documenten is mogelijk en blijft elektronisch beschikbaar;

- Besparing van papier en kopieerwerk;

- Een centrale online agenda en e-mail;

- Mogelijkheid om websites (ook BIS en digitale loketten) te doorzoeken;

- Een zware tas vol stukken behoort tot het verleden.

Om bovenstaande redenen doet de tablet snel zijn intrede bij besturen, raden en directies. Maar ook andere toepassingen zijn mogelijk, die het interessant maken voor alledaagse bedrijfsvoering:

• Sneller en slimmer vergaderen door direct te notuleren op de iPad.

• Onsite raadplegen en data invoeren ten behoeve van vergunningverlening en handhaving

• Ten behoeve van inspecties (ministeries, lokale overheden, bedrijfsleven)

• Voor de formulierenbrigade; De WMO consulent gaat bij de klant langs gaat

• Het CRM systeem beschikbaar maken voor marketing en sales

• Videoconferencing via Facetime

• Toegang tot alle dossiers en persoonlijke documenten

• Monitoring van het primaire productieproces via een dashboard, gekoppeld aan het zakensys- teem

Er zijn vele toepassingen te bedenken, die nu vaak al via webtoepassingen beschikbaar zijn. Veel par- tijen zijn bezig om nieuwe functionaliteit te ontwikkelen voor de iPad. Hiermee levert de iPad (ta- blets) een bijzondere bijdrage aan digitaal werken en aan plaats- en tijdonafhankelijk werken.

Nadelen en aandachtspunten bij de invoering van de tablet

Er zijn diverse nadelen te bedenken die optreden bij de invoering van de tablet. Het belangrijkste probleem is de verwachting van de gebruiker. Er zijn reeds diverse grote organisaties die een herori- entatie doen, nadat ze met grote snelheid de iPad hebben ingevoerd. Hierbij blijkt toch vaak dat digi- taal werken of vergaderen heel anders is dan werken vanaf papier. En dit vraagt tijd.

Het volgende belangrijke punt betreft informatiemanagement. Gebruikers geven ook aan dat ze stukken willen bewerken op hun tablet en vervolgens deze opmerkingen verder willen bewerken op hun werkplek op kantoor. Dit betekent dat gegevens centraal opgeslagen moeten worden en toe- gankelijk gemaakt moeten worden voor diverse devices: PC, laptop, smartphone en tablet.

Naast de bovenstaande problemen volgen hieronder nog een aantal veel voorkomende uitdagingen, die serieus aandacht behoeven:

1. Hoe zorgen we ervoor dat gebruikers op termijn enthousiast blijven voor het digitaal werken.

2. Hoe ziet de totale business case eruit, inclusief projecturen, ondersteuning, koppeling met sys- temen en tijdverlies- en winst bij gebruikers

3. Sommige mensen ervaren het gebruik van smartphones en tablets als zeer verstorend in een gesprek, meeting of vergadering. De gebruikers van de devices worden afgeleid door piepjes, be- richtjes en eigen nieuwsgierigheid. Een afspraak hierover is geen overbodige luxe.

4. Technische zaken werken anders: bestandsbeheer tussen Apps is niet mogelijk; niet alle letterty- pes worden ondersteund; commentaar geven op stukken en/of redigeren en wijzigingen accep- teren zoals in MS-Word werkt (nog) niet op de iPad; Citrix of remote desktop is niet echt ontwor- pen voor touchscreens; zoeken in de iPad werkt maar zeer beperkt en beperkt zich tot mail, noti- ties, contacten en agenda;

5. Veel leveranciers leveren wel een App, maar vaak is dit een schil over hun bestaande webappli-

(6)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 6

catie heen, waardoor de toe- gevoegde waarde nog klein is 6. De beveiliging van de iPad is

minder dan bij PC’s; met de beschikbare webbrowser kon men nog geruime tijd, zonder problemen, websites met een Diginotar certificaat raadple- gen, nadat deze ingetrokken waren. Daarnaast is het voor gebruikers makkelijker om al- lerlei informatie te verzamelen en toegankelijk te maken. Bij verlies of diefstal kunnen de gegevens eenvoudig achter-

haald worden. Ook leveren de verbindingen mogelijke risico’s op: wifi, 3G en bluetooth zijn vaak open verbindingen.

7. Er is nog weinig bekend over de ergonomie van tablet computers. De zorgvuldig ontworpen werkplek met in hoogte verstelbare stoel, bureau en beeldscherm wordt vervangen door een plat 8 inch schermpje wat op een tafel of op schoot ligt. Ook de handbewegingen op het scherm zijn anders dan achter een PC.

8. Eén van de eerste zaken om te bedenken is of iedereen moet overstappen op de iPad of dat mensen een keuze hebben tussen digitaal werken of werken met papier. Wanneer u de keuze laat is de overstap naar digitaal werken makkelijker, maar het kan ook een uitvlucht bieden voor mensen die weer terug willen van de iPad naar papier.

Succes en faalfactoren digitaal werken

De gebruikers van de iPad bestaan over het algemeen uit een bont gezelschap: van deskundigen tot digibeten. En dit maakt de invoering tot een interessante uitdaging. Nogmaals: een goede voorberei- ding is essentieel. Onderstaande tabel geeft om te beginnen een overzicht van de belangrijkste suc- ces- en faal factoren bij de invoering van de iPad:

Succes factoren Faalfactoren

Verwachtingen van gebruikers managen: snel en prettig digitaal werken en vergaderen met een tablet kost minimaal 6 maanden

Digibeten zien op tegen het gebruik van digitale midde- len. Geef ze de tijd en biedt ondersteuning

Maak van de invoering van de iPad (onderdeel van) een serieus project (Digitaal werken of Het Nieuwe Werken) en betrek gebruikers.

Eenvoudig uitreiken van de iPad met minimale voorbe- reiding en begeleiding

Maak vergaderafspraken: zorg dat mensen in ge- sprek blijven en niet alleen op het schermpje kijken

Gebrek aan goede vergaderafspraken: twitterende, surfende, mailende, zoekende tafelgenoten

(7)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 7

Vergadersnelheid en handeling aanpassen op ge- bruik tablet: scrollen door een document kost tijd, evenals het wisselen tussen verschillende docu- menten

Vergaderen met papier of een tablet levert verschillen- de snelheden op; papier is sneller en flexibeler, zeker als je documenten of pagina’s binnen één document wilt vergelijken

Terugzoeken van documenten en vergaderstukken op datum, vergadering, trefwoord.

Geen zoekmogelijkheden in voorgaande vergaderstuk- ken

Geld en tijd reserveren voor het vervolg traject (koppelingen, automatiseren, handmatige stappen)

Geen middelen voor het vervolg

Maximaal 1 App om te vergaderen.

En iedereen dezelfde Apps, ongeacht het merk tablet

Veelvuldig switchen tussen Apps tijdens vergaderingen.

Maar ook problemen om gegevens uit te wisselen wan- neer gebruikers verschillende Apps gebruiken

De iPad levert niet een directe besparing op, tenzij er bespaard kan worden op personeel

Verkeerde argumenten gebruiken om de iPad aan te schaffen; Wanneer minder papier een streven is, zorg dan dat er printers verdwijnen

De iPad ook voor social media en eigen gebruik De iPad alleen beschikbaar stellen voor zakelijk gebruik;

de motivatie van veel gebruikers is niet alleen zakelijk Alle vergaderstukken beschikbaar met één druk op

de knop

Vergaderstukken vanaf de website één voor één down- loaden. Dit is te tijdintensief

Back-up en restore goed geregeld of afgesproken:

digitaal commentaar en aantekeningen mogen niet kwijtraken

De gebruikers regelen hun eigen back-up en restore via Dropbox, iTunes, etc. Gebruikers doen dit uiteindelijk niet.

De invoering (voordelen, nadelen) en het vervolg- traject in beeld brengen en hierover communice- ren.

De gebruikersverwachtingen niet managen; toegeven aan de druk van managers en bestuurders om op de kortst mogelijke termijn digitaal te kunnen werken.

Koppel de iPad aan digitaal werken, het nieuwe werken en zaak(proces) gericht werken

De iPad als losstaande incidentele ontwikkeling

Eén degelijke (technische) oplossing voor alle soor- ten overleg: MT leden willen de stukken van de gemeenteraad, het college, portefeuillehouder overleg, afdelingsoverleg, werkgroep overleg, etc.

Verschillende (technische) oplossingen afhankelijk van het soort overleg

(8)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 8

Gebruikerswensen

De volgende lijst geeft de belangrijkste wensen met betrekking tot het gebruik van de iPad om digi- taal te werken en digitaal te vergaderen. Allereerst wordt een overzicht gegeven van de verschillende mensen en afdelingen die op de een of andere manier te maken hebben met de invoering van de iPad:

Gebruikersgroepen:

Bestuur Het college/bestuur moet rechtstreeks toegang krijgen tot het gemeentelijk netwerk: ver- gaderstukken (vertrouwelijk en openbaar), interne memo’s, rapporten, enzovoorts. Na elke bestuursvergadering zullen de stukken tekstueel aangepast worden, waarna een nieuwe versie van het document gepubliceerd wordt. Deze documenten kunnen opnieuw op de iPad geplaatst worden of beschik gemaakt worden via het bestuurs informatie systeem.

MT/directie De wensen van een directie lijken op die van het bestuur, behalve dat de directie ook nog de bestuursstukken wil kunnen raadplegen.

Vakafdelingen Vakafdelingen kunnen een tablet computer gebruiken tijdens hun dagelijkse werkzaamhe- den. Bijvoorbeeld het doen van inspecties, invullen van formulieren, etc. Ook kan de tablet gebruikt worden tijdens vergaderingen om gegevens te raadplegen en om direct notulen te maken.

Informatie beleid

De informatiebeleid medewerker moet er voor zorgen dat de iPad ingepast wordt in het beleid t.a.v. digitaal werken en Het Nieuwe Werken, of andere beleidsvoornemens met betrekking tot informatievoorziening

Informatie management

De informatiemanager(s) moeten er voor zorgen dat de iPad ingepast wordt in de informa- tie- en applicatie architectuur. De informatiestroom moet in kaart gebracht worden vanaf de opsteller, naar de diverse lezers, naar de manager, naar het bestuur en daarna eventu- eel naar de raad. In het geval van digitaal vergaderen moeten alle “papieren” stappen zo veel mogelijk geëlimineerd worden. In het geval van digitaal werken moeten de backoffice systemen ontsloten worden via de iPad.

IT afdeling De IT afdeling is verantwoordelijk voor de technische ondersteuning van de tablet. Voor de IT afdeling betekent de intrede van de tablet een nieuw hardware platform waarover ken- nis opgebouwd moet worden. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor een goed functionerend Wifi-netwerk en technische koppelingen tussen systemen. Afhankelijk van keuzes zal men een beslissing of BYOD moeten nemen. Dit vereist de nodig tijd en capaci- teit.

Secretariaat / griffie

Het secretariaat/griffie is verantwoordelijk voor het gereedzetten van de vergaderstukken, termijnagenda, adviesrapportages, beleidsdocumenten en achtergrondinformatie. Vaak gebruikt de griffie/secretariaat al een document management systeem of een bestuurs- of raadsinformatiesysteem om ook de stukken te publiceren voor burgers. Het is ideaal als er vanuit dit systeem een koppeling gemaakt kan worden naar de iPad. Het achteraf verwer- ken van tekstwijzigingen, moties en amendementen is een belangrijk aandachtspunt.

(9)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 9

raadsleden Raadsleden willen zo eenvoudig mogelijk, vanuit huis, de vergaderstukken op hun iPad krijgen. Individuele raadsleden hebben verder de behoefte om alle informatie te verzame- len die betrekking heeft op hun portefeuille en hen helpt met het bepalen van een stand- punt: correspondentie met burgers, rapportages en literatuur.

Gebruikerswensen digitaal vergaderingen

• Het gebruik van de iPad moet vooral eenvoudig zijn, zodat ook digibeten de overstap kunnen maken. Dit kan door een minimaal aantal Apps te gebruiken om digitaal te vergaderen die bo- vendien gebruiksvriendelijk zijn. Ook het lezen van stukken op een klein scherm vereist namelijk enig aanpassingsvermogen.

• Gebruikers hebben tijd nodig (en geduld van hun collega’s) om digitaal te leren vergaderen en werken

• De orde en de snelheid van de vergadering mag niet verstoord worden door de relatieve traag- heid van gebruikers op de iPad.

• De keuze om digitaal vergaderen betekent dat zoveel mogelijk informatie digitaal aangeboden moet worden. Denk naast de vergaderstukken ook aan ingekomen post, achterliggende stukken, boekwerken, abonnementen op tijdschriften en kranten, etc.

• E-mail, agenda en contactpersonen moeten beschikbaar zijn via de standaard iPad Apps.

• Wanneer gebruikers offline zijn, moeten de vergaderstukken beschikbaar blijven. Dit betekent dat ten minste een kopie van de stukken op de iPad bewaard moeten worden.

• Alle vergaderstukken moeten in PDF formaat beschikbaar gemaakt worden, zodat ze door één App gelezen én bewerkt kunnen worden. Ook het ophalen en bewaren van stukken moet via de- zelfde App geregeld worden.

• Wanneer gebruikers lid zijn van verschillende overlegorganen, moet er één uniforme methode zijn om de stukken op te halen.

• Vergaderstukken moeten gemakkelijk toegankelijk zijn via een overzichtelijke en intuïtieve boomstructuur (bijvoorbeeld jaar, maand, overlegorgaan, specifiek dossier). Vergaderstukken moeten een duidelijke naamgeving hebben en liefst beginnen met een nummer, overeenkomstig het nummer van het agendapunt. Zo kunnen ze in een juiste volgorde weergegeven en herkend worden;

• Notities op PDF bestanden mogen niet algemeen beschikbaar worden gemaakt. De gebruiker wil deze notities alleen delen met door hem/haar geselecteerde gebruikers. Wel moeten dezelfde stukken toegankelijk zijn via de PC of de laptop

• Gebruikers willen eenvoudige notities of notulen maken tijdens vergaderingen. Deze documen- ten moeten ook binnen dezelfde bovengenoemde structuur bewaard kunnen worden op een voor de gebruiker veilige plaats.

• De iPad mag niet leiden tot verstoring van vergaderingen door zoekende, twitterende en mailen- de deelnemers. (lees ook: http://www.vngmagazine.nl/archief/2024/twitteren-de-raadzaal- minachting-communicatie )

• Zoekacties moeten op alle documenten plaatsvinden en binnen individuele documenten. Gebruik van de iPad tijdens vergaderingen vereist dat informatie vooral snel opge-

zocht kan worden.

• Apps voor allerlei social media moeten beschikbaar gemaakt worden.

• Gebruikers willen de iPad in privétijd voor andere zaken kunnen gebruiken.

• Het gebruik van een Windows omgeving op de iPad, moet zoveel mogelijk vermeden worden.

Een Windows omgeving is niet geschikt om via een touchscreen te besturen is niet laagdrempe-

lig. Dit kan bijvoorbeeld wel voor een MT of college om bijvoorbeeld stukken digitaal te tekenen.

(10)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 10

Gebruikerswensen onderhoud en ondersteuning

• Alle gebruikers zullen in meer of mindere mate behoefte hebben aan ondersteuning op het ge- bied van het gebruik van de iPad, de Apps, het structureren van informatie en het veilig stellen van informatie: back-up- en restore.

• Specifiek voor bestuurders en raadsleden geldt dat deze ondersteuning wellicht ook ’s avonds nodig is, aangezien dan het meeste raadswerk plaatsvindt. Hierbij zal ook ondersteuning gebo- den moeten worden op de specifieke vergaderoplossing.

• Alle gebruikers zullen in meer of mindere mate behoefte hebben aan ondersteuning op het ge- bied van techniek (werking van de iPad, verbindingen, updates, iTunes)

• In geval van verlies of diefstal moet binnen afzienbare tijd een nieuwe iPad geregeld worden.

• Rechten en plichten van gebruikers moeten duidelijk vastgelegd worden in een gebruikersover- eenkomst

Gebruikerswensen beveiliging en back-up van gegevens

• Het gebruik moet veilig zijn: wanneer een iPad kwijt raakt of wordt gestolen, moet de (gevoelige of vertrouwelijke) inhoud op afstand vernietigd kunnen worden (indien van toepassing)

• Gegevens op de iPad moeten na verlies of diefstal teruggezet kunnen worden met een minimaal verlies aan bestanden.

• Het gebruik van bluetooth, Wifi of 3G mag niet leiden tot inbraak op gegevensbestanden

• Wanneer gebruikers toegang krijgen tot het gemeentelijk netwerk zal de beveiliging deugdelijk geregeld moeten worden. Zo min mogelijk poorten mogen opgezet worden.

• Gebruikers moeten gebruik kunnen maken van eenvoudige en gebruiksvriendelijke Apps. Opties die het werk kunnen verwijderen of vernietigen moeten degelijk en veilig uitgevoerd zijn.

• Gebruikers moeten een duidelijk overzicht hebben van de personen en rechten van andere ge- bruikers aan wie ze rechten hebben verleend via allerlei Apps.

• Gebruikers moeten gebruiksvriendelijk een back-up of restore uit kunnen voeren.

Wensen: automatiserings- en informatiebeleid

• Het gebruik van de iPad moet passen in het informatiebeleid (bijv. digitaal- en zaakgericht werken, of ‘het Nieuwe Werken”).

• De implementatie van de iPad moet passen binnen de informatiearchitectuur (een koppe- ling met het Raads- en Bestuurders Informatie- systeem (RIS/BIS), een koppeling met de elek- tronische agenda en de koppeling met de e- mail server).

• Het dupliceren van informatie moet zo veel mogelijk vermeden worden.

• Gevoelige informatie op de iPad moet beschermd worden.

• Er is één uniforme technische oplossing voor alle gebruikersgroepen: verschillende overlegorga- nen zullen namelijk ook elkaars stukken willen raadplegen.

• Het gebruik van de iPad moet passen binnen de bestaande automatisering (verbinding via het gemeentelijk Wifi netwerk, verbinding via een collectief 3g-abonnement en helpdeskondersteu- ning).

• Bij vergaderstukken zou het originele document op de server moeten staan en het commentaar

zou separaat opgeslagen moeten worden.

(11)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 11

• Bij een technische oplossing moet men zo veel mogelijk aanhaken bij bestaande systemen

• Alle bestaande e-mailaccounts en agenda’s moeten via de iPad werken.

• Gemeentelijke websites en RIS/BIS systemen moeten via de iPad te benaderen zijn.

• Wanneer de iPad gebruikt wordt, moet het gebruik van Flash vermeden worden. (Bij Android werkt dit wel)

• De bandbreedte op de werkplekken, bestuurskamer en/of raadszaal moet voldoende zijn.

• Wensen: kosten en baten

• De iPad zou een besparing op moeten leveren in tijd en geld (zie hoofdstuk kosten – baten) of kwaliteit.

• De iPad mag uiteindelijk niet meer werk opleveren voor de griffie of ambtelijke organisatie. Taken mogen wel verschuiven tussen afdelingen, maar dit dient

“uren-neutraal” te gebeuren.

• Zo veel mogelijk leden van een overlegorgaan moeten digitaal gaan werken, aangezien anders twee systemen in stand moeten worden gehouden. Zo zou- den een aantal kostenvoordelen teniet gedaan worden.

• De invoering van de iPad mag naar de overige medewerkers, burgers en klanten in tijden van bezuinigingen geen verkeerde beeldvorming opleveren. Nut en noodzaak moeten daarom goed gecommuniceerd worden.

• Met de invoering van de iPad zou het contract met de leverancier van kopieerapparaten en pa- pier herzien moeten worden.

Eén oplossing voor alle overlegorganen en ook bovengemeentelijk

Bij het bedenken van een oplossing om digitaal te werken voor een directie of een bestuur is het belangrijk om te bedenken dat in de toekomst meerdere overlegorganen met behulp van de iPad zullen gaan vergaderen: portefeuillehouder overleg, ambtelijke- en bestuurlijke werkgroepen, etc.

Maar ook zal één type overlegorgaan ook toegang willen krijgen tot documenten van andere over- legorganen. Een voorbeeld:

• Het college wil de stukken van de raad en het portefeuillehouder overleg ontvangen

• Het MT/directie wil beschikken over de collegedocumenten en de raadsdocumenten

• Ambtelijke werkgroepen willen bij de stukken van de werk- groep en raadsstukken

Maar ook in regioverband, provinciaal verband en met samen- werkingspartners zal snel de behoefte toenemen om stukken digitaal uit te wisselen. Voor de gebruiker van de iPad zou dit ideaal zijn. Met één druk op de knop krijgt hij/zij toegang tot alle relevante stukken.

Dit vereist in ieder geval één uniforme gemeentelijke oplossing,

maar betere nog, één bovengemeentelijke uniforme oplossing. Dit zou vanuit de VNG, provincie of

regio geïnitieerd moeten worden. Op deze manier wordt een gemeente-cloud ingericht.

(12)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 12

Overwegingen

iCloud, iOS5 en Apps: de nabije toekomst

Apple introduceert iCloud, een nieuwe reeks gratis voorzieningen die naadloos samenwerken met Apps op een iPad. iCloud zorgt er voor dat gegevens van de iPad automatisch en draadloos bewaard worden op een server van Apple. Ook zorgt iCloud ervoor dat wijzigingen op het ene apparaat (bij- voorbeeld de iPad) worden “gepusht” naar andere apparaten van deze gebruiker (bijvoorbeeld de iPhone). Zodra de gebruiker iets op één apparaat verandert, worden al zijn andere apparaten vrijwel direct draadloos bijgewerkt dankzij Apple iCloud. De gratis iCloud-voorzieningen bevatten onder an- dere contactpersonen, agenda en e-mail. Niet alle Apps kunnen direct met de iCloud overweg. Deze zullen eerst aangepast moeten worden. Dit kan enige tijd in beslag nemen.

Apple iCloud back-up

Apple iCloud reservekopie is een automatische en veilige back- upvoorziening die dagelijks via Wi-Fi op Apple iCloud een reser- vekopie maakt van de gegevens op Apple iOS-apparaten, zodra de gebruiker zijn iPad oplaadt. Apple iCloud maakt een reserve-

kopie van gekochte muziek, Apps en boeken, de filmrol (met foto's en video's), de instellingen van het apparaat en de app-gegevens.

Apple i-Cloud opslagruimte is de functie die met behulp van Apple iCloud Storage-API's ervoor zorgt dat alle aangemaakte documenten worden bewaard en automatisch naar alle Apple-apparatuur van de gebruiker worden gepusht. Als de gebruiker op één apparaat iets verandert in een document, wordt deze wijziging automatisch naar alle andere apparaten van de gebruiker gepusht, bijvoorbeeld naar zijn iPhone.

Apple iCloud zal in de herfst van 2011 samen met Apple iOS 5 worden uitgebracht. Gebruikers die een Apple iPad en een geldige Apple ID hebben, kunnen zich gratis aanmelden voor Apple iCloud.

Apple iCloud gebruikers beschikken over 5 GB gratis opslagruimte in de cloud voor e-mail, documen- ten en back-ups. Aangeschafte muziek, Apps, boeken en foto’s tellen niet mee voor de opslagcapaci- teit.

iPad1, iPad2, iPad3 en Android

Voor gebruikers van de iPad1 is het belangrijk om na te gaan wat de toegevoegde waarde is van de iPad2 specificaties, prijs en functionaliteit. De iPad2 biedt mogelijkheden om raadsvergaderingen in het vervolg in zijn geheel digitaal te laten verlopen, waarbij elk raadslid thuis digitaal aanwezig is via facetime, de videobellen-applicatie van de iPad 2. Wellicht is een virtuele raadsvergadering nog enigszins te futuristisch, maar voor fractievergaderingen, MT-vergaderingen en collegevergaderingen zou dit momenteel al mogelijk moeten zijn. En natuurlijk zal in het voorjaar van 2012 de iPad3 uitko- men, met wellicht een USB-poort, en andere nieuwe mogelijkheden. De vernieuwingen zijn minimaal ten opzichte van de vorige versie, maar zorgen er wel voor dat de oudere iPads niets meer waard zijn.

Naast de iPad, met het besturingssysteem iOS, kan men ook kiezen voor een andere tablet. De be-

langrijkste concurrenten zoals o.a. Samsung, rusten de tablet uit met het besturingssysteem Android

van Google. Dit besturingssysteem is zeer krachtig en gebruikersvriendelijk. Zeker ook als gebruikers

een account bij Google hebben aangemaakt. Wel is het zo dat de iPad (nog) populairder is. Ook de

App-store van Apple bevat meer applicaties, alhoewel Android snel de achterstand inloopt. De be-

(13)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 13

langrijkste Apps zijn sowieso voor beide besturingssystemen beschikbaar. Dit geeft organisaties de mogelijkheid om gebruikers te laten kiezen voor hun eigen tablet. Controleer wel eerst of uw leve- rancier ook beide besturingssystemen ondersteund.

Opslag en back-up van documenten: Dropbox, NAS en Webdav

Een ander belangrijk aandachtspunt is de opslag van documenten. Vergaderstukken worden op een centraal punt beschikbaar gesteld voor de gebruikers, die de documenten downloaden naar hun iPad en becommentariëren. Deze becommentarieerde stukken moeten opnieuw op een veilige plaats bewaard worden. In principe is het zo dat 1GB aan stukken 25 GB aan becommentarieerde stukken oplevert wanneer 25 gebruikers actief zijn. Een veilige en goed toegankelijke storage oplossing ten bate van back-up en restore van gegevens is een vereiste.

Eén belangrijke App die veel gebruikt wordt is Dropbox, ten behoeve van de storage. Dropbox (www.dropbox.com) is een faciliteit op internet die de griffie/secretariaat kan gebruiken om docu- menten voor de gebruikers klaar te zetten op internet. Het nadeel van Dropbox is nu nog dat de be- veiliging van de documenten onvoldoende

is. Gebruikers hebben namelijk de moge- lijkheid om de originelen te overschrijven met de door hen becommentarieerde ver- sies. Gebruikers kunnen wel een back-up maken van hun becommentarieerde stuk- ken door deze te bewaren op hun persoon- lijke Dropbox account. Daarnaast wordt de firma Dropbox mede-eigenaar van de be- standen die in de Dropbox worden ge- plaatst. Om deze redenen heeft de Rijks- overheid vooralsnog gekozen voor een eigen Rijks-cloud in plaats van dit over te laten aan commerciële marktpartijen.

Een goed alternatief voor Dropbox is het gebruik van een eigen Webdav-server. Dit kan door gebruik te maken van Internet Information Server 7 of door een Network Attached Storage (NAS) aan te schaffen. Synology en QNAP leveren een mooi en zeer gebruiksvriendelijk apparaat met Webdav- ondersteuning tegen zeer acceptabele kosten. Voor EUR 400,- kan een NAS aangeschaft worden met 2TB aan opslagruimte en twee harde schijven in RAID configuratie. Een klein nadeel is dat Synology en de QNAP beiden gebruik maken van een Linux besturingssysteem en de integratie met bijvoor- beeld Active Directory beperkt is. Maar dit wordt wel ruimschoots goedgemaakt door de lage prijs, groot gebruiksgemak en korte implementatietijd. Wanneer voldoende expertise aanwezig is op de Internet Information Server is het uiteraard aantrekkelijk om deze op een virtuele server in het DMZ te implementeren en configureren.

Kosten voor de gebruiker of de gemeente

Een discussie die veel gevoerd wordt bij de introductie van de iPad bij de gemeente gaat over de

kosten van gebruik. Wanneer de gemeente een iPad aanschaft zijn een aantal regelingen van toepas-

sing. Staatssecretaris Weekers van Financiën heeft een besluit gepubliceerd, waarin hij onder meer

ingaat op het onderscheid tussen mobiele communicatiemiddelen (zoals een mobiele telefoon of

smartphone) en computers (zoals een laptop en bepaalde tablets) voor de fiscale duiding van ar-

beidsvoorwaarden.

(14)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 14

Weekers heeft zijn ingenomen standpunten over smartphones en tablets opgenomen in het besluit loonheffingen. In het besluit wordt ten aanzien van vergoedingen en verstrekkingen zowel ingegaan op de situatie dat de werkkostenregeling wel en niet van toepassing is.

Er is sprake van een communicatiemiddel als het apparaat voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Het gaat om een apparaat met de uiterlijke kenmerken van een mobiele telefoon;

• Het is een toestel waarbij de communicatie een centrale rol speelt;

• Het beeldscherm heeft een diagonaal van niet meer dan 7 inch (dat is 17,78 cm).

Zogenoemde Pocket-PC's, mininotebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Een iPad voldoet hiermee niet aan de eisen voor de soepe- lere fiscale regels voor telefoons.

Dit betekent dat als de gemeente de iPads koopt voor de raad, dat ze maar 10% privé gebruikt mo- gen worden. Is dat meer, dan wordt de iPad gezien als loon, en zullen de iPads gebruteerd worden. U kunt meer hierover lezen op:

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/loonheffingen/werkkostenregeling/werkkostenregeling- 09.html

De brutering van de iPad komt globaal neer op een verdubbeling van de investering. Wel vinden er individuele regelingen plaats. De gemeente Nijmegen heeft met de belastingdienst afgesproken dat er geen brutering plaatsvindt omdat raadsleden er voor tekenen de iPad voor minimaal 90% za- kelijk te zullen gebruiken.

Verder kunnen gemeenten de betaalde BTW in veel gevallen verrekenen. Gemeenten hebben hier- over afzonderlijk afspraken met de belastingdienst. Er zijn gemeenten waar men 17% van de BTW kan verrekenen.

Nog even over Apps: iAnnotate, Readdledocs, Goodreader, PDFExpert

Gewaardeerde Apps om PDF-documenten te lezen zijn iAnnotatePDF, Goodreader, Readdledocs en PDF-Expert. Al deze Apps hebben de benodigde functionaliteit om documenten op te halen vanaf een vaste locatie die de griffie/secretariaat voorbereidt. Ook beschikken de Apps over de mogelijk- heid om aantekeningen op PDF documenten te maken en op te slaan.

Het voordeel van iAnnotatePDF is dat het de mogelijkheid heeft om in alle aanwezige documenten te zoeken. Een klein nadeel, maar niet onoverkomelijk, is dat het beperkte verbindingsmogelijkheden heeft, namelijk alleen naar een lokale server, naar Dropbox en naar een Webdav-server. Readdle- docs, Goodreader en PDF-Expert hebben meer verbindingsmogelijkheden, maar missen de uitgebrei- de zoekfunctionaliteit.

Alle applicaties hebben de mogelijkheid om opgeslagen commentaar te synchroniseren met de oor-

spronkelijke bron. In het geval van iAnnotatePDF kunnen bewerkte PDF’s ook naar een nieuwe (per-

soonlijke) locatie opgeslagen worden. Ook kunnen meerdere PDF-documenten tegelijkertijd geopend

worden in iAnnotatePDF, die via tabbladen aangeklikt kunnen worden

(15)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 15

De Apps iAnnotatePDF en Dropbox worden veel gebruikt. Onze mening is dat iAnnotatePDF op het moment onontbeerlijk is voor een gewenste oplossing.

Dropbox ontbeert de mogelijkheid om permissies in te stellen op folders. De griffier/secretariaat kan

dus wel een folder met vergaderstukken beschikbaar stellen via Dropbox, maar als gebruiker kunt u

deze versies overschrijven met becommentarieerde versies. Volgens Dropbox wordt aan deze func-

tionaliteit gewerkt, maar een releasedatum is nog niet bekend.

(16)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 16

Implementatie scenario’s

Onderstaande beschrijving geeft een scenario weer om de iPad in te voeren voor uw organisatie:

• Schaf een iPad aan voor raadsleden voor zowel zakelijk als privé gebruik. Zorg dat gebruikers eenvoudig kunnen werken en snel kunnen zoeken en zorg voor een goede opleiding en onder- steuning. Dit laatste kan intern via de afdeling ICT geregeld worden of extern via bijvoorbeeld een Applestore met behulp van het AppleCareProtection Plan.

• Overweeg om bestuur- en directieleden een gedeelte van de iPad zelf te laten betalen, aangezien de iPad in veel gevallen ook privé gebruikt zal worden (bijvoorbeeld 2 jaar lang € 10,- per

maand). Dit is beter voor de beeldvorming voor omstanders. Afhankelijk van de intensiteit van het gebruik en de gerealiseerde besparing kun je gebruikers meer of minder mee laten betalen.

• Geef alle gebruikers een account op het gemeentelijke netwerk. Hiermee kan het secretari- aat/griffie rechtstreeks mails versturen (dit gebeurt meestal al), maar belangrijker: het secretari- aat/griffie kan ook alle vergaderingen centraal beheren. Door invoer van de iPad kan het volledi- ge agendabeheer digitaal gebeuren, wat veel tijd bespaart.

• Begin met een pilotgroep waarin ook sceptici plaatsnemen. Vervolgens kan de iPad breed uitge- rold worden. Het digitaal werken en de waarde van de business case valt of staat met de partici- patie van de gehele groep of slechts een gedeelte daarvan.

• Start eenvoudig door alle vergaderstukken op een server op een centrale server te plaatsen. Dit hoeft niet gekoppeld te zijn aan het gemeentelijke RIS/BIS systemen tenzij een praktische en vriendelijke koppeling mogelijk is (bijvoorbeeld via één van

de leveranciers: zie bijlage 2). Dropbox kan gebruikt worden wanneer de middelen en technische expertise beperkt zijn en alleen als de stukken openbaar (!!!) zijn; een secure Webdav server kan ingezet worden bij een ruimer budget en bij meer technische expertise. Deze laatste optie heeft wel de voorkeur, omdat dan ook direct een oplossing voor alle andere overlegorganen geïmple- menteerd kan worden. Ook houdt u het beheer over uw vertrouwelijke stukken.

• Wanneer gekozen wordt voor een centrale server, plaatst de griffie/bestuurssecretariaat de stukken in een overzichtelijke boomstructuur.

• Ons advies is om iAnnotatePDF te gebruiken voor het lezen en becommentariëren van PDF’s.

• Gemeenteraadsleden hebben de actieve plicht om de documenten zelf op te halen (synchronise- ren). Leveranciers bieden ook oplossingen waarbij gebruikers een notificatie ontvangen. Gebrui- kers hebben ook de actieve plicht om een back-up van hun becommentarieerde documenten te maken. Dit kan eenvoudig met iAnnotatePDF.

• Gebruik de iPad met 32GB intern geheugen met 3G en Wifi. 3G is ook nodig om de gegevens op de iPad van afstand te kunnen vernietigen. Dit kan met de Find My iPhoneapp, via de exchange server, via RemoteWipe of via MobileMe. Wanneer u er voor kiest om gebrui-

kers zelf een 3G abonnement te laten betalen, heeft u geen garantie dat het op afstand vernietigen nog werkt.

• Gebruikers willen zelf eenvoudige notulen bijhouden of vergaderingen notule- ren. Gebruik hiervoor het standaard kladblok of een geavanceerdere versie zo-

als WhiteNote. Deze laatste app is ingewikkelder in gebruik, maar heeft de mogelijkheid om do- cumenten direct bij Dropbox of Google Apps te bewaren.

Hieronder staan drie mogelijke scenario’s weergegeven.

Scenario 1: Dropbox voor griffie en gebruikers, iAnnotatePDF voor pdf’s

In dit scenario wordt er gekozen voor gratis Dropbox accounts in combinatie met het gebruik van

(17)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 17

iAnnotatePDF als PDF reader. WhiteNote wordt ingezet om eenvoudige notulen te maken en deze op te slaan op Dropbox.

In deze oplossing is één centrale Dropbox aanwezig die beheerd wordt door de griffier/secretariaat.

Hier worden de openbare vergaderstukken in een overzichtelijke structuur geplaatst. Gebruikers worden door de griffier/secretariaat uitgenodigd, zodat ze toegang krijgen tot de gedeelde Dropbox.

Alle gebruikers hebben daarnaast een persoonlijke Dropbox. Deze kan gebruikt worden om de be- commentarieerde documenten op te slaan. Verder kan men vanuit de persoonlijke Dropbox andere gebruikers (bijvoorbeeld van de fractie) uitnodigen, om zo een gezamenlijke kennisbank op te bou- wen binnen de fractie. De e-mail, agenda en contactpersonen kunnen via de mailserver van de ge- meente geregeld worden. Zo kan de griffie agenda’s beheren en vertrouwelijke documenten via e- mail naar de gebruikers sturen.

Voordelen:

- Dropbox is gratis

- iAnnotatePDF voldoet aan alle gebruikerswensen - Iedereen heeft alle openbare documenten beschikbaar - Back-up en restore zijn geregeld via Dropbox

Nadelen:

- Rechten en permissies zijn niet goed geregeld bij Dropbox, waardoor originele bestanden over- schreven kunnen worden door becommentarieerde versies van gebruikers (!!!)

- De griffie/bestuurssecretariaat moet de documenten ook klaar zetten op de eigen server Dropbox.

- Geen koppeling met RIS/BIS systeem.

(18)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 18

Scenario 2: Secure Webdav-server, Dropbox voor gebruikers en Readdle- docs

In dit scenario wordt gekozen voor een secure Webdav server (Synology, QNAP, IIS7.0) voor de cen- trale documenten c.q. vergaderstukken en een persoonlijke Dropbox account of de Webdav server voor back-up van de becommentarieerde stukken in combinatie met het gebruik van iAnnotatePDF als PDF reader. WhiteNote wordt ingezet om eenvoudige notulen te maken en deze op te slaan als PDF.

In deze oplossing is één centrale secure Webdav server aanwezig die qua content beheerd wordt door de griffier/secretariaat. Hier worden de vertrouwelijke en niet-vertrouwelijke vergaderstukken in een overzichtelijke structuur geplaatst. Gebruikers krijgen via griffier/secretariaat toegang tot de server om de documenten op te halen. Toegang tot een secureWebdav server moet in iAnnotatePDF worden geconfigureerd.

Alle gebruikers hebben daarnaast een persoonlijke Dropbox account of een account op de Webdav server. Deze kan gebruikt worden om becommentarieerde documenten op te slaan. Voordeel van Dropbox is dat men zelf andere gebruikers (bijvoorbeeld van de fractie) kan uitnodigen, om zo een gezamenlijke kennisbank op te bouwen binnen de fractie. De e-mail, agenda en contactpersonen kunnen via de mailserver van de gemeente geregeld worden. Voordeel van een back-up op de Web- dav server is dat men zelf het beheer voert over de backupoplossing en geen uitgebreidere betaalde Dropbox account nodig heeft.

Voordelen:

- Rechten en permissies zijn goed geregeld bij een secure Webdav server, waardoor originele bestan-

(19)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 19

den niet overschreven kunnen worden.

- De persoonlijke Dropbox is gratis.

- Iedereen heeft alle openbare documenten beschikbaar.

- Back-up en restore zijn geregeld via de persoonlijke Dropbox of Webdav server.

- iAnnotatePDF heeft de mogelijkheid om verbinding te leggen met de secureWebdav server.

- iAnnotatePDF is gebruiksvriendelijk en biedt goede zoekmogelijkheid en de mogelijkheid tot het openen van meerdere PDF documenten.

- De SecureWebdav server kan voor alle overlegorganen gebruikt worden (portefeuillehouder over- leg, MT, DT, college, ambtelijk en bestuurlijk overleg).

Nadelen:

- De secureWebdav server kost geld (€ 400,- voor een eenvoudige Synology of QNAP NAS) en vereist enige technische expertise

- De griffie/bestuurssecretariaat moet de documenten ook klaar zetten op de server.

- Er is geen koppeling met RIS/BIS systeem.

Scenario 3: gebruik van een leveranciersoplossing (zie bijlage 2)

In dit scenario wordt gekozen voor een oplossing van een leverancier in combinatie met het gebruik van iAnnotatePDF als PDF reader. Bijlage 2 bevat een overzicht van alle leveranciers die thans een serieuze propositie hebben ontwikkeld.

In dit scenario is één centrale oplossing van de leverancier in gebruik, die beheerd wordt door de

griffier/secretariaat. Gebruikers kunnen via de App van de leverancier rechtstreeks toegang krijgen

(20)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 20

tot de benodigde informatie. iAnnotate PDF kan nog steeds gebruikt worden om documenten te lezen en te becommentariëren.

In de nabije toekomst kan iCloud wordt gebruikt om onder andere de becommentarieerde documen- ten en al het andere werk op te slaan in een back-up. De e-mail, agenda en contactpersonen kunnen via de mailserver van de gemeente geregeld worden.

Voordelen:

- Leveranciers bieden een “op maat” oplossing voor verschillende gebruikersgroepen, bieden onder- steuning, en ontwikkelen hun oplossing verder door.

- iAnnotate PDF voldoet aan alle gebruikerswensen - De iCloud toepassing zorgt voor een volledige back-up - Iedereen heeft alle openbare documenten beschikbaar

Nadelen:

- Afhankelijk van de leverancier, zullen de kosten toenemen.

- Afhankelijk van de leveranciersoplossing is er een koppeling met het DMS.

- Afhankelijk van de leverancier is de oplossing geschikt voor alle gebruikers

Voor de details per leverancier: zie bijlage 2.

(21)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 21

Business case: kosten–baten analyse

Uit digicatie.nl:

De gemeente Nijmegen start in april met het vergaderen via digitale raadsstukken op iPads. Hiermee verwacht de gemeente € 106 per gebruiker, per jaar te besparen. Een ingestelde raadswerkgroep probeerde de iPad een half jaar uit en berekende dat de papieren printkosten uitkomen op € 530 per raadslid per jaar. De kosten voor het vergaderen met de iPad komen neer op € 424 per raadslid per jaar. Een besparing van € 106 per gebruiker.

Onderstaande tabel geeft de kosten voor de invoering van de iPad weer voor scenario 2. De exacte berekening zal per gemeente verschillend zijn. De bedragen in rood zijn de out-of-pocket kosten. De hieronder genoemde bedragen zijn gebaseerd op basis van een gemeentegrootte van ongeveer 25.000 inwoners, met 21 raadsleden. College en directie zijn in deze berekening niet meegenomen.

In de business case worden een aantal optionele zaken benoemd:

• Het gebruik van de iPad voor het ontvangen van e-mail en het beheer van een agenda vereist een user of device licentie om toegang te krijgen tot het gemeentelijke netwerk (bijvoorbeeld Microsoft of Novell). De kosten van een client access licentie zijn, afhankelijk van het licentiemo- del, eenmalig ongeveer € 50,- per gebruiker.

• Het opleiden, het onderhoud en het beheer wat nodig is om de iPad effectief te gebruiken, houdt in dat meer mankracht vereist is. Met het AppleCareProtection Plan kan de dekking van de tech- nische ondersteuning en de hardware garantie worden uitgebreid van de standaard 90 dagen tot twee jaar na de oorspronkelijke aankoopdatum van de iPad. De gebruiker kan rechtstreeks (tele- fonisch) vragen stellen over het gebruik van de iPad. Dit plan biedt ook reparatiegarantie voor de iPad, de batterij en meegeleverde accessoires (inclusief onderdelen en arbeid). De kosten bedra- gen €79,- per jaar per iPad.

• De verzekering bij verlies, diefstal of wanneer de iPad kapot gaat, is een punt van aandacht. De kosten voor een verzekering om een iPad te vervangen is ongeveer €75,- per jaar per iPad.

• Met de komst van de iPad2 is de iPad1 in één klap tot een voorhistorisch model gedegradeerd.

Apple heeft zelfs de looks van het apparaat aangepast, zodat het direct opvalt. De vraag rijst wat de levensduur en daarmee de afschrijvingstermijn van een iPad is. Het wordt sterk bepaald door onder andere. De nieuwe features die Apple is de nieuwe modellen aanbrengt. Een afschrijvings- termijn van 4 jaar lijkt aan de lange kant.

• De beveiliging van data op de iPad vereist een investering. Met de komst van de iCloud kunnen gegevens tot 5GB gratis geback-upt worden. Voor een 32GB iPad zal een aanvullend abonnement afgesloten moeten worden. Voorlopige prijzen zijn ongeveer € 20,- per jaar per iPad.

Onderstaand vindt u de berekening van de kosten voor scenario 2, met de volgende uitgangspunten:

Aantal iPads c.q. gebruikers 25 iPads

Intern uurtarief 50 euro

Aantal vergaderingen per maand 6 vergaderingen

Gemiddelde voorbereidingstijd per vergadering voor secr/griffie

3 uur per vergadering Gebruikersvragen per iPad (2e lijns) voor IT helpdesk 1 uur per vergadering Gemiddelde tijd onderhoud en beheer per iPad (2e lijns) 0,5 uur per maand

Aantal Wifi Access points 4 accesspoints

Afschrijvingstermijn 24 maanden

(22)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 22

Prijs per afdruk 0,05 per afdruk

gemiddeld aantal te besparen afdrukken per gebruiker 300 per maand Bijdrage van gebruikers per maand (incl. 3g abonnement) 30 per maand Gemiddelde tijd nodig om stukken te reproduceren en ver-

sturen

4 per vergadering

Teruggave BTW 17%

Kosten overzicht

Kosten Uren

eenmalig Uren structureel

Eenmalige kosten

Structurele kosten p/m

Eenmalig totaal

Structureel totaal p/m

Kosten iPad 32Gb + Wifi + 3G: aantal iPads x € 699 (aantal iPads iPads en één reserve c.q. voor de afdeling ICT)

0 0 € 17.475 € 0 € 17.475 € 0

Aanschaf iAnnotatePDF: aantal iPads x € 8

0 0 € 200 € 0 € 200 € 0

19" Synology Storageoplossing inclusief 4 x 2 TB harde schijven en beveiligings- certificaat (€ 200,-). Dit is de eigen Webdavserver die in het DMZ van het bedrijfsnetwerk wordt geplaatst.

0 0 € 2.027 € 0 € 2.027 € 0

Oplossing leverancier CMS, DMS, BIS, RIS (zie bijlage B) voor de exacte kosten berekening

0 0 € 0 € 0 € 0 € 0

Automatisering: koppeling DMS - sto- rageoplossing

0 0 € 0 € 0 € 0 € 0

User cliënt access licentie voor toegang tot Microsoft- of Novell netwerk: aantal iPads x uurtarief eenmalig

0 0 € 1.500 € 0 € 1.500 € 0

Aanschaf managed Wifi Access points in de vergaderkamers met toegang tot LAN (€ 500,- per stuk)

0 0 € 2.000 € 0 € 2.000 € 0

Upgrade internetverbinding organisatie 0 0 € 0 € 0 € 0 € 0

AppleCareProtection Plan ten behoeve van onderhoud en ondersteuning voor 2 jaar: aantal iPads x € 75 eenmalig

0 0 € 1.875 € 0 € 1.875 € 0

Verzekering tegen verlies of diefstal:

aantal iPads x € 6.25 per iPad per maand

0 0 € 0 € 156 € 0 € 156

Internet (3G) abonnement: aantal iPads x € 20 per maand

0 0 € 0 € 500 € 0 € 500

Gebruik van de Dropbox accounts tot 2.2 GB

0 0 € 0 € 0 € 0 € 0

Gebruik van MobileMe of iCloud 0 0 € 0 € 0 € 0 € 0

Voucher van € 25 voor aankoop Apps 0 0 € 625 € 0 € 625 € 0

Out-of-pocket kosten € 25.702 € 656 € 25.702 € 656

Uren ICT afdeling: Oriëntatie en aan- schaf iPads: 20 uur

Installatie en configuratie iPads x 2 uur x uurtarief

70 0 € 0 € 0 € 3.500 € 0

(23)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 23

Kosten Uren

eenmalig Uren structureel

Eenmalige kosten

Structurele kosten p/m

Eenmalig totaal

Structureel totaal p/m

Uren ICT afdeling inrichting centrale technische infrastructuur inclusief access points

80 € 0 € 0 € 4.000 € 0

Deelname secretariaat/griffie in Project Digitaal werken

40 0 € 0 € 0 € 2.000 € 0

Gereed maken van de vergaderstukken (omzetten naar PDF, upload naar cen- trale server of leveranciersoplossing)

0 18 € 0 € 0 € 0 € 900

Gebruikersondersteuning door secreta- riaat/griffie: aantal iPads x ondersteu- ningsstijd x uurtarief

0 25 € 0 € 0 € 0 € 1.250

2e Lijns gebruikersondersteuning door IT afdeling: aantal iPads x ondersteu- ningsstijd x uurtarief

0 12,5 € 0 € 0 € 0 € 625

Instructie aan gebruikers over gebruik iPad en digitaal vergaderen door des- kundige (2 trainingen)

20 0 € 0 € 0 € 1.000 € 0

Totaal inclusief alle opties: 210 55,5 € 51.403 € 1.313 € 36.202 € 3.431

Kapitaalslast per maand € 4.940

Baten

Baten Uren

eenmalig Uren structureel

Eenmalige baten

Structurele baten p/m

Eenmalig totaal

Structureel totaal p/m Papier, kopieer en portokosten

300 afdrukken per maand per gebruiker printprijs per pagina : € 0,05:

21x300x0,05 = € 210,-

0 0 € 0 € 375 € 0 € 375

Portokosten: € 2,50 per vergadering 0 0 € 0 € 15 € 0 € 15

Bijdrage gebruikers aanschaf iPad 0 0 € 0 € 750 € 0 € 750

1 Multifunctional of printer minder (geen directe besparing)

0 0 € 0 € 0 € 0 € 0

Teruggave BTW 0 0 € 0 € 0 € 4.369 € 0

Out-of-pocket baten € 4.369 € 1.140

Uren van reproafdeling / secretariaat t.b.v. kopiëren, inbinden en verspreiden van stukken:

6 vergaderingen x 4 uur x € 50,-

0 24 € 0 € 0 € 0 € 1.200

Vereenvoudigd beheer van de uitnodi- gingen door digitale agenda door grif- fie/secretariaat: 8 uur per maand

0 8 € 0 € 0 € 0 € 400

AppleCareProtection Plan ten behoeve van onderhoud en ondersteuning voor 2 jaar: aantal iPads x € 75 eenmalig

0 0 € 0 € 0 € 0 € 0

Totaal inclusief alle opties: 420 143 € 77.730 € 3.109 € 8.739 € 3.880

Kapitaalslast per maand € 4.244

(24)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 24

Analyse

Uit bovenstaande business case blijkt dat de kosten en de baten vooral veroorzaakt worden door de structurele uren. Wanneer de tijd om een vergadering voor te bereiden, korter is dan in de bereke- ning wordt gebruikt, is het gemakkelijker om een positieve business case op te stellen. De besparing kan daadwerkelijk gerealiseerd wordt door de handlingkosten die door de reproafdeling c.q. secreta- riaat gemaakt worden te verzilveren. In dit voorbeeld wordt 24 uur per maand bespaard of 6 uur per week. Dit is ongeveer 0,15 FTE. De verzilvering vindt alleen daadwerkelijk plaats als deze 0,15 FTE geschrapt kan worden.

De aanschaf en het gebruik van een Synology of QNAP Webdav server is meegenomen in de business case. Andere storage faciliteiten via een provider, een cloud dienst of via de eigen organisatie zullen tevens in de business case verwerkt moeten worden. Het implementatie project zelf, het opstellen van een plan van aanpak, de begeleiding van het project en de pilot zijn ook niet meegenomen in de business case en genoteerd als een PM post.

Het is gebleken dat het afsluiten van een verzekering en het beleggen van 1

e

lijns onderhoud en be- heer bij een externe partij aantrekkelijk is. In deze business case wordt het 2

e

lijns beheer wel door de IT afdeling geregeld

De business case is overigens sterk afhankelijk van de gekozen afschrijvingstermijn. Voor een af- schrijving van 24 maanden valt de business case negatief uit. Voor een afschrijvingstermijn van 48 maanden, zijn de kosten en baten ongeveer gelijk.

De business case wordt beter naar mate er meer vergaderingen via de iPad uitgevoerd worden. Ook kunnen de notulen tijdens vergaderingen gemaakt worden, waardoor achteraf uitwerken niet meer nodig is. Nogmaals: de besparing zit in de uren van de ambtelijke organisatie.

De business case kan nadeliger worden wanneer het verstrekken van een iPad wordt gezien als sala- ris. Zie eerder hoofdstuk over kosten.

Ook is het mogelijk om gebruik te maken van de Personal WifiHotspot func-

tionaliteit op de iPhone 4 met iOS4.3 of op Android toestellen. Dan heeft de

iPad de 3G functionaliteit niet meer nodig en kan de iPad een Wifi verbinding

maken naar de telefoon van dezelfde gebruiker. Dan is het ook mogelijk om

een goedkoper internet abonnement af te sluiten. Deze gaat namelijk in com-

binatie met een telefoon abonnement en komt uit op € 10,- per maand. Dit

scheelt in de business case € 220,- per maand of € 20,- per maand per iPad.

(25)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 25

Techniek en informatiemanagement

Op de iPad moeten drie Apps worden geïnstalleerd (voor optie 2), namelijk iAnnotate PDF, Zoek mijn iPhone en eventueel Dropbox. Elke gebruiker krijgt een eigen Dropbox account om zijn eigen be- commentarieerde stukken veilig te stellen. “Zoek mijn iPhone” is er om de gegevens van de iPad te wissen in het geval van verlies of diefstal.

Om de vergaderstukken op de iPad van de gebruiker te krijgen, moeten deze stukken eerst ontsloten worden. Dit is een taak van de griffie of het secretariaat. Zij zorgen er ook voor dat gebruikers toe- gang krijgen tot deze Webdav server door een account te regelen (bij ICT-beheer) zodat de gebrui- kers vervolgens met een koppeling vanuit iAnnotate PDF alle stukken kunnen downloaden.

De griffie / bestuurssecretariaat krijgt documenten aangeleverd van een medewerker uit de organi- satie per mail, vanuit het DMS (bv Verseon, Decos, Corsa, Al-fresco) of via de fileserver. De griffie / bestuurssecretariaat beschikt over een I-schijf (of andere letter) zodat ze snel en efficiënt de verga- derstukken in een overzichtelijke boomstructuur kunnen plaatsen. De griffie / bestuurssecretariaat heeft tevens de taak om de naamgeving van de documenten te controleren en de documenten om te zetten naar PDF-formaat alvorens deze in de boomstructuur te plaatsen. Deze boomstructuur wordt dan overgezet naar de Webdav-server, zodat gebruikers de nieuwe documenten kunnen downloa- den.

Een voorbeeld van de boomstructuur met inhoud vindt u in onderstaande afbeelding:

(26)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 26

Het is belangrijk dat de boomstructuur direct goed opgezet wordt. Als u besluit om op een later mo- ment de directorystructuur te wijzigen, krijgen de gebruikers nogmaals alle nieuwe directories. Dit geldt overigens ook voor documenten waarvan de naamgeving gewijzigd wordt. De naamgeving van de documenten is ook van belang. Veel DMS systemen (documentair management systeem) geven cryptische namen aan documenten. Dit is onhandig voor de vindbaarheid van documenten. Daarom is het handig om de documenten te nummeren zoals hierboven aangegeven. Hiermee worden de documenten automatisch in de juiste volgorde gezet.

In geval van verlies of diefstal van de iPad kan met de applicatie “Zoek mijn iPhone” kan deze gelokaliseerd worden op een plattegrond en eventueel kan ervoor gekozen worden om een bericht te tonen op het scherm voor de vinder of een geluid af te spelen op volle sterkte, 2 minuten lang. Tevens is het mogelijk om op afstand een toegangscode in te stellen of even- tueel de gegevens permanent te wissen. Wissen kan ook met de tool RemoteWipe in de exchange server.

iPad Beveiliging

Beveiliging van de gegevens op de iPad is een belangrijk aandachtspunt. Enerzijds mogen de gege-

vens niet op straat komen te liggen, zoals bij verlies of diefstal. Het beveiligen van een iPad met een

wachtwoord is vanzelfsprekend een goed idee. Daarnaast is het verstandig om ervoor te zorgen dat

(27)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 27

de iPad op afstand vernietigd kan worden via bijvoorbeeld MobileMe.

Anderzijds moet een voortdurende back-up gemaakt worden van de gegevens die op de iPad be- waard worden. Wanneer de iPad kapot gaat, moeten de gegevens via een restore op de nieuwe iPad gezet kunnen worden. Eén mogelijkheid is, om dit te realiseren via iTunes. Dit betekent echter dat de gebruiker zelf regelmatig zijn iPad met zijn PC moet synchroniseren. Ook moet de gebruiker dan zelf de installatie en updates van iTunes op zijn eigen PC regelen.

Het lijkt verstandiger om alle gebruikersdata centraal op een server of in de cloud te bewaren en ervoor te zorgen dat gegevens eenvoudig met deze server gesynchroniseerd kunnen worden, zonder dat de gebruiker ingewikkelde zaken hoeft te ondernemen. De server moet uiteraard wel geback-upt worden.

In dit opzicht is het gebruik van the cloud (google docs, microsoft365, Dropbox) zeer interessant,

maar tegelijkertijd worden deze cloud-diensten nog afgeraden door het ministerie van BZK. Maar ook

commerciële partijen bieden interessante oplossingen (Zie bijlage 2). Zoals uit bovenstaande al dui-

delijk wordt, lijkt Apple ten aanzien van back-up en restore zelf in de toekomst voor de ideale oplos-

sing te zorgen met de introductie van Apple iCloud.

(28)

Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 28

Tips en trucs

• Bij de introductie van de iPad in de raad is het verstandig om te starten met een pilot. Betrek vooral de digibeten erbij. Het is belangrijk om weerstand te overwinnen.

• Gebruik de introductie van de iPad om een bredere discussie te voeren over digitaal- en zaakge- richt werken en het nieuwe werken. Het is de mogelijkheid om het informatiebeleid van de ge- meente eens te bespreken.

• Zorg dat de griffie / bestuurssecretariaat niet meer werk erbij krijgt. Het klaarzetten van docu- menten kost namelijk extra tijd. Het gelijktijdig introduceren van een digitale agenda voor raad- sleden zorgt voor een tijdsbesparing.

• Zorg dat de ICT afdeling voldoende tijd tot haar beschikking heeft om dit traject gedegen aan te pakken. Deze afdeling ziet extra werk naar zich toekomen, maar anderzijds zijn deze ontwikkelin- gen ook niet te stoppen. De trend in veel organisaties is richting digitaal- en zaakgericht werken en de introductie van de iPad past in deze trend. ICT en informatievoorziening spelen een steeds belangrijkere rol in de bedrijfsvoering van een gemeente. Dit betekent dat de druk op de ICT af- deling langzaam zal toenemen.

• Cloud computing (werken en data bewaren op het internet) en BYOD (BringYourOwn Device) zijn mogelijkheden om de ICT kosten te drukken. Deze laatste trend is er ook één die niet te stoppen is. Mensen kopen nu eenmaal eigen devices en proberen zoveel mogelijk informatiebronnen te concentreren op hun device. Enerzijds kost dit de gemeente tijd om te ondersteunen, anderzijds hoeft een gemeente niet te investeren in bepaalde hardware. Voer de discussie hierover!

• De auteur of aanbieder van de documenten moet de bestandsnaam conform een vastgestelde naamgevingsconventie benoemen en het document overzetten naar PDF. Dit scheelt veel werk bij de griffie/secretariaat.

• Leg in de raadsverordening vast dat raadsleden niet tijdens de vergadering mailen, twitteren, enzovoorts. Alleen zoeken en raadplegen is toegestaan.

• Zorg voor een goede opleiding voor de raadsleden. Organiseer bijvoorbeeld een themaraad en introduceer de iPad. Probeer direct de iPad te plaatsen in trends als digitaal- en zaakgericht wer- ken en het “Nieuwe werken”. Dit is een mooi moment om ook de raad eens over dit onderwerp bij te praten.

• Wanneer de organisatie besluit om de iPad alleen zakelijk te gebruiken (dus niet voor privége- bruik), zorg dan dat de iTunes gebruikersnaam en wachtwoord alleen door de ICT afdeling be- heerd wordt. Dan kunnen raadsleden niet zelfstandig Apps installeren.

• Beveilig de iPad ten minste met een gebruikersnaam en -wachtwoord. Wanneer de iPad aange- zet wordt, moet direct een 4-cijferige code ingevoerd worden.

• De iPad zorgt voor minder papierverbruik en draagt bij aan duurzaamheid. Wel is het zo dat

wanneer er minder geprint gaat worden, de prijs per afdruk omhoog kan gaan, afhankelijk van

het contract wat u hebt met de printer leverancier.

Referenties

GERELATEERDE DOCUMENTEN

Na vier jaar komt er dus een nieuwe liaison vanuit Defensie (‘de nieuwe majoor’) bij de Veiligheidsregio werken, waarbij haar hoofdtaak is om mee te denken in de koude en warme

Het Nieuwe Werken bij de Lokale Overheid – Anne Goossens 37 Aan de hand van bovenstaande analyse kan er een antwoord gegeven worden op de derde deelvraag: In

The conditions that contributed to making the enhancement of SEP were as follows: the allocation of two empty classrooms proved useful as it was far away from the noise and

Als er veel medewerkers zijn zonder eigen vaste werkplek wordt flexwerken de overheersende werkvorm in de organisatie.. Keuzen zijn dan gewenst over een zogenoemde ‘flexfactor’ om

Offline teaching (oftewel offline lesgeven) kunnen we het beste omschrijven als: alle onderwijstechnieken waarbij je als docent geen gebruik maakt van hulpmiddelen die verbonden

Werknemers die genieten van glij- dende werkuren en/of een sterke invloed hebben op hun uurrooster zijn dus relatief gezien innova- tiever, maar dit is vooral te danken aan

• Hoe meer gecentraliseerd leidende organisatie en hoe minder contacten tussen perifere. organisaties, hoe meer effectiever

Als de belastinginspecteur aangeeft dat hij niet akkoord gaat met de maatregelen die de gemeente getroffen heeft om het privé gebruik te minimaliseren, kan opnieuw bekeken worden