In dit scenario wordt gekozen voor een oplossing van een leverancier in combinatie met het gebruik van iAnnotatePDF als PDF reader. Bijlage 2 bevat een overzicht van alle leveranciers die thans een serieuze propositie hebben ontwikkeld.
In dit scenario is één centrale oplossing van de leverancier in gebruik, die beheerd wordt door de
griffier/secretariaat. Gebruikers kunnen via de App van de leverancier rechtstreeks toegang krijgen
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 20
tot de benodigde informatie. iAnnotate PDF kan nog steeds gebruikt worden om documenten te lezen en te becommentariëren.
In de nabije toekomst kan iCloud wordt gebruikt om onder andere de becommentarieerde documen-ten en al het andere werk op te slaan in een back-up. De e-mail, agenda en contactpersonen kunnen via de mailserver van de gemeente geregeld worden.
Voordelen:
- Leveranciers bieden een “op maat” oplossing voor verschillende gebruikersgroepen, bieden onder-steuning, en ontwikkelen hun oplossing verder door.
- iAnnotate PDF voldoet aan alle gebruikerswensen - De iCloud toepassing zorgt voor een volledige back-up - Iedereen heeft alle openbare documenten beschikbaar
Nadelen:
- Afhankelijk van de leverancier, zullen de kosten toenemen.
- Afhankelijk van de leveranciersoplossing is er een koppeling met het DMS.
- Afhankelijk van de leverancier is de oplossing geschikt voor alle gebruikers
Voor de details per leverancier: zie bijlage 2.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 21
Business case: kosten–baten analyse
Uit digicatie.nl:
De gemeente Nijmegen start in april met het vergaderen via digitale raadsstukken op iPads. Hiermee verwacht
de gemeente € 106 per gebruiker, per jaar te besparen. Een ingestelde raadswerkgroep probeerde de iPad een
half jaar uit en berekende dat de papieren printkosten uitkomen op € 530 per raadslid per jaar. De kosten voor
het vergaderen met de iPad komen neer op € 424 per raadslid per jaar. Een besparing van € 106 per gebruiker.
Onderstaande tabel geeft de kosten voor de invoering van de iPad weer voor scenario 2. De exacte berekening zal per gemeente verschillend zijn. De bedragen in rood zijn de out-of-pocket kosten. De hieronder genoemde bedragen zijn gebaseerd op basis van een gemeentegrootte van ongeveer 25.000 inwoners, met 21 raadsleden. College en directie zijn in deze berekening niet meegenomen.
In de business case worden een aantal optionele zaken benoemd:
• Het gebruik van de iPad voor het ontvangen van e-mail en het beheer van een agenda vereist een user of device licentie om toegang te krijgen tot het gemeentelijke netwerk (bijvoorbeeld Microsoft of Novell). De kosten van een client access licentie zijn, afhankelijk van het licentiemo-del, eenmalig ongeveer € 50,- per gebruiker.
• Het opleiden, het onderhoud en het beheer wat nodig is om de iPad effectief te gebruiken, houdt in dat meer mankracht vereist is. Met het AppleCareProtection Plan kan de dekking van de tech-nische ondersteuning en de hardware garantie worden uitgebreid van de standaard 90 dagen tot twee jaar na de oorspronkelijke aankoopdatum van de iPad. De gebruiker kan rechtstreeks (tele-fonisch) vragen stellen over het gebruik van de iPad. Dit plan biedt ook reparatiegarantie voor de iPad, de batterij en meegeleverde accessoires (inclusief onderdelen en arbeid). De kosten bedra-gen €79,- per jaar per iPad.
• De verzekering bij verlies, diefstal of wanneer de iPad kapot gaat, is een punt van aandacht. De kosten voor een verzekering om een iPad te vervangen is ongeveer €75,- per jaar per iPad.
• Met de komst van de iPad2 is de iPad1 in één klap tot een voorhistorisch model gedegradeerd.
Apple heeft zelfs de looks van het apparaat aangepast, zodat het direct opvalt. De vraag rijst wat de levensduur en daarmee de afschrijvingstermijn van een iPad is. Het wordt sterk bepaald door onder andere. De nieuwe features die Apple is de nieuwe modellen aanbrengt. Een afschrijvings-termijn van 4 jaar lijkt aan de lange kant.
• De beveiliging van data op de iPad vereist een investering. Met de komst van de iCloud kunnen gegevens tot 5GB gratis geback-upt worden. Voor een 32GB iPad zal een aanvullend abonnement afgesloten moeten worden. Voorlopige prijzen zijn ongeveer € 20,- per jaar per iPad.
Onderstaand vindt u de berekening van de kosten voor scenario 2, met de volgende uitgangspunten:
Aantal iPads c.q. gebruikers 25 iPads
Intern uurtarief 50 euro
Aantal vergaderingen per maand 6 vergaderingen
Gemiddelde voorbereidingstijd per vergadering voor
secr/griffie
3 uur per vergadering
Gebruikersvragen per iPad (2e lijns) voor IT helpdesk 1 uur per vergadering
Gemiddelde tijd onderhoud en beheer per iPad (2e lijns) 0,5 uur per maand
Aantal Wifi Access points 4 accesspoints
Afschrijvingstermijn 24 maanden
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 22
Prijs per afdruk 0,05 per afdruk
gemiddeld aantal te besparen afdrukken per gebruiker 300 per maand
Bijdrage van gebruikers per maand (incl. 3g abonnement) 30 per maand
Gemiddelde tijd nodig om stukken te reproduceren en
ver-sturen
4 per vergadering
Teruggave BTW 17%
één reserve c.q. voor de afdeling ICT)
0 0 € 17.475 € 0 € 17.475 € 0
Aanschaf iAnnotatePDF: aantal iPads x €
8
0 0 € 200 € 0 € 200 € 0
19" Synology Storageoplossing inclusief
4 x 2 TB harde schijven en
beveiligings-certificaat (€ 200,-). Dit is de eigen
Webdavserver die in het DMZ van het
bedrijfsnetwerk wordt geplaatst.
0 0 € 2.027 € 0 € 2.027 € 0
Oplossing leverancier CMS, DMS, BIS,
RIS (zie bijlage B) voor de exacte kosten
berekening
0 0 € 0 € 0 € 0 € 0
Automatisering: koppeling DMS -
sto-rageoplossing
0 0 € 0 € 0 € 0 € 0
User cliënt access licentie voor toegang
tot Microsoft- of Novell netwerk: aantal
iPads x uurtarief eenmalig
0 0 € 1.500 € 0 € 1.500 € 0
Aanschaf managed Wifi Access points in
de vergaderkamers met toegang tot
LAN (€ 500,- per stuk)
0 0 € 2.000 € 0 € 2.000 € 0
Upgrade internetverbinding organisatie 0 0 € 0 € 0 € 0 € 0
AppleCareProtection Plan ten behoeve
van onderhoud en ondersteuning voor
2 jaar: aantal iPads x € 75 eenmalig
0 0 € 1.875 € 0 € 1.875 € 0
Verzekering tegen verlies of diefstal:
aantal iPads x € 6.25 per iPad per
maand
0 0 € 0 € 156 € 0 € 156
Internet (3G) abonnement: aantal iPads
x € 20 per maand
0 0 € 0 € 500 € 0 € 500
Gebruik van de Dropbox accounts tot
2.2 GB
0 0 € 0 € 0 € 0 € 0
Gebruik van MobileMe of iCloud 0 0 € 0 € 0 € 0 € 0
Voucher van € 25 voor aankoop Apps 0 0 € 625 € 0 € 625 € 0
Out-of-pocket kosten € 25.702 € 656 € 25.702 € 656
Uren ICT afdeling: Oriëntatie en
aan-schaf iPads: 20 uur
Installatie en configuratie iPads x 2 uur
x uurtarief
70 0 € 0 € 0 € 3.500 € 0
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 23
Uren ICT afdeling inrichting centrale
technische infrastructuur inclusief
access points
80 € 0 € 0 € 4.000 € 0
Deelname secretariaat/griffie in Project
Digitaal werken
40 0 € 0 € 0 € 2.000 € 0
Gereed maken van de vergaderstukken
(omzetten naar PDF, upload naar
cen-trale server of leveranciersoplossing)
0 18 € 0 € 0 € 0 € 900
Gebruikersondersteuning door
secreta-riaat/griffie: aantal iPads x
ondersteu-ningsstijd x uurtarief
0 25 € 0 € 0 € 0 € 1.250
2e Lijns gebruikersondersteuning door
IT afdeling: aantal iPads x
ondersteu-ningsstijd x uurtarief
0 12,5 € 0 € 0 € 0 € 625
Instructie aan gebruikers over gebruik
iPad en digitaal vergaderen door
des-kundige (2 trainingen)
Papier, kopieer en portokosten
300 afdrukken per maand per gebruiker
printprijs per pagina : € 0,05:
21x300x0,05 = € 210,-
0 0 € 0 € 375 € 0 € 375
Portokosten: € 2,50 per vergadering 0 0 € 0 € 15 € 0 € 15
Bijdrage gebruikers aanschaf iPad 0 0 € 0 € 750 € 0 € 750
1 Multifunctional of printer minder
(geen directe besparing)
0 0 € 0 € 0 € 0 € 0
Teruggave BTW 0 0 € 0 € 0 € 4.369 € 0
Out-of-pocket baten € 4.369 € 1.140
Uren van reproafdeling / secretariaat
t.b.v. kopiëren, inbinden en verspreiden
van stukken:
6 vergaderingen x 4 uur x € 50,-
0 24 € 0 € 0 € 0 € 1.200
Vereenvoudigd beheer van de
uitnodi-gingen door digitale agenda door
grif-fie/secretariaat: 8 uur per maand
0 8 € 0 € 0 € 0 € 400
AppleCareProtection Plan ten behoeve
van onderhoud en ondersteuning voor
2 jaar: aantal iPads x € 75 eenmalig
0 0 € 0 € 0 € 0 € 0
Totaal inclusief alle opties: 420 143 € 77.730 € 3.109 € 8.739 € 3.880
Kapitaalslast per maand € 4.244
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 24
Analyse
Uit bovenstaande business case blijkt dat de kosten en de baten vooral veroorzaakt worden door de structurele uren. Wanneer de tijd om een vergadering voor te bereiden, korter is dan in de bereke-ning wordt gebruikt, is het gemakkelijker om een positieve business case op te stellen. De besparing kan daadwerkelijk gerealiseerd wordt door de handlingkosten die door de reproafdeling c.q. secreta-riaat gemaakt worden te verzilveren. In dit voorbeeld wordt 24 uur per maand bespaard of 6 uur per week. Dit is ongeveer 0,15 FTE. De verzilvering vindt alleen daadwerkelijk plaats als deze 0,15 FTE geschrapt kan worden.
De aanschaf en het gebruik van een Synology of QNAP Webdav server is meegenomen in de business case. Andere storage faciliteiten via een provider, een cloud dienst of via de eigen organisatie zullen tevens in de business case verwerkt moeten worden. Het implementatie project zelf, het opstellen van een plan van aanpak, de begeleiding van het project en de pilot zijn ook niet meegenomen in de business case en genoteerd als een PM post.
Het is gebleken dat het afsluiten van een verzekering en het beleggen van 1
e lijns onderhoud en be-heer bij een externe partij aantrekkelijk is. In deze business case wordt het 2
e lijns beheer wel door de IT afdeling geregeld
De business case is overigens sterk afhankelijk van de gekozen afschrijvingstermijn. Voor een af-schrijving van 24 maanden valt de business case negatief uit. Voor een afaf-schrijvingstermijn van 48 maanden, zijn de kosten en baten ongeveer gelijk.
De business case wordt beter naar mate er meer vergaderingen via de iPad uitgevoerd worden. Ook kunnen de notulen tijdens vergaderingen gemaakt worden, waardoor achteraf uitwerken niet meer nodig is. Nogmaals: de besparing zit in de uren van de ambtelijke organisatie.
De business case kan nadeliger worden wanneer het verstrekken van een iPad wordt gezien als sala-ris. Zie eerder hoofdstuk over kosten.
Ook is het mogelijk om gebruik te maken van de Personal WifiHotspot
func-tionaliteit op de iPhone 4 met iOS4.3 of op Android toestellen. Dan heeft de
iPad de 3G functionaliteit niet meer nodig en kan de iPad een Wifi verbinding
maken naar de telefoon van dezelfde gebruiker. Dan is het ook mogelijk om
een goedkoper internet abonnement af te sluiten. Deze gaat namelijk in
com-binatie met een telefoon abonnement en komt uit op € 10,- per maand. Dit
scheelt in de business case € 220,- per maand of € 20,- per maand per iPad.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 25
Techniek en informatiemanagement
Op de iPad moeten drie Apps worden geïnstalleerd (voor optie 2), namelijk iAnnotate PDF, Zoek mijn iPhone en eventueel Dropbox. Elke gebruiker krijgt een eigen Dropbox account om zijn eigen be-commentarieerde stukken veilig te stellen. “Zoek mijn iPhone” is er om de gegevens van de iPad te wissen in het geval van verlies of diefstal.
Om de vergaderstukken op de iPad van de gebruiker te krijgen, moeten deze stukken eerst ontsloten worden. Dit is een taak van de griffie of het secretariaat. Zij zorgen er ook voor dat gebruikers toe-gang krijgen tot deze Webdav server door een account te regelen (bij ICT-beheer) zodat de gebrui-kers vervolgens met een koppeling vanuit iAnnotate PDF alle stukken kunnen downloaden.
De griffie / bestuurssecretariaat krijgt documenten aangeleverd van een medewerker uit de organi-satie per mail, vanuit het DMS (bv Verseon, Decos, Corsa, Al-fresco) of via de fileserver. De griffie / bestuurssecretariaat beschikt over een I-schijf (of andere letter) zodat ze snel en efficiënt de verga-derstukken in een overzichtelijke boomstructuur kunnen plaatsen. De griffie / bestuurssecretariaat heeft tevens de taak om de naamgeving van de documenten te controleren en de documenten om te zetten naar PDF-formaat alvorens deze in de boomstructuur te plaatsen. Deze boomstructuur wordt dan overgezet naar de Webdav-server, zodat gebruikers de nieuwe documenten kunnen downloa-den.
Een voorbeeld van de boomstructuur met inhoud vindt u in onderstaande afbeelding:
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 26
Het is belangrijk dat de boomstructuur direct goed opgezet wordt. Als u besluit om op een later mo-ment de directorystructuur te wijzigen, krijgen de gebruikers nogmaals alle nieuwe directories. Dit geldt overigens ook voor documenten waarvan de naamgeving gewijzigd wordt. De naamgeving van de documenten is ook van belang. Veel DMS systemen (documentair management systeem) geven cryptische namen aan documenten. Dit is onhandig voor de vindbaarheid van documenten. Daarom is het handig om de documenten te nummeren zoals hierboven aangegeven. Hiermee worden de documenten automatisch in de juiste volgorde gezet.
In geval van verlies of diefstal van de iPad kan met de applicatie “Zoek mijn iPhone” kan deze gelokaliseerd worden op een plattegrond en eventueel kan ervoor gekozen worden om een bericht te tonen op het scherm voor de vinder of een geluid af te spelen op volle sterkte, 2 minuten lang. Tevens is het mogelijk om op afstand een toegangscode in te stellen of even-tueel de gegevens permanent te wissen. Wissen kan ook met de tool RemoteWipe in de exchange server.
iPad Beveiliging
Beveiliging van de gegevens op de iPad is een belangrijk aandachtspunt. Enerzijds mogen de
gege-vens niet op straat komen te liggen, zoals bij verlies of diefstal. Het beveiligen van een iPad met een
wachtwoord is vanzelfsprekend een goed idee. Daarnaast is het verstandig om ervoor te zorgen dat
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 27
de iPad op afstand vernietigd kan worden via bijvoorbeeld MobileMe.
Anderzijds moet een voortdurende back-up gemaakt worden van de gegevens die op de iPad be-waard worden. Wanneer de iPad kapot gaat, moeten de gegevens via een restore op de nieuwe iPad gezet kunnen worden. Eén mogelijkheid is, om dit te realiseren via iTunes. Dit betekent echter dat de gebruiker zelf regelmatig zijn iPad met zijn PC moet synchroniseren. Ook moet de gebruiker dan zelf de installatie en updates van iTunes op zijn eigen PC regelen.
Het lijkt verstandiger om alle gebruikersdata centraal op een server of in de cloud te bewaren en ervoor te zorgen dat gegevens eenvoudig met deze server gesynchroniseerd kunnen worden, zonder dat de gebruiker ingewikkelde zaken hoeft te ondernemen. De server moet uiteraard wel geback-upt worden.
In dit opzicht is het gebruik van the cloud (google docs, microsoft365, Dropbox) zeer interessant,
maar tegelijkertijd worden deze cloud-diensten nog afgeraden door het ministerie van BZK. Maar ook
commerciële partijen bieden interessante oplossingen (Zie bijlage 2). Zoals uit bovenstaande al
dui-delijk wordt, lijkt Apple ten aanzien van back-up en restore zelf in de toekomst voor de ideale
oplos-sing te zorgen met de introductie van Apple iCloud.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 28
Tips en trucs
• Bij de introductie van de iPad in de raad is het verstandig om te starten met een pilot. Betrek vooral de digibeten erbij. Het is belangrijk om weerstand te overwinnen.
• Gebruik de introductie van de iPad om een bredere discussie te voeren over digitaal- en zaakricht werken en het nieuwe werken. Het is de mogelijkheid om het informatiebeleid van de ge-meente eens te bespreken.
• Zorg dat de griffie / bestuurssecretariaat niet meer werk erbij krijgt. Het klaarzetten van docu-menten kost namelijk extra tijd. Het gelijktijdig introduceren van een digitale agenda voor raad-sleden zorgt voor een tijdsbesparing.
• Zorg dat de ICT afdeling voldoende tijd tot haar beschikking heeft om dit traject gedegen aan te pakken. Deze afdeling ziet extra werk naar zich toekomen, maar anderzijds zijn deze ontwikkelin-gen ook niet te stoppen. De trend in veel organisaties is richting digitaal- en zaakgericht werken en de introductie van de iPad past in deze trend. ICT en informatievoorziening spelen een steeds belangrijkere rol in de bedrijfsvoering van een gemeente. Dit betekent dat de druk op de ICT af-deling langzaam zal toenemen.
• Cloud computing (werken en data bewaren op het internet) en BYOD (BringYourOwn Device) zijn mogelijkheden om de ICT kosten te drukken. Deze laatste trend is er ook één die niet te stoppen is. Mensen kopen nu eenmaal eigen devices en proberen zoveel mogelijk informatiebronnen te concentreren op hun device. Enerzijds kost dit de gemeente tijd om te ondersteunen, anderzijds hoeft een gemeente niet te investeren in bepaalde hardware. Voer de discussie hierover!
• De auteur of aanbieder van de documenten moet de bestandsnaam conform een vastgestelde naamgevingsconventie benoemen en het document overzetten naar PDF. Dit scheelt veel werk bij de griffie/secretariaat.
• Leg in de raadsverordening vast dat raadsleden niet tijdens de vergadering mailen, twitteren, enzovoorts. Alleen zoeken en raadplegen is toegestaan.
• Zorg voor een goede opleiding voor de raadsleden. Organiseer bijvoorbeeld een themaraad en introduceer de iPad. Probeer direct de iPad te plaatsen in trends als digitaal- en zaakgericht wer-ken en het “Nieuwe werwer-ken”. Dit is een mooi moment om ook de raad eens over dit onderwerp bij te praten.
• Wanneer de organisatie besluit om de iPad alleen zakelijk te gebruiken (dus niet voor privége-bruik), zorg dan dat de iTunes gebruikersnaam en wachtwoord alleen door de ICT afdeling be-heerd wordt. Dan kunnen raadsleden niet zelfstandig Apps installeren.
• Beveilig de iPad ten minste met een gebruikersnaam en -wachtwoord. Wanneer de iPad aange-zet wordt, moet direct een 4-cijferige code ingevoerd worden.
• De iPad zorgt voor minder papierverbruik en draagt bij aan duurzaamheid. Wel is het zo dat
wanneer er minder geprint gaat worden, de prijs per afdruk omhoog kan gaan, afhankelijk van
het contract wat u hebt met de printer leverancier.
Praktische Handleiding iPad – Phanos Management Advies 29
