De kennislevenscyclus

McElroy38 (p.53-68) biedt een alternatief voor de kenniswaardeketen met de

kennislevenscyclus (KLC) in wat hij The New Knowledge Management noemt. Met het ‘nieuwe kennismanagement’ wil hij zich onderscheiden van de ‘oude’ opvattingen over kennismanagement, waarin het coderen van impliciete kennis en het principe ‘de juiste kennis, bij de juiste persoon op het juiste moment’ centraal staan. Een eenzijdige aanpak op basis van de ICT stroming zoals die in paragraaf 3.5 aan de orde is gesteld is hier een duidelijk voorbeeld van. In dit onderzoek is het onderscheid tussen ‘oud’ en ‘nieuw’ kennismanagement dan ook niet meer aan de orde en het aanhouden van dit onderscheid heeft weinig meerwaarde. Waar McElroy (p9-13) een onderscheid maakt tussen new knowledge management en first

generation knowledge management, wordt in dit onderzoek de term

kennismanagement gebruikt. In zijn visie op kennismanagement richt de auteur zich op het kennisproces. Het kennisproces bestaat uit een aantal sociale processen waarin medewerkers kennis ontwikkelen en kennis integreren. De auteur gaat uit van sociale systemen waarin kennis geproduceerd wordt door de personen werkzaam bij een organisatie. Met een sociaal systeem bedoelt hij alle kennisontwikkelingsprocessen waarin op zelforganiserende en autonome wijze kennis wordt ontwikkeld en verspreid. De opmerking in figuur 17 onderstreept deze zienswijze. Het integreren van kennis in een organisatie is vergelijkbaar met

wat Weggeman39 (p160) verspreiden van kennis noemt. In dit perspectief is

kennismanagement

vervolgens de managementactiviteiten

die worden ondernomen om het kennisproces en de resultaten van het

kennisproces te verbeteren.

Binnen het kennisproces maakt hij een onderscheid tussen de omgeving van het kennisproces (Knowledge Processing Environment of KPE) en de omgeving van het bedrijfsproces (Business Processing Environment of BPE). In de BPE wordt kennis toegepast in de dagelijkse werkzaamheden ten behoeve van de doelstellingen van de organisatie. Wanneer een medewerker zich tijdens deze dagelijkse werkzaamheden geconfronteerd ziet met een behoefte aan kennis die niet voor handen is, ontstaat een kennisvraag. In een poging deze kennisvraag te beantwoorden ‘verlaat’ die persoon de dagelijkse werkzaamheden en ‘betreedt’ hij de KPE. In de KPE wordt nieuwe kennis ontwikkeld in groepsverband en verspreid binnen de organisatie: de kennislevenscyclus. Uitgangspunt van de kennislevenscyclus zijn gedragspatronen die ontstaan en vorm krijgen wanneer medewerkers gegroepeerd deelnemen aan het kennisproces. In figuur 18 op de volgende pagina is een versimpelde weergave van de KPE binnen de kennislevenscyclus weergegeven. In appendix A is de volledige weergave van de KLC opgenomen, inclusief de relatie tussen de KPE en de BPE en een uitleg in hoofdlijnen over de te doorlopen processen in de KLC40 (p135)

38 McElroy, M.: “The new knowledgemanagemen”; Elsevier, New York, 2002.

39 Weggeman, M.: “Kennismanagement: de praktijk”; Scriptum Management, Schiedam, 2000. 40 McElroy, M.: “The new knowledgemanagemen”; Elsevier, New York, 2002.

Figuur 17: Anekdote over het kennisproces van McElroy

‘We treat knowledge processes as though they are

administrative processes, as if we were commanding plants to grow in a garden while foolishly overlooking that plant growth stems from endogenous growth, not human design.’

Hieronder worden de processtappen in de KLC verder toegelicht. Het kennisontwikkelingsproces in de KLC wordt geïnitieerd wanneer een medewerker zich geconfronteerd ziet met een kennisvraag in het dagelijkse werk. Hij herkent een kennisgat dat hem of haar weerhoudt om een bepaalde probleemsituatie aan te kunnen pakken. Hieruit wordt een kennisclaim (knowledge claim of KC) geformuleerd. Een kennisclaim bestaat uit een aantal aannames, theorieën en argumenten over de wijze waarop een kennisgat opgevuld kan worden. In eerste instantie wordt de kennisclaim wordt voorgelegd aan collega’s in de hoop dat zij de claimer kunnen helpen met de verduidelijking van de kennisclaim of de invulling van het kennisgat. Daarnaast wordt externe informatie geacquireerd, bijvoorbeeld van het internet of uit vakliteratuur, ter verduidelijking van de kennisclaim. Zo ontstaat een breed gedragen kennisclaim die door een groep medewerkers is geëvalueerd en wordt het leerproces geïnitieerd. Dat leerproces bestaat uit kennisdeling tussen medewerkers, kennisoverdracht tussen kennisdragers en kennisclaimers en het produceren van nieuwe kennis in sociale interactie in een kennisdelingsproces, zoals in paragraaf 2.6 is beschreven. Wanneer het leerproces leidt tot de beantwoording van de kennisvraag, is de kennisclaim uitgegroeid tot kennis met waarde voor de organisatie als geheel oftewel organisatiekennis (organisational knowledge of OK). Deze kennis bestaat over het algemeen uit zowel impliciete kennis gedragen door meerdere personen, als gedocumenteerde expliciete kennis. Het proces van kennisvraag tot organisatiekennis wordt het kennisontwikkelingsproces genoemd.

In het kennisspreidingsproces wordt de geproduceerde organisatiekennis verspreid onder de medewerkers van die organisatie. Deze distributie vindt plaats aan de hand van vier subprocessen:

• kennis spreiden:

De technieken en methoden waarmee organisatiekennis wordt verstuurd naar de medewerkers. De ICT speelt hier een belangrijke rol omdat e-mail en databases zeer geschikte middelen zijn om de kennis uit te zenden. Daarnaast spelen het geven van presentaties en lezingen over nieuwe geproduceerde kennis een belangrijke rol;

• kennis beschikbaar maken

De technieken en methoden waarmee organisatiekennis toegankelijk wordt gemaakt voor de medewerkers. Ook hier speelt ICT een belangrijke rol om de organisatiekennis te ordenen en deze ordening inzichtelijk te maken voor de medewerkers. Daarnaast speelt het zoeken en achterhalen ook een belangrijke rol in het inzichtelijk maken van de vindplaats van de reeds bestaande organisatiekennis;

• kennis overdragen

Onderwijzen is een intensieve vorm van kennis uitzenden. Twee of meer personen gaan een kennisoverdrachtsproces aan, waarin een meester-gezel relatie bestaat. Het overdrachtsproces kan de vorm hebben van een training, cursus of een overdrachtsdossier. HRM speelt hier een belangrijke rol in;

• kennisstrategie ontwikkelen

De kennisstrategie van een organisatie beschrijft de strategie op welke wijze en met behulp van welke methoden kennis verspreid wordt onder de medewerkers. De strategie richten zich op de condities die gecreëerd dienen te worden om tot een kennisvriendelijke organisatiecultuur te komen. Het gaat hierbij om de openheid van de cultuur voor de ontwikkeling van nieuwe kennis en absorptie van die nieuwe kennis door de medewerkers.

McElroy41 (p13-14) benadrukt dat kennismanagement alleen succesvol kan zijn, wanneer er aandacht is voor zowel kennisontwikkeling als kennisspreiding in de kennislevenscyclus.

In de ogen van de onderzoeker zijn ook op de KLC zijn een aantal kritiekpunten te leveren. Ten eerste, dat de KLC ervan uit gaat dat het management een stap terug doet en alleen de verantwoordelijkheid neemt in het proces van kennisontwikkeling. Daardoor neemt het management afstand van de mogelijkheid om direct te formuleren welke kennis als nodig is voor de organisatie. In een zelforganiserend en autonoom proces is het moeilijk sturen op output en het management kan weinig richting geven aan de invulling van het kennisproces. Het is niet ondenkbaar dat in dat proces kennis wordt verworven over onderwerpen die weinig tot geen relevantie hebben voor de organisatie.

Een tweede belangrijk punt van kritiek is dat de KLC een zeer tijdrovend proces is, juist omdat het een organisatiebreed proces is. De te nemen stappen van de individuele kennisvraag naar een door de organisatie gevalideerde kennisclaim vergen veel tijd en inzet van medewerkers van DMW. Op hen rust op het moment al een zware werklast hebben die door de ‘waan van de dag’ wordt bepaald en het lijkt daarom moeilijk om veel tijd vrij te maken om de stappen van de kennislevenscyclus te doorlopen.