De te creëren condities

In deze paragraaf wordt ingegaan op de condities die aanwezig dienen te zijn, dan wel gecreëerd dienen te worden om kennismanagement succesvol toe te kunnen passen. Genomen het geselecteerde perspectief op kennismanagement en de invloedssfeer van DMW, ligt de focus op insteekpunten in de directiecultuur en organisatiestructuur. McElroy43 (p63-67) beschrijft acht insteekpunten, waarmee de toepassing van

kennismanagement

binnen een organisatie

gerealiseerd kunnen worden. Vijf van die insteekpunten passen binnen de invloedssfeer van DMW en deze worden in de figuur 21 weergegeven. De drie overgebleven insteekpunten betreffen ICT voorzieningen en zijn

minder relevant voor DMW en worden daarom weggelaten. Deze 5 insteekpunten leveren de basis om te komen tot een

kennisvriendelijke organisatie, door tijd en middelen vrij te maken voor zowel individueel als collectief lerend gedrag en aandacht te besteden aan de wijze waarop kennis zichtbaar en beschikbaar gemaakt kan worden binnen DMW. Door de medewerkers vroeg te betrekken bij het insteken van kennismanagement, ontstaat een draagvlak en een breed gedragen kennisstrategie. Hierbij is het van belang dat er duidelijk afspraken gemaakt worden over de onderwerpen waarop kennis ontwikkeld wordt om de meerwaarde van de nieuw ontwikkelde kennis te waarborgen.

Door rekening te houden met deze 5 insteekpunten en de bovengenoemde risico’s af te dekken, kan voorkomen worden dat kennismanagement als ‘de volgende’ opgelegde werkwijze wordt ervaren, die weerstand oproept vanuit het gevoel dat

43 McElroy, M.: “Using the macroinnovation method’ 2003 www.macroinnovations.com gevisiteerd op 25 mei 2007.

Figuur 20: Kennismanagement volgens McElroy

‘Knowledge management is a management principle that seeks to have an impact on the knowledge processes of knowledge development and knowledge integration.’

Figuur 21: insteekpunten op kennismanagement volgens McElroy

1. Individueel leren:

De mate waarin personen de mogelijkheid hebben om te leren en over de vrijheid beschikken om zelfstandig de onderwerpen van studie te selecteren.

2. Drijfveren:

De mate waarin individuele drijfveren aanwezig zijn om te

participeren in projecten waarin kennis ontwikkeld, gedeeld en/of verspreid worden.

3. Kennis delen:

De hoeveelheid en kwaliteit van de kennis die wordt ontwikkeld, gedeeld en verspreid door een individu ten opzichte van het collectief en het vermogen tot absorptie van die kennis door het collectief 4. Kennisproductie in groepen:

De mate waarin groepen over vrijheid beschikken om zelfstandig de onderwerpen van studie te selecteren.

5. Ethosdiversiteit:

De mate waarin er diversiteit tussen normen en waarden van de deelnemers aan een groep bestaat

kennismanagement meer tijd kost dan het oplevert maar ook dat de nieuw ontwikkelde kennis aansluit bij de kennisdoelstelling van DMW.

Deze insteekpunten worden doorvertaald naar te creëren condities en de raakvlakken tussen de insteekpunten en de condities wordt hieronder schematisch weergegeven.

Insteekpunt 1 Insteekpunt 2 Insteekpunt 3 Insteekpunt 4 Insteekpunt 5

Conditie 1 V V

Conditie 2 V

Conditie 3 V V

Conditie 4 V V

Conditie 5 V

C1. Elke medewerker dient op efficiënte wijze toegang tot de bestaande kennis binnen de organisatie te krijgen.

C2. Elke medewerker dient zijn of haar kennis toegankelijk te maken voor andere medewerkers.

C3. Elke medewerker dient de mogelijkheid te hebben om te kunnen

participeren in kennisprocessen, waarin kennis ontwikkeld en verspreid wordt.

C4. De samenwerking tussen medewerkers van DMW en de ambassades dient actief gestimuleerd te worden door het management team.

C5. De samenwerking tussen medewerkers van DMW en de ambassades wordt positief beïnvloed, wanneer personen met verschillende achtergronden (ethosdiversiteit) participeren.

3.10 Ten Slotte

Kennismanagement wordt in dit onderzoek gedefinieerd als een managementdiscipline waarbij invloed uitgeoefend wordt op het kennisproces. De ideeën van McElroy44 en zijn New Knowledge Management sluiten goed aan op de kennisdoelstelling van DMW en het kennisproces dat binnen de directie plaatsvindt, kan worden benaderd in de termen van de kennislevenscyclus, waarin de processen van kennisontwikkeling en kennisspreiding centraal staan. Door het scheppen van condities waardoor medewerkers structureel deel kunnen nemen aan deze processen, worden kansen gecreëerd om nieuwe kennis te produceren en de geproduceerde kennis te verspreiden binnen DMW en in het samenwerkingsverband met de ambassades.

De mogelijkheden voor de Directie Milieu en Water om deze condities te scheppen liggen niet zo zeer binnen de ICT en HRM stromingen van kennismanagement, maar hoofdzakelijk binnen de interne bedrijfsprocessen. Hiermee komt de focus van dit onderzoek te liggen op de organisatiestructuur en directiecultuur van DMW, welke is ingebed in de organisatiestructuur en -cultuur van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, en de mogelijkheden die DMW heeft om daarin veranderingen aan te brengen. De volgende condities dienen aanwezig te zijn dan

44 McElroy, M.: “The new knowledgemanagemen”; Elsevier, New York, 2002.

wel gecreëerd te worden om kennismanagement een succesvolle bijdrage te doen leveren aan DWM.

C1. Elke medewerker dient op efficiënte wijze toegang tot de bestaande kennis binnen de organisatie te krijgen.

C2. Elke medewerker dient zijn of haar kennis toegankelijk te maken voor andere medewerkers.

C3. Elke medewerker dient de mogelijkheid te hebben om te kunnen

participeren in kennisprocessen, waarin kennis ontwikkeld en verspreid wordt.

C4. De samenwerking tussen medewerkers van DMW en de ambassades dient actief gestimuleerd te worden door het management team.

C5. De samenwerking tussen medewerkers van DMW en de ambassades wordt positief beïnvloed, wanneer personen met verschillende achtergronden (ethosdiversiteit) participeren.