Aanbevelingen

Op basis van dit onderzoek is de conclusie getrokken dat kennismanagement een bijdrage kan leveren aan DMW en het samenwerkingsverband tussen DMW en de ambassades. In deze aanbevelingen wordt ingegaan op die bijdrage. Waar bestaat die bijdrage uit en welke stappen kunnen gezet worden om die bijdrage te realiseren?

De aanbevelingen komen voort uit de interpretatie van de resultaten van dit onderzoek en bestaan uit concrete stappen die op korte termijn gezet kunnen worden binnen DMW en het samenwerkingsverband. De concreet te nemen stappen worden in drie onderdelen gesplitst, gekoppeld aan de elementen a), b) en c) van de conclusie. Voor elk element zijn een aantal aanbevelingen (wat te doen?) opgesteld, waaraan een aantal stappen zijn verbonden (hoe te doen?). Vervolgens

wordt aangegeven welk doel beoogd wordt met deze stappen (waarom te doen?). Deze aanbevelingen worden behandeld in de paragrafen 6.4.1. tot en met 6.4.3.

6.4.1 Aanbevelingen met betrekking tot kennisverspreiding

De aanbevelingen in deze paragraaf gaan in op element a) van de conclusie.

a) het verbeteren van kennisspreidingsproces binnen DMW door de bestaande kennis beter zichtbaar en beschikbaar te maken met behulp van het bevorderen van de samenwerking tussen DMWers.

Kern van de huidige kennisverspreiding binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn de persoonlijke netwerken en het internet. De persoonlijke netwerken worden aangesproken wanneer medewerkers diepgaande kennis zoeken en het internet wordt gebruikt wanneer men in het algemeen informatie of kennis wil vergaren rondom één specifiek onderwerp. De medewerkers geven aan dat zij deze methoden zeer waarderen en het wordt niet wenselijk geacht om in de persoonlijke netwerken structuur in te grijpen. Kennismanagement kan een bijdrage leveren aan het kennisspreidingsproces, door de beschikbaarheid van kennis van bestaande en nieuw ontwikkelde kennis te vergroten en daarmee de kennis zichtbaar te maken voor alle medewerkers op DMW. Om dat te bereiken, zijn hieronder 5 aanbevelingen geformuleerd:

• Het verbeteren van de zichtbaarheid van kennis, door in het stafoverleg gebruik te maken van kennisupdates.

o Afspraken maken tussen medewerkers om tot een format te komen, hoe onderwerpen als kennisupdates behandeld kunnen worden. In dat format dient in ieder geval afgesproken te worden welke kerninformatie in de kennisupdate aanwezig dient te zijn en een tijdsduur waarin een kennisupdate effectief gegeven kan worden.

o Afspraken maken tussen medewerkers om de kennisupdates voor het stafoverleg te verspreiden en als onderdeel van het stafoverleg te behandelen.

o Afspraken maken tussen medewerkers om kennis zichtbaar te maken over beleidsonderwerpen met behulp van kennisupdates.

Deze stappen leiden tot het verbeteren van de zichtbaarheid van kennis, doordat medewerkers zelf kunnen selecteren op welke onderwerpen zij willen inhaken. De totale tijdsbesteding van de medewerkers aan de (voorbereiding van) het stafoverleg gaat omlaag, terwijl de effectieve tijdsbesteding omhoog gaat.

• Het verbeteren van de beschikbaarheid van kennis, doordat tijd van medewerkers wordt vrijgemaakt om te kunnen participeren in kennisoverdrachts- of kennisdelingsprocessen.

o Ruimte te scheppen door het managementteam voor medewerkers waardoor zij de mogelijkheid hebben om onderling of in een klein groepsverband in een kennisoverdrachtsproces of een kennisdelingsproces te participeren en dieper in te gaan op een kennisupdate, buiten het stafoverleg om.

Deze stap leidt tot het verbeteren van de beschikbaarheid van kennis en medewerkers hebben de tijd om zich te kunnen verdiepen in de kennis die beschikbaar wordt gesteld.

• Het verbeteren van de zichtbaarheid en beschikbaarheid van kennis door het aantal en de kwaliteit van presentaties en lezingen die intern worden gegeven te verhogen.

o Afspraken maken tussen medewerkers over de frequentie van discussiemomenten over geselecteerde onderwerpen (één keer per maand)

o Afspraken maken tussen medewerkers over een kader en thema van de onderwerpen die behandeld worden in de presentaties.

o De deelname van medewerkers te borgen door verantwoordelijkheid voor het organiseren van een presentatie te roteren.

o Het geven van een presentatie na een bezoek aan een partnerland of aan een internationaal event verplicht te stellen.

o Ruimte te scheppen door het managementteam voor medewerkers, door tijd en middelen beschikbaar te stellen om te participeren aan deze activiteiten.

Deze stappen leiden tot het verbeteren van de zichtbaarheid en beschikbaarheid van kennis door op aantrekkelijk wijze aandacht te schenken aan activiteiten waarin kennisoverdrachts- en kennisdelingsprocessen kunnen plaatsvinden

• Het verbeteren van de zichtbaarheid van kennis door de kennispaspoorten uit te breiden. Hierin worden de beschikbare kennis van medewerkers opgenomen en de velden waarin zij deelnemen aan kennisontwikkelingsprocessen. Mocht dit niet mogelijk zijn op het intranet van het ministerie in overleg met DICT, dan kan dit DMW-intern worden opgezet.

o Afspraken maken tussen medewerkers over de wijze waarop aangegeven kan worden welke kennis beschikbaar is.

o Afspraken maken over een herzien format van de kennispaspoorten. Medewerkers geven aan met welke kennisleveranciers zij contacten onderhouden (in de pijpleiding en afgeronde contacten)

o Afspraken maken over de wijze waarop medewerkers elkaar signalen geven, wanneer nieuwe kennis beschikbaar komt.

Deze stappen leiden tot het verbeteren van de zichtbaarheid van kennis, doordat inzicht wordt verkregen van bestaande kennis en de nieuw te ontwikkelen kennis die ‘in de pijpleiding’ zit binnen DMW.

• Het verbeteren van de beschikbaarheid van kennis, door hernieuwde aandacht te besteden aan overdrachtsdossiers voor toetredende medewerkers.

o Afspraken maken over een format voor de overdrachtsdossiers. Hierin dient in ieder geval aandacht worden besteed aan de inhoudelijke aspecten van de functie, maar ook aan de wijze waarop de vorige medewerker toegang kreeg tot kennis.

o Aanbieden overdrachtsdossier opgesteld door vertrekkende medewerkers. Focus op welke wijze die persoon aan kennis komt, niet alleen op de documenten waarmee die persoon zich recent heeft beziggehouden.

o Naast het aanbieden van de overdrachtsdossiers, het aanbieden van informatie over DMW, de werkprocessen, de beschikbare kennis bij collega’s (met behulp van de kennispaspoorten), recente onderwerpen (met behulp van behandelde onderwerpen bij presentaties). Het lijkt ook mogelijk om aan te sluiten bij het traject dat wordt aangeboden aan medewerkers die een milieu en water gerelateerde functie gaan vervullen op een ambassade.

Deze stappen leiden tot het verbeteren van de beschikbaarheid van kennis, doordat minder kenniserosie plaatsvindt wanneer een functiewisseling plaatsvindt.

6.4.2 Aanbevelingen met betrekking tot kennisontwikkeling

De aanbevelingen in deze paragraaf gaan in op element b) van de conclusie.

b) het verbeteren van kennisontwikkelingsproces binnen DMW én in het samenwerkingsverband met de ambassades met behulp van communities of practise.

Op het moment is er weinig aandacht voor kennisontwikkeling bij DMW. ‘kennis’ wordt betrokken door het inschakelen van experts van buiten het ministerie. DMW heeft communities of practise geïnitieerd, maar deze verkeren nog in beginnende stadia. Op de ambassades wordt meer gebruik gemaakt van CoPs, waarin ook verschillende lokale partners participeren. Kennismanagement kan een bijdrage leveren aan het ontwikkelingsproces van kennis. Dat gebeurt enerzijds door bestaande kennis beter beschikbaar en zichtbaar te maken (zie aanbeveling 6.4.1) maar ook door handvatten te bieden voor het initiëren en handhaven van de CoPs. Om dat te bereiken, zijn hieronder 3 aanbevelingen geformuleerd:

• Het verbeteren van kennisontwikkeling binnen DMW, door de rol van CoPs verder uit te breiden.

o Ruimte te scheppen door het managementteam voor medewerkers om te participeren aan een CoP, door tijd en middelen beschikbaar te stellen.

o Afspraken maken tussen medewerkers over de wijze waarop de medewerkers onderling aangeven in welke CoPs zij participeren en welke onderwerpen daarin aan bod komen. (met behulp van het kennispaspoort)

o De verantwoordelijkheden voor het initiëren en faciliteren van één CoP bij één medewerker neer te leggen. Schep ruimte voor de medewerkers, om deze verantwoordelijkheden op een eigen wijze in te vullen.

o Neem het initiëren en faciliteren van CoPs op in het jaarplan van DMW en de persoonlijke jaarplannen van de medewerkers.

Deze stappen leiden tot het verbeteren van kennisontwikkeling, door de rol van de CoPs als kennisplatform te integreren in het organisatiestructuur van DMW. • Het verbeteren van de kennisontwikkeling door het aantal en de kwaliteit van

presentaties en lezingen die intern worden gegeven te verhogen. Deze activiteiten lenen zich als springplank, om kennis te ontwikkelen in sociale interactie.

o Zie de aanbevelingen onder aanbeveling a) met betrekking tot presentaties en lezingen.

Deze stappen leiden tot het verbeteren van kennisontwikkeling, door discussies te generen waarin kennis overgedragen, gedeeld en ontwikkeld kan worden. • Het verbeteren van kennisontwikkeling in het samenwerkingsverband, door de

CoPs bij DMW aan te sluiten op de onderwerpen die behandeld worden in CoPs van de ambassades, waarin lokale partners participeren.

o Het maken van een inventarisatie op de onderwerpen van CoPs die reeds bestaan op ambassades.

o Het bundelen van die resultaten en analyseren op welke onderwerpen raakvlakken bestaan tussen de CoPs.

o Bezien of er mogelijke raakvlakken zijn tussen de onderwerpen van de CoPs van DMW en de CoPs op de ambassades en waar mogelijk deze CoPs met elkaar in contact brengen.

o Ruimte te scheppen door het managementteam voor medewerkers om te participeren aan een CoP, door tijd en middelen beschikbaar te stellen.

Deze stappen leiden tot het verbeteren van kennisontwikkeling, door de CoPs van DMW en de CoPs van de ambassades aan elkaar te koppelen en daarnaast is de rol van kennis als vehikel in OS-beleid hierbij gebaat (zie paragraaf 4.4).

6.4.3 Aanbevelingen met betrekking tot draagvlak

De aanbevelingen in deze paragraaf gaan in op element c) van de conclusie.

c) het vergroten van het draagvlak voor een expliciete omgang met kennis onder DMWers en ambassademedewerkers door de meerwaarde van kennismanagement in het dagelijkse werk aan te tonen.

Uit het onderzoek komt naar voren, dat er naast enthousiasme voor kennismanagement ook sprake is van een gezonde hoeveelheid scepsis onder zowel DMWers als ambassademedewerkers. Op dit moment is het draagvlak voor kennismanagement binnen DMW nog niet voldoende breed. Als voornaamste reden wordt genoemd dat men verwacht dat het meerwerk niet opweegt tegen de baten van kennismanagement. Om de beoogde bijdrage van kennismanagement te behalen, is het noodzakelijk om het bestaande draagvlak een expliciete omgang met kennis te verbreden. Om dat te bereiken, zijn hieronder 4 aanbevelingen geformuleerd:

• Het vergroten van het draagvlak voor de expliciete omgang met kennis door aan te geven welke rol kennismanagement kan spelen in het behalen van persoonlijke doelstellingen.

o Aantonen dat met het ontwikkelen van kennis, kansen ontstaan voor het ontwikkelen van persoonlijke kennis in een specifiek werkveld of een specifieke regio.

o Aantonen dat met het inzicht krijgen in kennis van andere medewerkers, kansen ontstaan voor het ontwikkelen van persoonlijke kennis in een specifiek werkveld of een specifieke regio.

o Aantonen dat met het beschikbaar maken van kennis, kansen ontstaan voor het ontwikkelen van het persoonlijk netwerk.

o Aantonen dat met het participeren in presentaties, lezingen en CoPs, kansen ontstaan voor het ontwikkelen van persoonlijke kennis en het ontwikkelen van het persoonlijk netwerk.

Deze stappen leiden tot een vergroting van het draagvlak, wanneer aangetoond kan worden dat kennismanagement individuele kansen op kan leveren.

• Het vergroten van het draagvlak voor de expliciete omgang met kennis door ruimte te scheppen voor participatie aan activiteiten.

o Zie de aanbevelingen onder aanbeveling a) met betrekking tot het vrijmaken van tijd

Deze stappen leiden tot een vergroting van het draagvlak, aangezien potentiële weerstand met betrekking tot een werklastvergroting weggenomen kan worden.

• Het vergroten van het draagvlak voor de expliciete omgang met kennis door de doelstellingen, op te nemen in de kennisstrategie, in samenwerking met medewerkers te formuleren.

o Zie de te maken afspraken met medewerkers of tussen medewerkers onderling in stappen onder aanbevelingen a) en b).

Deze stappen leiden tot een vergroting van het draagvlak, aangezien medewerkers hun persoonlijke belangen en motivatie kunnen inbrengen in de doelstellingen.

• Het vergroten van het draagvlak voor de expliciete omgang met kennis door de rol van CoPs verder uit te breiden.

o Zie de aanbevelingen onder aanbeveling a) met betrekking tot CoPs. Deze stappen leiden tot een vergroting van het draagvlak, aangezien er kan worden aangesloten op het bestaande enthousiasme voor de CoPs.