Contractregister
In 2019 worden alle bestaande contracten in een contractmodule binnen het Zaaksysteem gebracht.
Na het inbrengen zal vanuit het systeem een automatische signalering plaatsvinden als de looptijd van
138
Gemeente Moerdijk Meerjarenbegroting 2020-2023 - Paragrafen
het contract ten einde loopt. Hierdoor kan tijdig gestart worden met de voorbereidingen of en zo ja, op welke basis een behoefte is aan een nieuw contract.
Regionale samenwerking bezwaar
De businesscase die in 2019 is afgerond, gaf aan dat het regionaal samenvoegen de
bezwarencommissie en de secretariaten nauwelijks voordelen biedt. Voor Moerdijk reden om de huidige werkwijze te continueren en niet verder mee te doen in de regionalisering van de
werkzaamheden. Wel is afgesproken dat op ambtelijk niveau er meer informatie wordt uitgewisseld en, indien nodig, ondersteuning aan elkaar geboden wordt.
Omgevingswet
Als per 2021 de Omgevingswet wordt ingevoerd, zal ter voorbereiding een aantal gemeentelijke regelingen tegen het licht moeten worden gehouden en zullen deze vermoedelijk ook moeten worden aangepast. Dit zal voor het cluster Juridische Zaken een forse éénmalige opgave betekenen. Waar mogelijk wordt in dit verband opgetrokken met omliggende gemeenten.
INKOOP
Inkoop en aanbesteding
Naar aanleiding van het in 2019 uitgevoerde Regionale Rekenkamer onderzoek ‘Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Moerdijk’ zijn door de Rekenkamer diverse conclusies en
aanbevelingen aan de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders aangereikt.
Het college heeft alle aanbevelingen in de raadsvergadering van 6 juni 2019 overgenomen. De aangereikte aanbevelingen zullen fasegewijs worden doorgevoerd.
Vanaf 1 januari 2020 zal Verseon niet meer als Inkoop informatiesysteem beschikbaar zijn. In 2019 worden de voorbereidingen getroffen voor de aanschaf en implementatie van een nieuw
inkoopinformatiesysteem. Naast de professionalisering via een volledig digitaal ‘Inkoopformulier’ zal het volledig digitaal afhandelen van het gehele inkoopproces organisatie breed worden doorgevoerd.
Het nieuwe inkoop informatiesysteem zal vanaf 1-1-2020 ook gaan fungeren als inkoop
contractenbeheer register. Op langere termijn (2021-2022) zullen, conform de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek, ook het contractmanagement en het leveranciersmanagement verder worden geprofessionaliseerd.
INFORMATISERING EN AUTOMATISERING Werkplekconcept
Om op een goede wijze te kunnen samenwerken en recht te doen aan de wet en regelgeving rondom privacy geconcentreerd (en daarmee efficiënt) te kunnen werken is een nieuwe werkplek nodig. Op basis van een doordacht en toekomst vast concept zijn fysieke aanpassingen voor de werkplekken in het gemeentehuis nodig om effectief en efficiënt te kunnen werken en met de organisatieontwikkeling een stap verder te komen. Deze zullen in 2020 vorm en inhoud gaan krijgen.
Digitale toegankelijkheid
Steeds meer gegevens komen digitaal tot stand en vormen een digitaal archief. In 2019 zijn de eerste digitale archiefstukken inclusief de nodige meta data, overgebracht naar het digitale archief van het West-Brabants Archief: het e-depot. In het e-depot wordt informatie bewaard en beheerd zodat deze duurzaam toegankelijk is. In 2020 zal meer informatie digitaal overgebracht worden naar het e-depot, waardoor met name het documentmanagementsysteem verder uitgefaseerd kan worden.
Informatiebeleid
In 2020 wordt verder gewerkt aan een basis set van afspraken voor informatiebeleid en -management.
Waar vroeger de vraag naar pragmatisch en daarmee adhoc-gericht werken groot was, zien we dat er nu meer behoefte is aan structurele oplossingen. In de lijn van ‘Van goed naar beter’ zal de adhoc-werkwijze steeds meer losgelaten worden en leggen we de focus op het bouwen aan duurzaam eigenaarschap.
139
Gemeente Moerdijk Meerjarenbegroting 2020-2023 - Paragrafen
Informatiebeveiliging
De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaan razendsnel. Ook de gemeentelijke organisatie wordt elk jaar steeds afhankelijker van haar informatiehuishouding. De kwaliteit en beschikbaarheid hiervan is voor diverse domeinen cruciaal.
Cybercriminaliteit
De verschuiving van de klassieke vormen van criminaliteit (woninginbraken, diefstal en overvallen) naar cybercriminaliteit (computerinbraken, spionage en diefstal van informatie) neemt steeds verder toe. De wereldwijde schade door deze vorm van criminaliteit is nu al omvangrijker dan die van drugscriminaliteit en raakt bedrijven, overheid en burgers. Om hier afdoende weerstand tegen te bieden is het op niveau brengen en houden van informatiebeveiliging noodzakelijk.
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
In 2020 geldt voor de gehele Nederlandse overheid één uniform normenkader voor
informatiebeveiliging, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit nieuwe normenkader bestaat uit minder verplichte maatregelen, maar legt de focus op (bestuurlijke) verantwoordelijkheid, eigenaarschap en het maken van keuzes op basis van een risicoafweging.
Maatregelen
Om als gemeente Moerdijk een betrouwbare organisatie voor burgers, bedrijven en verbonden partijen te blijven moeten er steeds stappen worden gezet om een basisniveau van
informatiebeveiliging te behouden. Het gaat dan om zowel organisatorische (procedurele) als ICT technische maatregelen. In de BIO zijn ook een aantal verplichte maatregelen voor de Nederlandse overheid opgenomen. Hieraan zal prioriteit gegeven worden. Voor de niet verplichte maatregelen zullen we steeds op zoek gaan naar de juiste balans tussen veiligheid en gebruiksvriendelijkheid. Dit gebeurt op basis van risico afweging door de proceseigenaar. We hanteren hier het ‘pas toe of leg uit’-principe.
ENSIA
ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit en heeft tot doel het ontwikkelen en implementeren van een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor
informatieveiligheid en beheer van basisregistraties. Jaarlijks worden er onderdelen aangepast of toegevoegd aan deze systematiek. Dit zorgt voor een aanzienlijke jaarlijkse “workload”, maar geeft ook veel inzicht in informatieveiligheid en het beheer van de basisregistraties.
Regionale ontwikkelingen m.b.t. inrichting en beheer van de automatisering
De gemeente Moerdijk is deelnemer binnen de regionale samenwerking ICT. In de begroting 2020 – 2024 van ICT WBW is een vertaling gemaakt van de meerjarenraming voor een nieuwe gezamenlijke infrastructuur op basis van een sourcingstrategie. Na het aanleveren van de begroting aan de
organisaties is er een onderzoeksrapport verschenen naar de Governance van ICT WBW waarin tevens een aantal toekomstscenario’s zijn geschetst. De aanbevelingen binnen dit rapport geven duidelijk aan dat er onvoldoende rekening is gehouden met het groeitempo van de organisaties om te komen tot de voorziene infrastructuur. Dit groeitempo heeft betrekking op de opbouw aan vertrouwen,
140
Gemeente Moerdijk Meerjarenbegroting 2020-2023 - Paragrafen
samenwerking en ICT-volwassenheid. Thans wordt onderzocht welke gevolgen een mogelijke bijstelling heeft voor de voorziene infrastructuur en de daaraan verbonden kosten.
Digitalisering externe dienstverlening
De digitalisering van de externe dienstverlening is niet beschreven in een uitvoeringsprogramma.
Hierdoor wordt dit ad-hoc opgepakt. Thans wordt gewerkt aan een actualisatie van de visie op dienstverlening en een daaraan gekoppeld uitvoeringsprogramma.