Algemeen
Stichting PlatOO, bestuur voor openbaar en algemeen toegankelijk onderwijs werkt sinds januari 2009 met een Raad van Toezicht en een College van Bestuur.
Alle statutaire en reglementaire zaken zijn vastgelegd. In het afgelopen jaar, 2015, heeft de RvT haar taak conform statuten en reglement weten te realiseren.
De Raad van Toezicht bestaat sinds januari 2009 uit 7 leden. Begin 2014 heeft de Raad van Toezicht zich uitgesproken om het aantal RvT leden te verminderen van zeven naar tenminste vijf leden. In de vergadering van 31 maart 2014 heeft de Raad van Toezicht dit formeel vastgelegd. Aangezien deze wijziging enkel tot stand kan komen door middel van een statutenwijziging, is de procedure
hieromtrent in de zomer van 2014 in gang gezet en per 7 juli 2015 zijn de nieuwe statuten notarieel vastgelegd.
Tegelijk met deze statutenwijziging is ook de wijziging van de positie van de GMR tot stand gekomen.
In 2015 was de heer Scheeren voorzitter van de Raad van Toezicht. In 2015 zijn per 1 januari twee nieuwe leden toegetreden, te weten mevrouw van der Smissen en de heer van der Zanden.
De wervingsprocedure heeft plaatsgevonden via een openbare werving volgens de zorgvuldige procedure zoals vastgesteld in de statuten. Hierbij zijn GMR leden alsmede een afvaardiging van de diverse gemeenten in de personen van 3 wethouders, betrokken.
Vervolgens is een bindende voordracht naar de gemeenten verstuurd.
Voor alle sturingsgeoriënteerde documenten geldt dat de RvT de richtlijnen zoals die vastgelegd zijn in de code Good Governance, integraal volgt en toepast. Deze richtlijnen zijn vertaald naar de PlatOO-situatie en opgenomen in de reglementen en werkafspraken die betrekking hebben op de interne sturing van de organisatie van PlatOO.
Inrichting Raad van Toezicht
De RvT heeft de eigen werkwijze en procesgang vormgegeven. Vanwege efficiënt en effectief werken is er voor gekozen om niet alle zaken in de voltallige RvT te bespreken maar te werken met
onderdeelcommissies. Voor de uitvoering en voorbereiding van een aantal van de toezichthoudende taken werkt de RvT met twee onderdeelcommissies, te weten:
• De remuneratiecommissie. Deze commissie heeft als hoofdtaak het sturen en beoordelen van het functioneren van het College van Bestuur. Hierover rapporteert de commissie aan de RvT. De remuneratiecommissie fungeert daarnaast als agendacommissie en is tevens sparring partner van het CvB.
• De auditcommissie. Deze commissie heeft als hoofdtaak om een op de behoefte van de RvT toegesneden integrale control tool (inclusief Key Process Indicators) op te zetten en de resultaten daarvan te monitoren. Daarnaast adviseert de auditcommissie over de keuze voor de accountant.
De auditcommissie beoordeelt in eerste aanleg de begroting en de jaarrekening in samenhang met het accountantsonderzoek. De auditcommissie bespreekt en beoordeelt daarnaast in eerste instantie de financiële kwartaalrapportages en volgt nauwlettend het vermogensbeheer. Ook deze commissie rapporteert aan de RvT over haar bevindingen en adviezen.
Terugblik 2015
De Rvt heeft haar functie in 2015 naar tevredenheid uitgevoerd. Zij heeft haar toezichthoudende rol goed kunnen nemen en heeft deze rol kunnen uitdragen. De samenwerking tussen de RvT en het CvB verloopt naar wens; er is inhoudelijk goede afstemming. Ontwikkelingen binnen PlatOO kunnen worden gevolgd; rollen, taken en posities zijn helder en er is onderling respect en waardering voor ieders inbreng.
De RvT vervult hiermee duidelijk een toegevoegde waarde in het interne toezicht.
Om toezicht te houden op de voortgang van PlatOO werkt de RvT met een set van vooraf vastgestelde Key Process Indicators (KPI's). Deze KPI's zijn uitgewerkt in doelen en te bereiken resultaten. In 2013
4 2
-zijn de KPI's herijkt, mede met in achtneming van de te behalen doelen zoals vastgelegd in het
Strategisch Beleidsplan PlatOO 2012-2016. De RvT heeft zich in het vaststellen van de KPI's gericht op de onderdelen financiën, belanghebbenden, interne processen en kennis en innovatie.
Ook in 2015 had het College van Bestuur de opdracht om per kwartaal een voortgangsrapportage uit te brengen aan de Raad van Toezicht op basis van deze vastgestelde KPI's.
Tijdens de RvT-vergaderingen werden deze zoveel mogelijk kwartaalrapportages door CvB toegelicht.
Helaas is dit niet ieder kwartaal gerealiseerd, vanwege het faillissement van het administratiekantoor (Onderwijs Service Groep). Het College van Bestuur heeft de Raad van Toezicht tijdig ingelicht over het niet volledig inzicht kunnen geven in de financiële voortgang. Dit heeft met name gespeeld in het derde en vierde kwartaal van 2015.
In vervolg op het vastgestelde Treasury beleid, heeft CvB tevens voor de RvT halfjaarrapportages opgesteld inzake de financiële portefeuille van PlatOO.
In 2015 heeft de RvT in haar vergaderingen goed uitvoering kunnen geven aan haar toezichthoudende rol. Naast de te nemen besluiten zoals statutair vastgelegd, worden per kwartaal de rapportages besproken en worden de voor PlatOO maatschappelijk relevante thema's en ontwikkelingen geagendeerd.
De RvT heeft de voortgang van de nieuwbouwprojecten nauwlettend gevolgd te weten in Son &
Breugel, in Mierio en in Aarle-Rixtel.
In het kader van Bestuurskracht heeft de RvT haar functioneren onder de loep genomen en
verbeteringen en versterkende factoren in kaart gebracht om nog professioneler te kunnen werken.
De ontwikkelingen en groei van het openbaar onderwijs in de regio zijn nauwlettend gevolgd en het Passend Onderwijs is regelmatig inhoudelijk onderwerp van gesprek geweest.
De RvT is tevreden over deze opzet en vergaderingen worden goed en gestructureerd voorbereid. De verantwoording van het CvB naar RvT verloopt naar wens. Binnen de RvT heerst een positief lerend klimaat.
Op de agenda van de RvT stond in 2015 ook Passend Onderwijs alsmede de professionaliserings-agenda in het kader van bestuurskracht gepland.
In 2015 zijn er geen klachten bij de RvT binnen gekomen.
In 2015 is een start gemaakt met de Strategische beleidsontwikkeling in de vorm van een Strategisch Beleidsplan 2016-2020. In de RvT vergadering van december 2015 is de RvT hierbij betrokken. Een gezamenlijke vergadering hierover met RvT, GMR en directeuren wordt geagendeerd In 2016.
Activiteiten en scholing
De RvT heeft in 2015 vier reguliere vergaderingen gekend. De auditcommissie is 4 keer bijeen geweest evenals de remuneratiecommissie.
De RvT heeft specifieke activiteiten van PlatOO bijgewoond, zoals de nieuwjaarsreceptie en het PlatOO-onderwijscafé. In het najaar van 2015 heeft PlatOO haar 15-jarig bestaan gevierd, ook hierbij was een afvaardiging van de RvT aanwezig.
Ook bij het afscheid van 2 directeuren die met pensioen gingen was een afvaardiging van de RvT aanwezig.
In het voorjaar 2015 werd de jaarlijkse congres dag van de Vereniging van Toezichthouders in het Onderwijs (VTOI) gevolgd. Hieraan hebben dit jaar geen leden van de RvT deelgenomen.
Financiën RvT
De RvT leden hebben, zoals gebruikelijk en vastgelegd in het RvT reglement, vacatiegelden ontvangen voor hun RvT taken.
Er zijn kosten gemaakt voor het inhuren van expertise t.b.v. coördinatie sollicitatiecommissie, voor scholing en reiskosten. In totaal gaat het om een RvT kostenpost van € 20.000.
4 3
-Resumé
Resumerend kijken zowel de Raad van Toezichtleden alsook het College van Bestuur terug op een goed jaar.
De Raad van Toezicht wil de medewerkers van PlatOO bedanken voor hun inzet en tevens de ouders bedanken voor het vertrouwen in PlatOO.
Paul Scheeren
Voorzitter Raad van Toezicht
4 4
-I O C