Change management is noodzakelijk om een nieuwe methodiek zoals het diagnostisch traject, in een organisatie te implementeren. Het Integrale Organisatie en Veranderkundig model (IOV) is erop gebaseerd dat mensen in organisaties iets nieuws ontwikkelen en dat er mensen zijn die het nieuwe moeten accepteren en implementeren (Lievers, 2001). Het projectteam dient te beseffen dat zij volledig afhankelijk zijn van alle actoren voor een succesvolle implementatie van het nieuwe traject. Men moet dus geduld opbrengen, actoren duidelijk informeren en hen ook zodanig behandelen dat zij bij het project betrokken en vooral erkend worden. Het IOV-model bestaat uit 3 fasen, Unfreezing, Moving en Freezing.
Unfreezing:
De unfreezing fase heeft het losweken uit de bestaande toestand tot doel. Volgens Lievers (2001) is het allereerst een goede zaak degenen die straks de gevolgen van de gekozen oplossing moeten aanvaarden daarbij te betrekken. Dit kan onder andere door middel van informeren, werkgroepen of het nagaan waar weerstanden zitten.
Het tweede punt dat Lievers (2001) aandraagt is dat het losweken van de bestaande situatie niet onderschat mag worden. Men moet volledig begrijpen waarom de oude werkwijze niet meer voldoet. Men kan dit bereiken door de actoren mee te nemen in de analyse van de huidige situatie. De actoren moeten volledig beseffen hoe de huidige situatie verbeterd kan worden, zodat men ook achter de verandering kan staan. Lievers (2001) vervolgt met dat er rekening met hevige weerstand gehouden moet worden. Uiteindelijk zullen de deelnemers de nieuwe situatie moeten aanvaarden, pas als dit gelukt is ontstaat er plaats voor het herdefiniëren van hun situatie. Psychologisch inzicht is hierbij een noodzakelijke voorwaarde om de situatie in te schatten en dat inzicht toe te passen op de betreffende personen.
Moving:
Deze fase beslaat de werkelijke implementatie van de voorgestelde verandering. Volgens Lievers (2001) komen hier vragen aan de orde als:
¾ Hoe voeren we de verandering door? Hier kan gedacht worden aan het Big-bang implementatie principe of de phased implementatie benadering. Een Big-bang implementatie is een implementatie die ineens geheel wordt ingevoerd. Bij een phased implementatie wordt er gebruik gemaakt van verschillende stappen zodat de implementatie geleidelijk plaats vindt.
¾ Zijn er nog mogelijkheden tot bijsturing van de gekozen oplossing? ¾ Welke tijd is er voor de implementatie beschikbaar?
Ook moet er gedacht worden aan vragen als welke stappen er genomen dienen te worden om de verandering tot leven te roepen.
Freezing:
Als de implementatie geslaagd is dient deze situatie ‘bevroren’ te worden. Als eerste moet er dus gecontroleerd te worden of het beoogde effect van de verandering bereikt is. Het controleren van de gewenste situatie moet door middel van een evaluatieonderzoek naar vooraf vastgestelde waarden uitgevoerd worden. Heeft men de gewenste situatie bereikt, dan is de verandering geslaagd en kan de nieuwe situatie worden gewaarborgd en als ‘normaal’ worden beschouwd. Heeft de verandering echter niet het gewenste effect opgeleverd, dan moet de situatie opnieuw aangepast worden en is men terug bij de tweede stap, moving. Deze stap moet dan uiteraard weer opgevolgd worden door de laatste fase.
In de volgende subparagrafen zal het IOV-model op het diagnostisch traject toegepast worden. De eerste subparagraaf past de eerste stap van dit model toe op het diagnostisch traject. In de tweede subparagraaf wordt de implementatie van een diagnostisch pilot project voorbereid. De derde subparagraaf behandelt het wel of niet voortzetten van de pilot en welke (structurele) veranderingen hiervoor noodzakelijk zijn. De subparagrafen zijn geschreven aan de hand van de behandelde theorie in de eerste paragraaf over het IOV-model.
6.1.1 Voorbereiding implementatie (Unfreezing)
De voorbereidingen op de implementatie zijn op het moment van schrijven reeds gedeeltelijk genomen waar andere delen na het onderzoek plaats zullen vinden. Tijdens de voorbereidingsfase is reeds weerstand vanuit verschillende actoren ondervonden. Dit heeft geleid tot het samenstellen van een werkgroep en het beter informeren van de actoren. De werkgroep is belast met het mede opstellen van het diagnostisch traject door middel van feedback en discussie over de gedane voorstellen. Tevens moet de uitvoering en voorbereiding van de implementatie door de werkgroep overgenomen worden zodra het afstudeeronderzoek naar het diagnostisch traject is afgerond. In deze fase dienen de volgende stappen door de werkgroep voltooid te worden:
¾ Het gehele plan voor het diagnostisch traject moet op papier klaar zijn; ¾ De minimum eisen voor doorgang van het pilot moeten vastgesteld worden;
¾ Dit plan moet breed gedragen worden door de verschillende actoren (verpleegkundigen & specialisten);
¾ De deelnemende specialismen dienen het voorstel ondertekend te hebben;
¾ De nodige toestemming voor het implementeren van een pilot project dient gerealiseerd te zijn; ¾ Er dient met de radiologie overlegd te worden over het diagnostisch traject. Het plannen van
onderzoeken vanuit de SEH is namelijk nieuw op de radiologie. Plannen van onderzoek gebeurt wel op grote schaal op de radiologie, het gaat hier dus om informeren.
¾ Voorbereidingen voor de praktische implementatie dienen getroffen te zijn; ¾ Het besluit voor doorgang dient genomen te zijn;
¾ Het vaststellen van een implementatiedatum.
6.1.2 Implementatie diagnostische pilot (Moving)
De werkelijke implementatie bestaat uit een tijdpad waarin een aantal stappen genomen moeten worden. De volgende stappen moeten genomen worden voordat het diagnostisch traject van start kan gaan:
¾ Er moet een SEH verpleegkundige aangenomen zijn voor een tijdelijke periode van de pilot, dit is 6 maanden, tevens dient deze opgeleid te worden voor de taken van het diagnostisch traject; ¾ Deze diagnostisch verpleegkundige moet toegevoegd worden aan de werkgroep;
¾ De materialen gestald in kamer 14 hebben een andere ruimte gekregen;
¾ De werkplek dient gereedgemaakt te zijn, kamer 14 is voorzien van 3 bedden, 3 patiëntenbellen, gordijnen, stoelen, een pc en telefoon aan de wasbakzijde;
¾ Het dient de afdelingssecretaresses duidelijk gemaakt te worden wat hun taak is in de uitvoering van het diagnostisch traject, dit kan door middel van een korte instructie zoals omschreven in dit rapport;
¾ De reguliere SEH verpleegkundigen moeten weten wat hun nieuwe taak is binnen het diagnostisch traject, dit kan gedaan worden door middel van een korte instructie zoals omschreven in dit rapport;
¾ De deelnemende specialisten moeten weten wat van hen verwacht wordt binnen het diagnostisch traject.
¾ Er moet toestemming zijn om de verpleegkundigen de verschillende shared resources te laten reserveren voor het diagnostisch traject.
¾ Voor de werkelijke implementatie moet er een mededeling in het werkoverleg van de SEH worden gedaan wanneer het diagnostisch traject van start gaat;
¾ Het van start gaan moet mondeling en schriftelijk aan de deelnemende specialismen bekend gemaakt worden;
¾ Binnenplaats gebruik wordt beëindigd tijdens de openingsuren van het diagnostisch traject; ¾ Het diagnostisch traject kan van start gaan op de geplande datum.
De implementatie kan binnen relatief korte tijd gerealiseerd worden. Zodra het traject van start is gegaan dient er door de werkgroep op regelmatige basis geëvalueerd te worden hoe het verloop van het project gaat. Zonodig kan en moet er bijgestuurd worden, bijvoorbeeld de patiënt na het onderzoek doorsturen naar de poli waar de specialist aan het werk is. Het pilot project heeft een tijdsduur van 6 maanden.
6.1.3 Definitieve implementatie diagnostisch traject (Freezing)
In deze fase is het traject reeds enige tijd operationeel, het is echter nog steeds een pilot project. Er dient nu gemeten te worden of het diagnostisch traject het beoogde resultaat biedt. Deze metingen worden door een patiënttevredenheid enquête en een meting van de doorlooptijden gedaan.
De patiënttevredenheid enquête dient de tevredenheid van alle SEH patiënten te meten met dezelfde enquête die gebruikt is tijdens het patiënttevredenheid onderzoek in maart 2006. De enquête dient aangepast te worden aan het diagnostisch traject:
¾ Uit de enquête moet duidelijk blijken of een patiënt de diagnostische route gevolgd heeft of een reguliere SEH patiënt is.
¾ Er moeten minimaal 30 diagnostische patiënten gemeten worden voor een statistisch verantwoorde uitspraak over deze categorie.
¾ Voor de diagnostische patiënten dienen er vragen toegevoegd te worden over de privacy; ‘Vindt u de privacy voldoende gewaarborgd?’, ‘Heeft u last ondervonden van uw medepatiënten in de behandelruimte?’
De meting van de doorlooptijden moet op dezelfde manier uitgevoerd worden als in het onderzoek naar de doorlooptijden voor het diagnostisch traject in maart 2006. Dit gebeurt door de registratie gegevens uit Mirador te halen. Een format voor de ICT is beschikbaar bij Haayo Greydanus. Tevens dienen de aanmeldingstijdstippen verzameld te worden tijdens de meetperiode, dit moet door middel van handmatige registratie gebeuren. De gegevens van het laboratorium en de röntgen kunnen ingewonnen worden bij deze afdelingen. Tijdens de registratieperiode dient het duidelijk te zijn wie een diagnostische / reguliere patiënt is geweest. Deze scheiding kan gemaakt worden door het kamernummer op het moment dat de patiënt in behandeling is, kamer 14 is diagnostisch, overig is regulier. Er dient in de meetperiode rekening gehouden te worden met deze scheiding, er mag bijvoorbeeld geen reguliere patiënt in kamer 14 behandeld worden. Dit zou de meting vertroebelen. De resultaten van beide onderzoeken dienen vergeleken te worden met de gestelde doelen, dit zijn: ¾ De patiënttevredenheid mag niet lager zijn dan de gemeten waarden in de meetperiode van
maart 2006. Hier kan een onderscheid tussen diagnostische en regulier patiënten gemaakt worden.
¾ De doorlooptijden van de reguliere SEH patiënten mogen niet oplopen door het diagnostisch traject.
¾ De gemiddelde doorlooptijd van het diagnostisch traject dient op een niveau te liggen van maximaal 100 minuten.
¾ Aan het eind van de pilot moet er minstens 60 procent van de verwachte patiënten op het diagnostisch traject gezien worden. Dit is gemiddeld 6 patiënten per dag.
Als de normen niet gehaald zijn, dan is men terug bij stap 2 en dient het traject aangepast dan wel beëindigd te worden. Zijn de normen wel gehaald, dan kan men besluiten het diagnostisch traject voort te zetten. Afhankelijk van het patiëntenaanbod kan het traject binnen de SEH of als een nieuw op te zetten afdeling ‘SEH-poli’ voortgezet worden. Er dient een besluit over de manier van voortzetting genomen te worden en de daarbij benodigde ruimte en formatie. De werkwijze kan overgenomen worden uit de pilot fase. Er dienen echter aanpassingen te komen in het informatiesysteem zodat de patiëntenplanning, de reservering en beschikbaarheid van shared resources gedigitaliseerd kunnen worden.
Verder dient er binnen de werkgroep overleg gepleegd te worden over mogelijke samenwerkingsverbanden met de preoperatieve afdeling en de werkgroep eerste harthulp (EHH). Mogelijkerwijs kunnen sommige patiënten samengevoegd worden of rechtstreeks van de ene naar de volgende afdeling gaan, dit zou een grote plus kunnen zijn binnen de patiëntvriendelijkheid. In het conceptplan van de EHH wordt over twee verschillende routings gesproken. De ene is een diagnostische routing op de cardiologische afdeling. Samenwerking is hier misschien zeer goed mogelijk.
Een andere mogelijke verandering is het clusteren van de patiënten per specialisme zodat de afhandeling voor de specialismen handiger is te organiseren.