Wat is je functie en welke taken heb jij binnen de organisatie?
Mijn functie is webredacteur en ik houd me bezig met met name interne communicatie en ook externe communicatie.
Het digitale deel daarvan?
Met name digitaal, ja. Bij voorkeur.
En jullie zijn bezig met de wiki. Hoe zou je het platform wiki beschrijven? Wat is een wiki in jouw ogen?
Wiki is een verzamelplaats van informatie die relatief snel terug te vinden is. En waar iedereen een bijdrage aan kan leveren.
En waarvoor wordt de wiki gebruikt binnen de organisatie?
Voor statische informatie. Met name, hoeft niet. Met name naslag, maar naslag kan ook wel veranderen trouwens. Als je bijvoorbeeld tijdschema’s erin zet, of planningen of wat dan ook. Ik denk dat het meeste inderdaad voor statische informatie wordt gebruikt.
En hoe verhoud dat statische tot het grote voordeel dat je net noemde dat iedereen mee kan schrijven?
Ik denk dat als niet iedereen mee kan schrijven dan moet de moeite genomen worden om te mailen naar iemand en dat zal minder snel gaan dan wanneer je het even snel aan kan passen.
Dus iedereen op zijn eigen stukje kan daar dingen aanpassen.
Ja.
En kun je wat concrete voorbeelden noemen van hoe het gebruikt wordt?
Algemene naslag, dus informatie over bijvoorbeeld alle locaties die er zijn. Planningen, vergaderdata en agenda’s. Projecten. Kijk bij onszelf naar het nieuwe intranet, de lijst met verbeterpunten wordt bijgehouden. Van alles.
Je had het net ook over voordelen van de wiki, dat iedereen mee kan schrijven, dat het toegankelijk is, zijn er meer belangrijke voordelen?
Ik vind het een technisch voordeel dat je pagina’s makkelijk af kunt schermen. Ik weet niet of ik daar zo gelukkig mee ben, maar de informatie blijft beter te doorzoeken dan op een share. Dus ik van dat wel een voordeel van de wiki ook.
Dus dat je bepaalde informatie af kunt schermen.
Ja. Alleen zichtbaar voor bepaalde mensen. De ene kant ben ik voor transparantie, maar er zijn situaties en dan vind ik het toch onhandig dat het niet kan.
Zitten er ook nadelen aan de wiki?
Misschien wel dat wij van communicatie - of de webredactie - er teveel op vertrouwen dat informatie goed bijgehouden wordt. En een ander nadeel is dat een aantal mensen teveel angst zullen hebben. Die angst bij mensen vind ik wel een nadeel want het is gewoon flauwekul.
De drempel dat je publiceert voor het hele bedrijf, dat is de angst die mensen hebben.
Ja.
Ik ga door naar basic informatie die iedereen nodig heeft. Werkinstructies, procedures, hoe pak je dingen op. Op wat voor manier wordt dit op het moment gecommuniceerd?
Dus gewoon documenten die op een schijf staan en daarop te benaderen zijn.
Ja. En zo nu dan wordt misschien per mail nog wat rondgestuurd. Of dat mensen met a4-tjes voor zich zitten. Maar in elk geval niet zo efficiënt als via de wiki.
En procedures? Bijvoorbeeld hoe je zalen aanvraagt, hoe organiseer je dingen?
Dat soort naslagwerk staat allemaal onder intranet in eigen subsites. Procedures voor het advertentiebedrijf staan bijvoorbeeld op subsites.
En je zei dat het niet zo efficiënt is als de wiki. Zouden dit soort dingen makkelijk over gezet kunnen worden? Moeten worden?
Ja. Die moeten overgezet worden naar worden. Naslag.
Gaat het dan om procedures, vaststaande informatie of denk je dat ook buiten dat informatie geplaatst kan worden.
Zeker ook buiten dat. Wat ik al noemde bijvoorbeeld de vergaderdata die we hebben, deadlines wanneer dingen ingeleverd moeten worden, al dat soort dingen.
En is het dan alleen zakelijke informatie of kun je ook meer persoonlijkere dingen kwijt.
Jawel, op je eigen pagina. Daar kan iedereen kijken dus als je dat wil dan kan dat. Het is primair voor mijn zakelijk, maar ik vind het prima dat het mogelijk is dat mensen zich uit kunnen leven op hun eigen pagina.
Ja, gewoon alle ruimte krijgen om dat te gebruiken. En heb je het idee dat werknemers relevante informatie makkelijk kunnen vinden op de wiki?
Nee, want ze zijn gewend aan een goede navigatie en minder gewend om met zoekopdrachten te werken. Dus daar moeten we misschien wat aan doen.
Oké, dus ze zijn gewend om via een boomstructuur hun pad te vinden?
Ja, en niet om te werken met zoekopdrachten. En zeker niet met zoekopdrachten waarbij je argumenten meegeeft.
En vindt je dat iets wat zou moeten veranderen?
Ja, ik denk wel dat we daar nog iets te doen hebben ja. Op zichzelf vind ik het zoeksysteem van de wiki best wel goed. Je moet alleen even weten hoe het werkt. Dus mensen mopperen nou nog wel dat ze iets niet terug kunnen vinden maar als ze dan de zoekfunctie gebruiken zijn ze toch redelijk snel ter plekke. Dus ik moet dat uitleggen.
En heb je ook het idee dat mensen al zoekend door de wiki de organisatie ook beter leren kennen? Meer dingen tegenkomen die ze niet kenden.
Ja, ze zullen informatie zien die ze niet zagen. Dat hebben ze nu in één keer makkelijk voor zich. Dus op die manier, ja. Als je niet op de wiki zou kijken, zou je ook geen moeite hebben gedaan om iets op te zoeken, qua informatie. Als ik drie maanden naar huis gaan, dan heb ik niet heel veel gemist, maar ga ik toch naar andere dingen kijken.
Dan ga je direct doorzoeken wat er is gebeurd, wat er is bijgekomen.
Ja, precies.
Veiligheid, betrouwbaarheid van informatie op de wiki. Is informatie de wiki te vertrouwen, klopt het wat er staat?
Ja, ik denk 98,2 % wel.
Is dat puur omdat iemands naam zichtbaar is, of denk je überhaupt - ook wanneer het anoniem is - dat wanneer het voor een organisatie is dat...
Ik denk wel dat het belangrijk is dat de naam zichtbaar is. Ik denk dat 90 % zeg maar echt zijn best doet om
betrouwbaar te zijn, maar dat er ook wel een aantal mensen zijn die er plezier in kunnen hebben om even te zieken. En dan verder niet kwaad bedoelt, maar gewoon even plezier hebben. En dan is het wel handig dat er een naam bijstaat, dat je gewoon daarop aanspreekbaar bent of dat je makkelijk kunt herstellen.
En levert het ook een soort van drempel op? Dat mensen minder snel gaan delen juist omdat hun naam daar staat?
Zou in theorie zo kunnen zijn, ik heb daar geen ervaring mee.
Niet gehoord: joh, ik wil mijn naam daar niet hebben staan, dus ik ...
...nee. Die angst was ergens anders. Angst was om er iets op te zetten wat door een ander verkloot kon worden. Dat heb je bij ons heel erg gezien bij P&O. Ongelofelijk ageren tegen. Conservatief. Met name bang omdat men bang was dat anderen eraan konden zitten, dingen aan konden passen.
Oké, dus bepaalde informatie moet beschermd worden
Ja, die faciliteit hebben we ook. We kunnen zo maken dat je het beschermt.
Denk je ook dat wanneer de naam van een bijdrager bekend is, dat dit de kwaliteit van de bijdrage verhoogt?
Dat zou bij sommige mensen wel zo kunnen werken denk ik. Ik zeg niet dat dat bij iedereen zo werkt. Maar mensen die al kritisch zijn tegenover zichzelf zullen misschien nog een stapje extra kritisch zijn. Mensen die niet kritisch zijn, zal het ook een worst wezen hoe het nou precies zit.
In hoeverre ben je het eens met de stelling dat medewerkers toegang zouden moeten hebben tot zoveel mogelijk informatie?
Ik zou het anders zeggen, tot zoveel mogelijk relevante informatie. Ze hoeven niet overal toegang toe te hebben. Transparantie ja, maar als het teveel en te leuk is gaat het wel ten koste van andere dingen. Maar in kader van transparantie, het democratisch karakter, zeg ik ja ze mogen alles doen. Maar als het allemaal heel erg leuk is...
En als je de vergelijking makt tussen heel toegespitste, relevante informatie of juist heel breed, waar je alles kunt zien, maar met het gevaar op een overload?
Dan bied ik teveel aan. Ik heb meer de houding dat er vaak te terughoudend wordt gedacht en dan ga ik aan de andere kant zitten en doe ik zoveel mogelijk.
Binnen een organisatie wordt allerlei informatie gedeeld, wat kunnen redenen zijn om dit niet te doen? Is het een cultuur dat mensen informatie delen en zijn er ook obstakels waardoor dat niet gebeurt?
Nou, je hebt binnen ons bedrijf ook dat mensen concurrenten van elkaar zijn. Dan willen ze gewoon bepaalde
informatie niet delen omdat ze denken: “als zij dat kunnen zitten ze bij mijn winkeltje”. Dus het is niet zo dat binnen dit bedrijf iedereen zichzelf als collega beschouwt, het zijn ook concullega’s. Dat is een rem voor mensen om te publiceren.
Ik heb een voorbeeldje gehoord dat iemand een heel handig adres heeft voor poster, het grafisch ontwerp van dingen, en de drukker was goedkoper, handiger. Maar die zou dat zeker niet op de wiki zetten. Omdat anderen dan ook gebruik maken van haar handige...en dan zie je dat je niet één bedrijf bent.
Andere reden om niet iedereen alles te laten zien heeft te maken met vertrouwelijke stukken. P&O informatie, management informatie, onderzoeken, marketing intelligence, dat soort dingen. Specifiek voor het management onderzoek gedaan. Bepaalde cijfers die je niet publiekelijk wil hebben maar die wel voor bepaalde managers toegankelijk moeten zijn.
Wordt het vanuit de afdeling communicatie gestimuleerd? Dat men informatie deelt?
In elk geval door mij. Ik ben een groot voorstander van delen. Door heel snel te suggereren om het op de wiki te zetten. Bijvoorbeeld als ik denk dat iets toegankelijk moet zijn
In hoeverre vind jij structurering van de informatie op de wiki nodig? Je had het eerder over zoeken en die boomstructuur tegenover een platte structuur...
Ik vind een bepaalde structurering wel gewenst omdat je gewoon anders krijgt dat een gedeelte wel structuur en anderen niet. Ik heb er zelf ook wel structuur in gebracht, maar dan zie je ook weer dat er een afdeling ICT is waar dingen onder kunnen staan, maar dat er ook een stuk ICT ineens weer op het hoogste niveau wordt gezet. Dan heb ik liever wat structuur dat ik het op de juiste plekken neerzet, zeg maar. Maar dat zal wel weer een rem zijn voor mensen om het erop te zetten. Maar ik ben er toch een voorstander van, structuur, omdat je toch op zoek gaat naar voor de hand liggende plekken.
En dan binnen een hiërarchische structuur. Zo zit de organisatie in elkaar en zo is het ook handig dat de informatie wordt ingedeeld.
Ik weet niet of je het per sé op hiërarchie moet doen. Misschien ontwikkelt zich dat ook wel. Maar er moet wel een bepaalde logica in zitten denk ik en niet willekeurig alles maar op het hoogste niveau dumpen.
En ligt die verantwoordelijkheid dan bij degene die het erop zet of kijk je zelf ook naar dingen die je ergens anders onder zou willen brengen?
Ik vind primair bij degene die het erop zet ja, maar ik kan me ook voorstellen dat niet iedereen daar evenveel inzicht in heeft en dat je dan zelf een helpend handje moet wezen.
Dus gebruikers zijn niet altijd zelf in staat om een goed werkende structuur aan te brengen.
Zijn wel in staat, maar misschien wel te lui. Meeste gebruikers zijn wel in staat volgens mij en een gedeelte daarvan is gemakzuchtig en een gedeelte is misschien wat minder kritisch wat dat betreft.
Nog twee vragen over de kwaliteit van de software. Zijn er hele sterke of juist hele zwakke punten van de software die jullie gebruiken?
Ik heb het idee dat het vrij soepel gaat, volgens mij. Maar goed, het is html, dus hebt ook de gebreken die html ook heeft. Werken met tabellen is klote, tabs en dat soort zaken. Maar het is wel weer zo dat je met deze gemakkelijker tabellen importeert dan bijvoorbeeld op intranet. Gewoon kopiëren. Maar ik vind het nou wel vrij redelijk, in het begin was het nog niet helemaal top. Dus ik vind het wel redelijk.
En zijn er nog grote zwakke punten in de software?
Ik zit even te denken aan wat er recentelijk nog fout gaat. Nou, weet wat misschien ook wel een beetje een makke is, is dat sommige dingen net even anders gaan dan andere applicaties die ze hebben. En dat mensen toch altijd even zoeken moeten. Maar ja, dat hou je toch.
En was de kwaliteit van de software van invloed op de acceptatie van de wiki?
Ja, in het begin zeker. Als iets niet werkt dan is dat heel fnuikend, zeker in de beginsituatie. En dan moet je gewoon een doorzetter zijn wil je daar niet over struiken. Wij hebben er belang bij en zullen dan niet zo snel struikelen, maar heb je er minder belang bij dan zal men struikelen. Dus in de beginsituatie is het van groot belang dat de software goed is, goed werkt.
I.2 Interview twee
Wat is je functie?
Ik ben hoofd communicatie
En welke taken heb je binnen de organisatie?
Ik doe alles op het gebied van communicatie. Intern en extern, van sponsoring tot voorlichting en van de website tot de visitekaartjes.
In hoeverre bent u bekend met wiki’s?
Als een kennisinstrument. Een encyclopedie van kennis die door iedereen kan worden aangevuld of bijgewerkt.s
Hoe zou u een wiki beschrijven?
En wat zijn dan de grote voordelen? Of nadelen?
Werknemers hebben hele elementaire informatie nodig bij het uitvoeren van hun werk, zoals werkinstructies. Hoe worden deze binnen uw organisatie verspreid?
De meeste professionals zijn eigenlijk hun eigen baas en dat heeft veel effect op dit soort stromen. Zij zijn de autoriteit op hun gebied en hebben daarom minder dit soort informatie nodig. Ons intranet is nog zeer beperkt, bevat nu nog vooral een smoelenboek. De informatie die wel gedeeld dient te worden wordt nu dan ook meestal mondeling of door middel van papier verspreid.
Verwacht je dat wanneer de communicatie meer wordt opengesteld, wanneer mensen mee kunnen schrijven, dat dat dan ook de betrokkenheid bij de communicatie verhoogt?
Nou ja, ik denk dat in eerste instantie aan een wiki, iemand dat toch heel erg op de inhoud ingaat. Omdat er een hoge werkdruk heerst, dat heeft alles met de inhoud te maken, met voor cliënten klaarstaan. En van elkaar horen hoe zaken zijn afgelopen. Als het echt op de inhoud gebaseerd is, en niet op een nieuwsberichtje waar men vanuit de fun op kan reageren, dan zie ik daar wel...dan denk ik dat mensen daar wel op gaan reageren.
En op intranet staat nu meer zakelijke informatie?
Nou, dat valt eigenlijk nog wel mee. Het is nu vooral een smoelenboek, wat ook functioneert als een telefoonlijst natuurlijk, je kunt snel mensen vinden. Ja, en communicatie zet daar dingen op, facilitaire zaken zet daar dingen op. Spreekkamers...Het is meer een beetje de ondersteuning dat gebruik maakt van intranet dan de professionals zelf.
Als je kijkt naar externe sites zoals wikipedia. Daar zie je vaak dat mensen de informatie naar hun eigen hand zetten. Binnen organisaties zijn mensen met naam bekend en hebben ze ook die naam te beschermen. Denk je dat het daardoor heel anders wordt?
Ja, hier wel. Ik denk dat het dan juist een middel wordt waarbij ze hun deskundigheid kunnen laten zien. Men waakt wel voor foutieve informatie, zeg maar. Dat kost je de kop. Nou ja, zo hard is het niet, maar het zijn wel allemaal mensen waarbij het gaat om kennis. Het zijn specialisten, dus als ze er iets opzetten dan zijn ze daar redelijk zeker van.
Wat zouden motieven zijn om iets op de wiki te zetten?
Tijdwinst door kennisdeling. Die eerste drempel is vrij hoog, want het kost jou tijd om er iets op te zetten dus wat heb jij er dan direct aan. Maar ik kan mij voorstellen dat bijvoorbeeld beginnende advocaten hebt, die worden drie jaar lang min of meer begeleid, dat een patroon met meerdere beginnende advocaten sneller iets op de wiki zet en verwijst dan het aan iedereen uitlegt. Ook als een soort van achtergrondinformatie waar ze altijd weer bij kunnen.
Ja, dat denk ik. En juist omdat de tijdsnood nogal veel voorkomt. Dan zou dat nog wel eens een middel kunnen zijn. Maar je hebt ook te maken met een groep mensen die heel verschillend zijn in hoeverre ze digitaal ingevoerd zijn, dus dat maakt het ook lastig.
Een soort van generatiekloof?
Ja, absoluut.
Als je zelf wikipedia raadpleegt, vertrouw je zo’n bron?
Ja, vrij snel. Ik let dan op bronvermelding, wie het heeft toegevoegd. Het hangt er ook heel erg van af wat ik opzoek. Als ik redelijk oppervlakkig informatie zoek en ik vind dat snel, dan vind ik dat prima zo. Maar als ik echt voor mijn werk iets zou zoeken zou ik daar mee naar kijken en dan zou ik misschien ook nog even verder zoeken of ik nog een andere bron kan vinden. Maar in principe denk ik ook wel...er kijkt ook een hele redactie nog mee dan.
Dan denk ik dat wanneer je bronnen hier in gaat zetten, dat de bron makkelijk te vertrouwen is.
Ja.
Je vertelde wat over de cultuur, dat mensen hun eigen discipline bewaken. Denk je dat ook een extra drive geeft om mee te werken aan de wiki?
Ja, daar zou ik dan wel op gokken inderdaad. Dat is dan volgens mij ook de enige kans van slagen, als mensen dat niet zo zien dan heeft het weinig zin.
In hoeverre ben je het eens dat medewerkers zoveel mogelijk toegang zouden moeten hebben tot informatie?
Tot ver. Concurrentiegevoelige informatie heb je hier natuurlijk ook. Als het met één klik in de mail naar buiten toe terecht komt... Dat zou hier toch een grote rol gaan spelen, dat we echt met richtlijnen gaan werken. Dat ze echt zeggen dat het vakinhoudelijk moet zijn, het niet over specifieke zaken mag gaan. Pure jurisprudentie of nieuwe wetgeving, dat