10.1. JAARREKENING 2019 - OMSLAGTABEL
NUMMER & NAAM 10. Interne werking
ONDERWERP 10.1 Jaarrekening 2019 - Omslagtabel BEHANDELENDE CLUSTER Ondersteuning - Boekhouding CONTACTPERSOON Bart Casier / Saskia Fermont
MEERJARENPLAN 2019-2025 SD10: Het verzekeren van een performante werking, organisatie en relatie met stakeholders
ACTIEPLAN SD10 - Een correct en transparant financieel beleid
Voor het afsluiten van de boekhouding van 2019 en de opmaak van de daaruit volgende jaarrekening, leggen wij aan de raad van bestuur een voorstel voor om de kosten van algemene functies en diensten te verdelen over de verschillende werkdomeinen van Interwaas onder de vorm van een omslagtabel.
BESLISSING
De raad van bestuur keurt de omslagtabel goed en geeft opdracht om de jaarrekening 2019 voor te bereiden op basis van de omslagtabel.
10.2. PERSONEEL
10.2.1. PERSONEEL - AANWERVINGEN
NUMMER & NAAM 10. Interne werking
ONDERWERP 10.1 Aanwervingen personeel
BEHANDELENDE CLUSTER Ondersteuning - Personeel
CONTACTPERSOON Liesbeth Behiels
MEERJARENPLAN 2019-2025 SD10: Het verzekeren van een performante werking, organisatie en relatie met stakeholders
Woonwijzer:
Op de raad van bestuur van 5 februari werd de goedkeuring gegeven om de wervingsprocedure op te starten voor een voltijds loketmedewerker Woonwijzer/Energiehuis op B-niveau en een voltijds technische controleur
Woonwijzer op C-niveau. We leggen de resultaten van de interne procedure voor en informeren de raad van bestuur over de stand van zaken van de externe wervingsprocedure.
Mobiliteit:
In zitting van 2 oktober en 6 november, gaf de raad van bestuur opdracht om de wervingsprocedure te starten voor Projectmanager mobiliteit ( 1FT A-niveau) - beleid en actiegerichte uitvoering. Uit de aanwervingscampagne van
oktober 2019 is echter nog geen projectmanager aangeworven. Gezien de specificiteit van deze vacature vragen we aan de raad van bestuur of we voor deze aanwerving beroep mogen doen op een werving- en selectiekantoor.
Cultuur: Erfgoedcel:
We vragen de goedkeuring van selectieprocedure en de functieomschrijving coördinator erfgoedcel.
BESLISSING
• Woonwijzer:
o De raad van bestuur neemt kennis van het feit dat er geen interne kandidaten zijn voor de functies Deskundige wonen en energie en technisch controleur woningkwaliteit en leegstand.
o De raad van bestuur neemt kennis van de stand van zaken van de externe wervingscampagne en gaat akkoord met de procedure.
• Mobiliteit:
o De raad van bestuur keurt de functiebeschrijving van de projectmanager Mobiliteit goed.
o De raad van bestuur geeft opdracht om een voorstel van samenwerking uit te werken met een wervings- en selectiekantoor.
• Cultuur: Erfgoedcel:
o De raad van bestuur keurt de functiebeschrijving van de coördinator Erfgoedcel Waasland goed.
o De raad van bestuur geeft opdracht voor een interne selectieprocedure voor coördinator Erfgoedcel Waasland.
10.2.2. PERSONEEL – VERLENGING CONTRACTEN
NUMMER & NAAM 10. Interne werking
ONDERWERP 10.2 Verlenging contracten
BEHANDELENDE CLUSTER Ondersteuning -Personeel
CONTACTPERSOON Liesbeth Behiels
MEERJARENPLAN 2019-2025 SD10: Het verzekeren van een performante werking, organisatie en relatie met stakeholders
ACTIEPLAN SD10 - Een eigentijdse organisatie- en personeelsbeleid
BESLISSING
• De raad van bestuur gaat akkoord met de verlenging van het contract van Nele Defruyt tem 31/12/2020.
• De raad van bestuur gaat akkoord met de aanstelling van Kerensa Verhoosel als projectmedewerker cultuur met een contract van onbepaalde duur vanaf 1 januari 2020. De raad van bestuur is akkoord om het contract van Kerensa Verhoosel vanaf 1 juni 2020 om te zetten in een contract voor 0.8 FTE.
10.2.3. PERSONEEL – AANSTELLING INTERN PREVENTIEADVISEUR
NUMMER & NAAM 10. Interne werking
ONDERWERP 10.4 Intern preventieadviseur - vertrouwenspersoon BEHANDELENDE CLUSTER Ondersteuning - Personeel
CONTACTPERSOON Saskia Fermont
MEERJARENPLAN 2019-2025 SD10: Het verzekeren van een performante werking, organisatie en relatie met stakeholders
BESLISSING
De raad van bestuur beslist om de deskundige HR, Liesbeth Behiels aan te stellen als intern preventieadviseur en haar voor te dragen als vertrouwenspersoon.
10.2.4. PERSONEEL VERTROUWELIJK – WERKGROEP ORGANISATIE EN ONTWIKKELING
NUMMER & NAAM 10. Interne werking
ONDERWERP 10.1 Werkgroep organisatie en ontwikkeling BEHANDELENDE CLUSTER Ondersteuning - Personeel
CONTACTPERSOON Liesbeth Behiels
MEERJARENPLAN 2019-2025 SD10: Het verzekeren van een performante werking, organisatie en relatie met stakeholders
ACTIEPLAN SD10 - Een eigentijdse organisatie- en personeelsbeleid
BESLISSING
De raad van bestuur gaat akkoord met de heropstart van de werkgroep Organisatie en Ontwikkeling en het voorstel van samenstelling.
10.3 COMMUNICATIE – WEBSITE EN NETWERKMOMENT
NUMMER & NAAM 10. Interne werking
ONDERWERP Nieuwe website Interwaas
BEHANDELENDE CLUSTER Ondersteuning - Communicatie
CONTACTPERSOON Koen Dewanckel
MEERJARENPLAN 2019-2025 SD10: Het verzekeren van een performante werking, organisatie en relatie met stakeholders
ACTIEPLAN SD10 - Communicatie met stakeholders en bestuur intensifiëren
10.3.1. ONTWIKKELING NIEUWE WEBSITE
Interwaas is toe aan een nieuwe website. Die moet klantvriendelijker en overzichtelijker zijn. Interwaas wil daarvoor een beroep doen op het bedrijf Paddle binnen het raamcontract met de Vlaamse Overheid. De structuur van de website wordt gebaseerd op een externe en interne bevraging. Ambitie is de nieuw website eind dit jaar operationeel te hebben.
BESLISSING
• De raad van bestuur beslist akkoord te gaan met de offerte van Paddle om binnen het kañooh raamcontract van de Vlaamse Overheid de nieuwe website van Interwaas te ontwikkelen en de medewerkers van Interwaas op te leiden voor de ontwikkeling en het beheer van de site ten bedrage van 22.787,85 euro (BTW
inbegrepen).
• De raad van bestuur beslist akkoord te gaan met de offerte van Paddle voor het abonnement voor de website ten bedrage van 4.457,64 euro per jaar binnen het raamcontract en 3.684 euro (telkens BTW incl.) daarna.
10.3.2. DATUM NETWERKEVENEMENT
De raad van bestuur van woensdag 5 februari 2020 gaf opdracht een netwerkevenement te organiseren en daarvoor een geschikte datum te zoeken.
VOORSTEL VAN BESLISSING
• De raad van bestuur beslist akkoord te gaan met de datum van donderdag 18 juni voor de organisatie van een netwerkevenement in het gebouw van de Confederatie Bouw, Kleine Laan 29 in Sint-Niklaas.
• De raad van bestuur geeft de communicatieverantwoordelijke de opdracht een ander onderwerp en een ander gastspreker te zoeken.
10.4 FACILITYBELEID - FIETSENSTALLING
NUMMER & NAAM 10. Interne werking
ONDERWERP Fietsenstalling Interwaas
BEHANDELENDE CLUSTER Ondersteuning - Facilitybeheer
CONTACTPERSOON Eddy Weyn
MEERJARENPLAN 2019-2025 SD10: Het verzekeren van een performante werking, organisatie en relatie met stakeholders
ACTIEPLAN SD10 - Een optimale werkomgeving voor medewerkers (facilitybeleid)
Plaatsing van een overdekte fietsenstaling op de parking.
BESLISSING
De raad van bestuur beslist tot aankoop van de Velo-Boxx t.b.v. 19.755,00 euro incl. BTW en plaatsing en fietsenrekken.
10.5.INFORMATIEVEILIGHEID
NUMMER & NAAM 10. Interne werking
ONDERWERP Informatieveiligheid
BEHANDELENDE CLUSTER Ondersteuning - ICT
CONTACTPERSOON Saskia Fermont
MEERJARENPLAN 2019-2025 SD10: Het verzekeren van een performante werking, organisatie en relatie met stakeholders
ACTIEPLAN SD10 - Een eigentijdse organisatie- en personeelsbeleid
10.5.1. AANSTELLING VAN EEN FUNCTIONARIS VOOR GEGEVENSBESCHERMING
In het kader van de Aanbeveling 04/2017 van 24 mei 2017 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, betreffende de aanwijzing van een functionaris voor gegevensbescherming in toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vragen wij de rvb om de heer Paul Schelleman van eGov, Provincie Oost-Vlaanderen aan te stellen als functionaris voor gegevensbescherming (FG) voor Interwaas.
BESLISSING
De raad van bestuur beslist om de heer Paul Schelleman van eGov, provincie Oost-Vlaanderen aan te stellen als Functionaris voor Gegevensbescherming voor Interwaas op basis van de samenwerkingsovereenkomst
Informatieveiligheidsconsulent dd 1 februari 2016.
10.5.2. PROCEDURE UITOEFENING RECHTEN AVG
Wij leggen aan de raad van bestuur ter goedkeuring de procedure voor volgens dewelke betrokkenen van wie Interwaas persoonsgegevens verwerkt, hun rechten kunnen laten gelden.
BESLISSING
De raad van bestuur keurt de procedure uitoefening rechten AVG dd 3 maart 2020 goed.