Interne beheersing en controlesysteem

De KNAW hanteert een besturingsmodel van integraal management op decentraal niveau. Daarbij zijn bepaalde bevoegdheden op het gebied van onderzoek en de bedrijfsvoering binnen de instituten op grond van de mandaatregeling gemanda- teerd aan de instituutsdirecteuren.

De algemeen directeur van de KNAW voert samen met de president of vicepresident en een ander lid van het bestuur van de KNAW twee keer per jaar bestuurlijk overleg met elk van de instituten. Elk instituut heeft twee portefeuillehouders in het bestuur, de president of vicepresident en één ander bestuurslid. In het voorjaar gaat het bestuurlijk overleg over de gerealiseerde prestaties en de jaarrekening over het afgelopen jaar, en in het najaar over de plannen en de begroting voor het komende jaar. Alle instituten rapporteren minstens vier keer per jaar over de financiële ontwikkelingen en de bijsturingsmaatregelen.

De halfjaarlijkse bestuurlijke overleggen vormen een van de belangrijkste pijlers van het interne risicobeheersings- en controlesysteem. Andere belangrijke pijlers zijn de interne governance, de strategische meerjarenplanning en de jaarlijkse plan- ning- & controlcyclus. De KNAW heeft een volwaardige planning- & controlcyclus. De basis daarvan is het interne allocatiemodel dat bepaalt hoe de middelen worden verdeeld, gegeven de strategische doelstellingen. De begrotingscyclus bestaat

verder uit richtlijnen en kaders, meerjarige begrotingsplannen van alle individuele organisatieonderdelen, een meerjarige investeringsagenda en een meerjarige cashflowprognose. Het geheel hiervan vormt de basis van de geconsolideerde meerjarenbegroting van de KNAW. Het bestuur keurt de begrotingsplannen van alle organisatieonderdelen goed.

De controlcyclus bestaat uit kwartaalrapportages door alle organisatieonderdelen aan de directie van de KNAW. Deze periodieke voortgangsrapportages bevatten analyses van de belangrijkste verschillen tussen de gerealiseerde resultaten en de begroting, met daarnaast een eindejaarsprognose, voorzien van een toelichting. De laatste kwartaalrapportage van het boekjaar heeft het karakter van een jaar- rekening en geldt als een verantwoordingsdocument van het betreffende organisa- tieonderdeel.

Behalve op deze pijlers is het systeem van interne risicobeheersing gestoeld op reglementen en procedures, gericht op het verschaffen van redelijke waarborgen en het beperken van risico’s. De belangrijkste onderdelen hiervan:

• De door het bestuur goedgekeurde Regeling Standaardmandaat, waarin de mandatering van bevoegdheden per instituut en organisatieonderdeel zijn vastgelegd.

• Normatieve bandbreedtes voor de belangrijkste financiële indicatoren op centraal en decentraal niveau voor solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit. Het bestuur wordt minimaal twee keer per jaar geïnformeerd over de ontwikkeling van deze indicatoren.

• Een jaarlijkse Letter-of-Representation, waarin instituutsdirecteuren verklaren in te staan voor de volledigheid en juistheid van de informatie over hun eigen instituut.

• Een Treasury Statuut en een Beleggingsmandaat die voldoen aan de Regeling Beleggen en Belenen. De KNAW maakt daarbij geen gebruik van derivaten.

• Halfjaarlijkse bijeenkomsten van de Financiële Auditcommissie, waarbij belang- rijke financiële ontwikkelingen en de status van het interne beheersing- en controlesysteem zijn geagendeerd. Bij deze bijeenkomsten zijn ook de algemeen directeur, de secretaris van het bestuur, het stafhoofd Financiën en de externe accountant aanwezig.

• De Regeling Nevenwerkzaamheden.

5.5 Risicomanagement

De KNAW wil met haar strategische agenda en door zorgvuldige besluitvorming op een verantwoorde manier omgaan met de publieke middelen en streeft ernaar dat de gestelde doelen met zo groot mogelijke waarschijnlijkheid gehaald worden. De KNAW is een publieke organisatie met een goede reputatie die zij wenst te behouden.

Uitgangspunten hierbij zijn dat het vooraf goed nadenken over en het bespreken van risico’s in relatie tot voorgenomen besluiten en investeringen substantieel bijdraagt aan de realisatie van plannen in termen van tijd, geld, imago, kwaliteit en veiligheid. Bovendien gaat het niet per se om het vermijden van risico’s, maar om het creëren van de juiste afwegingskaders. Daarbij is risicomanagement voor de KNAW een strategisch proces. Het is daarom zoveel mogelijk geïntegreerd in

bestaande processen zoals planning & control, besluitvorming en projectmanage- ment (zie ook het kader).

• Risicomanagement is een lijnverantwoordelijkheid. Dat betekent dat insti- tuutsdirecteuren verantwoording afleggen aan het bestuur en directie van de KNAW in de periodieke bestuurlijke overleggen. Afdelingshoofden leggen verantwoording af aan hun directeur. Medewerkers aan hun leidinggevenden.

• In de oplegnotities bij bestuursstukken, zoals conceptbrieven en concepto- vereenkomsten en voorgenomen besluiten, wordt expliciet aandacht besteed aan het beheersen van risico’s.

• Risicomanagement is een cyclisch proces. Ten minste eenmaal per jaar wordt op ieder niveau in de organisatie een integrale risico-inventarisatie en –analyse uitgevoerd waarbij ook maatregelen worden benoemd. Het verslag hiervan vormt het risicomanagementplan van de betreffende eenheid.

• Bij ieder project (en in elk geval bij de projecten uit het programma Optimalisatie Bedrijfsvoering) vindt bij de kick-off met de projectgroep een gezamenlijke risico-inventarisatie en –analyse plaats en worden afspraken gemaakt over het treffen en volgen van maatregelen gedurende het project. In ieder projectvoorstel staat een risicoparagraaf. Halverwege het project wordt het risicobewust werken met de projectgroep geëvalueerd.

• De resultaten van de bovenstaande activiteiten worden verwerkt in het

jaarverslag van de KNAW, waarmee de KNAW publiek verantwoording

aflegt over haar omgang met risico’s. Risicobewust werken in 2017

De vastgestelde procesgang voor risicobewust werken is in de periode 2016-2017 volledig doorlopen. In het voorjaar van 2017 hebben we een tussenevaluatie van risicobewust werken uitgevoerd. Op basis hiervan is een nieuwe, beknopte handleiding voor risicobewust werken geschreven. In het derde kwartaal van 2017 zijn risicomanagementplannen ingediend. Daarmee is de KNAW de tweede cyclus ingegaan. In het Risicomanagementplan KNAW 2018 is het risicobewust werken van 2017 geëvalueerd.

Wat gaat goed?

Het bewustzijn rond risicobewust werken is verhoogd. Het onderwerp leeft meer in de organisatie en staat meer op de agenda. Maatregelen zoals de datastewards en de implementatie van het privacybeleid zijn onderwerp van gesprek. Daarnaast zijn de risicomanagementplannen inhoudelijker en beter gerelateerd aan de ambities en doelen. Ook zijn ze beter onderbouwd dan vorig jaar. Bovendien zijn de plannen meer het product van interactie met diverse personen in het instituut of de stafafdeling.

Wat kan beter?

Bij het inventariseren van de risico’s kan de ‘werkvloer’ nog meer betrokken wor- den. Ook kan vaker een historische en omgevingsanalyse (‘boekenonderzoek’, door te kijken naar financiën, reserveringen, verzekeringen, meldingen op divers gebied) gebruikt worden voor de inventarisatie en analyse van de risico’s. Daarnaast zou er meer gedaan kunnen worden aan de integratie van risicobewust werken in de normale bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld bij de bespreking van onderwerpen en het nemen van besluiten in vergaderingen en door tijd en budget vrij te maken voor het nemen van maatregelen. Bovendien kan de formulering van de risico’s beter, vooral

als het gaat om het redeneren vanuit (strategische) ambities en doelstellingen. Ook kunnen de maatregelen concreet worden geformuleerd.

Risicobereidheid

Binnen de KNAW bestaat bereidheid om op wetenschappelijk terrein risico’s te nemen, bijvoorbeeld bij vernieuwend onderzoek. Dat is immers de aard van wetenschappelijk onderzoek. Op financieel gebied is echter sprake van een grote nauwgezetheid vanwege het feit dat de KNAW hoofdzakelijk met publiek geld werkt. Dezelfde zorgvuldigheid geldt ook ten aanzien van de bedrijfsvoering, de veiligheid en het welzijn van de medewerkers en het welzijn van de proefdieren. Voor het bewust (maar dus zeer zorgvuldig) aangaan van risico’s geldt daarom ook een uitgebreid risicobeheersings- en controlesysteem. Hierin wordt tot uitdrukking gebracht hoe we met elkaar, vanuit de gegeven mandaten en verantwoordelijkhe- den, de risico’s op een verantwoorde wijze willen beheersen.

In de onderstaande tabel staan de belangrijkste risico’s, de risicobereidheid, de geschatte kans van optreden en geschatte impactgrootte (L = laag, M = middel, H = hoog) met daarbij de te nemen maatregelen en de probleemeigenaar.

Risico Risic ober eidheid K ans v an optr eden Impact-gr oott e Maatregelen Eigenaar 1 Politieke keuzes/ontwikkelingen zoals bezuinigingen en nadruk op economische valorisatie

M M H Aandacht vestigen op het belang van (voldoende budget voor) fundamen- teel onderzoek

Bestuur

2 Niet kunnen werven dan wel behouden van hooggekwalificeerd personeel

M M H Realiseren van een innovatieve, creatieve en motiverende inclusieve organisatie waarbij persoonlijke ontwikkeling de nadrukkelijke aandacht heeft Algemeen directeur, Instituuts- directeuren 3 Onvoldoende wervend vermogen

(externe subsidies) M M H Grant office (om het wervend vermogen te vergroten). Sturen op verhouding vaste lasten / basisfinan- ciering Algemeen directeur Instituuts- directeuren 4 Onvoldoende zichtbaarheid

(forum, adviezen en onderzoek) in het publieke domein

L M M Forum- en Adviesagenda

Project externe zichtbaarheid Bestuur 5 Niet voldoen aan wet- en regel-

geving L M M Implementatie privacybeleid, beleid inkoop en aanbesteding Algemeen directeur 6 Te hoge werkbelasting van het

personeel M M M Duurzame loopbaan-ontwikkeling, plan voor werkdruk Algemeen directeur 7 Incidenten met medewerkers,

proefdieren, gebouwen of ICT L L H Project integrale veiligheid, infor-matiebeveiligingsbeleid, risico- inventarisatie en -evaluatieplannen

Algemeen directeur, Instituuts- directeuren 8 Kwestie rond integriteit van

leden of medewerkers van de KNAW

L L H Gedragscodes en bewustwordings-

Accenten 2018

De aanpak van risicobewust werken binnen de KNAW wordt in 2018 verder uitgebreid en verdiept. Daarbij wordt de aandacht gericht op het stimuleren van bewustwording (ook op de ‘werkvloer’) door voorlichting, workshops en goede voorbeelden met elkaar delen. Ook krijgt de implementatie van het privacybeleid een vervolg. Daarnaast worden de risicomanagementplannen verbeterd door (strategische) doelen en risico’s aan elkaar te koppelen en na te denken over de risicobereidheid. Daarbij wordt gestimuleerd dat het bestuur, de directeurenraad, het overleg bedrijfsvoering en de verschillende managementoverleggen risicoafwe- gingen maken. Ook krijgt de monitoring van risico’s aandacht.

6. financiën