Feiten en context
Het huidige raamcontract Servers en Storage loopt bijna ten einde en ons bestuur wenst gebruik te maken van twee bijkomende raamcontracten ‘Servers en Storage’: één van het Vlaams Instituut voor Technologisch Onderzoek (VITO) en één van de Provincie Vlaams-Brabant. De toetreding tot beide raamcontracten verzekert dat we voor het bestuur en zijn instellingen (Bibliotheek, Muze,
verschillende onderwijsinstellingen, OCMW, enz…) samen met onze partners steeds de beste technologische oplossingen kunnen laten uitwerken. Beide versies bieden de lokale besturen de mogelijkheid om zware netwerk switchen, servers en opslag aan zeer gunstige prijzen af te nemen, zonder zelf een aanbesteding hoeven te maken.
De gemeente, OCMW, Bibliotheek, Loods, Muze en de onderwijsinstellingen beschikken momenteel over de volgende infrastructuur:
1. Administratief Centrum
a. 3 hostservers, 1 opslagserver (36 Tb) waarop 40 virtuele servers draaien b. 1 telefoonserver
c. 1 AS400 server d. 1 back-up server e. 2 WIFI-controllers f. 1 Firewall
g. 8 Switchen h. 4 UPS’en 2. OCMW
a. 1 back-up server b. 1 domein controller c. 8 Switchen
3. Bibliotheek
a. 1 hostserver met 2 virtuele servers b. 4 Switchen
4. Loods
a. 1 camera-security server met 4 digitale camera’s 5. CVO
a. 3 Hosts, 1 opslagserver (4 Tb) waarop 5 virtuele servers draaien b. 1 Backup-Server
c. 1 Firewall d. 11 Switchen e. 2 UPS’en
De opslag- en geheugencapaciteit van de huidige servers is toereikend voor de volgende 2/3 jaar.
Door de toenemende en exponentiële groei van digitalisering (toenemende e-mail communicatie, digitale bouwaanvragen, digitalisering van plannen (zeer grote bestanden), kadasterplannen, digitale inkomende post, digitalisering van facturen/bestelbons, digitalisering van de bevolkingsregisters (binnenkort), enz…) is de prognose voorbij de eerstkomende twee a drie jaar onzeker (vooral met betrekking tot pure opslag). Om de dagelijkse werking van alle betrokken instellingen niet in het gedrang te brengen is de bijhorende raming zo opgemaakt dat hiermee rekening wordt gehouden.
Het CVO moet dringend voorzien worden van nieuwe en aanvullende servers en opslag omwille van capaciteits-, infrastructuur en beveiligingsproblemen omwille van de verouderde CVO
ICT-infrastructuren. De raming hiervan bedraagt 40.000 € en is voorzien in de budgetten van 2018.
Alle bijhorende services zoals SLA’s, service contracten, datacenter-diensten, managed services edm maken integraal deel uit van het raamcontract en kunnen indien nodig mee afgenomen worden.
Het Provinciebestuur Vlaams-Brabant heeft een raamcontract uitgeschreven voor de levering, installatie, systeemintegratie en onderhoud van server- en storage infrastructuur. De diensten en leveringen zijn bestemd voor het Provinciebestuur Vlaams-Brabant (hoofdbestuur en instellingen) en gerelateerde entiteiten zoals provinciale vzw’s, provinciale scholen en autonome provinciebedrijven binnen Vlaams-Brabant. Andere overheden kunnen volgens het principe van een
“opdrachtencentrale” eveneens gebruik maken van het raamcontract.
Al deze overheden kunnen de aangeboden diensten en producten aan dezelfde raamcontract voorwaarden krijgen als het Provinciebestuur Vlaams-Brabant. In dat geval worden de contracten rechtstreeks tussen de dienstverlener en de desbetreffende overheid afgesloten.
Naar gelang de noodzaak kan tussen meerdere percelen worden gekozen. Perceel 1, geconsolideerde server en storage infrastructuur en perceel 2, klassieke server en storage infrastructuur.
Er zijn twee percelen voor verschillende types van serverinfrastructuur. Dankzij dit raamcontract kan je genieten van een hoge korting op de standaardprijzen van beide percelen.
Juridische gronden
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36, en meer bepaald artikels 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Advies/argumentatie
De deputatie van Vlaams-Brabant keurde op 13 oktober 2016 het bestek goed voor de levering, installatie, systeemintegratie en onderhoud van server-, en storage infrastructuur. Op 08 november 2016 keurde de provincieraad het bestek goed.
Nadien volgde een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking op Europees niveau en op 13 september 2017 werd de opdracht gegund voor een periode van 4 jaar.
Wij kunnen als gemeente gebruik maken van dit raamcontract, waardoor wij onder andere:
gebruik kunnen maken van de expertise;
zelf geen procedure moeten voeren, wat een besparing aan tijd en geld oplevert;
de prijzen door de schaalgrootte van de aanbestedingen gunstiger zijn;
vrijblijvend kunnen deelnemen, aangezien de contracten geen exclusiviteit inhouden.
Het CVO moet dringend voorzien worden van nieuwe en aanvullende servers en opslag omwille van capaciteits-, infrastructuur en beveiligingsproblemen omwille van de verouderde CVO
ICT-infrastructuren. De raming hiervan bedraagt 40.000 € en is voorzien in de budgetten van 2018.
De opslag- en geheugencapaciteit van de huidige servers is toereikend voor de volgende 2/3 jaar.
Door de toenemende en exponentiële groei van digitalisering (toenemende e-mail communicatie, digitale bouwaanvragen, digitalisering van plannen (zeer grote bestanden), kadasterplannen, digitale inkomende post, digitalisering van facturen/bestelbons, digitalisering van de bevolkingsregisters (binnenkort), enz…) is de prognose voorbij de eerstkomende twee a drie jaar onzeker (vooral met betrekking tot pure opslag). Om de dagelijkse werking van alle betrokken instellingen niet in het gedrang te brengen is de bijhorende raming zo opgemaakt dat hiermee rekening wordt gehouden.
Financiële gevolgen
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2018 en 2019, op
budgetcodes GEM/24100000/011904 (actie 1419/001/002/001/005) en GEM/24100000/0830 (actie 1419/001/002/001/005) en in het budget van de volgende jaren.
Het voorziene krediet zal verhoogd worden bij budgetwijziging indien noodzakelijk.
Visum en andere verplichtingen worden per deelopdracht voorzien indien noodzakelijk.
De ramingen op beide percelen zijn niet cumulatief.
De gedetailleerde ramingstabel in bijlage.
Met … stemmen.
BESLUIT Artikel 1
De gemeente zal voor opdrachten in het kader van de levering, installatie, systeemintegratie en onderhoud van server-, en storage infrastructuur beroep doen op de opdrachtencentrale van de Provincie Vlaams-Brabant, die een raamcontracten heeft gesloten voor onderstaande percelen:
Provinciebestuur:
-perceel 1 geconsolideerde server- en storage infrastructuur -perceel 2 klassieke server- en storage infrastructuur Artikel 2
De opdrachten in het kader van deze raamcontracten worden binnen de looptijd van de
raamcontracten rechtstreeks door de gemeente gegund aan SIMAC N.V. zonder de betrokkenheid en aansprakelijkheid van het Provinciebestuur Vlaams-Brabant.
Artikel 3
Het College van Burgemeester en Schepenen wordt belast met de uitvoering van dit besluit.
Artikel 4
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2018 en 2019, op
budgetcode GEM/24100000/011904 (actie 1419/001/002/001/005) en GEM/24100000/0830 (actie 1419/001/002/001/005) en in het budget van de volgende jaren.
Artikel 5
De looptijd van het raamcontract van de opdracht in artikel 1 bedraagt 48 maanden met ingang op maandag 2 juli 2018 vermeldt in de schriftelijke toewijzingsbrief. (contractuele einddatum vrijdag 1 juli 2022).
...
12. GM - Raamcontract Brugge - Afname PC's CVO 2018