Ingebruikname en exploitatie van het KICH webportaal

Voor het in gebruik kunnen nemen en het exploiteren van het KICH webportaal zijn een aantal aspecten van belang. Deze aspecten maken geen onderdeel uit van het onderzoek naar CMS en portaalomgeving. We vinden het echter wel belangrijk om deze aspecten hier kort te benoemen.

4.3.1 Beheer en onderhoud Applicatiebeheer en onderhoud

Hierbij valt te denken aan gebruikersbeheer, issue management, helpdesk, definiëren en doorvoeren van functionele aanpassingen, versiemanagement etc.

Technisch beheer

Verzorgen van back-up procedures, upgrades, beschikbaarheid etc.

Content beheer

Onderhouden van KICH-nieuws, Partner-nieuws, Adresgegevens etc.

4.3.2 Infrastructuur (hosting) ISP (Internet Service Provider)

de directe aansluiting op het internet

Productieomgeving

de centrale hardware + software omgeving om op het internet te publiceren

Beheeromgeving

de hardware + software om het beheer (ontwikkelen in het kader van onderhoud, testen en acceptatietesten van nieuwe versies) op uit te voeren

4.3.3 Licentiekosten Software licenties

voor de te gebruiken standaardsoftware voor onder andere database, GIS, portaalomgeving en CMS moeten (eenmalig) licenties worden gekocht.

Software onderhoudscontracten

Over het algemeen is het verstandig om bij de softwarelicenties een (jaarlijks) supportcontract af te sluiten die recht geeft op ondersteuning en op nieuwe versies en patches.

Data kosten

voor het gebruik van gegevens van derden zijn vaak ook kosten verschuldigd.

Een aantal van de beschreven aspecten betreft pure kostenaspecten. De meeste genoemde punten hebben echter naast een kostenaspect ook eem organisatorische component. Voor het slagen van het KICH webportaal als instrument om kennis over cultuurhistorie op een hoger plan te brengen is het daarom ook van het grootste belang dat het ‘product’ KICH webportaal is ingebed in een goede

organisatiestructuur. Het moet duidelijk zijn waar binnen en buiten de organisatie welke verantwoordelijkheden zijn belegd en welke procedures worden gehanteerd. Het KICH webportaal wordt ontwikkeld in een projectorganisatie. Tijdens het project wordt getracht om een systeem te ontwikkelen dat aansluit op de huidige organisatiestructuur, uitgaande van de huidige randvoorwaarden. Daarnaast is het van belang dat het systeem mee kan groeien met de organisatieontwikkeling naar de toekomst. Feit is dat ergens in de tijd het project ‘ontwikkeling webportaal’ eindigt. Op dat moment moet het webportaal een integraal onderdeel vormen van de organisatie. Zaken als beheer (systeembeheer, applicatiebeheer, contentbeheer etc) en onderhoud moeten dan in de organisatie belegd zijn. Vooral de wijze van inbedding van het KICH webportaal in de organisatie, de randvoorwaarden die dit stelt aan de organisatie en het pad om te komen tot die inbedding zijn op dit moment nog onbekend.

Omdat op de korte termijn nog geen besluit over de organisatie van KICH is te voorzien is het voorstel om voor een beperkte periode van circa 2 a 3 jaar een tijdelijke voorziening te treffen. Dit is noodzakelijk omdat anders een tijdige oplevering van versie 1 van het Webportaal in het eerste kwartaal van 2005 niet realistisch is.

Advies:

In een Memorandum of Understanding verklaren de 5 KICH partijen tot het moment dat KICH als een zelfstandige rechtspersoon gaat bestaan het “samenwerkingsverband KICH” aan te gaan. Deze partijen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor en eigenaar van alles wat in dit KICH verband wordt gerealiseerd. Door hosting van KICH bij een van de partijen onder te brengen en gebruik te maken van bestaande licenties worden kosten bespaard die voor de realisatie van KICH efficiënter kunnen worden ingezet.

Voorstel is Hosting inclusief applicatie- en technisch beheer onder te brengen bij Alterra (afluiten van een SLA). Wordt het advies voor de software gevolgd zijn er praktisch geen licentiekosten hiervoor extra benodigd. Contentbeheer wordt aan de bron gedaan, vanuit het deelproject Communicatie wordt dit gecoördineerd

4.4 Kostenindicatie

Als handvat worden hier voor de ‘harde kostenaspecten’ indicaties gegeven van de omvang van de betreffende kostenposten (zowel de initiele kosten bij in gebruikname als de jaarlijks terugkerende kosten voor exploitatie)

4.4.1 Beheer en onderhoud

Onze inschatting is dat de activiteiten genoemd onder beheer en onderhoud voor een bedrag van 30.000,-- per jaar uitgevoerd moeten kunnen worden.

Implementatie van functionele aanpassingen valt buiten deze inschatting

Alleen het registeren, autoriseren en publiceren van angeleverde content in het KICH webportaal valt onder de inschatting. Uitgangspunt is dat produceren, aanleveren en onderhouden van content bij de organsiaties is belegd.

4.4.2 Infrastructuur (hosting)

Onze inschatting is dat de activiteiten genoemd onder beheer en onderhouden en infrastructuur (hosting) voor een bedrag van 10.000,-- per jaar uitgevoerd moeten kunnen worden.

NB:

Voor dit bedrag kan geen 24x7 up-time gegarandeerd worden. De precieze voorwaarden waaronder gehost wordt dienen te worden vastgelegd in een service level agreement.

4.4.3 Licentiekosten

Onderstaande tabel geeft een indruk van de te verwachten licentie- en supportkosten en de kosten voor gebruik van databestanden voor het KICH webportaal. Ze zijn gebaseerd op een omgeving die deels gebaseerd is op software die voor de nulversie is gebruikt (RDBMS, GIS) en deels op de in het onderzoekstraject voor portaalsoftware en CMS geadviseerde software.

Hierbij moet gesteld worden dat de mogelijkheid bestaat om op deze kostenposten te besparen, indien gebruik gemaakt kan worden van bestaande licenties bij één van de deelnemende organisaties.

Onderdeel Licentie Suppport Opmerking

database software 12589,-- 2770,-- gebaseerd op Oracle RDBMS (Standard Edition)

GIS software 11.119,-- 2300,-- gebaseerd op ESRI ArcIMS portaalomgeving 16.786,-- 3.693,-- gebaseerd op Oracle Portal CMS 35.000,-- 4.200,-- gebaseerd op Smartsite