Overzicht van de inkomsten en uitgaven (vaste lasten en schuldenopbouw).
Informatie over het ontstaan van de financiële problemen.
Schriftelijke bewijzen over de financiële situatie, zoals kopie¬en van bankafschriften, aanschrijvingen van schuldeisers of informatie van deurwaarders.
In verband met de privacy van een cliënt dient altijd vooraf toestemming te worden gevraagd om informatie te mogen gebruiken voor het doen van een aanvraag.
Verantwoording en afhandeling
Het is van groot belang dat de geldgever inzicht krijgt in de besteding van zijn geld. Daarom dienen bij de honorering van een aanvraag bonnen of bewijzen van betaling te worden overlegd. Bovendien is het correct de geldverstrekker op de hoogte te brengen van aanvragen die bij andere fondsen zijn gedaan.
Fondswerving in 7 stappen
Het belang van goede fondswerving is al eerder in dit handboek uiteengezet. Dit hoofdstuk behandelt de stappen die nodig zijn wil men kans houden op een positief resultaat. Voor de inhoud is dankbaar gebruik gemaakt van de brochure Fondswerving in 7 stappen van PRIMO nh.
PRIMO nh is een adviesorganisatie voor sociaal beleid. PRIMO nh vernieuwt, ondersteunt en versterkt de sociale infrastructuur in Noord-Holland. Dit doen zij via advies, informatie, cursussen, trainingen en onderzoek en door het begeleiden van processen waar meerdere partners bij betrokken zijn. Hun belangrijkste opdrachtgevers zijn de provincie Noord-Holland, gemeenten en maatschappelijke organisaties
Stap 1: Analyse van de organisatie
Een analyse van de eigen organisatie is belangrijk om inzicht te krijgen of de organisatie wel in staat is de beoogde wens of de activiteiten waarvoor extra geld nodig is, te realiseren.
Tegelijkertijd worden een aantal belangrijke gegevens geïnventariseerd die nodig zijn bij fondswerving. De analyse maakt het mogelijk om te kiezen welke financieringsbron het beste past bij de organisatie.
Om aan financieringsbronnen inzichtelijk te maken om wat voor organisatie het gaat, moet duidelijk worden gemaakt welke rechtspersoon de organisatie heeft, hoe de organisatiestructuur in elkaar steekt, hoeveel bestuursleden, vrijwilligers, beroepskrachten er zijn, etc.
Wat is de doelstelling van de organisatie?
Voor welke doelgroep wordt er gewerkt en hoe groot is deze doelgroep?
Hoe ziet de door een accountant goedgekeurde jaarrekening er uit?
Met welke andere organisaties wordt samengewerkt?
Is sprake van concurrerende organisaties en waarin onderscheidt de organisatie zich t.o.v. de anderen?
Wat is het imago van de organisatie? Bij een slecht imago is het lastig extern geld te verwerven.
Wat zijn de sterke en zwakke punten van de organisatie en waar liggen kansen en bedreigingen? Informatie is van belang om inzicht te verkrijgen in mogelijke financieringsbronnen. Zwakke plekken kunnen het gevolg zijn van een tekort aan voldoende financiële middelen.
Maakt de organisatie waar wat zij belooft?
Wat zijn de huidige financieringsbronnen van de organisatie?
Zijn er reeds eerder pogingen ondernomen om aanvullende financieringsbronnen aan te wenden en wat waren hiervan de resultaten? Bij een positief resultaat kan er wellicht opnieuw gebruik worden gemaakt van deze benutte bronnen.
Is er binnen de organisatie iemand met kennis, tijd en middelen om extra financiering te verwerven of kan er iemand worden aangesteld? Zonder investering in kennis, tijd en middelen is effectief verwerven van extra financiën een
doodlopende weg.
Kan het werven van financiën structureel ingebed worden in de organisatie?
Structurele financiering levert veel meer op dan ad hoc op zoek gaan naar geld.
Aandachtspunten
Bij het structureel verwerven van financiering bouwt men kennis en contacten op, er wordt gewerkt aan relatiebeheer.
Bij de oprichting van een Steunstichting is een Comité van Aanbeveling met goede namen van belang voor een positieve uitstraling.
Stap 2: Analyse van de wens van de organisatie Waarom en waarvoor wordt geld gezocht?
Wat en hoeveel heeft de organisatie nodig (kennis, diensten, materialen, menskracht, financiën)?
Wie in de organisatie heeft iets nodig?
Waarom heeft de organisatie het nodig?
Zijn er verschillende deelvragen te formuleren? Is er behoefte aan eenmalige financiële ondersteuning of is sprake van een structurele wens om extra geld te verkrijgen door middel van fondswerving?
Aandachtspunten
Kwantificeer de gegevens zoveel mogelijk, het geeft feitelijke informatie en bevordert de transparantie.
Zorg voor één persoon of een klein team dat de coördinatie van de financiering verzorgt.
De informatie moet overdraagbaar zijn en niet van één persoon afhangen; bij veranderingen van posities moet de continuïteit niet in gevaar komen.
Fondswervinginitiatieven zijn alleen zinvol indien er draagvlak voor bestaat binnen de gehele organisatie.
Stap 3: Omzetten van de behoefte aan extra financieren in een projectplan
Het projectplan vormt de basis voor elke te benaderen financieringsbron. Daarnaast zijn
uit een goed projectplan gegevens te distilleren voor vragen van bijvoorbeeld subsidieverstrekkers en fondsen.
Ook is het de leidraad tijdens de uitvoering van het project.
Het projectplan moet de volgende onderwerpen bevatten:
Korte omschrijving van de organisatie en haar doelstelling. Duidelijk moet zijn wie en vanuit welke achtergrond het project wordt gerealiseerd.
Aanleiding van het project. Hieruit moet betrokkenheid en enthousiasme blijken.
Wie vraagt wat, waarom en langs welke weg? Benoem daarbij waarom het project bijzonder is en zich onderscheidt van andere projecten.
Maak duidelijk wie er baat heeft bij het project. Toon de maatschappelijke relevantie aan, het nut voor de gemeenschap in bredere zin.
Wie is er, zowel intern als extern, betrokken bij de uitvoering van het project?
Maak een realistische tijdsplanning.
Maak een begroting met kosten. Betrek hierbij ook de eigen bijdrage van de organisatie in geld, tijd, mensen en middelen. Gebruik zoveel mogelijk concrete gegevens en maak gebruik van opgevraagde offertes.
Aandachtspunten
Maak, indien mogelijk, inzichtelijk dat er meerdere financiers gezocht worden voor verschillende onderdelen van het project. Voor financiers is gedeelde financiële verantwoordelijkheid vaak een motief om een project te ondersteunen.
Gebruik een korte, bondige en correcte schrijfstijl en een duidelijke lay-out. Laat het projectplan lezen en beoordelen door een buitenstaander op helderheid en leesbaarheid.
Stap 4: Oriëntatie op verschillende financieringsbronnen
Om te beslissen welke financieringsbron(nen) het beste aansluit(en) op het project, is kennis over de verschillende bronnen noodzakelijk.
Het verwerven van extra gelden voor projecten via fondsen, bedrijven of eigen inkomsten
kan nadelige consequenties hebben voor de structurele subsidie die uw organisatie ontvangt. Gaat het om grote bedragen, dan is het zinvol om een aparte stichting op te richten.
Hieronder bespreken we kort de vier verschillende financieringsbronnen: subsidiënten, fondsen, bedrijven en eigen inkomsten.
Subsidiënten
De overheid verleent subsidies om haar technologische, economische of maatschappelijke (beleids) doelen te verwezenlijken. Tegelijkertijd is het een instrument om ontwikkelingen te stimuleren of gedrag te sturen. Er zijn vier soorten subsidiënten:
Europese Unie
Rijksoverheid
Provinciale Overheid
Gemeentelijke Overheid
Meer informatie over subsidies is te vinden in hoofdstuk 4 van dit handboek.
Fondsen
Er zijn ongeveer 500 bekende fondsen in Nederland. Verreweg het merendeel daarvan is particulier. Fondsen leveren meestal een bijdrage aan een maatschappelijke activiteit of doelgroep op het terrein van welzijn, onderwijs, jeugd, ouderen, cultuur, volksgezondheid of wetenschap. Een overzicht van fondsen is te vinden in hoofdstuk 6.
Bedrijven
Financiering door bedrijven kan bestaan uit sponsoring of donaties.
Ondernemingen sponsoren maatschappelijke doelen om hun maatschappelijke betrokkenheid gestalte te geven of om hun naamsbekendheid of imago positief te beïnvloeden. Voor
sponsoring wordt altijd een tegenprestatie van de organisatie verwacht, bijvoorbeeld op het gebied van publiciteit of communicatie. Te onderscheiden zijn structurele sponsoring (bijvoorbeeld kantoorartikelen of apparatuur), incidentele sponsoring (korte projecten) en sponsoring van ver- en nieuwbouw. In tegenstelling tot sponsoring worden donaties uit pure liefdadigheid gegeven en worden geen tegenprestaties verwacht.
Aandachtspunten bij verwerving van financiering door bedrijven
Sponsoring kan plaatsvinden in geld maar ook in middelen of diensten (in natura).
Samenwerking (en met name de te leveren tegenprestatie) met het bedrijfsleven moet bij de missie en cultuur van de organisatie passen.
Tegenprestaties voor bedrijven kunnen zijn: naamsvermelding (bedrijfslogo op het briefpapier), ontvangstmogelijkheden (gebruik van accommodaties voor recepties), inhoudelijke samenwerking.
Bedrijven sponsoren een organisatie eerder als hun producten of diensten een logische band met de organisatie hebben.
Het is in principe onverstandig om concurrerende bedrijven te benaderen.
Als het om grotere bedragen gaat is er altijd spraken van een sponsorcontract, dat wil zeggen een zakelijke overeenkomst waarbij de ontvanger BTW-plichtig is.
Het imago, de (kwaliteit van) diensten, de doelgroep en de achterban van de organisatie zijn van groot belang voor de interesse van bedrijven.
Eigen inkomsten
Natuurlijk heeft de organisatie ook binnenshuis mogelijkheden om aan extra geld te komen. Aan de meeste genoemde mogelijkheden zit echter veel meer werk vast dan het zich van tevoren laat aanzien. Het kan echter ook positieve neveneffecten met zich meebrengen, zoals het bereik van nieuwe doelgroepen of
naamsbekendheid.
Er zijn verschillende mogelijkheden om eigen inkomsten te verwerven:
bezuinigingen (besparingen of bijvoorbeeld effectiever werken)
financiering door particulieren
grote giften
donateurs
collecten
notariële schenkingen
legaten
verhuur van accommodaties
Bedankt….
Nationaal Fonds Kinderhulp, heel veel dank voor jullie hulp! De kinderen hebben allemaal nu een eigen mooie slaapkamer.
organisatie van (fondswervende) evenementen
verkoop van producten of diensten
Aandachtspunten
Maak een uitgebreide oriëntatie op de meest geschikte financieringsbron. Dit kost veel tijd en werk, maar vergroot uiteindelijk de slaagkans.
Stap 5: Keuze uit de verschillende financieringsbronnen
Op basis van de opgedane kennis over verschillende mogelijkheden moet er een keus gemaakt worden welke financieringsbron(nen) benaderd worden. Toets zorgvuldig aan welke criteria de organisatie kan voldoen en baseer daarop de mogelijke keuzes.
Zoek voor (grotere) projecten naar een zogenaamde financieringspiramide: voor verschillende onderdelen van het project worden verschillende financieringsbronnen gezocht en worden dus ook verschillende aanvragen geschreven. In het projectplan kunnen de mogelijke deelvragen vermeld worden. Gedeelde financiële verantwoordelijkheid kan voor
financiers een belangrijke reden zijn om financiële bijdragen te verstrekken. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat het vinden van een grote financier andere voorwaarden heeft dan het vinden van meerdere kleine financiers.
Hoger in de top van de financieringspiramide betekent:
persoonlijker benadering
grotere bedragen
kleiner aantal kansen
vooral vaste binding
grote belangen/tegenprestaties Lager aan de basis van de piramide betekent:
minder persoonlijke benadering
kleinere bedragen
groter aantal kansen
vooral incidentele bijdragen
kleine belangen/tegenprestaties
Stap 6: Het indienen van een aanvraag per financieringsbron
Is er een bepaalde financieringsbron gekozen, dan moet een strategie worden uitgestippeld op welke wijze de bron benaderd wordt. Over het algemeen geldt dat hoe persoonlijker de aanvraag gedaan wordt, hoe groter de kans is dat een positief resultaat wordt geboekt.
Deze methode is echter ook tijdrovender dan een onpersoonlijke aanpak.
Kies een benaderingswijze die het beste bij de organisatie past en pas deze aan naar gelang de omstandigheden daarom vragen.
Persoonlijke benadering
persoonlijke ontmoeting
telefoongesprek (eventueel met aansluitend een brief)
persoonlijk geadresseerde brief (eventueel met telefonische opvolging)
niet persoonlijk geadresseerde brief
evenement
van deur tot deur
via de media
Aandachtspunten bij het aanvragen van elke vorm van financiering
Begin op tijd met de aanvraag of uitwerking, dat wil zeggen minimaal een half jaar van te voren.
Wees bescheiden.
Wees betrouwbaar en zakelijk in de communicatie en in de contacten.
Zorg voor een complete, duidelijke verzorgde aanvraag. Voeg de gevraagde bijlagen toe.
Schrijf bij de aanvraag altijd een (korte) begeleidende aanbiedingsbrief met hierin kort wie u bent, wat u vraagt, hoeveel u vraagt en waarom u het vraagt.
In het projectplan staan de meest essentiële gegevens die nodig zijn bij de aanvraag.
Bewaar altijd een kopie van de volledige aanvraag met bijlagen.
Bouw een band en een netwerk op met potentiële financiers.
Een aanvraag bij een of meerdere van de vier financieringsbronnen
1. Aanvraag bij subsidiënten